RESPUESTA A OBSERVACIONES PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA SIC N° 83 DE 2011 Por medio del presente y en cumplimiento de lo establecido en las normas que rigen los procesos de contratación de la entidades públicas, a saber, las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios y, en aplicación al principio de transparencia damos respuesta a las inquietudes presentadas dentro del proceso de selección abreviada SIC N° 83 de 2011, en los siguientes términos: OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANA MARÍA ALVAREZ CONSTRUCTORA METROPOLITANO EMAIL: [email protected] FECHA: 21/11/2011 12:24 p.m. OBSERVACIÓN N° 1: “De acuerdo al pliego de condiciones en el numeral 4.3 se establece que los índices deben ser los del 2010, al respecto cabe hacer las siguientes observaciones: De acuerdo al Decreto 1464 de 2010, establece lo siguiente: “Articulo 3. (…) La certificación expedida por la cámara de comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el presente decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrán solicitar información que se haya verificado en el registro único de proponentes, por lo que deberán verificar únicamente la que no conste en el mismo. (…) Articulo 6. (…) La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año, contado a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de -cada año de vigencia de la misma. Para el efecto se utilizará el formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia. (…) Articulo 8. (…) Cuando se renueve o actualice el Registro Único de Proponentes, la información que se modifica estará vigente hasta que el acto de inscripción correspondiente de la nueva información quede en firme. El certificado constituye plena prueba respecto de la información verificada documentalmente y cuyo registro se encuentra en firme. Lo mismo ocurre en relación con la información que proviene del registro mercantil o del registro de entidades sin ánimo de lucro para los efectos de lo previsto en los numerales 1, 3 Y 6 del articulo 10 del presente decreto.” (Resaltado por fuera del texto) Así las cosas, y en virtud a lo establecido en el Decreto 1464 de 2010, queda claro que la Entidad no puede solicitar la información financiera con corte de diciembre de 2010, si el Registro Único de Proponentes se encuentra vigente, es decir se encuentra en el termino del año para su renovación, lo que puede solicitar la Entidad es que si no se ha actualizado por encontrarse dentro del termino legal, los balances y demás documentos financieros para la verificación por parte de la Entidad. Por ello solicitamos de la forma mas respetuosa, se modifique el pliego de condiciones en la medida de solicitar el RUP vigente, eso si, pero la información financiera si no es la correspondiente al año 2010, pedir los documentos financieros para la verificación. RESPUESTA: El Decreto 1464 de 2010 art. 62 contempla dos situaciones, a saber, la actualización y la renovación que son diferentes, así: 1 RESPUESTA A OBSERVACIONES PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA SIC N° 83 DE 2011 La actualización determina la posibilidad para los obligados de estar inscritos en el RUP, de efectuar modificaciones en los datos de este documento cuando las mismas se presenten, mediante el diligenciamiento de los formularios respectivos, información que deberá ser verificada por las cámaras, por lo tanto, los interesados soportarán ante esa entidad los datos que se vayan a cambiar en relación con los que hayan perdido vigencia en su registro que son los que deberá actualizar. Respecto de la renovación determina la norma que la vigencia del registro es por el término de un año contado a partir de la fecha de inscripción y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia, manteniéndose vigente la información consignada en el RUP objeto de modificación hasta tanto quede en firme la nueva que se ha reportado. En este orden de ideas las actualizaciones de la información del RUP por parte de los proponentes deberán hacerse cuando los datos han cambiado, es decir, en cualquier momento. Por el contrario la renovación que tiene que ver con la vigencia del registro, se hará necesariamente en las fechas mencionadas en el párrafo anterior. Estas dos situaciones no necesariamente son concurrentes. Con fundamento en lo anterior, y en relación con la información financiera, el numeral 4.3 de los pliegos de condiciones estableció que dicha información deberá encontrarse con corte a 31 de diciembre de 2010, por lo que a la fecha del presente proceso ha transcurrido tiempo suficiente para que la información requerida sea actualizada en el Registro Único de Proponentes. Finalmente, y de conformidad con el inciso final del numeral 6.1 del artículo 6o de la Ley 1150 de 2007, es obligación de los proponentes mantener actualizada la información del RUP, sobre el particular dispone el citado artículo: "La información deberá mantenerse actualizada y renovarse en la forma y con la periodicidad que señale el reglamento". Mediante concepto del 17 de febrero de 2011, numero 20118010088601, el DNP en el mismo sentido, ha señalado: "El artículo 6 del Decreto 1464 de 2010, establece la posibilidad, de actualizar la información cuando se presenten modificaciones a los datos que obren en el Registro Único del Proponente, presentado los documentos que soportan los datos que vayan a ser objeto de cambio. El mismo artículo establece que teniendo en cuenta que la inscripción en el registro será vigente por el término de un año que se cuenta a partir de la fecha del acto de inscripción, su renovación deberá realizarse de manera anual, dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la misma. Lo anterior, no puede entenderse como la limitación a la libertad que tiene el proponente de hacer la renovación en el momento que lo considere pertinente, sino como el término máximo en el cuál debería hacerse la misma, con el fin de evitar la cesación de efectos a que hace referencia el inciso 4 del artículo 6 del decreto 1464 de 2010. Así, existe la posibilidad de los proponentes inscritos en el RUP de solicitar la renovación y adelantar el correspondiente trámite, con anterioridad al mes de vencimiento de cada año de vigencia del RUP"(....). En relación con el numeral 4.3 de los pliegos, la exigencia se refiere estrictamente a que la verificación financiera se efectuará con base en la capacidad financiera presentada en el RUP cuya información debe encontrarse con corte a 31 de diciembre de 2010 según lo establecido en los artículos 11 y 19 del decreto 1464 de 2010. Adicionalmente el articulo 41 de la Ley 222 de 1995 señala: ARTICULO 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados , se depositará copia de los estados financieros de propósito general , junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social . Por lo anterior, no es de recibo su observación y por tanto no se modificará el pliego en el sentido solicitado. (Original firmado) JOAQUÍN FERNANDO RUIZ GONZÁLEZ Coordinador Grupo de Trabajo Financiero Evaluador financiero 2