Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015

Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Oficialía Mayor
Dirección del Archivo Judicial del Distrito Federal
y del Registro Público de Avisos Judiciales
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Índice
1 . Introducción.
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2. Marco Jurídico.
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3. Objetivo.
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4. Estrategias del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015.
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4.1. Desarrollo e instrumentación de normatividad técnica.
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4.2. Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico.
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4.3. Detección y seguimiento de requerimientos de recursos para los archivos.
4.4. Integración de las tecnologías de la información en el Sistema Institucional de Archivos.
4.5. Difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia.
4.6. Conservación y preservación de la información archivística.
4.7. Prevención de contingencias y riesgos en situaciones de emergencia o catástrofes.
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5. Calendario de Ejecución del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015.
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1. I n t r o d u c c i ó n
El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, como órgano del Poder Judicial del Distrito Federal encargado de su
administración, vigilancia y disciplina, encuentra su fundamento en el artículo 122 apartado C, Base Cuarta, fracciones II
y III, en relación con el artículo 100 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como en el artículo
83 del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal y el artículo 195 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal, la cual asimismo establece en su artículo 201, fracción XXV la atribución del Consejo para emitir
disposiciones reglamentarias relativas al manejo de archivos públicos.
Con las reformas de 18 de marzo de 2011 a este último ordenamiento, se inició un importante proceso de adecuaciones
institucionales abarcando entre otros aspectos, los relacionados con los sistemas de administración, estructuras y
procedimientos, con impacto en los Sistemas Institucionales de Archivos tanto del Tribunal como del propio Consejo.
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En el marco de dicho proceso de actualización, se reformó la normatividad aplicable a los archivos, mediante la
aprobación del Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Distrito Federal, aprobado por el
Consejo, publicado en el Boletín Judicial del H. Tribunal el 3 de febrero y 12 de marzo de 2012.
El Reglamento se armoniza con lo dispuesto en la Ley de Archivos del Distrito Federal, por lo que se presenta el
Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015 “PIDA-2015” del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal,
de conformidad con los artículos 41, 42 y 43 de la misma Ley.
El PIDA-2015 toma en consideración la especificidad del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal, integrado por
elementos que son, en gran parte, de naturaleza judicial, sometidos por ello a normas específicas que prevén la
intervención de los órganos jurisdiccionales en el tratamiento que reciben en el Archivo Judicial.
Como resultado del proceso de modernización iniciado a partir de las reformas a la Ley Orgánica del Tribunal de 2011, el
archivo judicial incluyó nuevas acciones relacionadas con el Sistema Institucional de Archivos, como:
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 Atención al público a través de la base de datos.
 Cambio de instalaciones para un mejor servicio al público en general.
 Creación de un libro electrónico para el mejor registro de expedientes en su concepto de devolución y documentos.
 Recepción de peticiones de los órganos jurisdiccionales a través de Internet.
 Digitalización de los inventarios del año 1940 a 2010, de manera acorde a lo establecido por el artículo 39 del
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Distrito Federal.
El “PIDA-2015” que se presenta, se elaboró de manera a incluir e institucionalizar, con vocación de permanencia que
facilite su evaluación, retroalimentación y seguimiento, todos los aspectos previstos como mínimos de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 149, 150, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158, 159 y 160 de la Ley Orgánica del Tribunal
Superior de Justicia del Distrito Federal, concatenados con el artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Las
estrategias permitirán conocer y comparar el avance de las acciones relacionadas con cada una, para mejorarlas,
logrando el fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal.
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2. M a r c o J u r í d i c o

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia para el Distrito Federal

Ley de Archivos del Distrito Federal

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

Manual de Procedimientos de la Dirección del Archivo Judicial del Distrito Federal y del Registro Público de
Avisos Judiciales

