DFOE-284 - Contraloría General de la República

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
MEMORANDO
Para:
Gerentes de Área.
De:
Lic. Walter Ramírez Ramírez.
Asunto:
Aplicación de la Tabla de Plazos.
Fecha:
29 de setiembre, 2003.
DFOE-284
Con el propósito de que se continúe con la aplicación de la Tabla de plazos de
selección y eliminación de documentos, adjunto encontrarán copia del oficio DI-SI-379
del pasado 22 de setiembre, mediante el cual se comunica a esta Gerencia el acuerdo
tomado por el Comité de Selección y Eliminación de Documentos de esta Contraloría
General, en la sesión 4-2003, del 20 de agosto del presente año.
WRR
Ce:
Copiador
C OMITÉ I NSTI TUCION AL DE S ELECCI ÓN
D OCUMENTOS
Y
E LIMIN ACIÓ N
DE
Al contestar favor
Referirse al No. 10455
22 de setiembre de 2003
DI-SI-379
Licenciado
Walter Ramírez Ramírez
Gerente
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Estimado señor:
Asunto: Aprobación y aplicación de la Tabla de Plazos.
Para los fines consiguientes, se remite el acuerdo tomado por el
Comité de Selección y Eliminación de Documentos de esta Contraloría
General en la sesión 4-2003 celebrada el 20 de agosto del presente
año:
“Artículo 4 .../ Acuerdo Nº 2: Comunicar a la Gerencia de la División de
Fiscalización Evaluativa y Operativa, como complemento a la nota DI-SI 132 del
10 de abril del presente año, la aprobación de la Tabla de Plazos de esa División
por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, y
recomendar su aplicación para efectos de archivo en todas la Áreas de esa
División.”.
Atentamente,
Licda. Rosa Laura Monge Rojas
Lic. Jorge Sánchez Alfaro
Presidenta
Secretario
http://www.cgr.go.cr
Correo Electronico: [email protected]
Tel. (506) 220 3120
Fax. (506) 220 4385
Apto. 1179-1000, San José, Costa Rica
C OMITÉ I NSTI TUCION AL DE S ELECCI ÓN
D OCUMENTOS
Y
E LIMIN ACIÓ N
DE
Lic. Oscar Castro Ulloa
Asesor Legal
Adjunto: Fotocopia de la Tabla de Plazos de Selección y Eliminación de
documentos de la DFOE
ci:
Lic. Luis Fernando Vargas Benavides
Contralor General de la República
Máster Norman Villalobos Martínez
Gerente, División de Desarrollo Institucional
Lic. Manuel Martínez Sequeira
Gerente, División de Asesoría y Gestión Jurídica
Antecedentes CISED
Archivo Central
Copiador
amr
http://www.cgr.go.cr
Correo Electronico: [email protected]
Tel. (506) 220 3120
Fax. (506) 220 4385
Apto. 1179-1000, San José, Costa Rica
C OMITÉ I NSTI TUCION AL DE S ELECCI ÓN
D OCUMENTOS
Y
E LIMIN ACIÓ N
DE
Al contestar favor
Referirse al No.3744
10 de abril de 2003
DI-SI-132
Señora
Ana Virginia García de Benedictis
Directora Ejecutiva
COMISION NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACION
DE DOCUMENTOS
ARCHIVO NACIONAL
Estimada señora:
Asunto: Tabla de plazos aprobada por la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos y su inmediata aplicación.
Con el propósito de que lo someta a conocimiento de los miembros de
esa Comisión, se remiten los acuerdos tomados por este Comité de
Selección y Eliminación de Documentos, en la sesión 2-2003 del 31 de
marzo del presente año:
“Acuerdo N° 1: Dar acuse recibo del oficio CNSED-27-2003 del 26 de
marzo del 2003, mediante el cual se informa la aprobación por parte
de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la División
de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en las sesiones Nos. 2-2003 y
4-2003 celebradas por esa Comisión. Asimismo, iniciar de inmediato
el trámite pertinente para aplicar la citada tabla de plazos aprobada
por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.”
