El Código de Conducta de First Data

First Data™
Código de Conducta
Nuestro Código de Conducta refleja el espíritu de nuestra cultura y
nuestro compromiso con la confianza, el respeto, la seguridad y la excelencia.
El Código de Conducta de
First Data
representa una guía que
define nuestras normas para
una conducta empresarial
responsable. El Código se
aplica a todos los empleados
de First Data y sus empresas
afiliadas en todo el mundo.
Código de Conducta
Contenido
Valores
5
Nuestras responsabilidades como empleados de First Data
7
Nuestro compromiso con los colegas 13
Nuestro compromiso con los accionistas 19
Nuestro compromiso con los clientes 25
Nuestro compromiso con los socios comerciales
33
Nuestro compromiso con nuestras comunidades 37
Recursos y certificación
43
3
Código de Conducta
Código de Conducta
Valores
Poner al cliente primero
Crear valor para nuestros clientes en todo lo que
hacemos.
Dar poder a nuestra gente
Animarnos y apoyarnos los unos a los otros
para aprender y progresar en nuestras carreras
profesionales.
Comportarse con integridad
Construir relaciones basadas en honestidad,
confianza y respeto hacia nuestros clientes, colegas
y comunidades.
Brindar excelencia
Innovar y desafiar el status quo para obtener
resultados excepcionales.
Disfrutar el viaje
Enorgullecernos de nuestro trabajo y triunfar juntos
como parte de un equipo diverso y global.
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Código de Conducta
Nuestras responsabilidades
como empleados de
First Data
Como empleados de First Data, todos somos
responsables por la integridad de nuestra
empresa. Crear la confianza y credibilidad de
la organización significa asumir la responsabilidad
personal por nuestras acciones, cumplir nuestros
compromisos y seguir haciendo lo correcto
porque es lo que se debe hacer.
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Código de Conducta
Las normas que se incluyen en el Código reflejan el espíritu con que
deben manejarse los empleados de First Data en su vida laboral.
Si bien ningún manual puede reemplazar las decisiones inteligentes
que pueden tomar las personas que trabajan con nosotros, este Código
sirve para promover las conductas éticas y honestas. Este Código nos
ayuda a comprender lo que significa cumplir con nuestras normas dentro
del ámbito laboral, comportarnos de una forma ética y nos proporciona
los recursos necesarios para rechazar las conductas inapropiadas.
En caso de producirse una auditoría o investigación interna en la que
se incluya el Código de Conducta, los informes financieros o temas
referentes a la relación entre los empleados, todos deberán colaborar
con la investigación, brindando respuestas veraces, sinceras y completas,
y manteniendo la confidencialidad de la investigación.
Cada uno de nosotros tiene la obligación de leer, comprender y aplicar
los principios que se describen en este Código. El cumplimiento de este
Código es condición de empleo en First Data. No cumplir con el Código
o no denunciar una contravención conocida se sancionará con medidas
disciplinarias que, dependiendo de la gravedad del caso, podrían llegar
hasta el despido.
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Código de Conducta
 Obligaciones especiales de los gerentes
Las actitudes y acciones de los gerentes influyen en las actitudes
y acciones de sus empleados. En su rol de líderes, se espera que los
gerentes tengan una actitud de integridad y respeto en su trato
cotidiano, ya sea con sus compañeros, los clientes, los proveedores
y toda la comunidad. Sus palabras y sus acciones deberán dejar en
claro que los negocios nunca son más importantes que los principios
éticos. Deberán asegurarse de que todos los empleados reciban
la capacitación correspondiente con respecto al Código y a otras
políticas. Una de sus tareas es crear un entorno de trabajo donde
los empleados puedan expresar sus dudas y preocupaciones de
una forma libre y segura. Los gerentes tienen la responsabilidad
de observar si se han producido situaciones no éticas o ilegales.
 Sin excepciones
Este Código de Conducta se aplica a todos los empleados de
First Data, sin excepciones. First Data reconoce que es posible
que surjan dudas con respecto a la aplicación del Código ante
conductas que podrían ser lícitas y aceptables en determinadas
circunstancias. Si hubiera alguna duda con respecto a la forma
de aplicación de este Código, póngase en contacto con el asesor
legal de First Data, con la línea de ayuda sobre conductas éticas
o con alguno de las otras personas que se incluyen en la lista que
está al dorso de este Código.
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Código de Conducta
 Denuncias
La empresa espera los empleados denuncien cualquier posible
violación de la ley, el Código de Conducta o cualquier otra conducta
inapropiada. First Data ha puesto a su disposición varias personas a
las que podrá acudir para expresar sus preocupaciones. Entre ellos,
se incluyen al supervisor inmediato, el departamento de recursos
humanos, la línea de ayuda para temas éticos, el asesor legal, el jefe
de cumplimiento y privacidad, el presidente y el director general
del comité de auditorías de First Data. La información de contacto
de cada una de estas personas está al dorso de este documento.
Todas las consultas y denuncias serán anónimas y se mantendrán
confidenciales dentro de lo permitido por la ley. No se intentará
identificar a la persona que haya decidido hacer una denuncia
de forma anónima. Para asegurarnos de que los hechos queden
registrados correctamente, First Data prefiere que las denuncias
se hagan de forma escrita, aunque no es obligatorio.