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Distrito Federal

Reglamento de Operación del COTECIAD

Manual de Procedimientos de Catalogación, Transferencia y Conservación de los Archivos Jurisdiccionales y
Administrativos
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3. O b j e t i v o
Optimizar el Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, en todos sus
aspectos, en cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal y la Ley de Archivos del Distrito Federal, así como en el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos
del Poder Judicial del Distrito Federal, orientando sus acciones de conformidad con la metodología archivística y criterios
técnicos que aseguren su adecuado uso y conservación.
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4 . E S T R AT E G I A S D E L P R O G R A M A I N S T I T U C I O N A L D E D E S A R R O L L O
ARCHIVÍSTICO 2015
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4.1. Desarrollo e instrumentación de normatividad técnica.
Objetivo:
Dar seguimiento a la aplicación de la normatividad correspondiente y a la operación de los procedimientos en los diversos
archivos de trámite, concentración e histórico, brindando la asesoría que se requiera a las áreas del TSJDF.
Acciones:
a) Establecer el diagnóstico preliminar del grado en que son conocidos y la medida en que son aplicados los actuales
instrumentos de control archivístico e instrumentos descriptivos existentes en el TSJDF, para diseñar las acciones
necesarias de revisión, actualización y/o modificación, que se adecuen a sus necesidades, tomando en consideración la
metodología emitida por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal, así como las normas nacionales e
internacionales en materia archivística.
b) Desarrollar y actualizar los instrumentos y herramientas archivísticas que se contemplan en el artículo 35 de la Ley de
Archivos del Distrito Federal.
c) Iniciar y dar seguimiento al proceso de revisión y actualización de instrumentos archivísticos del TSJDF, de manera
coordinada con sus distintas áreas, tales como el Cuadro General Clasificación Archivística, la Guía General de Fondos
de los Archivos Históricos, los Inventarios del Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, así como los de
Transferencia y Baja Documental.
d) Coordinar la detección de requerimientos de actualización de los procesos documentales en materia archivística de las
distintas áreas del TSJDF.
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4.2. Capacitación, especialización y desarrollo profesional del
personal archivístico.
Objetivo:
Promover y coordinar las actividades orientadas a la formación técnica y operativa de las personas con funciones
archivísticas que laboran en el TSJDF.
Acciones:
a) Llevar a cabo el diagnóstico de necesidades de capacitación para las y los servidores públicos del TSJDF vinculados a
los procesos archivísticos.
b) Diseñar y elaborar el programa de capacitación, vinculándolo al proceso de actualización o modificación mencionado
en la Estrategia 4.1, a).
c) Analizar la conveniencia y viabilidad, en su caso, de proponer el fortalecimiento del proceso de capacitación mediante
convenios de colaboración con otras instancias que puedan impartir formación en materia archivística.
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4.3. Detección y seguimiento de requerimientos de recursos para
los archivos.
Objetivo:
Promover, bajo criterios de racionalidad, el uso óptimo y el mejoramiento del equipamiento de las unidades de archivo.
Acciones:
a) Elaborar, en coordinación con las distintas áreas, el diagnóstico de requerimientos de recursos materiales del Sistema
Institucional de Archivos del TSJDF.
b) Promover y dar seguimiento a la optimización de los recursos asignados al proceso archivístico del TSJDF.
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4.4. Integración de las tecnologías de la información en el
Sistema Institucional de Archivos.
Objetivo:
Establecer el proceso de desarrollo informático, con criterio progresivo y de continuidad, para automatizar las tareas
asociadas a los procesos archivísticos, tales como registro, seguimiento, organización, conservación y consulta de
documentos durante su ciclo vital.
Acciones:
a) Continuar el proceso de atención al público a través de la base de datos.
b) Dar continuidad a la digitalización de los inventarios del año 1940 a 2010, de manera acorde a lo establecido por el
artículo 39 del Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Distrito Federal.
c) Establecer, con apoyo técnico del área informática y considerando los requerimientos de las demás áreas, las opciones
encaminadas a instrumentar y mejorar el proceso de sistematización de la gestión documental, incluyendo, entre otros
aspectos, la captura y registro, generación de portadas, control de inventarios, consultas, vigencias documentales y
