procedimiento de Modificación - Escuela Técnica Superior de

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID
ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE
INGENIEROS AERONÁUTICOS
MODIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
FECHA DE
ELABORACIÓN
C-01-CC-03
20/12/2007
FECHA DE
MODIFICACIÓN
Responsable de elaboración
Responsable de revisión del
borrador
Nombre
EFRÉN MORENO BENAVIDES
JOSÉ LUIS MONTAÑÉS GARCÍA
Puesto
ADJUNTO RESPONSABLE DE
CALIDAD
DIRECTOR
Firma
Nº DE MODIFICACIÓN
00
Responsable de aprobación
JUNTA DE ESCUELA
Aprobado 19/02/2008
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MODIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO
C-01-CC-03
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ELABORACIÓN
20/12/2007
FECHA DE
MODIFICACIÓN
Nº DE MODIFICACIÓN
00
1. OBJETO
El propósito de este procedimiento es orientar y facilitar la modificación de los
procesos/procedimientos que conforman el Sistema de Calidad de la Escuela.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los procesos/procedimientos del Sistema de Garantía de Calidad
se encuentren incluidos en el Catálogo de Procedimientos de la Escuela.
responsables de modificar procesos/procedimientos y aprobarlos previa revisión
los principales destinatarios de este procedimiento (C-01-CC-03), son ellos los
tienen que someterse a su cumplimiento.
que
Los
son
que
3. PROPIETARIO
Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela.
4. ENTRADAS
Petición, por parte de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la
Escuela, de modificar un proceso/procedimiento del catálogo de procedimientos de la
Escuela. Esta petición deberá incluir: motivación, nombre del proceso/procedimiento y
nombres de los responsables de la modificación, revisión y aprobación del
proceso/procedimiento modificado.
5. SALIDAS
Un proceso/procedimiento modificado y registrado en el Catálogo de Procedimientos
de la Escuela.
6. CLIENTE
La Escuela
7. PROVEEDOR
No procede.
8. INICIO
El inicio del procedimiento de modificación de procesos/procedimientos se producirá a
petición de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela.
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FECHA DE
MODIFICACIÓN
Nº DE MODIFICACIÓN
00
9. FIN
La finalización del procedimiento se producirá cuando el proceso/procedimiento se
haya modificado y registrado en el catálogo de procedimientos de la Escuela o bien se
haya retirado la petición de elaboración del nuevo proceso/procedimiento mediante
una petición de cese realizada por el Órgano de Gobierno y Representación que realizó
la petición que inició el procedimiento.
10. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Responsable de modificación: Definido en la petición que inició el procedimiento. La
unidad o unidades de Trabajo implicadas son los responsables de suministrar la
información necesaria para la modificación.
Responsable de revisión: Definido en la petición que inició el procedimiento.
Responsable de aprobación: Definido en la petición que inició el procedimiento.
Para la modificación de un proceso/procedimiento se debe tener en cuenta las
siguientes fases:
a. Identificar el objeto de la modificación del proceso/procedimiento.
b. Determinar a qué y a quienes (personas involucradas en él) afecta el
proceso/procedimiento.
c. Comunicar a los responsables de su modificación, revisión y aprobación, la
información recogida en los puntos anteriores.
d. El responsable de modificación, realizará los cambios en el documento (hasta su
aprobación será un borrador).
- Durante esta fase la documentación reflejará el estatus de borrador
mediante una marca de agua diagonal en la que se lea claramente la
palabra “BORRADOR”.
- Todos los cambios efectuados ya sean de formato o contenido se
registrarán en la Hoja de Control Cambios (Anexo 2), indicando página y
párrafo donde se ha producido un cambio, que se ha modificado y en favor
de que se ha modificado.
- Incrementará en una unidad el contador de “Número de Modificación” en
todas las hojas del documento (incluida la portada).
- Presentar el documento modificado a los involucrados para que puedan
hacer comentarios (no más de 15 días hábiles para ello).
- Al finalizar esta fase se eliminará la marca de agua con la palabra
“BORRADOR”
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MODIFICACIÓN
Nº DE MODIFICACIÓN
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e. Revisión del documento modificado por el Responsable de Revisión. En el caso
de no estar conforme con el documento lo devolverá al responsable de
modificación que reelaborará el borrador.
f. Aprobación del documento modificado por el responsable de aprobación y
devolución al responsable de modificación. En el caso de no estar conforme con
el documento lo devolverá al responsable de modificación que reelaborará el
borrador.
g. El responsable de la modificación del proceso/procedimiento lo enviará al
Comité de Calidad una vez aprobada la modificación para su actualización en el
Catálogo de Procedimientos de Calidad, actualización del Índice del Catálogo de
Procedimientos de Calidad y registro de la modificación en la Hoja de
Modificaciones.
h. El Comité de Calidad se encargará de difundir los cambios efectuados en el
proceso/procedimiento a los involucrados y en página Web.
11. FLUJOGRAMA
Debido a su extensión se incluye en el ANEXO. FLUJOGRAMA
12. INDICADOR DE SEGUIMIENTO
No procede.
13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
“Guía para el desarrollo del manual de calidad de los centros de la UPM”,
Vicerrectorado de Ordenación Académica y Planificación Estratégica, Octubre de 2007
Procedimiento de Elaboración de procesos/procedimientos.
