1. OBJETIVO El presente Manual permite exponer los elementos

SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
1.
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OBJETIVO
El presente Manual permite exponer los elementos que componen el sistema de gestión
en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo al brindar un panorama general de los
documentos que aplican para cada una de las etapas del sistema.
2.
ALCANCE
El alcance de este Manual comprende el sistema de Gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo.
3.
RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todas las partes interesadas la adecuada aplicación del presente
manual bajo la dirección de la Coordinación del Área de Gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
4.
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4.1. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN
EL TRABAJO
Bucaramanga, Santander, Colombia
La Universidad Santo Tomás Bucaramanga, entidad educativa de orden superior
orientada en lo dictado por la legislación Colombiana en materia de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo, se compromete con la protección integral de sus trabajadores y de
todas las personas que realizan trabajos en las instalaciones de las mismas o que hacen
uso de ellas y establece para ello un Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo (SG-QHSE).
APROBÓ:
ELABORÓ:
REVISÓ:
Nombre: J. ALONSO CELY INFANTE
Cargo: DIR. GESTIÓN QHSE
Fecha:: 01/05/2013
Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELOALFARO O.P.
Nombre: ALEXANDRA SANTANDER R.
Cargo: RECTOR SECCIONAL
Cargo: DIR. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Fecha: 01/05/2013
Fecha:01/05/2013
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Para dar cumplimiento a la presente política se compromete a poner a disposición y a
asegurar los recursos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y programas
establecidos para tal fin; así mismo se compromete a promover la formación continua de
los trabajadores, generar espacios y canales de comunicación para con el cliente tanto
interno como externo, y promuever en todos los campos la participación activa de todos
los miembros de la Universidad.
Dentro del marco de la mejora continua y la revisión constante, esta Política cubrirá a
toda la institución y estará disponible para todas las personas que hacen parte de la
comunidad universitaria, entes de control y partes interesadas, quienes serán informados
acerca de ella y continuamente exhortados a recordarla a fin de que sean conscientes de
su vital importancia, de los deberes y obligaciones que ella les exige y que el SG- QHSE
busca poner a su alcance.
4.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN
EL TRABAJO
El Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo es aplicable para
todos los trabajadores, contratistas, estudiantes y visitantes de la Universidad Santo
Tomás– Bucaramanga la cual comprende las Sedes: Sede Central Bucaramanga,
Campus Floridablanca, Centro Experimental El Limonal y Centro Recreativo y Cultural Sol
de Aquino.
4.3. PLANIFICACIÓN
4.3.1. Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los
controles
La Universidad Santo Tomás diseñó una Matriz de Panorama de Factores de Riesgo por
perfil de cargo con el objetivo de identificar los peligros existentes en la institución y
realizar la respectiva valoración de los riesgos. Con miras al adecuado diligenciamiento
de la matriz se tiene documentado el procedimiento de Identificación de Peligros,
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles el cual brinda una guía de las
acciones que se deben realizar para la prevención de efectos adversos en la salud de los
trabajadores.
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4.3.2.
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Requisitos legales
Para efectos de ajustarse a los lineamientos de la Norma Técnica OHSAS 18001: 2007 y
dar cumplimiento a la legislación colombiana en materia de Seguridad y Salud en el
trabajo, la Universidad Santo Tomás estableció un procedimiento de evaluación del
cumplimiento legal en el cual se explica el proceso para la evaluación respectiva que
emplea para ello una matriz de requisitos legales.
4.3.3. Objetivos y programas
Objetivos
1.
Promover la salud integral de todos los trabajadores por medio de una cultura que
integre el autocuidado y la autoprotección evidenciables en conductas seguras y
responsables en todos los estamentos de la Universidad.
2.
Identificar los peligros y evaluar los riesgos, permitiéndole a la Universidad
establecer los controles necesarios con el fin de prevenir incidentes, lesiones y
enfermedades.
3.
Gestionar, documentar y mantener el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) bajo un principio de mejoramiento continuo.
4.
Cumplir con la legislación colombiana aplicable a la Universidad en materia de
Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene en el Trabajo.
5.
Comunicar a los trabajadores, partes interesadas y órganos de control según sus
intereses y competencias la información correspondiente a la Gestión realizada en el
Sistema a fin de asegurar su pertinencia, reconocimiento de obligaciones
individuales, colectivas y su continuo mejoramiento.
