PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS

PROCEDIMIENTO
VERSION: 02
REVISIÓN DE CONTRATOS Y
CONVENIOS
PROCESO GESTION JURIDICA
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FECHA: 13-08-2012
PAGINA: 1 de 3
OBJETIVO
Estudiar,
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ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las revisiones jurídicas de Contratos y Convenios
que se hagan en la Gobernación de Córdoba con el propósito de Velar por que la
contratación cumpla las disposiciones legales.
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DEFINICIONES
3.1 Acto administrativo: Es la manifestación de la voluntad de la administración pública
encaminada a crear, extinguir o modificar una situación jurídica de carácter general o
particular.
3.2 CONTRATO: Se trata del acuerdo entre dos o más partes, mediante el cual se obligan
los contratantes a dar, hacer o no hacer alguna cosa, que vienen especificadas
claramente en el mismo.
3.3 CONVENIO: Acuerdo de voluntades celebrado por la entidad con personas de
derecho privado o público, mediante el cual se consolida una relación de cooperación
vinculante jurídicamente para las partes y con el fin de cumplir deberes o funciones y
alcanzar objetivos institucionales.
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CONTENIDO
 Para realizar un mejor control dentro de las actividades del proceso, las remisiones
internas de los repartos y proyección de respuestas y revisiones se anotaran en el
Libro radicador, ya que muchas de las solicitudes y peticiones tienen términos
establecidos por ley.
 La minuta de los contratos o convenios deben venir con la firma y nombre del
funcionario quien lo elaboró y proyectó.
Elaborado Por:
Revisado Por:
Aprobado Por:
Cargo: Coordinador de Calidad
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Profesional Universitario
Firma:
Firma:
Firma:
Cargo: Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Firma:
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 Las secretarías delegadas para contratar son las siguientes:
 Secretaria de Gestión Administrativa
 Secretaria Seccional de Salud Departamental
 Secretaria de Educación Departamental
No
1
2
3
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
Se reciben la minuta de los contratos y/o convenios
con los respectivos anexos y se radican en el libro
radicador o por escrito. Estos documentos vienen de
las secretarías delegadas para contratar
Una vez recibido por parte de la secretaria, la misma
lo pasa al despacho del jefe de la oficina par que
haga la asignación (reparto) al abogado que revisará
el contrato o convenio. Una vez asignado el jefe se lo
entrega a la secretaria para que esta, por medio de
libro se lo entregue al abogado quien estudiará y
analizará el convenio o contrato.
Una vez entregado al abogado, se procede a realizar
la revisión del contrato o convenio con sus
respectivos soportes. Si el contrato o convenio se
encuentra ajustado a la ley y los soportes de los
mismos están en regla, se le coloca el visto bueno y
se entrega a la secretaria para que esta lo pase al
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica quien le imprimirá
su firma y el respectivo sello de la oficina. Una vez
firmado por parte del jefe con su respectivo sello, se
le entrega nuevamente a la secretaría para que por
medio de libro se remita al su lugar de origen para
ser suscrito por las partes y para que se siga con el
procedimiento. (ver Manual de Contratación).
Si el contrato o convenio o los documentos soportes
que se aportan a los mismos no reúne los requisitos
de ley, el abogado que estudia el caso proyecta
oficio para la firma del jefe de la oficina, en el cual se
indica los motivos de la devolución y los documentos
que se requieren para su visto bueno. Una vez
firmado por parte del Jefe de la Oficina Asesora
Jurídica se le entrega a la secretaria para que le
imprima la fecha de escrito y el número radicado del
mencionado oficio y se remite a su lugar de origen a
fin de que se realicen las sugerencias dadas.
Secretaria
Libro radicador
(entradas) y /o
oficio de solicitud.
Abogado
designado,
secretaria y Jefe
Oficina Jurídica
Libro radicador
(reparto interno)
Abogado,
secretaria y Jefe
Oficina Asesora
Jurídica
Libro radicador
(salidas varios)
oficio remisorio
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CONVENIOS
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PROCESO GESTION JURIDICA
5.
Registros.
Nombre
Oficio
solicitud
de
Lugar de
Almacenamiento
Oficina
del
Responsable del
Proceso
Protección
Archivador,
carpetas
Libro
radicador
(entradas)
Oficina
del
Responsable del
Proceso
Archivador,
carpetas
Libro
radicador
(reparto
interno)
Libro
radicador
(salidas
varios)
Oficio
remisorio
Oficina
del
Responsable del
Proceso
Archivador,
carpetas
Oficina
del
Responsable del
Proceso
Archivador,
carpetas
Oficina
del
Responsable del
Proceso
Archivador,
carpetas
6.
PAGINA: 3 de 3
Responsable
Servidores
Públicos
Responsables
de Procesos
Servidores
Públicos
Responsables
de Procesos
Servidores
Públicos
Responsables
de Procesos
Servidores
Públicos
Responsables
de Procesos
Servidores
Públicos
Responsables
de Procesos
Acceso
Recuperación
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
General
Carpeta
oficios
recibidos
El
establecido
en las TRD
Archivo
Central
General
Nombre
Libro
del
El
establecido
en las TRD
Archivo
Central
General
Nombre
Libro
del
El
establecido
en las TRD
Archivo
Central
General
Nombre
Libro
del
El
establecido
en las TRD
Archivo
Central
El
establecido
en las TRD
Archivo
Central
General
Carpeta
oficios
enviados
Control de Cambios
Versión
02
Descripción de Cambio
Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen
corporativa de la Gobernación de acuerdo a la resolución
00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del Gobernador.
FECHA
13/08/2012