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DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL Dirección General de Servicio Civil Área de Reclutamiento y Selección de Personal Unidad de Selección y Administración de Concursos - USAC INFORME DE FIN DE GESTIÓN LEY DE CONTROL INTERNO N°8292 Elaborado por: Sergio Ulloa Mattey Setiembre del 2014 1 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL I. Presentación. El siguiente Informe de Fin de Gestión, elaborado por el suscrito como Coordinador o Jefe de la Unidad de Selección y Administración de Concursos del Área de Reclutamiento y Selección de Personal - durante el período 10 de marzo del 2014 al 31 de julio del 2014 – permite cumplir con lo que establece el Artículo 12 de la Ley de Control Interno N°8292 y la Directriz R-CO-61 de la Contraloría General de la República a saber (SIC - el subrayado es del suscrito): …….. los jerarcas y los titulares subordinados deben presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente u órgano respectivo a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa. A partir del 10 de marzo del 2014 y por nombramiento del Director General de Servicio Civil, señor José Joaquín Arguedas Herrera, se asume la Coordinación o Jefatura de la Unidad de Selección y Administración de Concursos del Área de Reclutamiento y Selección de Personal, denominada USAC, cuya labor sustantiva se asocia con la administración de los procesos de los concursos ordinarios y extraordinarios, según dicta el artículo 20 del Estatuto de Servicio Civil y el Artículo 15 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, y que permiten la conformación del Registro de Elegibles, coadyuvando a proveer del personal más idóneo para las instituciones y entes adscritos del Régimen de Servicio Civil. Durante el período anteriormente señalado, se estuvo bajo las órdenes directas del señor Alex Gutiérrez de la O, Director del Área de Reclutamiento y Selección de Personal y tuvo bajo su cargo a 5 funcionarios a saber: Sandra Amador Hernández (Profesional de Servicio Civil 3), Vivian Hernández Román (Profesional de Servicio Civil 1B), Karla Camacho Sáenz (Profesional de Servicio Civil 1B), Karla Campos Álvarez (Técnico de Servicio Civil 3) y Federico Sánchez Quesada (Técnico de Servicio Civil 3). Dentro de las funciones más relevantes, asociadas al cargo de Coordinador de la USAC, se incluye la administración de todo el personal a cargo y de las funciones desarrolladas, la elaboración de informes, oficios y demás documentos relacionados con la selección y administración de concursos, la atención de consultas diversas de oferentes y público en general, la coordinación o participación en reuniones, comisiones y comités, tanto internas como externas, atinentes al cargo, la firma y aprobación de distintos trámites administrativos (transporte, vacaciones, permiso y otros). 2 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL II. Resultados de la Gestión. A. Labor sustantiva. 3 Labor sustantiva de la Dirección General de Servicio Civil (DGSC), del Área de Reclutamiento y Selección de Personal (ARSP) y de la Unidad de Selección y Administración de Concursos (USAC). La Dirección General de Servicio Civil es el Órgano Rector en Gestión del Talento Humano y del Empleo dentro del Régimen de Servicio Civil y el Área de Reclutamiento y Selección de Personal tiene como fin primordial el proveer del personal más idóneo a las instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil y, por ende, bajo la normativa establecida en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento. En este marco misional sustantivo, la Unidad de Selección y Administración de Concursos – USAC, coadyuva, a través de la administración de procesos para concursos internos, concursos externos y procesos extraordinarios, en la conformación de un Registro de Elegibles - para distintas clases, especialidades y subespecialidades - de personal que haya demostrado idoneidad a través de la aplicación de distintas pruebas, de conformidad con lo estipulado en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, específicamente en el Artículo 20 d) (ESC), el Artículo 22 (ESC) y el Artículo 15 (Reglamento de SC). B. Cambios en el entorno. A continuación se presentan los cambios ocurridos en el entorno durante el periodo de gestión anteriormente especificado y otros, muy a lo interno de la organización, que de una u otra manera no solamente afectaron el quehacer institucional, sino también del Área de Reclutamiento y Selección de Personal y, por ende, de la unidad a cargo. La Dirección General de Servicio Civil definió, a partir del año 2013, llevar a cabo una reorganización institucional tomando como base el proceso de Gestión de Calidad y su implementación y certificación, en la Norma ISO 9001:2008, efectuada en el año 2012. Dicha reorganización, cuya