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La norma OHSAS 18001 recomienda que la organización debe establecer, implementar y
mantener un(os) programa(s) para lograr sus objetivos. Con base en lo anterior, en la
Universidad se implementaron los siguientes programas:
• Programa de Seguridad Industrial
• Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo
-
Subprograma de acondicionamiento físico
• Programa de Vigilancia epidemiológica
-
Subprograma de Vigilancia epidemiológica riesgo biológico
-
Subprograma de Vigilancia epidemiológica lesiones osteomusculares
-
Subprograma de Vigilancia epidemiológica psicosocial
• Programa de Higiene Industrial
4.4. Implementación y operación
4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad
La Dirección de la Universidad como máxima autoridad del Claustro universitario asume
la responsabilidad por la salud y seguridad de sus trabajadores mediante un compromiso
institucional con el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.4.1 de la Norma OHSAS 18001:2007, la
Universidad Santo Tomás estableció un Manual de recursos, funciones, responsabilidad,
rendición de cuentas y autoridad cuyo objetivo consiste en suministrar unos lineamientos
que permitan el buen ejercicio de las funciones; en dicho documento se establecen las
diferentes funciones en el sistema, se asigna responsabilidades, competencias y
autoridad, lo mismo que el modo de rendición de cuentas, el cual será público y dado a
conocer a los trabajadores, proveedores externos, visitantes y entes de control con el fin
de facilitar una gestión adecuada del SG - QHSE.
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4.4.2.
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Competencia, formación y toma de conciencia
La Universidad debe garantizar que todo el personal que labora en ella sea idóneo para
desempeñar las funciones y responsabilidades correspondientes a su perfil de cargo.
Según lo anterior en el reclutamiento se exige que los aspirantes cumplan con los
atributos, formación mínima y se encuentren dentro del perfil biomédico establecido para
el cargo que van a ocupar.
De igual forma se debe tomar en consideración las capacitaciones que deberá
suministrársele de acuerdo a los riesgos a que está expuesto según la naturaleza del
trabajo que va a realizar. Lo anterior es evaluable de una forma más práctica mediante la
Matriz de Competencia, Formación y Toma de Conciencia en la cual se realiza un análisis
de cada perfil de cargo en cuanto a requerimientos de aptitudes y formación.
De igual forma, el proceso para la realización de capacitaciones por perfil de cargo es
descrito en forma detallada en el Procedimiento de Competencia, Formación y Toma de
Conciencia.
4.4.3. Comunicación, participación y consulta
4.4.3.1. Comunicación y consulta
Para dar cumplimiento al numeral 4.4.3 de la Norma OHSAS 18001: 2007 la Universidad
Santo Tomás estructuró un Procedimiento de Comunicación y Consulta en el cual se
indica el proceso que ha de seguirse para la comunicación de los diferentes documentos
relacionados con el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, a
los empleados de la institución y los mecanismos para que éstos puedan realizar sus
inquietudes, sugerencias o comentarios respecto a dichos documentos.
Mediante el procedimiento mencionado también se propone el conducto regular para
llevar a cabo Peticiones, Quejas (oportunidades de mejora), Reclamos y Sugerencias, y
se muestra la forma en que ha de llevarse a cabo todo el proceso desde que la PQRS es
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enviada hasta su respuesta al remitente por parte de la Coordinación en Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo.
Es importante aclarar que la Universidad Santo Tomás hace distinción entre los procesos
de comunicación y consulta para sus empleados (comunicación Interna) y para el
personal externo, aunque el proceso es muy similar en el caso del personal externo la
comunicación se da por medio de comunicaciones vía Página Web o mediante reuniones
extraordinarias para tratar temas acerca de las tareas a realizar. Para el caso de las
PQRS se realizará el diligenciamiento de documentación respectiva siempre y cuando no
se trate de tareas de alto riesgo, caso en el cual la notificación se hará en forma oral y se
enviará al área de Gestión hasta el momento de su respuesta por el área pertinente.
4.4.3.2.
Participación
La participación de los trabajadores de la comunidad universitaria en el Sistema de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ve reflejada en la integración de
los comités de Convivencia Laboral y el Comité Paritario de Salud Ocupacional.
Mediante el procedimiento de Participación se describe el proceso realizado para la
conformación de los comités y los conductos seguidos para la inscripción de candidatos,
votación, escrutinio y posesión de los miembros de éstos.
Los estudiantes y personal externo, por su parte, tienen su cuota participativa mediante
las consultas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias tramitadas ante la Universidad
mediante la Página Web.
4.4.4. Documentación
Tomada como base la norma OHSAS 18001:2007 se realizó una revisión de los
requerimientos documentales explícitos en ésta para dar cumplimiento a cada uno de los
numerales exigidos para un sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y
conforme a lo anterior se estructuró el Listado Maestro de Documentos del SG – QHSE,
el cual está disponible para todas las personas según la correspondiente relación con el
Sistema de Gestión.