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Código de Conducta
NOTA
First Data no tolerará que ningún empleado
sufra represalias personales ni laborales por
haber cuestionado alguna acción de First Data
o de alguna unidad comercial, o que, de buena
fe, denuncie alguna posible contravención al
Código. "De buena fe” significa que la persona
que presenta la denuncia considera que la
información es verdadera, aun en el caso de
que luego se tratara de un malentendido.
First Data tomará las medidas disciplinarias
correspondientes contra las personas que
tomen represalias contra otra o que insten a
un tercero a hacerlo por haber denunciado
alguna contravención al Código de Conducta.
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Código de Conducta
Nuestro compromiso con
nuestros colegas
Crear una cultura de transparencia y franqueza,
donde las personas se traten con la dignidad
que todos merecemos, asegura que First Data
sea una empresa fuerte y esencial. Los gerentes
tienen, además, la responsabilidad de liderar
con el ejemplo, es decir, que sus acciones
marquen la pauta de conducta que siga el
resto.
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Código de Conducta
 Trato respetuoso
Tenemos el compromiso de tratarnos unos a otros con dignidad
y respeto en todo momento. Todos los empleados de First Data
tienen las mismas oportunidades y se los evalúa únicamente por
sus calificaciones, talentos y logros. La empresa está a favor de
las diferencias entre las personas y no tolerará ninguna conducta
impropia basada en estereotipos de raza u origen étnico, sexo,
religión, orientación sexual, edad, discapacidad, condición de
veterano o estado civil, no sólo porque estas categorías suelen estar
protegidas por las leyes, sino también porque la diversidad crea una
cultura rica en la empresa y nos ofrece a todos oportunidades para
aprender.
 Acosos e intimidaciones
Las conductas intimidatorias, abusivas y ofensivas van en contra
de nuestro principio de respecto y, por lo tanto, son totalmente
inaceptables. Está terminantemente prohibido el acoso sexual, ya
sea verbal, físico o visual. Dentro de este tipo de acoso se incluyen
los avances sexuales no deseados, manoseos, pedido de favores
sexuales o cualquier conducta que haga de la sumisión sexual una
condición para lograr un puesto de trabajo o un ascenso. Todos
compartimos la responsabilidad de promover un entorno laboral
donde reine el respeto, por lo que tenemos la obligación de
denunciar cualquier situación de acoso o intimidación que veamos.
Asimismo, la empresa insta a todos los empleados a expresarse
cuando las palabras o acciones de otras personas los haga sentirse
incómodos.
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Código de Conducta
 Confidencialidad de la información de los
empleados
First Data se compromete a mantener los niveles más exigentes
en cuanto a la protección de la información de sus empleados.
Como parte de ese compromiso, First Data ha adoptado una Política
de confidencialidad de la información de los empleados y se ha
adherido a las normas Safe Harbor para el manejo de la información de
los empleados. Además, en 2011, se aprobaron las normas corporativas
vinculantes, que brindan un nivel adicional de protección.
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Código de Conducta
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Código de Conducta
 Derechos humanos
First Data se rige por normas y principios laborales y corporativos
que respetan la Declaración Universal de los Derechos Humanos y
las Convenciones Laborales Internacionales. Este principio incluye
adherirse a todas las normas relacionadas con buenas condiciones
de trabajo, seguridad en el entorno laboral, leyes de horario y salario,
leyes de trabajo infantil, principio de no discriminación en el lugar de
trabajo, derechos de los empleados a asociarse y realizar negociaciones
colectivas, prohibición del trabajo forzoso y obligado, mantenimiento
de una cantidad razonable de horas de trabajo con una remuneración
justa e inversión en capacitación y desarrollo del personal.
 Seguridad y salud
Los empleados de First Data tienen derecho a gozar de un lugar
de trabajo seguro y saludable. Para ello, todos los empleados
deben conocer y respetar las normas de seguridad de la empresa.
Los empleados deberán informar sobre los accidentes, lesiones o
condiciones inseguras que se produzcan. Durante la jornada laboral,
está prohibido trabajar bajo la influencia de alcohol, sustancias
ilegales o cualquier otra sustancia que pueda afectar el buen juicio.
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Código de Conducta
Nuestro compromiso con
los accionistas
Entregar valor a nuestros accionistas va más
allá del desempeño financiero. Esto significa
que nunca transamos nuestra ética por un
objetivo financiero y que la elaboración de
informes precisos y una visión equilibrada
de nuestras prioridades financieras al final
cosecharán grandes frutos para nuestros
accionistas y para nosotros mismos.
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Código de Conducta
 Utilización de los activos de la empresa
Nuestros accionistas confían en First Data determinados activos
para su utilización. Por nuestra parte, nos sentimos orgullosos
de ser merecedores de esta confianza. Los empleados deberán
asumir la responsabilidad de utilizar los activos de la empresa
únicamente con fines laborales y cuidarlos para que no se dañen,
pierdan, desperdicien ni sean robados.
