aranzadi legal management solution

THOMSON REUTERS
ARANZADI
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GESTIÓN DE CLIENTES
GESTIÓN DE TALENTO
GESTIÓN TECNOLÓGICA
ARANZADI LEGAL MANAGEMENT SOLUTION
Y HEINEKEN, EN PERFECTA COMPAÑÍA
ORGANIZACIÓN
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Nombre: Heineken España.
Localización: Sevilla.
Sector: Bebidas.
Productos y servicios: 32 Marcas
de cerveza
Producción anual: 10'15
millones de hectolitros
Facturación: 1.231 millones de
euros.
Clientes y distribuidores: 1.200
Empleados: + 2.000.
Web: www.heinekenespana.es
RETOS Y OPORTUNIDADES
Como organización en constante
crecimiento, Heineken España es una
empresa que necesita tener un
control exhaustivo de los expedientes
con un proceso de litigio abierto, así
como la gestión correcta de los temas
administrativos que gestiona la Asesoría
Jurídica.
• Integración mediante Servicios Web,
para comunicarse con el programa de
Contabilidad de la compañía y la
aplicación que gestiona los expedientes en la fase de precontencioso.
LO MÁS DESTACADO
La centralización en una sola herramienta
de toda la información que utiliza el Dpto
de Jurídico y el Dpto de Comercial.
OBJETIVOS
• Unificar en una única plataforma los
métodos de trabajo actuales, el sistema
de gestión de gestión de expedientes y
de contabilidad. Así como controlar los
expedientes externalizados a los
letrados externos.
• Conocer en todo momento la situación
de un expediente.
• Posibilidad de generar informes actualizados con la información almacenada.
• Interrelacionar las aplicación de gestión
de expedientes Infolex con la contabilidad para que los datos se introduzcan
una única vez.
• Modernizar el sistema dotándolo de
nueva funcionalidad, de forma que
permitiese agilizar la toma de decisiones por parte de la dirección y los
diferentes departamentos.
SOLUCIONES Y SERVICIOS
• Infolex 7 Servicios Jurídicos.
• Infolex 7 Corporaciones, para la
comunicación con los despachos
externos.
POR QUÉ INFOLEX
La organización necesitaba un software
de gestión fiable para poder confiar el
almacenamiento de todos los expedientes, así como la eficaz gestión de los
mismos y que se relacionase con el resto
de procesos de la compañía.
BENEFICIOS PRINCIPALES
• Unificación y centralización de la
información.
• Acceso a información actualizada
en todo momento.
• Gran capacidad y flexibilidad para
elaborar nuevos indicadores.
• Reducción de los costes de mantenimiento.
• Mayor autonomía del usuario.
• Facilidad de acceso a los datos.
HISTORIA
Heineken España ha afrontado 2012
como un año de renovación tecnológica en sus Departamentos de Asesoría
Jurídica y Comercial, situando entre
sus prioridades disponer de unos
sistemas de información que le
permitan operar y tener una ventaja
competitiva, al permitirles ser más
rápidos y más ágiles gracias a una
información absolutamente fiable y
en tiempo para una correcta toma de
decisiones.
Heineken España ha
afrontado 2012 como un
año de renovación tecnológica.
...situando entre sus
prioridades disponer de
unos sistemas de información que le permitan
operar y tener una ventaja competitiva...
La organización necesitaba un software de
gestión fiable para poder
confiar el almacenamiento de todos los
expedientes...
DEPARTAMENTO COMERCIAL
Se encargan de la parte económica de
los expedientes que trata jurídico,
necesitan una herramienta ágil para
la gestión de los cobros, quitas… que
se van produciendo durante la vida
del expediente.
Necesitan obtener informes que les
permitan visualizar de una forma
rápida el estado del expediente desde
el punto de vista económico.
PROYECTO DESARROLLADO
Desde su creación en el año 2000,
Heineken España inicia una apasionante aventura empresarial con la
fusión de dos empresas con una larga
trayectoria en el mercado: Grupo
Cruzcampo y El Águila.
Este proyecto ha constado de dos
partes, en la primera de ellas se
implantó Infolex en Heineken España
junto con el módulo de Corporaciones para la comunicación con los
despachos externos.
Actualmente cuenta con cuatro
fábricas en Sevilla, Madrid, Valencia y
Jaén que producen 10,15 millones de
hectolitros de cerveza, lo que supone
una cuota de producción del 30,4 por
ciento, y comercializa 32 marcas
diferentes. Su facturación ronda los
1.231 millones de euros.
En la segunda fase, se ha implementado una integración a través de
Servicios Web para que Infolex se
comunique con las aplicaciones de la
compañía.
• Uno de entrada para que el alta de
los expedientes sea de forma
automática.
• Uno de salida para que los cobros y
quitas registrados por los letrados
externos se vuelquen, una vez
aceptados, a su sistema de Contabilidad.
Además cuenta con unas 550 cervecerías temáticas vinculadas y unos
203.500 bares con sus marcas
propias. En un solo día en España se
sirven unos 4 millones de cañas.
SITUACIÓN ANTERIOR
Heineken es un grupo que ha confiado
en Infolex para gestionar dos de sus
departamentos más importantes de
la compañía, el Departamento Legal y
el Comercial, que además se encuentran en diferentes localizaciones
geográficas.
DEPARTAMENTO LEGAL
Este departamento contaba con una
aplicación muy poco flexible, de la cual
no podían sacar informes, por lo que la
información almacenada era pobre.
No tenían control sobre los expedientes que gestionaban sus letrados, no
contaban con la información actualizada al momento, ni podían hacer
una valoración de su trabajo.
BENEFICIOS
• Administración y Gestión de casos
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legales y administrativos
Correcta coordinación con los
despachos externos
Mejora del rendimiento del departamento de legal
Eficaz gestión empresarial
Mantenimiento consolidado de la
propiedad intelectual
Informes y herramientas para
reporting vertical.
Mantenimiento de contratos
Mantenimiento de proveedores y
gestión de la calidad
Control de riesgos eficaz
Gestión del Estado real de los
procesos