“Acuerdo No. 2: Solicitar a la Dirección General del Archivo Nacional la
transferencia de los documentos a ese Archivo declarados con valor
científico-cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos, en las sesiones Nos. 2-2003 y 4-2003 celebradas por
esa Comisión, según se indica en la nota CNSED 27-2003 del 26 de
marzo del 2003, a saber: Informes de fiscalización, Estudios de
Relaciones de Hechos, Informes de ejecución y liquidación
presupuestaria y Liquidaciones del presupuesto ordinario y
extraordinario de la República. Lo anterior de conformidad con lo que
se establece en los artículos 4° y 46° de la Ley 7202, en los artículos
3°, 62°, 63° y 64° del Reglamento a la citada Ley y en la publicación
realizada por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes en la
Gaceta No 195 del 10 de Octubre del año 2002.”
Atentamente,
Licda. Rosa Laura Monge Rojas
Lic. Jorge Sánchez Alfaro
Presidenta
Secretario
Lic. Oscar Castro Ulloa, Lic.
Asesor Legal
ci:
Lic. Luis Fernando Vargas Benavides
Contralor General de la República
Máster Norman Villalobos Martínez
Gerente, División de Desarrollo Institucional
Lic. Walter Ramírez Ramírez
Gerente, División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Lic. Manuel Martínez Sequeira
Gerente, División de Asesoría y Gestión Jurídica
Antecedentes CISED
Archivo Central
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Confeccionado por:
DIVISIÓN: DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
1
Informes de
fiscalización.
(auditoría y
presupuestarios)
ORIGINAL
O COPIA
Original
Copia
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
Archivo Central
Las instituciones y
personas
involucradas y el
Archivo Central
BREVE CONTENIDO
Sí
Es el
resultado de un estudio
(Desde el año (auditoría
operativa,
evaluativa,
1996)
estudio especial, atención de denuncia
y análisis presupuestario) efectuado en
una institución sujeta a fiscalización,
sobre diferentes aspectos relacionados
con la Hacienda Pública.
Lic.Marcos Rodríguez Morales
Lic. Jorge Sánchez Alfaro
Fecha: 05 de diciembre del 2002
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
1968-2000
5
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
5 años
informes de
auditoría
ARCHIVO
CENTRAL
10
2 años
informes de
presupuesto
Se mantiene
mientras se
realiza el
estudio
15
OBSERVACIONES
Estos
documentos
se
encuentran
debidamente
empastados y ordenados por
número de informe y fecha con
su respectivo índice. Se incluye
original de la nota de remisión
del fiscalizador al gerente
respectivo y copia de las notas
de remisión a los destinatarios.
Forman parte de la serie
“Informes de fiscalización”.
Se considera como documento
histórico- cultural.
Forman parte de la serie
“Consecutivo Institucional de
correspondencia general” y
están ordenadas por el número
de oficio de la nota de
remisión.
Incluyen
como
antecedentes; los documentos
que dieron origen al estudio,
copia de la nota de remisión del
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
ORIGINAL
O COPIA
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
BREVE CONTENIDO
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
OBSERVACIONES
ARCHIVO
CENTRAL
fiscalizador al Gerente y copias
de las notas de remisión a los
destinatarios. Se conservan en
esta serie ya que es necesario
contar con un consecutivo
institucional para facilitar la
consulta.
2
Expedientes de
papeles de trabajo
de los informes de
auditoría.
Original
Archivo Central
No
Documentos
de
evidencia,
información y análisis del estudio
realizado en la institución fiscalizada y
que dan origen al informe.
1986-2001
10
Se
mantiene
mientras se
realiza el
estudio
10
Estos documentos forman parte
de una serie denominada
“Papeles
de
trabajo
de
Informes de Auditoría” los
cuales están archivados en
legajos que incluyen la copia
de la solicitud del informe y
original de respuesta, cédulas
de trabajo, resultados de
entrevistas,
cuestionarios,
fotocopias y otros asuntos
relacionados con el estudio (se
producen en clase textual,
audiovisual y legible por
máquina). Están ordenados
numérica y cronológicamente.
(Valorado por el Archivo
Nacional según consta en la
Nota No. 318 del 3 de julio de
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
ORIGINAL
O COPIA
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
BREVE CONTENIDO
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
OBSERVACIONES
ARCHIVO
CENTRAL
1981.)
3
4
Relaciones de
Hechos
Expediente de
papeles de trabajo
de las Relaciones
de Hechos
Original
La División de
Asesoría y Gestión
Jurídica de la
Contraloría
General,
la
institución
fiscalizada o el
Ministerio Público.