14. EVIDENCIAS
Hoja de modificaciones (incluida en el Catálogo de Procedimientos de Calidad de la
Escuela).
Hoja de control de cambios.
15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO
No procede.
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16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Órgano de Gobierno y Representación: Es cualquiera de aquellos recogidos en los
Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid.
Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de una o
varias entradas de información, dan lugar a una o varias salidas también de
información con valor añadido y un resultado que satisface plenamente los
requerimientos del cliente al que va dirigido.
Procedimiento: sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se
constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad específica
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Se trata de un soporte documental
de los procesos que describe el conjunto de actividades/tareas que se realizan en el
mismo. Los procedimientos implican actividades y tareas del personal, tiempo de
realización.
Catálogo de procedimientos del Centro: está formado por todos los
procesos/procedimientos que se van elaborando, revisando y modificando. En él se
incluye un índice de procesos/procedimientos y un calendario de revisión de los
mismos.
Información: es aquella documentación que permite reducir la incertidumbre
existente sobre personas, materiales y servicios.
Revisión: lectura crítica de un proceso/procedimiento, ya sea de carácter periódico o
motivada por una petición, que no conlleva modificación alguna del
proceso/procedimiento.
Modificación: todo cambio ya sea de formato o contenido que se produce en un
proceso/procedimiento.
Hoja de Modificaciones: es aquel documento en el cual se llevará un registro de las
modificaciones efectuadas a los procesos/procedimientos y que se incluirá al inicio del
Catalogo
de
Procedimientos
del
Centro.
En
él
figurará:
código
del
proceso/procedimiento, nombre del proceso/procedimiento, fecha de modificación,
número de modificación y nombre del responsable de Modificación.
Hoja de control de cambios: es aquel documento en el cual se recogen los cambios
efectuados en la modificación. En él figurará: página y párrafo donde se ha producido
un cambio, que se ha modificado y en favor de que se ha modificado. Se incluirá
conjuntamente al documento del propio proceso/procedimiento y se conservará hasta
que se produzca la siguiente modificación.
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Nº DE MODIFICACIÓN
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17. ANEXOS
Este documento incluye 2 anexos:
1. ANEXO. FLUJOGRAMA en el que se representa gráficamente este procedimiento.
2. ANEXO. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS en el que se especifican el contenido y
el formato para redactar dicho documento.
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Nº DE MODIFICACIÓN
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ANEXO. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA LA
MODIFICACIÓN DE PROCESOS/PROCEDIMIENTOS
C-01-CC-03
COMITÉ DE CALIDAD
UNIDAD IMPLIC ADA
Identificar el objeto del Proceso/Procedimiento
Determinar involucrados
Responsable de
Modificación
Responsable de
Revisión
Responsable
de Aprobación
Resto de
Implicados
Elaboración
de
Borrador
BORRADOR
Inclusión de
Comentarios
Sí
Comentarios
BORRADOR
No
Revisión
No
Sí
HOJA DE
MODIFICACIONES
Aprobación
No
ÍNDICE DE
PROCEDIMIENTOS
Sí
Actualización en el
catálogo de
procedimientos de calidad
Difusión en web
Envío al
CC
Difusión a Implicados
PROCEDIMIENTO
MODIFICADO
Responsable
de
Modificación
Reciben el Documento Definitivo
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MODIFICACIÓN
Nº DE MODIFICACIÓN
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ANEXO. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS.
La Hoja de Control de Cambios al formar parte del propio procedimiento se atendrá al
formato establecido para este en cuanto a encabezado y pie de página.
1. ENCABEZADO
- Incluirá el nombre y escudo de la Universidad Politécnica de Madrid, y de la
Escuela.
- Nombre Del Proceso/Procedimiento
- Código del documento: Unidad de trabajo-Área-Nº de orden (Anexo 2).
- Página: se indicará la página que corresponde con respecto al total de páginas
del documento (sin contar con la portada).
- Fecha de elaboración: (día/mes/año) según formato (00/00/0000)
- Fecha de modificación: (día/mes/año) según formato (00/00/0000).
- Número de modificación: (00).
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(Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos)
NOMBRE DEL PROCESO/PROCEDIMIENTO (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos)
CÓDIGO
Área -Nº-Unidad de trabajo -Nº
(verdana, 9 ptos)
FECHA DE
ELABORACIÓN
día/mes/año
00/00/0000
FECHA DE
MODIFICACIÓN
día/mes/año
00/00/0000
NÚMERO DE
MODIFICACIÓN
00
(verdana, 9 ptos)
2. PIE DE PÁGINA
-
Incluirá: (verdana, mayúsculas, 7 ptos) nombre de la Escuela-Sistema de
Garantía de Calidad y Nombre del proceso/procedimiento-Nº de página del total
de páginas separado por una línea horizontal.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - Nº página del total de páginas
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Nº DE MODIFICACIÓN
00
3. TABLA
-
Incluirá:
- Título del documento.
- Página donde se ha producido un cambio.
- Párrafo de la página donde se ha producido un cambio.
- Que se ha cambiado.
- A favor de que se ha cambiado.
El titulo de los campos se realizará en (MAYÚSCULAS, NEGRITA, VERDANA 9 PTOS)
El contenido de cada campo se redactará en (verdana 9 ptos)
PÁGINA
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
PÁRRAFO
QUE SE HA
PORQUE SE HA
DE LA
CAMBIADO
CAMBIADO
PÁGINA
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