mapas topográficos.
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d) Elaborar, con apoyo técnico del área informática y considerando los requerimientos de las demás áreas, propuestas
para implementar la interoperabilidad de los distintos sistemas informatizados con que cuenta el Sistema Institucional de
Archivos, preservando la seguridad en el acceso y conservación de los datos y elementos que los integran.
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4.5. Difusión y divulgación archivística para el fomento de una
nueva cultura institucional en la materia.
Objetivo:
Difundir, con la amplitud necesaria para facilitar su conocimiento general entre los servidores públicos del TSJDF, los
procesos, instrumentos, formatos y normatividad aplicables en materia archivística.
Acciones:
a) Promover la utilización de los portales Internet e Intranet pertenecientes al Poder Judicial del Distrito Federal, para
facilitar la difusión de los elementos mencionados en el objetivo, favoreciendo con ello la cultura archivística institucional.
b) Promover la instrumentación de otras opciones de difusión, presénciales o a distancia, incluyendo las acciones de
orientación y asesoría para el manejo y aplicación correcta de los instrumentos archivísticos.
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4.6. Conservación y preservación de la información archivística.
Objetivo:
Definir y promover la implementación de los procedimientos necesarios orientados a asegurar la conservación de los
elementos que integran el Sistema Institucional de Archivos del TSJDF, dando el seguimiento necesario para su
continuidad y eficacia.
Acciones:
a) Vincular los procesos de digitalización y sistematización mencionados en las estrategias 4.4 b) y 4.4. c), con el
fortalecimiento de la seguridad del acervo documental del TSJDF, incluyendo sus aspectos de administración y
búsqueda, al interior del Sistema Institucional de Archivos.
b) Establecer los criterios encaminados a la conservación y preservación de la información archivística, así como
implementar mecanismos de control para el diagnóstico y monitoreo de factores que puedan afectar físicamente la
documentación y archivos del TSJDF, tales como la humedad, temperatura, suciedad y plagas.
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4.7. Prevención de contingencias y riesgos en situaciones de
emergencia o catástrofes.
Objetivo:
Prevenir los factores de riesgo que pudieran afectar la seguridad e integridad del Sistema Institucional de Archivos del
TSJDF, derivados de contingencias en situaciones de emergencia o catástrofe, tales como incendio, inundación o sismo.
Acciones:
a) Establecer, conjuntamente con las distintas áreas y con la asistencia técnica de la Dirección de Protección Civil, el
diagnóstico de factores de riesgo de las instalaciones del TSJDF, en las que se encuentran resguardados sus archivos.
b) Elaborar, conjuntamente con las distintas áreas y con la asistencia técnica de la Dirección de Protección Civil, el plan
de acción en caso de contingencia, emergencia o desastre, que asegure la preservación de los archivos del TSJDF.
c) Coordinar la actualización de las medidas de seguridad preventiva ante los riesgos mencionados, en relación a los
registros de sistemas de datos personales, con la participación de los responsables de dichos sistemas en el TSJDF.
d) Elaborar, con la asistencia técnica de la Dirección de Protección Civil, el diagnóstico de necesidades de capacitación
en prevención de riesgos, dirigida al personal de manejo, resguardo y control de los archivos.
e) Coordinar la implementación del proceso de capacitación preventiva en esta materia, integrando, en caso necesario, la
participación de instancias que impartan formación orientada a este fin.
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5. Calendario de Ejecución del Programa Institucional de
Desarrollo Archivístico 201 5.
Acciones por estrategia
Ene
Feb
4.1. Desarrollo e instrumentación de
normatividad técnica.
4.2. Capacitación, especialización y
desarrollo profesional del personal
archivístico.
4.3. Detección y seguimiento de
requerimientos de recursos para los
archivos.
4.4. Integración de las tecnologías
de la información en el Sistema
Institucional de Archivos.
4.5. Difusión y divulgación
archivística para el fomento de una
nueva cultura institucional en la
materia.
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
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*
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*
4.6. Conservación y preservación
de la información archivística.
*
4.7. Prevención de contingencias y
riesgos en situaciones de
emergencia o catástrofes.
*
* Reporte de avance por estrategia, al final del ejercicio.
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