HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256

HOSPITAL MILITAR CENTRAL
PROCEDIMIENTO: ACCIÓNES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
CÓDIGO: GP-CLDD-PR-06
FECHA DE EMISIÓN: 01-04-2013
VERSIÓN: 03
PROCESO: GESTIÓN PLANEACIÓN
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
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HOSPITAL MILITAR CENTRAL
NIT: 830.040.256-0
1. OBJETIVO
Identificar y analizar los riesgos potenciales que puedan generar no conformidades previniendo su ocurrencia, que puedan generar un impacto negativo en
la prestación del servicio de manera segura.
2. ALCANCE
Desde que se detecta la causa potencial de una No Conformidad, hasta que se garantice la eliminación del riesgo detectado y se minimice al máximo la
ocurrencia del mismo.
3. DEFINICIONES PROPIAS DEL PROCEDIMIENTO
ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseada.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito que se traduce en un riesgo.
RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le
impidan el logro de sus objetivos.
4. DISPOSICIONES GENERALES
NTCGP 1000-2004.
Ley 872 de 2003 Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado.
MECI 1000 2005.
SOGC Resolución 1011 de 2006.
Este procedimiento aplicara para todas No conformidades derivadas:
 Estructura documental del SOGC.
 La operación de los procesos.
 Iniciativa de mejora.
 Reportes de acciones preventivas.
 Resultado de las Auditorías internas como externas.
 Incumplimiento de objetivos.
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 Incumplimiento de los indicadores de los procesos.
El Responsable del Proceso y el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad determinan las acciones para eliminar y/o prevenir la ocurrencia de No
Conformidades detectadas en los procesos: todas las acciones correctivas y/o preventivas son documentadas en el formato reporte de acciones correctivas y
preventivas.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ID
1
2
3
(QUE)
(COMO)
ACTIVIDAD
TAREA
A partir de las observaciones, recomendaciones o
comportamiento de algún proceso o producto.
No Conforme que ponga en riesgo la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad y se registra en el
formato de "Informe y Reporte de Acción
Correctiva y/o Preventiva".
Identificar observaciones, No Las fuentes utilizadas para la identificación de
conformidades,
causa
de necesidad de aplicación de acciones son:
estas, iniciativa de mejora, y
 Sugerencia de mejoramiento por parte de los
clasificar el tipo de acción.
funcionarios del Hospital.
 Resultado del análisis del mapa de riesgos.
 Evaluación de satisfacción de los usuarios.
 Medición y control de procesos (resultado de
análisis de indicadores de gestión).
 Evaluación de visitas a las diversas áreas del
hospital.
Llevar a cabo un análisis o investigación para
Investigar causas, preparar
determinar la causa del problema y en función de esto
propuestas, evaluar
se elabora una propuesta general para resolverla.
alternativas, documentar plan
Estas acciones se documentan y de igual forma se
de acción y definir equipo de
establece el equipo de trabajo que desarrollara e
trabajo.
implantara la acción preventiva y/o correctiva.
Registrar la acción con el fin de formalizar los trabajos
y las acciones
Registrar acción preventiva
 Acordar la fecha de entrega de los resultados.
y/o correctiva.
(QUIEN-DONDE)
RESPONSABLE /
LUGAR
CUANDO
FORMATO
Responsable del
proceso
Cada vez que se
detecte una No
Conformidad en el
desarrollo del
proceso.
Reporte
de Acción
Correctiva y/o
Preventiva
ANEXO 1.
Responsable del
proceso
Cada vez que se
identifica las No
Conformidades.
Reporte
de Acción
Correctiva y/o
Preventiva
ANEXO 1.
Responsable del
proceso
Luego de analizar
y evaluar las
causas de la no
conformidad.
Reporte
de Acción
Correctiva y/o
Preventiva
ANEXO 1
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ACCIÓNES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ID
(QUE)
(COMO)
ACTIVIDAD
TAREA
4
Desarrollar e implantar la
acción preventiva y/o
correctiva.
5
Registrar avances y dar
seguimiento al proceso de
desarrollo de acciones
preventivas y/o correctivas.
6
7
Generar informe de causas y
acciones realizadas en las No
conformidades, actualizar los
resultados de acción
Preventiva y/o correctiva.
Revisar las acciones no
Eficaces.
Desarrollar e implantar las acciones con base en el
plan de trabajo realizado; con base a las fechas de
cumplimiento de entrega de actividades y de las
evidencias presentadas, se verifican que las acciones
tomadas sean eficaces con respecto a la causa
identificada.
 Fue eficaz la acción?
