7.4. diseño de salida impresa

ANÁLISIS DE SISTEMAS
Por:
Ing. Tanya Recalde Ch.
CAPÍTULO 7
DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA
DE CÓMPUTO
7.1. INTRODUCCIÓN
Una de las características más
importantes para los usuarios de un
sistema de información es la salida
que este produce. Si la salida no
tiene calidad, entonces todo el
sistema puede parecer a los usuarios
tan poco necesarios que evitarán
usarlo y puede fracasar el proyecto.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
Cuando los analistas diseñan la salida,
ellos:
 Identifican la salida específica que es
necesaria
para
satisfacer
los
requerimientos de información.
 Seleccionan
los métodos para
presentar la información.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
Crean los documentos, reportes u
otros formatos que contienen la
información producida por el sistema.
Los métodos de salida varían a través de
los sistemas. Puede tratarse de solo
una recuperación de datos o caso
contrario, que demande de algún
procedimiento más complejo

7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
Objetivos de la salida.

Expresar información relacionada con
actividades pasadas, estado actual o
proyecciones para el futuro.
Señalar
eventos
importantes,
oportunidades,
problemas
o
advertencias.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR
NECESIDADES DE SALIDA
SISTEMA


LAS
DEL
Iniciar una acción.
Confirmar una acción.
El buen diseño de la salida de los
sistemas, no puede ser desarrollado
en forma independiente del uso que
se dará a la salida.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
El
desarrollo
de
prototipos
de
aplicaciones, a menudo los analistas
desarrollan pantallas de salidas para
permitir que los usuarios reaccionen
tanto al contenido como a la forma de
la salida, tomando en consideración
la manera en que harán uso de ella.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
Tipos de salida.La salida del sistema puede ser:
 Un reporte.
 Un documento.
 Un mensaje.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
El contenido de la salida tiene su origen
en las siguientes fuentes:
 Recuperación de un dispositivo de
almacenamiento.
 Transmisión desde un proceso o
actividad del sistema.
 Directamente desde una fuente de
entrada.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
Aspectos importantes de la salida.

¿Quiénes recibirán la salida?.
¿Cuál es el uso que se le pretende
dar?.
7.2. CÓMO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA



¿Cuántos detalles son necesarios?.
¿Cuándo y con qué frecuencia es
necesaria la salida?
¿Qué método utilizar?
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
¿Puede usted capturar la atención de los
usuarios sobre las características de
la información contenida en la salida
de una computadora?. La forma en
que se presenta la información
determinará si la salida es clara y
comprensible.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Formato Tabular.En general, los usuarios finales están
acostumbrados
a
recibir
la
información en formas de tablas.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
El formato tabular debe utilizarse bajo las
siguientes condiciones:
 Cuando los detalles dominan y son
necesarios pocos comentarios.
 Cunado los detalles son presentados
en categorías discretas
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN


LA
Cuando cada categoría debe tener
una etiqueta.
Cuando se deben obtener totales o
realizar comparaciones entre diversos
componentes.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Se desea presentar la información en un
formato que presente los detalles en
un orden significativo (quizás de
mayor a menor, por código o
alfabéticamente), aquel donde estos
sean más sencillos de localizar.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Hay que evitar atestar de detalles los
reportes. Es la queja más común:
“Ahogados en datos, muertos de sed
por información”
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
LISTADO DE PEDIDOS DE CLIENTES EN PROCESO
FEBRERO 1 DE 2005
CLIENTE
ORDEN DE
TRABAJO
NÚMERO
DE PEDIDO
FECHA DE
VENCIMIENT
O
MONTO
TIPO
ARBOGAST MATERIALS
15678
248-D
10-12-2004
41,345.98
ALMACEN
ARBOGAST MATERIALS
26645
835-L
10-23-2004
98,748.98
CLIENTE
ARBOGAST MATERIALS
28840
840-L
10-31-2004
15, 434.15
ALMACEN
BORGUST CO
9865
78-D-9873
09-15-2004
11,568.32
ALMACEN
BORGUST CO
11064
78-D-0032
09-20-2004
11,568.32
CLIENTE
CARLOTON SUPPLY CORP
56488
42517S
31-12-2004
78,546.14
ALMACEN
CARLOTON SUPPLY CORP
25784
54784T
15-01-2005
5,564.23
CLIENTE
CARLOTON SUPPLY CORP
31459
21382MN
10-01-2005
14,064.25
ALMACEN
DENTON DISTRIBUTING
758
25891MN
10-15-2005
4,078.55
CLIENTE
DENTON DISTRIBUTING
54789
45891MT
10-20-2005
54,658.55
CLIENTE
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
LISTADO DE PEDIDOS DE CLIENTES EN PROCESO
FEBRERO 1 DE 2005
CLIENTE
ARBOGAST
MATERIALS
ORDEN DE
TRABAJO
NÚMERO
DE PEDIDO
FECHA DE
VENCIMIENT
O
26645
835-L
10-23-2004
MONTO
98,748.98
TIPO
CLIENTE
98,748.98
15678
248-D
10-12-2004
41,345.98
28840
840-L
10-31-2004
15, 434.15
ALMACEN
56,780.13
BORGUST CO
9865
78-D-9873
09-15-2004
11,568.32
ALMACEN
11,568.32
11064
78-D-0032
09-20-2004
11,568.32
11,568.32
CLIENTE
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
El primer paso que debe considerarse al
abordar el diseño de la salida es
evitar los datos innecesarios. El
siguiente paso es seleccionar las
características que mejorarán la
claridad.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Formato gráfico.Existen en el mercado un sinnúmero de
herramientas gráficas para diseñar de
mejor manera la salida.
El uso de gráficos ayudarán a mejorar la
comprensión sobre ciertos temas,
sobretodo estadísticos.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Los tipos de gráficas comúnmente
usadas:
 Gráfica de sectores
 Gráfica de curvas
 Gráfica de escalones o superficie
 Gráfica de barras y columnas
 Mapas
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
ENERO
90
80
FEBRERO
70
60
50
M ARZ O
Est e
40
Oe st e
30
Nor t e
20
10
0
1e r
2 do
3er
4t o
t r i m.
t r i m.
t r i m.
t r i m.
M ARZO
Ser ie3
FEBRERO
Ser ie2
Ser ie1
ENERO
0
20
40
60
80
10 0
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Las gráficas son como las señales de las
carreteras: deben hacer notar su
objetivo con rapidez al lector o de lo
contrario este perderá el interés. En
consecuencia debe usar pocas
palabras.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Uso de Iconos.Los íconos son la representación gráfica
de las entidades descritas por los
datos.
Los íconos comunican información en
forma
inmediata
cuando
son
seleccionados en forma apropiada.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Los siguientes lineamientos sugieren
cuando y como utilizar los íconos en
el diseño de sistemas:
 Seleccionar los íconos que serán
reconocidos y comprendidos en
forma inmediata por los usuarios.
 Utilice etiqueta solo si no son iconos
universalmente reconocidos.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN




LA
Utilice
el
mismo
icono
para
representar la misma información a
través de toda la salida.
Evite el empleo de etiquetas.
Distribúyalos de manera que evite la
aglomeración de íconos.
Mantenga la escala en el tamaño de
los objetos representados.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Uso de Iconos.Los íconos son la representación gráfica
de las entidades descritas por los
datos.
Los íconos comunican información en
forma
inmediata
cuando
son
seleccionados en forma apropiada.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Presentación en color.Actualmente hay muchas facilidades
para
la
presentación
de
la
información utilizando colores.
Se recomienda no abusar en el número
de colores. Se debe combinar los
colores.
7.3.
CÓMO
PRESENTAR
INFORMACIÓN
LA
Tome en cuenta que ni las gráficas ni el
uso de colores rescatan un diseño
pobre.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
El analista debe buscar el empleo de
solo aquellas salidas impresas que
son absolutamente necesarias. Hasta
donde sea posible, el desarrollo de un
sistema de información basado en
computadora debe reducir, no
aumentar, el número de reportes
impresos.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Reportes Impresos.Los reportes impresos varían en tamaño,
aunque los analistas a menudo
emplean los siguientes tamaños
estándares: A4 (210 x 297mm), carta
(216 x 279mm), entre las más
utilizadas.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Métodos para la salida impresa.Este método es más eficaz para integrar
gráfica y texto.
Hay que tomar en cuenta el ahorro de
papel por la tendencia de preservar
los recursos naturales.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Formas especiales.Una de las más comunes es la forma
preimpresa que está diseñada para incluir
símbolos especiales y marcas registradas
de la organización, y que se imprime con
varios colores, los que dependen de los
requerimientos establecimientos por el
analista o usuario.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Entre
las
situaciones
más
representativas
donde
debe
considerarse el uso de formas
preimpresas, se encuentran las
siguientes:
 Reglamentos
o
requerimientos
legales que obligan al uso de formas
preimpresas.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA



Destinatarios que esperan un formato
estándar
La inclusión del logotipo de la
organización, una marca registrada o
símbolo que debe estar incluido en la
forma.
Trabajo artístico o gráficas.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Copias múltiples de la salida.Se debe tener en cuenta cuando la
información impresa se debe sacar
copia o imprimir utilizando papel
carbón:
1. Copias sin papel carbón
2. Copias con papel carbón
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Documentos de retorno.Este método es más eficaz para integrar
gráfica y texto.
Hay que tomar en cuenta el ahorro de
papel por la tendencia de preservar
los recursos naturales.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Desarrollo de una plantilla para la
salida impresa.La plantilla de salida es la distribución de
objetos en el medio de salida.
La plantilla debe mostrar la localización
y posición de la información variable y
preimpresas.
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA

Toda la información variable:
Detalles.
Resúmenes y totales.
Marcas de control
Separadores
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA

Todos los detalles preimpresos:
Encabezados.
Títulos y nombres del documento.
Nombre de la compañía y dirección.
Instrucciones
Notas y comentarios
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Convenciones para la presentación de
datos.1. Información variable
X: carácter alfabético o especial;
9: número
2. Información constante
Escrita tal como debe aparecer
impresa
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
Diccionario de Datos para el informe manual de inventario
Campo
Tipo
Longitud
1
Número de Artículo
9
8
2
Descripción
x
20
3
Unidad
x
4
4
Clase de Almacén
x
2
5
Cantidad Mínima
9
6
6
Disponible
9
6
7
Cantidad sin abastecer
9
6
8
Cantidad Autorizada
9
6
9
Cantidad Solicitada
9
6
10
Valor Unitario
9
9(3),9(3).9(2)
11
Valor en existencias
9
9(3),9(3).9(2)
12
Valor Autorizado
9
9(3),9(3).9(2)
13
Valor solicitado
9
9(3),9(3).9(2)
14
Valor sin Abastecer
9
9(3),9(3).9(2)
15
Total Valor en existencias
9
9(3),9(3).9(2)
16
Total Valor Autorizado
9
9(3),9(3).9(2)
17
Total Valor solicitado
9
9(3),9(3).9(2)
18
Total Valor sin Abastecer
9
9(3),9(3).9(2)
7.4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
INFORME DE INVENATRIO EXISTENTE
Numero de
artículo
Descripción
Unidad
Clase de
Almacén
Cantidad
Mínima
Disponible
Cantidad sin
abastecer
Cantidad
Autorizada
Cantidad
Solicitada
99999999
99999999
99999999
|
|
(1)
|
|
99999999
99999999
99999999
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
|
|
(2)
|
|
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxx
xxxx
xxxx
|
|
(3)
|
|
xxxx
xxxx
xxxx
xx
xx
xx
|
|
(4)
|
|
xx
xx
xx
999999
999999
999999
|
|
(5)
|
|
999999
999999
999999
999999
999999
999999
|
|
(6)
|
|
999999
999999
999999
999999
999999
999999
|
|
(7)
|
|
999999
999999
999999
999999
999999
999999
|
|
(8)
|
|
999999
999999
999999
999999
999999
999999
|
|
(9)
|
|
999999
999999
999999
********* RESUMEN *********
TOTAL
Clase de
Almacén
Valor en
existencias
Valor
autorizado
Valor
Solicitado
Valor si
Abastecer
xx
xx
|
|
(4)
|
|
xx
xx
999,999.99
999,999.99
|
|
( 11 )
|
|
999,999.99
999,999.99
999,999.99
999,999.99
|
|
( 12 )
|
|
999,999.99
999,999.99
999,999.99
999,999.99
|
|
( 13 )
|
|
999,999.99
999,999.99
999,999.99
999,999.99
|
|
( 14 )
|
|
999,999.99
999,999.99
999,999.99
( 15 )
999,999.99
( 16 )
999,999.99
( 17 )
999,999.99
( 18 )
999,999.99
999,999.99
999,999.99
|
|
( 10 )
|
|
999,999.99
999,999.99
999,999.99
7.5. DISEÑO
PANTALLA
DE
SALIDA
EN
Plantillas para pantallas. Dimensiones físicas de la pantalla.
 Número de renglones y columnas de
datos que pueden ser mostrados a la
vez.
 Grado de resolución (alta, mediana,
baja).
7.5. DISEÑO
PANTALLA



DE
SALIDA
EN
Número de colores disponibles
Métodos de realce (subrayado,
negritas,
parpadeo,
diferentes
intensidades).
Métodos para el control de la
intensidad.
7.5. DISEÑO
PANTALLA
3 - esquina
DE
SALIDA
Partes que forman el campo visual. Las
partes están numeradas en orden
descendente de influencia sobre la
organización gráfica.
5 - cuadrante
Superior izquierdo
1 - centro
EN
4 - esquina
2 - línea
Horizontal central
2 - línea
Vertical central
4 - esquina
4 - esquina
7.6. PREGUNTAS DE REPASO
1.
2.
¿Cuáles son los cuatro objetivos que
debe satisfacer en general la salida
de la computadora?
Defina salida. ¿Cuáles son los
objetivos del analista cuando este
diseña la salida?
7.6. PREGUNTAS DE REPASO
3.
4.
5.
¿Qué es la información tabular?
¿Bajo que circunstancias es aconsejable
hacer uso de las gráficas? Explique su
respuesta.
¿Qué son los íconos? ¿qué beneficios
ofrecen
a
los
usuarios
de
las
computadoras?¿qué
lineamientos
determinan, cuándo y cómo utilizarlos?
7.6. PREGUNTAS DE REPASO
6.
7.
8.
¿Qué
son
las
ventanas?¿qué
beneficios ofrecen a los usuarios
Haga una comparación entre los
diferentes medios de salida.
¿Qué es una plantilla?¿qué uso tiene
en el diseño de salida?
7.6. PREGUNTAS DE REPASO
9.
10.
¿Qué métodos emplean los analistas
para especificar la información
constante
y
variable
cuando
desarrollan modelos para el diseño
de las salidas?
¿Cuál es la diferencia entre los
métodos de salida impresa y por
pantalla?
7.7. PROBLEMAS


Problema 14
Problema 15