Tipos de documentos:
W
TIPO DE
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W
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DOCUMENTO
P
Política
O
R
Organigrama
M
P
Mapa de procesos
C
P
Caracterización
proceso
M
N
Manual
P
R
Procedimiento
I
N
Instructivo
P
T
Protocolo
F
Formato
M
T
Matriz
R
G
Reglamento
O
B
Objetivos
P
G
Programas
C
M
Compromiso
F
I
Ficha
de
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C
R
Cronograma
G
Guía
P
L
Plan
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4.4.5. Control de documentos y registros
Los numerales 4.4.5 y 4.5.4 de la Norma OHSAS 18001 establecen que todos los
documentos pertenecientes al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
deben ser controlados con el objetivo de garantizar su constante revisión, actualización y
disponibilidad cuando sea necesario.
La Universidad Santo Tomás tiene establecido para cumplir con este requisito un
Procedimiento para el Control de Documentos del SG- QHSE en el cual se muestran los
tipos de documentos, se realiza una explicación del contenido de cada tipo de documento
y se muestra la forma de identificación de los documentos la cual se realiza mediante
encabezados más ampliamente abordados en el documento respectivo.
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4.4.6. Control operacional
El objetivo de la realización de controles operacionales en una organización consiste en
determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados con el
fin de generar controles que faciliten el funcionamiento del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
La universidad Santo Tomás cuenta con un Procedimiento de Control Operacional para
dar cumplimiento a este numeral de la Norma OHSAS 18001:2007 e indicar las
actividades a las cuales se les hace control y el método seguido para ello.
4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias
La norma OHSAS 18001 establece en sus requisitos la existencia de un procedimiento
encaminado a la prevención de consecuencias de Seguridad y Salud en el Trabajo
adversas y la reacción ante situaciones de emergencia.
En mérito de lo anterior en la Universidad Santo Tomás se estableció el Procedimiento de
Preparación y Respuesta ante Emergencias en el cual se indica básicamente la
secuencia de pasos para la preparación ante situaciones que signifiquen efectos
adversos.
De igual forma, se estructuró un Manual del Comité de Emergencias cuyas acciones
están establecidas en los Procedimientos Operativos Normalizados con el objetivo de
permitir a los involucrados, actuar de forma coordinada y específica al momento de
presentarse una emergencia, facilitar las comunicaciones y optimizar el uso de los
recursos disponibles.
4.5. Verificación
4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño
Todas las actividades adelantadas en el desarrollo y funcionamiento del Sistema de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo deben ser medibles de tal manera
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que en cualquier momento se pueda evaluar el cumplimiento de los objetivos trazados en
materia de Seguridad y Salud en el trabajo, así como de la eficacia de los controles
establecidos con miras a garantizar la seguridad y salud de la comunidad tomasina.
Dentro del marco del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se
estableció una Matriz de Eficiencia en la cual se relacionan los objetivos junto con sus
indicadores de gestión planteados para facilitar la medición del desempeño del Sistema.
El seguimiento al desempeño se realiza también mediante la elaboración de estadísticas
acerca del estado de salud de los trabajadores según las patologías encontradas en
exámenes de ingreso y exámenes periódicos y los indicadores de consecuencia descritos
en la NTC 3701 los cuales permiten evaluar el daño o lesión ocurrido y son útiles para
comparaciones del rendimiento de la accidentalidad entre un periodo de tiempo
determinado y otro.
4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal
Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.5.2 de la norma OHSAS 18001, la
Universidad Santo Tomás estableció un procedimiento de evaluación del cumplimiento
legal en el cual se indica la forma estimada para la evaluación del cumplimiento de los
requerimientos aplicables a la institución en materia legal. Para el caso de la Universidad
se emplea como herramienta de evaluación una Matriz de requisitos legales en la cual se
analiza minuciosamente cada normatividad aplicable y se asigna un porcentaje de
acuerdo al cumplimiento observado.
4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidades y acciones correctivas y
preventivas
4.5.3.1.
Investigación de incidentes
La Norma OHSAS 18001 establece entre sus requerimientos que las organizaciones
deben establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar, investigar
y analizar incidentes con el fin de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora
aplicables con miras a salvaguardar la salud de los trabajadores.
La Universidad Santo Tomás da cumplimiento a este requisito de la Norma OHSAS 18001
mediante el establecimiento de un Procedimiento para la Investigación de Incidentes y
Accidentes de Trabajo cuyo objetivo incluye la deducción de las causas que generan los
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accidentes lo cual permite diseñar e implantar medidas correctoras encaminadas, tanto a
eliminar las causas como a aprovechar la experiencia para mejorar la prevención en la
Institución.