Todos los empleados deberán asegurarse de:
• Recibir autorización antes de utilizar o entregar algún activo
de First Data (esto se aplica también al dinero de caja y a las
tarjetas de crédito de la empresa).
• Utilizar el sistema de correo electrónico, los teléfonos, las
computadoras y demás activos de la empresa sólo con fines
laborales, a menos que se cuente con la autorización del
gerente respectivo para utilizarlos para temas personales.
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Código de Conducta
 Registros, informes y comunicaciones
Llevamos un registro veraz y completo. Estos registros son la base
que nos permite administrar el negocio de la empresa y cumplir con
nuestras obligaciones ante los accionistas, empleados, clientes,
proveedores y autoridades administrativas. La empresa se ciñe a
los controles internos, a las regulaciones de seguridad y registro,
y a todas las prácticas contables aprobadas. Nuestros registros
contables son fieles y oportunos, y no excluyen, ocultan ni contienen
información falsa. En los casos en que sea necesario hacer estimaciones
o cálculos en los informes y registros, la empresa lo justificará con el
sentido común y con toda la documentación que sea necesaria.
Todos los documentos deben ser claros, precisos, concretos y
procedentes, y se deben evitar las exageraciones y los comentarios
derogatorios sobre otras personas o empresas. No está permitido
hacer declaraciones falsas en los registros de la empresa, y en este
punto se incluyen también los informes de gastos y los registros de
horario. Tampoco se permite valorar el capital o las deudas de manera
incorrecta, ni retrasar o acelerar el reconocimiento de ingresos o
gastos. Al cesar la relación laboral con First Data, el empleado deberá
devolver a la empresa todos los registros que estén en su poder.
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Código de Conducta
Todos los documentos de la empresa deberán archivarse y destruirse
de acuerdo con la política de conservación de documentos de la
empresa. No obstante, en los casos en que haya pendiente una
auditoría, una investigación gubernamental, un reclamo o un litigio,
los empleados deberán guardar todos los documentos (incluyendo
mensajes de correo electrónico) relacionados con la investigación
y obviar el cronograma de destrucción de documentos habitual.
Si tuviera alguna duda o pregunta, póngase en contacto con el
departamento legal de la empresa.
 Propiedad intelectual
Algunos de nuestros bienes de mayor valor no son tangibles, ya
que se trata activos que son propiedad intelectual de la empresa;
en tal sentido, se incluyen las marcas registradas, marcas de servicio,
patentes y los derechos de autor. También se incluye información
confidencial sujeta a derechos de propiedad tales como los secretos
comerciales, la lista de clientes, el software y los códigos fuente, los
datos de ventas o ganancias, y los planes estratégicos y comerciales
(por ejemplo, posibles fusiones o adquisiciones). La continuación
del éxito de nuestra empresa depende del desarrollo, uso y
protección de la propiedad intelectual, por lo que nuestro deber es
protegerla. No está permitido hablar sobre este tema en lugares
donde otras personas puedan escuchar. Tampoco se puede transmitir
esta información a personas que no estén autorizadas a recibirla.
Es necesario contar con la aprobación del departamento legal
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Código de Conducta
antes de compartir la propiedad intelectual con personas ajenas
a la empresa (por ejemplo, un consultor o contratista). Todos los
empleados tienen la obligación de velar por la confidencialidad de
los derechos de propiedad de First Data, aún después de desvincularse
de la empresa. Para poder desempeñar sus funciones laborales en
relación con otras empresas, es posible que los empleados reciban
información confidencial o sobre posibles transacciones. Esta
información se incluye dentro de la propiedad intelectual y se ajusta
a las mismas normas de confidencialidad que utiliza empresa.
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Código de Conducta
Nuestro compromiso con
los clientes
Nuestros clientes son nuestra alma y nos
confían las funciones más críticas de sus
negocios. Respondemos a esa confianza a
diario centrándonos en lo que es importante
para ellos y no en lo que es conveniente para
nosotros, además de asegurarnos de que no
haya discrepancia entre lo que prometemos a
nuestros clientes y nuestras acciones en su
nombre.
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Código de Conducta
 Trato justo
Nuestros clientes confían en que nosotros daremos respuesta a
sus necesidades de una forma correcta y profesional. Por nuestra
parte, nuestra tarea es mantener esa confianza en el trato cotidiano
que tenemos con cada cliente. Tratamos a todos nuestros clientes
con el máximo respeto, teniendo en cuenta que el más mínimo
detalle puede ser de suma importancia en sus vidas y su entorno.
Ningún empleado podrá aprovecharse de los clientes a través de la
manipulación, ocultamiento, mal uso de la información privilegiada,
tergiversación de los hechos ni a través de ninguna otra práctica
injusta. Toda la información de venta y marketing expresará de
forma clara y veraz la calidad de nuestros productos y servicios.
La empresa acata todas las leyes, incluyendo las de competencia
justa, y se asegura de que los proveedores que colaboran en los
emprendimientos de marketing también lo hagan.
