PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS

PROCEDIMIENTO
CODIGO: GJ-P2
VERSIÓN: 03
REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
FECHA: 04/11/14
PROCESO GESTION JURIDICA
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1. OBJETO
Estudiar y verificar los contratos y convenios que se hagan en la Gobernación de Córdoba que cumplan con los
requisitos de ley.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las revisiones jurídicas de contratos y convenios que se hagan en la
Gobernación de Córdoba con el propósito de velar por que la contratación cumpla las disposiciones legales
3. TERMINOLOGÍA
3.1 Acto administrativo: Es la manifestación de la voluntad de la administración pública encaminada a crear,
extinguir o modificar una situación jurídica de carácter general o particular.
3.2 Contrato: Se trata del acuerdo entre dos o más partes, mediante el cual se obligan los contratantes a dar,
hacer o no hacer alguna cosa, que vienen especificadas claramente en el mismo.
3.3 Convenio: Acuerdo de voluntades celebrado por la entidad con personas de derecho privado o público,
mediante el cual se consolida una relación de cooperación vinculante jurídicamente para las partes y con el fin de
cumplir deberes o funciones y alcanzar objetivos institucionales.
4. GENERALIDADES Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN
4.1 Para realizar un mejor control dentro de las actividades del proceso, las remisiones internas de los repartos y
proyección de respuestas y revisiones se anotaran en el libro radicador, ya que muchas de las solicitudes y
peticiones tienen términos establecidos por ley.
4.2 La minuta de los contratos o convenios deben venir con la firma y nombre del funcionario quien lo elaboró y
proyectó.
4.3 Las secretarías delegadas para contratar son las siguientes:
4.3.1 Secretaria de Gestión Administrativa
4.3.2 Secretaria Seccional de Salud Departamental
4.3.3 Secretaria de Educación Departamental
5. CONTENIDO
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Se reciben la minuta de los contratos y/o convenios con
los respectivos anexos y se radican en el libro radicador
o por escrito.
Estos documentos vienen de las
Elaborado por: Profesional universitario
Firma:
Cargo: Profesional universitario
RESPONSABLE
Secretaria
Revisado por: Jefe Oficina Asesora Jurídica
Firma:
Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Libro radicador
(entradas) y /o
oficio de solicitud.
Aprobado por: Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Firma:
Cargo: Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada.
La versión vigente se encuentra en el link del Sistema Integrado de Gestión de la página web de la Gobernación de Córdoba.
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PROCESO GESTION JURIDICA
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Abogado designado,
secretaria y Jefe
Oficina Jurídica
Libro radicador
(reparto interno)
Abogado, secretaria y
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Libro radicador
(salidas varios)
oficio remisorio
secretarías delegadas para contratar.
Una vez recibido por parte de la Secretaria, la misma lo
pasa al despacho del jefe de la oficina par que haga la
asignación (reparto) al abogado que revisará el contrato
o convenio. Una vez asignado el jefe se lo entrega a la
secretaria para que esta, por medio de libro se lo
entregue al Abogado quien estudiará y analizará el
convenio o contrato.
Una vez entregado al Abogado, se procede a realizar la
revisión del contrato o convenio con sus respectivos
soportes.
Si el contrato o convenio se encuentra ajustado a la ley y
los soportes de los mismos están en regla, se le coloca el
visto bueno y se entrega a la secretaria para que esta lo
pase al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica quien le
imprimirá su firma y el respectivo sello de la oficina. Una
vez firmado por parte del jefe con su respectivo sello, se
le entrega nuevamente a la secretaría para que por
medio de libro se remita al su lugar de origen para ser
suscrito por las partes y para que se siga con el
procedimiento. (ver Manual de Contratación).
2
3
Si el contrato o convenio o los documentos soportes que
se aportan a los mismos no reúne los requisitos de ley, el
abogado que estudia el caso proyecta oficio para la firma
del jefe de la oficina, en el cual se indica los motivos de la
devolución y los documentos que se requieren para su
visto bueno. Una vez firmado por parte del Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica se le entrega a la secretaria
para que le imprima la fecha de escrito y el número
radicado del mencionado oficio y se remite a su lugar de
origen a fin de que se realicen las sugerencias dadas.
6. REGISTROS RELACIONADOS CON ESTE DOCUMENTO
Código
Nombre
NA
Oficio de solicitud
NA
Libro radicador
(entradas)
NA
Libro radicador
(reparto interno)
NA
Libro radicador
(salidas varios)
Lugar
almacenamiento
Oficina del
Responsable del
Proceso
Oficina del
Responsable del
Proceso
Oficina del
Responsable del
Proceso
Oficina del
Responsable del
Protección
Recuperación
Tiempo de
retención
Disposición
Archivador,
carpetas
Carpeta oficios
recibidos
El establecido
en las TRD
Archivo Central
Archivador,
carpetas
Nombre del Libro
El establecido
en las TRD
Archivo Central
Archivador,
carpetas
Nombre del Libro
El establecido
en las TRD
Archivo Central
Archivador,
carpetas
Nombre del Libro
El establecido
en las TRD
Archivo Central
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Código
NA
Nombre
Oficio remisorio
Lugar
almacenamiento
Proceso
Oficina del
Responsable del
Proceso
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Protección
Recuperación
Tiempo de
retención
Disposición
Archivador,
carpetas
Carpeta oficios
enviados
El establecido
en las TRD
Archivo Central
7. NORMATIVIDAD
Ver Normograma del Proceso
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
02
03
Descripción del cambio
Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen corporativa de la Gobernación
de acuerdo a la resolución 00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del
Gobernador.
Se modifico la inscripción en la imagen del escudo de los sesenta años
FECHA
13/08/2012
03/11/2014
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