El análisis causal de los incidentes se lleva a cabo con el Formato de investigación de
incidentes y accidentes de trabajo según los parámetros establecidos en la resolución
1401 de 2007 para tal fin.
4.5.3.2. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
La Norma OHSAS 18001 establece que las organizaciones deben establecer,
implementar y mantener procedimientos para tratar las no conformidades con miras a la
adopción de acciones correctivas y preventivas para cada una de ellas.
Con el fin de acatar este requisito la Universidad Santo Tomás maneja el Procedimiento
de no Conformidades, acciones correctivas y preventivas, en éste se especifica la manera
en que la institución realiza el tratamiento a las no conformidades que se detectan
producto de actividades como Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias, seguimiento de
las tareas de control operacional, comunicaciones internas de los responsables del
cumplimiento y de las partes interesadas externas y resultados de las auditorías externas
o internas realizadas.
4.5.4. Control de registros
Para dar cumplimiento al requisito 4.5.4 de la Norma OHSAS 18001 la Universidad Santo
Tomás estableció el Procedimiento para el Control de Documentos dentro del cual se
muestra el proceso seguido para el control de los registros del Sistema de Gestión en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, teniendo en cuenta que los registros son
documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados
obtenidos. Las disposiciones de codificación, almacenamiento y protección están
consignadas en el mismo procedimiento.
4.5.5. Auditoría interna
La auditoría interna es un proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias, que se rige por los principios establecidos en la NTC-ISO 19011,
base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de ésta.
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Seguidos los lineamientos de la NTC ISO 19011 y de la NTC OHSAS 18001, la
Universidad Santo Tomás – Bucaramanga estableció un Procedimiento de Auditoría
Interna con el fin de determinar si el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo cumple a cabalidad con la política y los objetivos establecidos, y
requerimientos del estándar en Seguridad y Salud en el trabajo así como para estructurar
un mecanismo de informe para revisión por la Alta dirección.
4.6. Revisión por la dirección
Según lo establece la Norma OHSAS 18001, la alta dirección debe revisar el Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo a intervalos definidos para asegurar su
conveniencia, adecuación y eficacia continua. Las revisiones deben incluir la evaluación
de oportunidades de mejora, y la necesidad de efectuar cambios al sistema de gestión de
S y SO, incluidos la política y los objetivos de S y SO. Para efectos de las revisiones
dentro del marco del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se
ha documentado un instructivo para la revisión del Sistema de Gestión por la Alta
Dirección.
5.
GLOSARIO
ACCIÓN CORRECTIVA. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
ACCIÓN PREVENTIVA. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
AUDITORÍA. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
"evidencias de la auditoría" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los "criterios de auditoría".
DESEMPEÑO DE S Y SO: Resultados medibles de la gestión de una organización en
relación con sus riesgos de S y SO
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
ENFERMEDAD. Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o
ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o
ambas.
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IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO. Proceso para reconocer si existe un peligro y definir
sus características.
INCIDENTE. Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber
ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal.
LUGAR DE TRABAJO. Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades
relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización
MEJORA CONTINUA. Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión en S y
SO, para lograr mejoras en el desempeño en S y SO, de forma coherente con la política
en S y SO de la organización.
NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito.
OBJETIVO DE S Y SO. Propósito en S y SO en términos del desempeño de S y SO que
una organización se fija.
PELIGRO. Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o
lesión a las personas, o una combinación de estos.
POLÍTICA DE S Y SO. Intenciones y dirección generales de una organización
relacionados con su desempeño de S y SO, expresadas formalmente por la alta dirección.
PROCEDIMIENTO. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de
las actividades desempeñadas.
RIESGO. Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es)
peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposición(es).
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S Y SO). Condiciones y factores que afectan o
pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos
los trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona
en el lugar de trabajo
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SISTEMA DE GESTIÓN DE S Y SO. Parte del sistema de gestión de una organización,
empleada para desarrollar e implementar su política de S y SO y gestionar sus riesgos de
S y SO.
VALORACIÓN DEL RIESGO. Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os)
peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el
(los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.
6.
HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA
MODIFICACIÓN
03/12/2013
DE
VERSIÓN
MODIFICADA
01
Gráfico de phva
Gráfico de rendición de cuentas
Mapa de procesos
Revisar pirámide e incluir todos los tipos de documentos.
CAMBIOS
REALIZADOS
Original