 Confidencialidad de la información de los clientes
La empresa se compromete para proteger la confidencialidad de
toda la información identificatoria que recibimos o procesamos
para la atención de nuestros clientes (en adelante, “Información
personal”). La empresa recolecta, utiliza y comparte Información
personal de acuerdo con los contratos que ha celebrado con sus
clientes y las leyes de confidencialidad aplicables. Además, nos
mantenemos fieles a los principios de privacidad corporativa de
First Data y sus normas corporativas vinculantes (Binding Corporate
Rules, “BCR”).
Los principios de privacidad de First Data y las BCR expresan nuestro
compromiso con la privacidad de la información personal que recibe
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Código de Conducta
First Data en relación con la prestación de servicios a sus clientes.
Estos enfatizan la función clave que nuestros empleados
desempeñan para brindar protección de la privacidad de los datos
personales y poner en marcha el enfoque general de First Data en la
prestación de servicios comerciales que pueden implicar la
manipulación de datos personales. Depende de cada colega
de First Data familiarizarse con estos principios y respaldarlos.
 Principios de privacidad de First Data
• Procesamos los datos personales de manera justa y lícita.
• Obtenemos los datos personales solamente para llevar
a cabo actividades lícitas.
• Limitamos nuestro acceso a los datos personales y el uso
de los mismos.
• Transferimos los datos personales solamente con fines limitados.
• Utilizamos salvaguardas de seguridad adecuadas.
• Brindamos transparencia, elección y acceso según
lo requiera la ley correspondiente de protección
y privacidad de datos.
• Reconocemos el derecho del propietario de los datos
a objetar el marketing directo por parte de First Data.
• Reconocemos la importancia de la privacidad de los datos y nos
responsabilizamos por nuestras normas de protección de datos.
First Data cuenta con el reconocimiento y la confianza de muchas
compañías y clientes de todo el mundo. Nuestra tarea es ganarnos
esa confianza día a día.
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Código de Conducta
 Conflictos de intereses
Los conflictos de intereses se producen cuando las actividades o
los intereses del empleado dificultan un desempeño imparcial y
eficaz. Para evitar conflictos de intereses, todas nuestras decisiones
empresariales deberán basarse en los intereses de First Data. Si algún
empleado se viera frente a una situación que es o podría verse como
un conflicto de intereses, deberá conversarlo con su gerente o con
alguna de las personas que se incluyen en la lista que aparece al
dorso de este documento. En caso de duda, lo mejor es consultar.
Otro empleo o inversiones fuera de la empresa El compromiso de
lealtad significa que todas las inversiones o actividades empresariales
ajenas a la empresa no serán nunca perjudiciales para First Data.
Por ejemplo, ningún empleado podrá tomar otro trabajo que tenga
relación con las empresas de la competencia o que implique trabajar
durante las horas de trabajo que debe cumplir en First Data ni utilizando
los equipos o disponibilidades de la empresa. Ningún empleado
podrá desempeñarse como agente o director de otra entidad si las
actividades que desempeña crean un conflicto de intereses con
First Data, o si su horario de trabajo interfiere con su desempeño en
First Data. Asimismo, los empleados no podrán hacer inversiones
que puedan entrar en conflicto con los intereses de la empresa.
Los empleados no podrán aprovechar en beneficio propio las
oportunidades que encuentren a través de medios, información o
puestos corporativos, así como tampoco podrán utilizar los activos
de la empresa, la información o su puesto para beneficios personales.
En caso de tener la intención de asumir el puesto de agente o director
en otra entidad comercial, deberá consultarlo con el asesor legal
de First Data para cerciorarse de que se cumpla con esta política.
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Código de Conducta
Por lo general, la participación en organizaciones comunitarias o
clubes deportivos no se considera como un conflicto de intereses,
pero en caso de duda, lo mejor es consultarlo con el gerente.
Relaciones personales Las decisiones empresariales no podrán verse
influenciadas por relaciones o consideraciones personales. No está
permitido hacer uso de la influencia personal para que First Data
haga negocios con otra empresa en la que tengan intereses los
empleados, los miembros de sus familias o amigos. Si el empleado
tuviera influencias con respecto a la selección de un proveedor y
algún amigo o familiar suyo proporcionara la mejor opción para
First Data, se deberá contar con la aprobación del asesor legal antes
de seleccionarlo. Del mismo modo, si un miembro del núcleo familiar
de un empleado tiene o intenta establecer relaciones comerciales
con First Data, el empleado deberá comunicarlo al asesor legal.
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Código de Conducta
 Regalos y actividades de recreación
El intercambio de regalos y actividades de recreación pueden
considerarse como una cortesía empresarial que ayuda a crear
lazos comerciales. Sin embargo, podría ser una estrategia peligrosa.
Por un lado, si bien la interacción humana no es esencial para
desempeñar negocios, puede ser un detalle muy apreciado y
saludable para ambas empresas y sus correspondientes empleados
y es común que existan pequeñas señales de aprecio o reuniones
sociales entre las partes que participan de un negocio. Pero por el
otro lado, las relaciones personales que los empleados establezcan
con personas de otra empresa no deberán interferir en las decisiones
comerciales, las que siempre deberán tomarse teniendo en cuenta
el interés de los accionistas. Si bien First Data no prohíbe el intercambio
de obsequios y actividades de recreación, los empleados deberán
cuidar que sea moderado y razonable. Los empleados no podrán,
bajo ninguna circunstancia, aceptar, entregar u ofrecer sobornos.
