traslado - Superintendencia de Sociedades

220-26022, 01 de junio de 2004
Ref.: Validez de las decisiones del máximo órgano social, elaboración del acta de una reunión disuelta
por los accionistas, modificación de los informes presentados en la reunión.
Me refiero a su escrito en referencia a través del cual, luego de exponer algunos hechos relativos a una reunión de
asamblea celebrada por la sociedad de la cual es usted revisor fiscal, formula una consulta en los siguientes
términos:
1. La asamblea ordinaria realizada el 31 de marzo es válida o no y por que.
2. Los socios se pueden retirar de una reunión y asimilar que se disuelve y los temas desarrollados hasta su retiro
se toman como no válidos.
3. Se debe elaborara acta de la reunión hasta el punto que se desarrolló
4. El secretario de la asamblea puede elaborar y certificar la respectiva acta de reunión sin previa autorización del
presidente de la Asamblea ya que el acta no fue puesta en consideración y aprobación de los accionistas.
5. Con el fin de solucionar esta situación, cual sería el procedimiento a seguir ya sea mediante una forma amigable
o mediante otro mecanismo de tipo legal.
6. Los informes que se presentaron en esta reunión se pueden modificar.
Al respecto sea lo primero advertir, que por vía de consulta no le es posible a la Superintendencia de Sociedades
emitir pronunciamientos de carácter particular, razón por la cual la consulta será resulta de manera general y en
abstracto, en el mismo orden planteado en su memorial.
De conformidad con lo previsto en el artículo 186 del Código de Comercio las reuniones del máximo órgano social
deben llevarse a cabo en el domicilio social y conforme a lo previsto en las "leyes y en los estatutos en cuanto a
convocación y quórum".
En armonía con el anterior, el artículo 190 ibidem establece los siguientes parámetros:
1. Las decisiones tomadas en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces;
2. Las que se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del
contrato social, serán absolutamente nulas;
3. Las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188 ibidem, serán inoponibles.
Es la ley misma la que se ocupa de señalar el marco jurídico dentro del cual deben llevarse a cabo las reuniones del
máximo órgano social, a fin de asegurar por todos sus extremos los derechos de los asociados, así como los actos
de la sociedad frente a terceros. Por lo mismo, se ocupa de señalar de manera expresa los efectos que se deriven
de la transgresión de los parámetros estatutarios y/o legales, circunstancia que exige en cada caso el análisis de
todos los extremos legales y estatutarios a fin de establecer el efecto que corresponda a cada una de ellas.
1. Los socios tienen plena libertad de retirarse de una reunión cuando a bien lo tengan; siempre y cuando después
del retiro haya quórum suficiente para el efecto, se puede levantar acta de lo ocurrido hasta ese momento,
aprobada por el mismo órgano o por comisión que se designe al efecto y firmada por quienes hayan sido elegidos
como presidente y secretario de la reunión, o en su defecto por el revisor fiscal. Ahora bien, si el retiro parcial de
asociados desintegra el quórum, no es posible proceder en la forma indicada anteriormente, toda vez que aquel es
requisito de eficacia de acuerdo al artículo 186 del Código de Comercio en armonía con el artículo 190 ibidem.
2. Tener en cuenta la respuesta del numeral que antecede.
3. Las actas correspondientes a las reuniones del máximo órgano social sólo pueden ser aprobadas por dicho órgano
y, en su defecto, por la comisión que ella misma designe, y hasta tanto ello ocurra, no le es dable al secretario de la
reunión "elaborar y certificar" el acta (articulo 189 del Código de Comercio).
4. Teniendo en cuenta que la aprobación de las actas por el máximo órgano social se lleva a cabo en cumplimiento
de un mandato legal, artículo 189 ibidem, lo que procede es convocar la asamblea con el lleno de requisitos legales
y estatutarios y someter a su consideración y aprobación dicha acta.
5. Por cuanto que los informes ya fueron conocidos por la asamblea, cualquier modificación que a ellos se
introduzca debe ser puesta previamente en consideración del dicho órgano.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, la surte los efectos previstos en el artículo 25 del Código
contencioso Administrativo.