Instrucciones para Someter un Paquete Adicional

Sistema Universitario
Ana G. Méndez
Instrucciones para
Someter un Paquete Adicional
INSTRUCCIONES PARA SOMETER UN PAQUETE ADICIONAL
Usted deberá someter un paquete adicional en las siguientes situaciones:
Su estudio/investigación fue revisado por el IRB y se recomienda hacer algunos cambios para
que el mismo pueda ser aprobado.
Su estudio/investigación es aprobado por el IRB y usted desea hacer alguna Solicitud Especial
como lo es algún cambio/enmienda (antes de comenzar su estudio), solicitud de continuación
(entiende que necesita más tiempo para llevar a cabo su estudio), o solicitud de cierre (porque
no continuará con el estudio o porque ya finalizó el mismo).
Todos los documentos/formularios que debe corregir o añadir según sea la situación, debe bajarlos
corregirlos y tenerlos disponibles en su computadora (identificados en una “Carpeta”) para que los
pueda subir al sistema IRBNet sin ningún contratiempo al momento de llevar a cabo el siguiente
proceso:
1. Instrucciones para incluir las recomendaciones de la Junta IRB a su estudio/investigación
a. Acceda la página http://www.irbnet.org (No debe entrar al “demo” ya que éste se utiliza para
propósitos de adiestramientos). Use su Nombre de Usuario y Contraseña que obtuvo al
momento de registrarse. Entrará a la página del “My Projects” y debe seleccionar el título del
estudio/investigación que desea modificar.
b. Seleccione bajo el menú a la izquierda de su pantalla el botón de “Project History”.
Ya en la página de “Project History” seleccione el botón de “Create New Package” colocado en el
centro de la página.
c. Seleccione “New Document Package”. Bajo la página de “Designer Page”.
d. Seleccione el botón de “Add New document” bajo el “Step 2” y aparecerá la pantalla que le
permitirá ir a su computadora y buscar el formulario /documento corregido para subirlo
nuevamente.
e. Debe indicar “Document Type”, seleccione la flecha y escoga del menú de opciones el término
que mejor aplique al documento que usted va a incluir.
f. Utilice este proceso para cada documento que va a subir al sistema IRBNet. Debe seleccionar el
botón de “Attach” después de subir cada documento.
g. Al terminar de añadir los documentos de acuerdo con la recomendación de la Junta IRB,
proceda a firmar el documento confirmando que ha corregido el mismo. Debe ir al menú a la
izquierda y seleccionar “Sign this Package”.
h. Bajo la flecha seleccione del menu de opciones su rol en la investigación que mejor aplique. En
este caso debe ser “Principal Investigator”.
i. Seleccione “Sign”. Recuerde que al firmar electrónicamente usted certifica que la información
sometida está completa y correcta de acuerdo con lo discutido con su Mentor. Entienda que
Oficina de Cumplimiento (SUAGM)
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tiene usted la máxima responsabilidad sobre la protección de los derechos y el bienestar de los
seres humanos en la investigación, la dirección del estudio y la ejecución ética del proyecto, entre
otros.
j. Rápidamente podrá verificar que su firma electrónica fue registrada.
k. Comparta estos cambios con su Mentor. Entre al menú de la izquierda y seleccione “Share this
Project”.
l. Bajo “share,” seleccione la institución a la que pertenece (de no estar ya seleccionada).
m. Escoja de la lista de usuarios el nombre de su Mentor. El Mentor debe tener el nivel de acceso
completo “Full”.
n. Si desea compartir alguna información con su Mentor lo podrá incluir en la pantalla que indica
“Your Comments” y seleccione “Save”.
o. El Mentor recibirá un mensaje electrónico a través del Sistema IRBNet indicando que un estudio
fue compartido para su revisión.
p. El Mentor revisará los documentos sometidos y verificará que la revisión se completó. Luego el
Mentor lo someterá a la Junta para la Protección de Seres Humanos en la Investigación (IRB)
para su revisión y aprobación.
q. Usted recibirá un mensaje electrónico cuando su estudio/investigación sea sometido a la Junta
IRB para revisión.
r. Es responsabilidad del Estudiante/Investigador después de someter su solicitud entrar
periódicamente al Sistema para mantenerse al tanto de la etapa en que se encuentra su
solicitud. Siga las instrucciones #3 que encontrará más adelante.
* El Sistema IRBNet le envía automáticamente correos electrónicos cada vez que usted realiza un
cambio en sus estudios, pero le recomendamos enviar un mensaje a través del correo
electrónico del SUAGM (con confirmación de recibo) indicándole a su Mentor que acaba de
realizar un cambio en su estudio/investigación, el cual debe revisar.
2. Instrucciones para incluir alguna solicitud especial de parte del estudiante/Investigador
a. Acceda la página electrónica de la Oficina de Cumplimiento a través de los “Enlaces Rápidos”
bajo el portal del SUAGM.
b. En la página principal de IRBNet acceda la página para el estudiante/investigador donde
obtendrá toda la información necesaria para bajar los documentos de acuerdo con su solicitud
especial.
c. Baje a su computadora el/los formulario(s) de acuerdo con su solicitud especial y complételo(s).