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Código de Conducta
Recepción de regalos y actividades de recreación La empresa
permite a los empleados participar en actividades de recreación
siempre que se realicen de una forma razonable y ocasional, y se
avise a la gerencia local. También se podrán aceptar regalos con un
valor nominal (por ejemplo, artículos promocionales), siempre que
este hecho no cree una apariencia de que el regalo podría influir
en alguna decisión. Se considera valor nominal cuando el valor del
regalo no supera los $100 dólares o su equivalente en otra moneda.
En ninguna circunstancia se permite aceptar regalos en efectivo.
Los empleados no podrán solicitar regalos personales, favores o
invitaciones a sitios de recreación. Si se diera la situación en que
podría resultar incómodo o insultante rechazar un regalo con un
valor superior al valor nominal, el empleado podrá aceptarlo, pero
deberá asegurarse de que se procure su donación a una asociación
de caridad o se comparta con sus compañeros, y deberá informar
de inmediato al supervisor.
Ofrecimiento de regalos y actividades de recreación Si un empleado
desea hacerle un regalo o invitar a una persona de otra empresa a
participar en alguna actividad de recreación, deberá primero
cerciorarse de que las leyes locales y la política de la empresa a
la que pertenece esa persona se lo permitan. No está permitido
entregar regalos a funcionarios o representantes gubernamentales,
a menos que el departamento legal lo autorice previamente (ver más
información sobre este tema en la sección Nuestro compromiso con
la comunidad).
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Código de Conducta
Nuestro compromiso con
los socios comerciales
Trabajar con nuestros socios no es un juego
de suma cero, es decir, que todos ganamos
o perdemos juntos. Es posible que nuestras
necesidades no siempre estén en perfecto
alineamiento, pero como empleados de
First Data es nuestra responsabilidad
manifestar liderazgo y recordar que los
conflictos de intereses son obstáculos que
se deben superar en el camino hacia el éxito
mutuo.
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Código de Conducta
Sólo hacemos negocios con empresas que comparten nuestro
compromiso de actuar de forma responsable y lícita. No realizaremos
transacciones con proveedores que contravengan la legislación
aplicable y nunca acudiremos a un tercero para que desempeñe
actividades prohibidas por la ley o por nuestro Código.
 Información competitiva
Póngase en contacto con el departamento legal de inmediato:
• antes de revisar, copiar o distribuir información que haya
recibido y que podría ser propiedad confidencial de una
empresa de la competencia;
• antes de utilizar o comentar información que haya obtenido por
razón de su trabajo previo y que la empresa de la competencia
para la que trabajaba pudiese considerar confidencial.
Con todos nuestros socios comerciales trabajamos bajo el principio
de trato justo. Todas nuestras comunicaciones son directas,
profesionales y fidedignas. Respetamos su propiedad y tomamos
todos los recaudos necesarios para cuidar su información confidencial.
Nos abstenemos de hacer copias sin autorización de los trabajos que
cuentan con derechos de autor, incluyendo programas informáticos
para uso doméstico.
Sólo utilizamos métodos éticos y legales para recaudar información
de las empresas de la competencia. Está terminantemente prohibido
robar información privada o inducir a los empleados actuales o
antiguos de otras empresas a revelar secretos comerciales.
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Código de Conducta
 Competencia leal
Las leyes antimonopolio y de competencia leal tienen el objetivo
de preservar la competencia libre y abierta, y promover prácticas
leales de comercio entre las empresas. Las leyes antimonopolio de
los Estados Unidos y de los otros países donde opera First Data
constituyen una parte esencial de nuestro entorno laboral.
Las leyes de competencia leal pueden ser extremadamente complejas
y variar significativamente de un país a otro, por lo que si un empleado
se encontrara ante una situación que pudiese tener implicaciones por
contradecir los estándares antimonopolio, lo mejor será consultarlo
con el departamento legal. Sin embargo, en lineamientos generales
y de acuerdo con el Código, la empresa no aceptará las siguientes
conductas:
• Los acuerdos formales o informales (a veces hasta las
conversaciones) que se negocien con las empresas de la
competencia con respecto de ofertas, contratos, precios,
distribuciones, condiciones de venta, territorios geográficos
y cualquier otro tema que pudiese afectar el entorno
competitivo.
• Los esfuerzos por restringir la capacidad de un cliente de
vender un producto, incluso informarle sobre cuánto podrían
cobrar por determinados productos o servicios o aceptar
vender un producto o servicios sólo si se compromete a
comprar otro.
• Ofrecer precios diferentes (en especial si se trata de valuar
un producto por debajo de su costo) o dar por concluida una
relación comercial (salvo en el caso de que el departamento
legal cuente con razones comerciales).
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Código de Conducta
Nuestro compromiso con
nuestras comunidades
First Data no existe de forma aislada; somos
miembros de la comunidad. La dedicación
que esperamos unos de otros se debe
extender a nuestras familias, vecinos e
instituciones cívicas. La ley debe guiar
nuestras interacciones a este respecto y
asegurar que First Data siga siendo una
persona jurídica íntegra.
37
Código de Conducta
 Cumplimiento de la ley
El compromiso más importante que tenemos con la comunidad en
la que desempeñamos nuestra actividad consiste en cumplir con
las leyes. La empresa observa todas las leyes aplicables en todos los
lugares en donde desarrolla sus actividades. No existe justificación
comercial, presión administrativa ni acuerdos verbales válidos para
infringir las leyes. Si algún empleado se sintiera presionado a infringir
alguna ley deberá ponerse en contacto con el departamento legal
o con la línea de ayuda sobre temas éticos. Si bien esta norma se
aplica a todas las leyes aplicables, existen algunas que merecen
una mención especial.
 Leyes anticorrupción / Leyes contra el soborno
First Data es una organización mundial que acata todas las leyes
anticorrupción, entre las que se incluye la ley estadounidense sobre
corrupción en el extranjero (U.S. Foreign Corrupt Practices Act).
Estas leyes establecen que es ilegal proporcionar u ofrecer objetos
de valor a los funcionarios gubernamentales con el fin de influir en
sus actos o decisiones. Si se le solicitara que realizara un pago
indebido (por ejemplo, sumas de dinero a cambio de funciones
gubernamentales de rutina), el empleado en cuestión deberá
comunicarse inmediatamente con el departamento legal.
 Información privilegiada - Actividades prohibidas
Los empleados no podrán utilizar la información que reciben por
el hecho de trabajar en First Data para influir en sus decisiones de
comprar o vender acciones de First Data. Esta prohibición también
atañe a las acciones de otras empresas, como por ejemplo un cliente
o proveedor, de las que el empleado reciba información confidencial
por trabajar en First Data.
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Código de Conducta
 Lavado de dinero
En el pasado, lavar dinero implicaba hacer circular los réditos
obtenidos de forma delictiva por determinadas instituciones o
sistemas financieros, con el fin de ocultar su procedencia. Si bien
todavía tiene el mismo significado, este concepto se aplica también
al hecho de tomar fondos legítimos y utilizarlos con fines delictivos,
por lo general, actividades terroristas. Ambas formas de lavado de
dinero están prohibidas por la ley. First Data tiene una postura
implacable con respecto de todos los tipos de lavado de dinero y
se compromete para tomar todas las medidas necesarias y razonables
para evitar que se lleven a cabo este tipo de actividades. La empresa
se compromete a cumplir con todos sus registros e informes de
transacciones y a denunciar todas las actividades sospechosas tal
como lo exigen las leyes federales y estatales de Estados Unidos,
así como también otras leyes y regulaciones no estadounidenses.
Si hubiera alguna duda con respecto a la fuente de ingresos de un
cliente o socio comercial, el empleado deberá evitar problemas y
no llevar a cabo ningún tipo de transacción con dicha empresa o
persona. Si algún empleado tuviera alguna duda o sospecha deberá
ponerse en contacto con el departamento legal o con la línea de
ayuda sobre temas éticos.
 Actividades políticas
First Data invita a todos los empleados a participar de forma
individual en el proceso político y respeta el derecho de los
empleados que así lo hagan. Sin embargo, a menos de que cuente
con una autorización del departamento legal, esta participación no
deberá realizarse en horario de trabajo ni dentro de las instalaciones
de la empresa, y no debe implicar el uso del nombre de las oficinas
comerciales o subsidiarias de First Data.
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Código de Conducta
Actividades y contribuciones políticas También es necesario contar
con la autorización del departamento legal para hacer contribuciones
políticas como, por ejemplo, pagos, préstamos, donaciones, servicios,
locaciones o cualquier otro elemento de valor para campañas que
se realicen en nombre de First Data. Ello incluye los eventos para
recaudar fondos (p. ej., cenas o picnics). De acuerdo con la legislación
federal de Estados Unidos, First Data no puede reintegrar contribuciones
de los empleados ni conceder contribuciones, pagos, préstamos,
donaciones, servicios, locaciones o cualquier otro objeto de valor
para las campañas federales. U.S. estatales de Estados Unidos
varían significativamente, por lo que es imprescindible que el
departamento legal verifique en cada caso específico si una
determinada contribución está permitida.
Lobby En ocasiones, es posible que First Data, en su calidad de
persona jurídica responsable y comprometida, se exprese sobre
temas gubernamentales de importancia frente a los empleados de
la empresa. El departamento de políticas públicas tiene la obligación
de formular estrategias en esta área, así como también de contratar
y registrar a todas las personas que representen a la empresa. Si un
empleado observara una situación política en la que sería apropiado
que la empresa exprese su posición, deberá comunicarse con el
director general o con el departamento de políticas públicas antes
de ponerse en contacto con cualquier agente del gobierno o
contratar a un representante.