Copia
Instituciones y
personas
involucradas y el
Archivo Central
Original
Archivo Central
Sí
(Sólo el
oficio de
remisión
desde el año
1996)
Es el resultado de un estudio realizado
a una Institución sujeta a fiscalización
en el cual se hace una relación clara,
precisa y circunstanciada de los
hechos o actos anómalos o irregulares
detectados. (Decreto 27974-MP-H,
Gaceta 138 del 16-7-99)
1995-2000
0.20
5
10
No
Documentos
de
evidencia,
información y análisis y otros asuntos
relacionados con el estudio que dio
origen a la Relación de Hechos.
1995-2001
2
Se
mantiene
mientras se
realiza el
15
La copia del archivo incluye
original de la nota de remisión
del fiscalizador al Gerente y
copias de las notas de remisión
a
los destinatarios. Se
encuentran
debidamente
empastados y ordenados por
número de relación de hechos y
fecha con su respectivo índice.
Se considera como documento
histórico-cultural.
(Estos documentos son de
carácter muy delicado ya que
en ellos se mencionan nombres
de personas presuntamente
involucradas
en
actos
irregulares y que deben ser
analizados y fallados por las
instancias correspondientes. Se
deben mantener en custodia
hasta que se resuelva en firme
el caso en la instancia que
proceda. )
Estos documentos forman parte
de una serie denominada
“Papeles
de
trabajo
de
Relaciones de Hechos” los
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
5
Expediente de
papeles de trabajo
de análisis
presupuestario
ORIGINAL
O COPIA
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
Original
La Institución
interesada
Copia
Archivo Central.
Sí
(Sólo el
oficio de
remisión
desde el año
2000)
BREVE CONTENIDO
Documentos de la Administración que
activan el proceso presupuestario
incluyendo
documentos
de
información y análisis del presupuesto
ordinario, de modificaciones al
presupuesto, y de presupuestos
extraordinarios.
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
1973-2000
25
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
estudio
ARCHIVO
CENTRAL
2
8
OBSERVACIONES
cuales están archivados en
legajos
que incluyen los
documentos que dieron origen
al estudio, original de la
respuesta, cédulas de trabajo,
resultados
de
entrevistas,
cuestionarios, fotocopias y
otros asuntos relacionados con
el estudio (se producen en clase
textual, audiovisual y legible
por máquina). Están ordenados
numérica y cronológicamente.
(Se deben mantener en custodia
hasta que se resuelva en firme
el caso en la instancia que
proceda.)
Estos documentos forman parte
de una serie denominada
“Expedientes presupuestarios”
y están conformados por la
copia del informe, copia de la
nota de remisión donde consta
el resultado del análisis
respectivo,
copia
del
documento
presupuestario
enviado por la institución y
documentos de información
que sirvieron de base para el
análisis.
Están
ordenados
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
ORIGINAL
O COPIA
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
BREVE CONTENIDO
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
6
7
Correspondencia
presupuestaria
Expedientes de
condenatorias de
los Tribunales de
Justicia contra
Entidades
Públicas.
Original
La Institución
destinataria
copia
Archivo Central
Original
Archivo de
Gestión
copia
La Institución
afectada
OBSERVACIONES
ARCHIVO
CENTRAL
Sí
(Sólo los
oficios
despachados
desde el año
2000)
Oficios despachados por la División
de
Fiscalización
Evaluativa
y
Operativa
a
las
Instituciones
fiscalizadas y los originales recibidos
que forman parte de los antecedentes
relacionados
con
la
materia
presupuestaria.
1986-2000
5
2
8
Sí
(Sólo los
oficios
despachados
desde el año
2000)
Comunicados
recibidos
sobre
condenas en firme estableciadas por
los Tribunales de Justicia a
instituciones públicas en procesos
ordinarios y laborales. Incluye oficios
relacionados con el contenido
presupuestario para cancelar la
obligación establecida por los
tribunales.
1990-2002
1
5
1
numérica y cronológicamente
por Institución
(Valorado por el Archivo
Nacional según consta en la
Nota No. 741 del 25 de junio
de 1991, informe 8-91).