 Si, Pasa a la actividad ID 5
 No, Pasa a la actividad ID 6
Con base en el registro de acciones correctivas y/o
preventivas, realizar seguimiento a las acciones
planeadas, registrando el avance del proceso durante
el periodo de ejecución de estas.
(QUIEN-DONDE)
RESPONSABLE /
LUGAR
CUANDO
FORMATO
Responsable del
proceso
Cuando se
determinan las
acciones
correctivas y/o
preventivas.
Hoja De Trabajo
Anexo 2.
Responsable del
proceso
En el desarrollo de
las acciones
preventivas y/o
correctivas.
Reporte
de Acción
Correctiva y/o
Preventiva
ANEXO 1.
Cuando se ha
cerrado la No
Conformidad y fue
eficaz.
Reporte
de Acción
Correctiva y/o
Preventiva
ANEXO 1.
En el momento de
actualizar los
resultados de la
acción correctiva
y/o preventiva.
Lista de chequeo
ANEXO 3.
El responsable del proceso envía el formato de
"Reporte de Acciones Preventivas y/o Correctivas"
totalmente diligenciado, refiriéndose a las causas y
acciones tomadas, al Área de Garantía de Calidad.
Responsable del
• Se actualizan los procedimientos que hayan sufrido
Proceso y
modificaciones por causa de las soluciones
Funcionario Área
implantadas de acuerdo con el procedimiento de Garantía de Calidad
"Control de Documentos" GP-CLDD-PR-02.
• Se divulga a los interesados los resultados de la
Acción preventiva y/o correctiva implantada.
Se presenta un informe al Área Garantía de Calidad
donde se explican las causas de la no eficacia de la
acción tomada. Se reúnen el responsable del proceso
Responsable del
y el Coordinador del Área Garantía de Calidad y
proceso
presentan alternativas de solución para que se
implemente un nuevo plan. Volver a la Actividad ID 1.
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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ID
(QUE)
(COMO)
ACTIVIDAD
TAREA
Registrar en el listado
maestro.
8
(QUIEN-DONDE)
RESPONSABLE /
LUGAR
Se registra en el listado maestro de acciones
Funcionario Área
correctivas y/o preventivas para posteriores análisis
Garantía de Calidad
estadísticos.
CUANDO
FORMATO
En el momento de
actualizar los
resultados de la
acción correctiva
y/o preventiva.
Listado Maestro
de Acciones
Correctivas y
Preventivas
ANEXO 4.
6. PUNTOS DE CONTROL
ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL
ID
ACTIVIDAD
3
Registrar acción preventiva y/o correctiva.
6
Generar informe de causas y acciones realizadas
en las No conformidades, actualizar los resultados
de acción Preventiva y/o correctiva.
7.
Revisar las acciones no
Eficaces.
8
Registrar en el listado maestro
OBSERVACIONES DEL CONTROL
REGISTROS DEL CONTROL
Registrar la acción con el fin de formalizar los trabajos y las
Reporte de Acción
acciones
Correctiva y/o Preventiva
 Acordar la fecha de entrega de los resultados.
El responsable del proceso según corresponda, envía el formato
de "informe y Seguimiento de Acciones Preventivas y/o
Informe y Reporte de Acción
Correctivas" totalmente diligenciado refiriéndose a las causas y
Correctiva y/o Preventiva
acciones tomadas en las No Conformidades, al Área de Garantía
de Calidad.
Si la acciones no son eficaces presentar alternativas de solución
Lista de chequeo
ANEXO 3.
para que se implemente un nuevo plan.
Se registra en el listado maestro de acciones correctivas y/o
Listado Maestro de Acciones
preventivas para posteriores análisis estadísticos.
Correctivas y Preventivas
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7. FLUJOGRAMA
8. CONTROL DE CAMBIOS
ACTIVIDADES QUE SUFRIERON CAMBIOS
ID
ACTIVIDAD
1-8
TODAS
OBSERVACIONES DEL CAMBIO
MOTIVOS DEL CAMBIO
FECHA DEL
CAMBIO
Se realizaron ajustes a todo el procedimiento
Estandarizar un procedimiento acorde
con las necesidades de la institución
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9. ANEXOS
Anexo 1. Reporte acción correctiva y/o preventiva
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Anexo 2. HOJA DE TRABAJO
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Anexo 3. Lista de Chequeo
Permite colocar datos, verificando de una manera estructurada el cumplimiento de ciertos requisitos establecidos, ayudando a solicitar la lista completa de
los mismos.
C: Conforme
NC: No conforme
NA: No aplica
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Anexo 4. Listado maestro de acciones preventiva.
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