Demandas y citaciones del gobierno La política de la empresa es
cooperar con todas las solicitudes razonables de información que
hagan las agencias gubernamentales, incluyendo en las investigaciones
de las actividades de First Data. Sin embargo, First Data tiene el
derecho de acogerse a todas las salvaguardas provistas por la ley
para las personas que están bajo investigación, lo que incluye
40
Código de Conducta
su representación legal desde el comienzo del proceso. Por ello,
antes de responder a cualquier pregunta, inspección, citación o
solicitud extraordinaria del gobierno, los empleados deberán
ponerse en contacto con el departamento legal.
Información a la comunidad Los departamentos de comunicaciones
corporativas y relaciones con los inversionistas aseguran que las
solicitudes de información se administren de forma apropiada y
sistemática. Si algún empleado fuera contactado para conceder
una entrevista con los medios, con un analista o ante cualquier otra
persona, deberá ponerse en contacto con uno de estos dos
departamentos.
NOTA
De conformidad con las leyes federales y
estatales de Estados Unidos, los empleados no
podrán comercializar títulos valores ni ningún
otro tipo de bienes basándose en la información
confidencial que reciben en su trabajo. También
se prohíbe influenciar o hacer recomendaciones
a otras personas basándose en esta información
confidencial.
Influenciar o hacer recomendaciones a otras
personas en función de la información
confidencial es también una conducta prohibida.
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Código de Conducta
Recursos y declaración
De la misma forma en que dependemos unos
de otros para formar una organización exitosa
y perdurable, también lo hacemos a la hora de
ayudarnos a mantener nuestro compromiso a
fin de hacer lo correcto. La siguiente sección
contiene recursos clave, a los que todos
podemos recurrir, y una declaración final de
nuestro compromiso personal.
43
Código de Conducta
Preguntas frecuentes
P: Algunos de los gastos que mi gerente ha incluido en
el informe de gastos no parecen tener relación con el
trabajo. ¿Debo procesar el informe de todos modos?
R: Si usted considera que algunos de los gastos no
corresponden, lo primero que debe hacer es pedirle
explicaciones a su gerente. Si tras escuchar las
explicaciones sigue considerando que los gastos no
son procedentes, lo mejor será consultar con otros
sectores tales como el departamento legal o la línea
de ayuda sobre temas éticos.
P: Cumplir con uno de nuestros proyectos nos ha llevado
más tiempo del pensado y eso nos ha hecho exceder
el presupuesto. ¿Podemos transferir esos gastos
adicionales a otro proyecto similar en el que estamos
trabajando?
R: No. Nuestros registros deben ser siempre claros y
veraces, y deben reflejar el trabajo real. No está
permitido alterar esta información.
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Código de Conducta
P: Uno de mis compañeros de trabajo suele referirse a
un empleado nuevo con sobrenombres degradantes
que, por lo general, se asocian a su país de origen.
¿Qué debo hacer?
R: El Código de la empresa no permite que se trate de
forma degradante a otra persona sobre la base de su
sexo, raza, nacionalidad, religión, orientación sexual,
edad, incapacidad, condición de veterano, estado
civil u otras clasificaciones personales. Por favor,
comente su inquietud al gerente para que pueda
resolverse el tema.
P: Uno de mis compañeros de trabajo insiste en crear
una relación social con una de mis colegas y amigas,
aunque ella siempre le demuestra que no le gustan
ese tipo de avances. Si bien este tema no es de mi
incumbencia, creo que mi compañero no se está
comportando de una forma apropiada. ¿Qué debo
hacer?
R: Cada uno de los empleados desempeña un papel
esencial en la creación de un entorno laboral donde
reine el respeto. Usted podría recomendarle a su amiga
que hable con su compañero de trabajo otra vez y si
el comportamiento se repite, sugiérale que presente
el caso ante el departamento de recursos humanos.
45
Código de Conducta
Preguntas frecuentes (cont.)
P: Durante el almuerzo, un empleado hizo una broma
sobre una determinada nacionalidad y una de las
personas del grupo se sintió ofendida. ¿Se permite
este tipo de comentario?
R: Se considera inapropiada toda actitud relacionada
con sexo, raza, creencia religiosa, etc., que incomode
a los demás. Dentro de estas actitudes inapropiadas
se incluye el envío de mensajes de correo electrónico,
fotos, bromas u cualquier otro tipo de material que
pudiera ser ofensivo.
P: En el primer piso hay varios cables sueltos y creo
que es peligroso porque alguien podría salir herido.
¿A quién debería informar sobre este asunto?
R: Ante cualquier condición insegura, los empleados
deben ponerse en contacto con el departamento de
mantenimiento.
46
Código de Conducta
P: Uno de los empleados contrató los servicios de la
empresa de catering de un familiar suyo para una
reunión de negocios sin contar con una autorización
previa. ¿Se permite este modo de proceder?
R: En ocasiones, está permitido contratar los servicios de
un familiar o amigo, por ejemplo cuando se trata de un
proveedor que ofrece el mejor precio. Sin embargo, en
estos casos es necesario contar con un permiso previo
para evitar conflictos de intereses.
P: Me gustaría ser voluntario para ayudar a que Habitat
for Humanity construya viviendas para la comunidad.
