consulta, prestamo y traslado

GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSULTA, PRESTAMO Y TRASLADO - DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CÓDIGO
AP-GDC-PR-02
VERSIÓN:
6
VIGENCIA:
2014
Página
1 de 4
1. OBJETIVO
Facilitar y suministrar de manera oportuna, la documentación que reposa en el Archivo Central de la Universidad, a la comunidad Universitaria, entes
externos y demás usuarios que hagan uso de éste servicio.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de préstamo de documentos y termina con la ubicación del documento en el lugar respectivo.
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO
Líder del proceso y equipo
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver Normograma
5. DEFINICIONES
Expediente: Es una agrupación de los documentos relacionados con un asunto o tema.
Ubicación topográfica: Es el número de clasificación, según codificación de las dependencias, acorde con la estructura orgánica.
Restricción de préstamo de documentos: Algunos documentos que pueden tener acceso restringido y se necesita autorización expresa de la oficina
productora, para su préstamo
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la
publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSULTA, PRESTAMO Y TRASLADO - DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CÓDIGO
AP-GDC-PR-02
VERSIÓN:
6
VIGENCIA:
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Recibir la solicitud Se recibe la solicitud en el formato AP-GDC-FO-05 CONSULTA,
de consulta
PRESTAMO Y TRASLADO DOCUMENTOS DE ARCHIVO, por
1.
correo electrónico, correctamente diligenciado. Si
el servicio es
personalizado, el funcionario del Archivo Central diligenciará el
respectivo formato.
Recepción
Si el documento es de acceso reservado, se debe presentar
autorización
autorización de la oficina productora o dueño del expediente.
2.
consulta
documento
De no presentar la autorización no se dará trámite a la consulta.
reserva
Consulta
del Se consulta en las bases de inventario documentales del archivo
inventario
central (medio físico o magnético) en aras de confirmar la existencia
documental
y ubicación del documento. En caso de no encontrase el documento
3.
requerido en los inventarios documentales del archivo central, se
informa al peticionario mediante llamada telefónica, mail o
personalmente.
Consulta
del Si es para consulta en sala: se entrega el documento al usuario en
documento
sitio, mediante formato AP-GDC-FO-05 CONSULTA, PRESTAMO Y
TRASLADO DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
En caso de necesitar fotocopias, se expiden las mismas, con previa
4.
certificación de fiel copia del original por parte del líder del proceso
GDC y el costo será asumido por el solicitante.
Si se requiere el documento escaneado se enviará por correo
electrónico al solicitante.
Préstamo
del Si es para préstamo interno se imprimirá el formato AP-GDC-FO-05.
documento
Si es para préstamo externo se tramitará la autorización ante la
Secretaria General para el retiro del mismo, diligenciándose el
5.
formato AP-GDC-FO-05 CONSULTA, PRESTAMO Y TRASLADO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO y se tomara una copia escaneada del
documento original, que reposará en el Archivo Central
2014
RESPONSABLE
Personal
de
Apoyo de Archivo
Personal
de
Apoyo de Archivo
Página
2 de 4
REGISTRO
Formato
AP-GDC-FO-05
CONSULTA, PRESTAMO Y
TRASLADO DOCUMENTOS
DE ARCHIVO.
Registro de mail.
Oficio de autorización.
Personal
de
Apoyo de Archivo
Mail
Personal
de
Apoyo de Archivo
mail informativo
Líder y equipo de
trabajo
del
proceso.
Formato
AP-GDC-FO-05
CONSULTA Y PRESTAMO
DOCUMENTAL
Copia del documento
Original comunicación
Oficial de autorización para
préstamo externo
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la
publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSULTA, PRESTAMO Y TRASLADO - DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CÓDIGO
Nº
AP-GDC-PR-02
ACTIVIDAD
6
VIGENCIA:
2014
Página
3 de 4
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Registro estadístico
Se alimenta la base de datos en Excel: Control de consultas
documentales, préstamo y traslado de documentos, una vez
atendido el servicio, para efectos de datos estadísticos e
informes de prestación del servicio.
Personal de Apoyo
de Archivo
Base de datos en Excel de
consulta documenta
Seguimiento
a
documento prestados
Si el documento prestado no ha sido devuelto en la fecha
establecida en el formato AP-GDC-FO-05 CONSULTA,
PRESTAMO Y TRASLADO DOCUMENTOS DE ARCHIVO,
se notifica al usuario mediante oficio, mail- o llamada
telefónica para que sea devuelto.
De no ser atendida la notificación de solicitud de devolución
del documento por parte del usuario, dentro de los siguientes 3
días hábiles de recibida la comunicación, esta será remitida a
control interno para que se adelante las acciones pertinentes
para la recuperación del mismo.
Líder del Proceso
Oficio de
devolución
Al momento de recibir la documentación, el funcionario del
Archivo Central, responsable del trámite verificará el adecuado
estado de conservación de la carpeta y que el número total de
folios concuerde con lo registrado en la respectiva carpeta y el
formato de préstamo.
Se consolida la documentación y se consigna en la carpeta
(virtual) Consultas Documentales.
Personal de Apoyo
de Archivo
6.
7.
Verificación y archivo de
la
Documentación
prestada.
8.
VERSIÓN:
solicitud
de
Oficio de respuesta por
parte del usuario
Comunicación
oficial
a
control interno
Carpeta (virtual) Consultas
Documentales
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la
publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSULTA, PRESTAMO Y TRASLADO - DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CÓDIGO
AP-GDC-PR-02
6
VIGENCIA:
2014
Traslado de documentos
de archivo.
Para el traslado de la documentación, el funcionario del
Archivo Central, responsable del trámite verificará el adecuado
estado de conservación de la carpeta y que el número de
folios concuerde con lo registrado en la misma. Y hará
entrega del expediente, mediante formato AP-GDC-FO-05
CONSULTA, PRESTAMO Y TRASLADO DOCUMENTOS DE
ARCHIVO, firmado por el jefe de la unidad académicoadministrativo y el jefe de Archivo Central y se actualiza el
inventario documental electrónico.
Jefe de la unidad
académico
–
administrativa
y
Jefe de Archivo
Central.
Archivo de la
Documentación
Se consolida la documentación y se consigna en la carpeta
Consultas Documentales
Personal de
Apoyo de Archivo
9.
10.
VERSIÓN:
Página
4 de 4
AP-GDC-FO-05
CONSULTA, PRESTAMO Y
TRASLADO
DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO (firmado)
Carpeta Consultas
Documentales
7. OBSERVACIONES
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
04
05
06
DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17
Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012
Formato CAL-FO-17 Mayo 09 de 2013
Formato CAL-FO-17 Agosto 29 de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización de Actividades
Actualización de Actividades
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
MARIA DEL CARDMEN TRILLERAS
Auxiliar Administrativo – Líder GDC
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
CARLOS JAVIER MARTINEZ GONZALEZ
Representante de la Dirección
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la
publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana