Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal

Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
Introducción
En cumplimiento al Titulo Octavo, Capitulo Primero, Artículos del 149 al 160 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de
Justicia del Distrito Federal, que establecen las atribuciones y facultades del manejo del fondo documental institucional
del Poder Judicial del Distrito Federal, en concatenación con los artículos 24, 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del
Distrito Federal, se estableció el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2013, en el que se contemplan las
estrategias que se propusieron realizar y dar continuidad a las mismas, a saber:
I. Desarrollo e instrumentación de normatividad técnica;
II. Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico;
III. Detección y seguimiento de requerimientos de recursos para los archivos;
IV. Integración de las tecnologías de la información en el Sistema Institucional de Archivos;
V. Difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia;
VI. Conservación y preservación de la información archivística;
VII. Prevención de contingencias y riesgos en situaciones de emergencia o catástrofes.
1
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
Presentación
El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ejercicio 2014, dio continuidad a los trabajos que están en
proceso desde el año 2009 a 2013 de conformidad con lo que establece la Ley Orgánica y la Ley de Archivos ambas del
Distrito Federal.
La importancia de la ejecución del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014 permitió dar continuidad al
proceso de consolidación del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal, procesando la información generada para la ágil búsqueda de la información solicitada por
los órganos jurisdiccionales, áreas administrativas y de apoyo judicial de este Tribunal, autoridades locales y federales,
así como del público en general, y preservar la memoria documental institucional. Lo anterior, facilitó la respuesta a las
solicitudes que en materia de archivos generaron los peticionarios.
El PIDA-2014 tomó en consideración la especificidad del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal, integrado por
elementos que son, en gran parte, de naturaleza judicial, sometidos por ello a normas específicas que prevén la
intervención de los órganos jurisdiccionales en el tratamiento que reciben en el Archivo Judicial.
Como resultado del proceso de modernización iniciado a partir de las reformas a la Ley Orgánica del Tribunal de 2011, el
archivo judicial incluyó nuevas acciones relacionadas con el Sistema Institucional de Archivos, como:





Atención al público a través de la base de datos.
Cambio de instalaciones para un mejor servicio al público en general.
Creación de un libro electrónico para el mejor registro de expedientes en su concepto de devolución y documentos.
Recepción de peticiones de los órganos jurisdiccionales a través de Internet.
Digitalización de los inventarios del año 1940 a 2010, de manera acorde a lo establecido por el artículo 39 del
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Distrito Federal.
2
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
En ese sentido, a continuación se rinde el informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014, por rubro,
de conformidad con los aspectos contemplados en el artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal:
I. Desarrollo e instrumentación de normatividad técnica:
Respecto al desarrollo del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014, de conformidad con la Ley Orgánica y
Ley de Archivos ambas del Distrito Federal, toda vez que el presente programa es de carácter permanente, se realizaron
las acciones, programas y proyectos que se mencionan a continuación:
a) Se estableció el diagnóstico preliminar del grado en que son conocidos y la medida en que son aplicados los
actuales instrumentos de control archivístico e instrumentos descriptivos existentes en el TSJDF, para diseñar las
acciones necesarias de revisión, actualización y/o modificación, que se adecuan a sus necesidades, tomando en
consideración la metodología emitida por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal, así como las normas
nacionales e internacionales en materia archivística.
b) Se desarrolló y actualizó los instrumentos y herramientas archivísticas que se contemplan en el artículo 35 de la
Ley de Archivos del Distrito Federal.
c) Se comenzó y dio seguimiento al proceso de revisión y actualización de instrumentos archivísticos del TSJDF, de
manera coordinada con sus distintas áreas, tales como el Cuadro General Clasificación Archivística, la Guía General
de Fondos de los Archivos Históricos, los Inventarios del Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, así como los
de Transferencia y Baja Documental.
d) Se coordinó la detección de requerimientos de actualización de los procesos documentales en materia archivística
de las distintas áreas del TSJDF.
