matriz de seguimiento de

Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo
Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos
Coordinación General de Planificación
Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación
MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Exámenes Especiales y Auditorías practicadas al Ministerio de Finanzas
Examen Especial a LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS A LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO DEL MINISTERIO DE
FINANZAS por el período comprendido entre el 1 de agosto de 2006 y el 31 de diciembre de 2011.
Informe No. AI-0001-2012
aprobado el 17 de diciembre de 2012. Recepción 3 de enero de 2013
ACCIONES DE LA CGP
RECOMENDACIONES
(Direccionamiento)
MEMORANDO
No. / FECHA
RESPONSABLES
DEL
CUMPLIMIENTO
ACCIONES DE
AVANCES
(Respuestas
obtenidas)
MEMORANDO
No. / FECHA
NORMAS DE CONTROL
INTERNO APLICADAS AL
EXAMEN ESPECIAL
AL COORDINADOR GENERAL JURÍDICO:
1. Vigilará el cumplimiento de las exigencias requeridas por el sistema GPR, Gobierno por Resultados, a fin
de incluir en su planificación las estrategias, objetivos y actividades que faciliten el cumplimiento de su
misión.
4. Conjuntamente con el Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, prepare un documento
que contenga los procedimientos para la supervisión de los procesos y control de juicios, lo que facilitará el
cumplimiento de esta actividad.
5. Una vez aprobados los procedimientos de supervisión, por el Coordinador General Jurídico en el campo
técnico y el Coordinador General de Gestión Estratégica en el área de procesos, procederá a
implementarlos y vigilará su aplicación.
6. Cuando el personal a su cargo ha sido removido de sus funciones de manera temporal o definitiva o
exista cambio de los custodios de los archivos,exigirá el cumplimiento inmediato del proceso de entrega recepción de los documentos y registros, dejando constancia en el acta las novedades encontradas, las que
deberá ser suscrita por parte de los funcionarios entrante, saliente y jefe inmediato, quienes participan en
esta diligencia.
CGP-2013-0009
(5-enero-2013)
CGP-2013-0012
(5-enero-2013)
CGP-2013-0009
(5-enero-2013)
Página 1
Coordinador General
Jurídico
Acta de Reunión 5
(enero 31,2013)
Control Interno
Memorando DPJ-2013Norma 200 - 02
0027
(20jun-2013)
Acta de Reunión 5
(enero 5,2013)
Coordinadores Generales CGGE-2013-0126-M
Control Interno
Jurídico y Gestión
(21-marzo-2013)
Norma 401 - 03
Estratégica Institucional Memorando DPJ-20130027
(20jun-2013)
Coordinador General
Jurídico
Acta de Reunión 5
Reglamento General Sustitutivo para el
(enero 5,2013)
Manejo de Bienes del Sector Público
Memorando DPJ-2013Art. 76 Procedencia
0027
(20Art. 78 Procedimiento
jun-2013)
Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo
Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos
Coordinación General de Planificación
Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación
8. Disponga al Director Jurídico de Patrocinio elabore un Reglamento Interno que guíe, regule el manejo
del archivo y entrega recepción de los expedientes, cuidando que entre otros aspectos contengan lo
siguiente:
a. Cada abogado organizará y mantendrá bajo su responsabilidad, los expedientes que contengan los
documentos generados y recolpilados en el trámite del juicio asignado.
b. Cuando haya concluido el proceso, el responsable deberá numerar y foliar el expediente y entregar por
escrito al Archivo de la Dirección.
c. Si por cualquier razón un abogado deba ausentarse temporal o definitivamente de la función, entregará
mediante inventario suscrito por las partes, al funcionario que designe su jefe inmediato para reemplazarlo
en la continuación del trámite.
CGP-2013-0009
(5-enero-2013)
Director Jurídico de
Patrocinio
Acta de Reunión 5
(enero 5,2013)
CGJ-2013-0396
(mayo 20,2013)
Manual de
Procedimientos
Interno de la Dirección
de Patrocinio (46
Control Interno
págs.)
Memorando DPJ-2013- 405 - 04
0027
(20jun-2013)
Norma
Acta de Reunión 5
(enero 5,2013)
Memorando DPJ-20130027
(20jun-2013)
9. Analice las funciones y actividades que se desarrolla en la Dirección Jurídica de Patrocinio y establezca el
número de servidores necesarios para el cumplimiento de sus funciones, a fin de solicitar a la Coordinadora
General Administrativa Financiera, asigne el recurso humano requerido.
A LA COORDINADORA GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA:
7. Disponga al Director de Administración de Talento Humano, exija al funcionario que sale de la
institución, que previo a la liquidación de sus haberes, presente el acta entrega recepción de documentos y
registros que estuvieron a su cargo, debidamente legalizada.
CGP-2013-0012
(5-enero-2013)
CGP-2013-0064
(15-febrero-2013)
CGP-2013-0079
(25-febrero-2013
DCD-2013-0036-M
(24-enero-2013)
Reglamento General Sustitutivo para el
CGAF-2013-0095-M
Director de Administración
Manejo de Bienes del Sector Público
(13-febrero-2013)
de Talento Humano
Art. 76 Procedencia
Memorando DPJ-2013Art. 78 Procedimiento
0027
(20jun-2013)
AL DIRECTOR JURÍDICO DE PATROCINIO:
2. Hasta que se concluya con la reestructura del Ministerio de Finanzas y se elabore el Manual de
Organización, dispondrá por escrito a un servidor, desarrolle e implemente un registro para el control
histórico de los juicios, que entre otros aspectos contenga: número de juicio, fecha de inicio, demandado,
demandante, descripción del objeto de la demanda, servidor responsable de la defensa, fecha y
descripción de cada acción judicial, estado y cuantía, a fin de que permita conocer en forma inmediata el
desarrollo de cada proceso, las acciones presentadas y los servidores responsables, desde el inicio hasta la
conclusión y archivo.
CGP-2013-0010
(5-enero-2013)
3. Vigilará que los servidores de la Unidad a su cargo, cumplan con la designación escrita de funciones
dispuestas en memorandos MINFIN-DJP-2012-0035 y 0037 de 28 y 29 de junio de 1012 y presenten de
manera periódica el avance de las actividades asignadas, con las novedades encontradas.
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Director Jurídico de
Patrocinio
Acta de Reunión 5
(enero 5,2013)
DJP-2012-0035
(28-junio-2012)
Control Interno
DJP-2012-0037
Norma 200 - 04
(29-junio-2012)
Memorando DPJ-20130027
(20jun-2013)
Directora de Auditoría: Mónica Jaramillo
Auditor jefe de Equipo: Luis Ávalos
Coordinación General de Planificación
Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación
NOTA: La Contraloría General del Estado es el único Organismo con la atribución para dictaminar respecto al cumplimiento de las recomendaciones, mismo que se evidenciará en el seguimiento de las mismas por parte de
dicho Organismo.
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