Pero para poder hacerlo debería tomar algunas horas
de mi trabajo habitual. ¿Cuenta la empresa con alguna
política especial para los empleados que trabajan
como voluntarios en otras entidades?
R: Debería hablar con el gerente para ver de qué forma
se puede encontrar un equilibrio entre sus tareas de
voluntariado y sus compromisos y prioridades laborales.
47
Código de Conducta
Preguntas frecuentes (cont.)
P: Un proveedor me ha invitado a concurrir a un simposio
de la industria durante tres días, con todos los gastos
pagos. Se trata de un simposio en el que se realizarán
actividades educativas durante cuatro horas al día y
el resto del tiempo se lo dedicarán a actividades
recreativas. ¿Puedo concurrir?
R: No sería apropiado que acudiera a este evento porque
podría verse como un intento de influir en su poder de
decisión. Hable con el gerente antes de aceptar la
invitación.
P: Estoy negociando un contrato con un posible
proveedor que me ha ofrecido dos entradas para
asistir a uno de los partidos del mundial de fútbol.
¿Puedo aceptarlas?
R: Si las entradas cuestan más que el valor nominal, no
debería aceptarlas. Es importante tener en cuenta
que los regalos que ofrecen los posibles proveedores
pueden crear un conflicto de intereses.
48
Código de Conducta
P: Un socio comercial me ha invitado a cenar a su casa.
¿Cuál es la política de la empresa con respecto a este
tipo de invitaciones? ¿Puedo concurrir?
R: En algunas culturas este tipo de invitaciones es una
parte esencial de las relaciones comerciales. Por lo tanto,
lo mejor será que comente el caso con el gerente para
asegurar la transparencia de su relación con este socio
comercial.
P: Soy muy amigo de uno de nuestros clientes y siempre
acostumbramos hacernos regalos importantes en las
épocas festivas, pero yo no trabajo en la cuenta de mi
amigo. ¿Podemos continuar con nuestra tradición de
hacernos este tipo de regalos?
R: No habría problema en que acepte estos regalos si
se trata de regalos personales que de ningún modo
podrían afectar su capacidad de decisión, ni parecer
que podrían hacerlo. De todos modos, para estar
seguro, lo mejor será comentar el caso con el gerente.
49
Código de Conducta
Recursos de ayuda para cumplir con
nuestro compromiso
Usted no está solo en esto. Este documento describe las obligaciones
y responsabilidades con las que se debe cumplir para acatar el
Código de Conducta de la empresa. A continuación, se exhibe una
lista de las personas a las que puede recurrir para que lo ayuden a
cumplir con este compromiso. Si tuviera alguna duda o inquietud,
la primera persona a la que debe recurrir es el supervisor. Si no se
sintiera cómodo recurriendo al supervisor, podrá remitirse a uno de
los siguientes recursos. Lo importante es que comunique su inquietud.
Recuerde que First Data no tolerará las medidas adversas contra las
personas que hagan algún tipo de denuncia de buena fe.
50
Código de Conducta
Línea de ayuda sobre temas éticos
800-337-3366 (Estados Unidos/Canadá)
08-000328483 (Reino Unido)
1-800-339276 (Australia)
00800-12-6576 (Grecia)
0-800-444-8084 (Argentina)
Para conocer otros números gratuitos internacionales,
consulte FirstWeb.
Preguntas sobre el Código de Conducta
[email protected]
Línea directa de seguridad y privacidad de
los datos (atención durante las 24 horas)
Se aceptan llamadas con cobro revertido
402-777-2911
888-427-4468
Asesor legal de First Data
303-967-5670
Jefe de cumplimiento y privacidad de First Data
303-967-5186
Presidente y director general de First Data
303-967-8010
Presidente del comité de auditorías de First Data
1-888-997 (Estados Unidos/Canadá)
FirstWeb — Políticas de FDC
www.myfirstweb.1dc.com
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Aceptación del Empleado(a)
He leído, comprendido y estoy de acuerdo en cumplir con el
Código de Conducta de First Data.
Firma
Nombre (en letras de imprenta)
Cortar a lo largo de la línea punteada
Cargo del empleado
Teléfono laboral
Número de identificación
Dirección de correo electrónico de FDC (si la tuviere)
Nombre del empleador
Fecha
Empleados: Entregar la aceptación firmada al representante de recursos
humanos de su área. Este documento se archivará en el legajo del
empleado. Para sus registros, guarde una copia de este documento.
Información exigida por el Código de Conducta de la empresa
A continuación, indique todos sus conflictos de intereses reales o posibles
y los cargos de director, agente u otras posiciones que ocupe en empresas
u organizaciones que no sean controladas por First Data Corporation o
sus subsidiarias. Debe especificar estos puestos aun en el caso de que los
desempeñe a pedido o con permiso de la empresa. No hace falta especificar
los puestos que ocupe en organizaciones de beneficencia o comunitarias, o en
cooperativas cuyas actividades no entren en conflicto con los intereses de su
empleador y que no le exijan demasiado tiempo. El espacio que se ofrece más
abajo también puede utilizarse para hacer preguntas o comentarios.
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comerciales relacionadas, son propiedad de First Data Corporation y
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