Usted también puede buscar el formulario en línea (IRBNet), al llegar al “Designer Page” dentro
de este proceso a través del “Step #1” bajo el “Library” del SUAGM.
d. De tener alguna duda en cuanto a qué documentos debe someter con su solicitud especial,
comuníquese con su Coordinador(a) de Cumplimiento Institucional para más información.
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Después de tener sus documentos listos para subir al Sistema IRBNet. Acceda a la página
http://www.irbnet.org (No debe entrar al “demo” ya que éste se utiliza para propósitos de
adiestramientos). Utilice su Nombre de Usuario y Contraseña dado al momento de registrarse
inicialmente.
Al entrar en la página del “My Projects” seleccione el título del estudio/investigación para el cual
desea hacer una solicitud especial.
Bajo el menú a la izquierda escoja el botón de “Project History”. Seleccione el botón de “Create
New Package” que estará colocado en el medio de la página.
Entre al “Designer Page.” Seleccione el botón de “Add New Document” bajo el “Step 2” y
aparecerá la pantalla que le permitirá ir a su computadora y buscar el formulario /documento
que usted desea incluir.
Utilice este proceso para cada documento que va a subir al sistema. Debe seleccionar el botón
de “Attach” después de subir cada documento.
Al terminar de añadir los documentos de acuerdo con su solicitud proceda a firmar
electrónicamente. Debe ir al menú a la izquierda y seleccionar “Sign this Package”.
Bajo la flecha, seleccione su rol en la investigación que mejor aplique. En este caso debe ser
“Principal Investigator”.
Seleccione “Sign”. Recuerde que al firmar electrónicamente usted certifica que la información
sometida está completa y correcta de acuerdo con lo discutido con su Mentor. Entienda que
usted tiene la máxima responsabilidad sobre la protección de los derechos y el bienestar de los
seres humanos en la investigación, la dirección del estudio y la ejecución ética del proyecto, entre
otros.
Rápidamente podrá verificar que su firma electrónica fue registrada.
Proceda a compartir esta solicitud con su Mentor. Entre al menú de la izquierda y seleccione
“Share this Project”.
En la siguiente página entre a “Share” y seleccione la institución a la que pertenece (debe estar
ya seleccionado).
Entre el nombre de su Mentor y seleccionelo. El Mentor debe tener el nivel de acceso completo
“Full”.
Si desea compartir alguna información con su Mentor lo podrá incluir en la pantalla que indica
“Your Comments” y seleccione “Save”.
El Mentor recibirá un mensaje electrónico a través del Sistema IRBNet indicando que un estudio
fue compartido para su revisión.
El Mentor revisará los documentos sometidos, luego los someterá a la Junta para la Protección
de Seres Humanos en la Investigación (IRB) para revisión y aprobación.
Es responsabilidad del Estudiante/Investigador después de someter su solicitud entrar
periódicamente al Sistema para mantenerse al tanto de la etapa en que se encuentra su
solicitud. Siga las instrucciones #3 que encontrará más adelante.
Oficina de Cumplimiento (SUAGM)
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Instrucciones para
Someter un Paquete Adicional
* El Sistema de IRBNet le envía automáticamente correos electrónicos cada vez que usted realiza
un cambio en sus estudios, pero le recomendamos enviar un mensaje a través del correo
electrónico del SUAGM (con confirmación de recibo) indicándole a su Mentor que acaba de
realizar un cambio en su estudio/investigación el cual debe revisar.
3. Instrucciones para dar Seguimiento a su paquete adicional
a. Acceda a la página http://www.irbnet.org (No debe entrar al “demo” ya que éste se utiliza
para propósitos de adiestramientos). Utilice su Nombre de Usuario y Contraseña dado al
momento de registrarse. Entrar a la página del “My Projects” y seleccione el título del
estudio/investigación que desea verificar.
b. En el menú de la izquierda bajo “My Reminders” podrá ver los mensajes dirigidos a usted de
acuerdo con los procesos por el cual ha pasado este estudio/investigación. Debe tener
presente que si usted tiene más de un estudio/investigación activo en el Sistema IRBNet le
traerá información de todos los proyectos sometidos, por lo que debe fijarse en el “IRBNet
ID# y el Título de su Proyecto”. De ser un proyecto adicional debe tener los primeros
números del proyecto original sometido 45067-[1] cambiando el número [1] por un [2] dos
o más dependiendo de la cantidad de paquetes adicionales sometidos para este proyecto
previamente.
c. Al lado de cada mensaje dirigido a usted de acuerdo a procesos llevados a cabo para los
estudios/investigaciones podrá ver una bandera que al seleccionarla se eliminará de la
pantalla de “My Reminders,” pero el mensaje o proceso podrá accederlo nuevamente
seleccionando en la parte superior de la lista “Show Silenced Reminders”. Esto le ayudará a
mantener un control de los mensajes que ya ha leído.
d. Tambien puede ver los mensajes relacionados con un proyecto en particular, entrando a
“My Projects” seleccione el título del proyecto que interesa revisar.
e. En la página de “Project Overview” seleccione “Message & Alerts” localizados en la parte
inferior del menu a la izquierda de su pantalla. Le mostrará una lista de los mensajes y el
tipo de mensaje.
f. También puede ver cartas y/o documentos emitidos por la Junta IRB seleccionando en el
menú de la izquierda el botón de “Project Overview” y entrando bajo “Review Details”. Bajo
“Board Documents” podrá ver cualquier documento con información importante emitido
por la Junta IRB.
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