Estos legajos contienen copia
de los oficios despachados y
como antecedentes los oficios
enviados por las instituciones
fiscalizadas que presentan
alguna gestión relaciona con la
materia presupuestaria. Están
ordenados
numérica
y
cronológicamente
por
institución y forman parte de la
serie
“Expedientes
presupuestarios” para facilitar
la consulta.
Contienen
el
documento
original enviado por el Juzgado
y copia del oficio despachado.
Se archivan en una serie
denominada
“Sentencias”
ordenadas numéricamente por
instituciones. (Se encuentran
archivados en la Unidad
Productora)
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
8
9
10
ORIGINAL
O COPIA
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
Expediente de
Informes de
Ejecución
Presupuestaria y
liquidación
Original
La Institución
fiscalizada
Copia
Archivo Central
Expediente de
papeles de trabajo
de la Calificación
de Idoneidad
Original
La Institución
destinataria
Copia
Archivo Central
Expediente de
Proyectos de
Copia
El Ministerio de
Hacienda
BREVE CONTENIDO
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
Sí
(Sólo el
oficio de
remisión,
desde el año
2000)
Informes de ejecución presupuestaria
enviados por las Instituciones sujetas a
fiscalización que contienen el detalle
de
los
ingresos
y
egresos
presupuestados y reales por trimestre o
semestre y el final. Asimismo la
respectiva liquidación.
1973-2000
7
ARCHIVO
GESTION
2
ARCHIVO
CENTRAL
8
Sí
(Sólo el
oficio de
remisión,
desde el año
2000)
Calificación
emitida
por
la
Contraloría General de la República
por mandato de las leyes 7730, 7755 y
7972 como requisito para que las
entidades privadas puedan manejar
recursos públicos.
1999-2002
2
2
3
Sí
(Sólo los
Papeles de trabajo relacionados con
las modificaciones presupuestarias
1996-2000
0.20
2
8
OBSERVACIONES
Estos legajos contienen copia
de la nota donde consta el
resultado
del
estudio
respectivo, el análisis hecho
por el fiscalizador y el original
del documento enviado por la
institución. Se archivan en la
serie
“Expedientes
presupuestarios” para facilitar
la consulta y están ordenados
numérica y cronológicamente
por institución.
(Valorado por el Archivo
Nacional según consta en la
Nota No. 741 del 25 de junio
de 1991, informe 8-91)
Estos
documentos
están
archivados
en
carpetas
ordenadas alfabéticamente por
institución. Contienen la copia
de la nota donde consta el
resultado del análisis respectivo
y todos los documentos que
sirvieron de apoyo para emitir
la certificación. (Actualmente
se encuentran en la Unidad
Productora)
Estos documentos forman parte
de una serie denominada
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
ORIGINAL
O COPIA
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
BREVE CONTENIDO
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
Decretos
Ejecutivos para
modificar el
Presupuesto de la
República.
11
Expediente de
modificaciones
internas al
Prespuesto de la
Asamblea
Legislativa,
Contraloría
General de la
República,
Defensoría de los
Habitantes y el
Poder Judicial
oficios desde realizadas al
el año 2000) República.
Original
Archivo Central.
Original
Institución u
Órgano
involucrado
Copia
Archivo Central
Sí
(Sólo los
oficios desde
el año 2000)
Presupuesto
de
ARCHIVO
CENTRAL
la
Papeles de trabajo relacionados con
las modificaciones presupuestarias
realizadas al Presupuesto de la
Asamblea Legislativa, Contraloría
General de la República, Defensoría
de los Habitantes y el Poder Judicial
1996-2000
0.20
2
OBSERVACIONES
8
“Expedientes presupuestarios”
y están conformados por la
copia de la nota de remisión
donde consta el resultado del
análisis respectivo, copia del
documento
presupuestario
enviado por la Oficina de
Presupuesto
Nacional
y
documentos de información
que sirvieron de base para el
análisis.
Están
ordenados
numérica y cronológicamente.
Estos documentos forman parte
de una serie denominada
“Expedientes presupuestarios”
y están conformados por la
copia de la nota de remisión
donde consta el resultado del
análisis respectivo, copia del
documento
presupuestario
enviado por la institución u
órgano
involucrado
y
documentos de información
que sirvieron de base para el
análisis.
Están
ordenados
numérica y cronológicamente
por institución.