Cabe puntualizar que a los mismos se le dará continuación para el ejercicio 2015.
II. Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico
3
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
a) Se realizó el diagnóstico de necesidades de capacitación para las y los servidores públicos del TSJDF vinculados a
los procesos archivísticos.
b) Se diseño y elaboró el programa de capacitación, vinculándolo al proceso de actualización o modificación
mencionado en la Estrategia I, a).
c) Se analizó la conveniencia y viabilidad, en su caso, de proponer el fortalecimiento del proceso de capacitación
mediante convenios de colaboración con otras instancias que puedan impartir formación en materia archivística.
III. Detección y seguimiento de requerimientos de recursos para los archivos:
a) Se elaboró, en coordinación con las distintas áreas, el diagnóstico de requerimientos de recursos materiales del
Sistema Institucional de Archivos del TSJDF.
b) Se promovió y dio seguimiento a la optimización de los recursos asignados al proceso archivístico del TSJDF.
IV. Integración de las tecnologías de la información en el Sistema Institucional de Archivos:
a) Se continuó con el proceso de atención al público a través de la base de datos.
b) Se concluyó la digitalización de los inventarios del año 1940 a 2010, de manera acorde a lo establecido por el
artículo 39 del Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Distrito Federal.
c) Se estableció, con apoyo técnico del área informática y considerando los requerimientos de las demás áreas, las
opciones encaminadas a instrumentar y mejorar el proceso de sistematización de la gestión documental, incluyendo,
entre otros aspectos, la captura y registro, generación de portadas, control de inventarios, consultas, vigencias
documentales y mapas topográficos.
4
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
d) Se elaboró, con apoyo técnico del área informática y considerando los requerimientos de las demás áreas,
propuestas para implementar la interoperabilidad de los distintos sistemas informatizados con que cuenta el Sistema
Institucional de Archivos, preservando la seguridad en el acceso y conservación de los datos y elementos que los
integran.
V. Difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia
a) Se promovió la utilización de los portales Internet e Intranet pertenecientes al Poder Judicial del Distrito Federal,
para facilitar la difusión de los procesos, instrumentos, formatos y normatividad aplicables en materia archivística,
favoreciendo con ello la cultura archivística institucional.
b) Se promovió la instrumentación de otras opciones de difusión, presénciales o a distancia, incluyendo las acciones
de orientación y asesoría para el manejo y aplicación correcta de los instrumentos archivísticos.
VI. Conservación y preservación de la información archivística:
a) Se vincularon los procesos de digitalización y sistematización mencionados en las estrategias IV, b) y IV, c), con el
fortalecimiento de la seguridad del acervo documental del TSJDF, incluyendo sus aspectos de administración y
búsqueda, al interior del Sistema Institucional de Archivos.
b) Se establecieron criterios encaminados a la conservación y preservación de la información archivística, así como
implementar mecanismos de control para el diagnóstico y monitoreo de factores que puedan afectar físicamente la
documentación y archivos del TSJDF, tales como la humedad, temperatura, suciedad y plagas.
VII. Prevención de contingencias y riesgos en situaciones de emergencia o catástrofes
a) Se estableció de forma conjunta con las distintas áreas y con la asistencia técnica de la Dirección de Protección
Civil, el diagnóstico de factores de riesgo de las instalaciones del TSJDF, en las que se encuentran resguardados sus
archivos.
5
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
b) Se elaboró, conjuntamente con las distintas áreas y con la asistencia técnica de la Dirección de Protección Civil, el
plan de acción en caso de contingencia, emergencia o desastre, que asegure la preservación de los archivos del
TSJDF.
c) Se coordinó la actualización de las medidas de seguridad preventiva ante los riesgos mencionados.
d) Se elaboró, con la asistencia técnica de la Dirección de Protección Civil, el diagnóstico de necesidades de
capacitación en prevención de riesgos, dirigida al personal de manejo, resguardo y control de los archivos.
6