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
12
Correspondencia
con órganos del
Gobierno Central
ORIGINAL
O COPIA
Original
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
Órganos del
Gobierno Central
Archivo Central.
14
Liquidación del
Presupuesto
ordinario y
extraordinario de
la República.
Original
El Ministerio de
Hacienda
Copia
Archivo Central
Informes de
proyectos internos
Original
Las Unidades
Administrativas
productoras
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
Sí
(Sólo los
oficios desde
el año 2000)
Oficios varios relacionados con:
autorizaciones
de
clasificación
presupuestaria, compra de artículos o
suministros,
devolución
de
documentos
de
ejecución
presupuestaria, entre otros.
1996-2000
1
2
8
No
Liquidación anual de los ingresos y
egresos del Presupuesto Ordinario y
extraordinario de la República.
1950-2000
0.80
1
10
Sí
Documentos sobre los resultados
(desde el año obtenidos
en
estudios
o
2000)
investigaciones internas que se
realizan para crear, desarrollar o
mejorar
los
instrumentos,
procedimientos y metodologías de
trabajo. Incluyen propuestas o
recomendaciones para
efectuar
cambios en las diferentes labores que
se realizan.
1995-2001
0.10
1
4
Copia
13
BREVE CONTENIDO
OBSERVACIONES
Estos oficios están archivados
en carpetas clasificadas por
institución y contienen copia de
las
notas
despachadas
incluyendo sus respectivos
antecedentes. Están ordenados
por número y por fecha.
Estos
documentos
se
encuentran empastados en
volúmenes organizados por
Títulos,
Programas
y
Actividades del Presupuesto y
están
ordenados
cronológicamente.
Se
considera como documento
histórico- cultural.
Se archivan en carpetas
organizadas por tipo y nombre
del
proyecto. Se ordenan
cronológicamente.
N
TIPO
°
DOCUMENTAL
DE
ORDEN
15
16
Certificación de
Ingresos
Correspondencia
interna
ORIGINAL
O COPIA
Original
El Ministerio de
Hacienda
Copia
Archivo Central
Original
Las Unidades
Administrativas
destinatarias.
Unidad
Administrativa
productora
Las Unidades
Administrativas
interesadas.
copia
17
Expediente de
referencia jurídica
y administrativa.
Original y
Copia
Comité de Selección
-
CUAL OFICINA
ESTA
TIENE
AUTOMATI
ORIGINAL O
ZADO
COPIA
Licda. Rosa Laura Monge Rojas
Lic. Oscar Castro Ulloa
BREVE CONTENIDO
Sí
Oficio de respuesta a la solicitud del
(desde el año Ministerio de Hacienda para que se le
2000)
certifique la efectividad fiscal de los
ingresos corrientes del Presupuesto
Nacional. Parte de este oficio consiste
en un cuadro que comprende los
montos de la estimación de cada una
de las rentas incluidas en el
Presupuesto Nacional.
Sí
Correspondencia interna sobre asuntos
(desde el año varios administrativos relacionados
2000)
con la función fiscalizadora.
No
Documentos
de
tipo
jurídicoadministrativo relacionados con la
función de fiscalización de la
Contraloría General.
FECHAS
CANTIDAD
EXTREMAS POR AÑO
(En Archivo
(Metros
Central)
lineales)
VIGENCIA
ADMINISTRATIVA
LEGAL
ARCHIVO
GESTION
Se
mantiene
mientras se
realiza el
estudio
ARCHIVO
CENTRAL
15
OBSERVACIONES
1994-2002
0.10
Forman parte de la serie
“Consecutivo institucional de
correspondencia general” y
están ordenadas por el número
de oficio de remisión y por año.
1980-2000
0.50
5
5
Se archivan en volúmenes
ordenados por número interno
de despacho y por fecha.
---
0.20
Permanente
----
Estos legajos se componen de
circulares, leyes, convenciones
colectivas, documentos sobre
préstamos,
fideicomisos,
estatutos y otros (copias y
originales)
Se
mantienen
únicamente
en
el
Area
respectiva.
Responsable Unidad Productora: Lic. Walter Ramírez Ramírez, Gerente División.
-
Lic. Jorge Sánchez Afaro
Aprobada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
en la sesión No. 4-2003 del 19 de marzo del 2003 y modificado en oficio CNSED-46-2003 (Ni. 11331)