implementación inició en marzo el 2014 y cuyo documento fue enviado al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica – MIDEPLAN para su revisión y aprobación, tuvo impactos directos y DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL significativos en el funcionamiento y quehacer institucionales, provocados no solamente por los efectos ligados a toda gestión de cambio, sino también porque el mismo demandaba una administración más efectiva, especialmente en lo que concierne a la definición, valoración y comunicación de las funciones, deberes y responsabilidades de las Áreas y Unidades establecidas producto precisamente de tal reorganización. En la Unidad de Selección y Administración de Concursos tales condiciones se tradujeron, por ejemplo, en una reducción de personal pero manteniendo las mismas funciones, deberes y responsabilidades de la estructura “original”. También el cambio tuvo una fuerte repercusión en la USAC, dado que con la reorganización se crearon nuevas unidades y se ajustaron funciones en las áreas funcionales de la DGSC - producto de adaptar la estructura organizacional al mapa de procesos del Sistema de Gestión de Calidad – pero no se valoraron, documentaron y comunicaron las mismas, situación que impidió una implementación efectiva dado que – por ejemplo - sobre ciertas gestiones sustantivas no se tenía claridad respecto a las áreas que debían asumir su rol y competencia específicas. C. Evaluación del Sistema de Control Interno. Estado de la auto evaluación del sistema de control interno institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestión, según corresponda al jerarca o titular subordinado. No se suministró, por parte del antecesor del puesto, ninguna información referente a la auto evaluación el Sistema de Control Interno y, por otro lado, en el período en el cual el suscrito asumió el cargo de Coordinador o Jefe de la Unidad de Selección y Administración de Concursos – USAC, la institución no llevó a cabo ninguna autoevaluación dado que su período de aplicación anual es otro. D. Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad, según corresponda. Se llevó a cabo la migración de registros de SAPRES a SAGETH con la respectiva declaración de Especialidades y Subespecialidades asociadas. Se efectuó organización y limpieza de documentación de la Sala de Test y de la Sala B. Se llevó a cabo la administración del Registro de Elegibles y del Registro de Inelegibles. Se ejecutó el proceso extraordinario establecido en el PAC PE-0022014. Se revisó, ajustó y aprobó el módulo para procesos extraordinarios 4 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL SAGETH y se aplicó en el PE-002-2014. Se establecieron contactos de apoyo y asesoría con el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior – SINAES, con la Asamblea Legislativa, con el Instituto Nacional de Estadística y Censos, con el Tribunal Registral Administrativo y con el Ministerio de Educación Pública. Se planificó y coordinó el concurso externo del MEP CE-01-2013-MEP, para la Clase Misceláneo de Servicio Civil 2, Especialidad Atención a Menores. De igual manera se emitieron una serie de oficios e informes estableciendo lineamientos y recomendaciones para mejorar la efectividad de la unidad y, por ende, el suministro de servicios de calidad a sus usuarios internos y externos. E. Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad, existentes al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Ampliación de Oferta de Servicio Modificación de Oferta de Servicio Estudios Abreviados Estudios de Pre-ingreso Estudios de Vida y Costumbres Migración de datos SAPRES-SAGETH Asesorías y consultas varias (Entrevista, correo electrónico, llamadas telefónicas y oficios) Elaboración de Certificaciones varias Estudios varios Administración del Registro de Inelegibles Suministro mensual de Listado sobre Registro de Inelegibles (OGEREH-OSC) Participación en comisión INTEGRA 2-MEP sobre el Registro de Inelegibles Devolución de Resultados Proyecto Dispositivos electrónicos para pruebas GOG Proyecto Programa JAWS para No Videntes Inciensa – Artículo 15- Reglamento del ESC Apoyo y asesoría al Instituto Nacional de Aprendizaje – INA Apoyo y asesoría al Ministerio de Educación Pública - MEP Apoyo y asesoría a la Asamblea Legislativa Apoyo y asesoría al Instituto Nacional de Estadística y Censo – INEC Apoyo y Asesoría al Tribunal Registral Administrativo Proceso Proceso Proceso Proceso Ejecutado Proceso Proceso Actividad permanente Actividad permanente Actividad permanente Actividad permanente Actividad no permanente Actividad no permanente Actividad permanente Proceso Proceso Proceso Proceso Actividad permanente Actividad permanente Actividad permanente Actividad permanente Proceso Actividad especial Proceso Proceso Actividad permanente Actividad especial Proceso Proceso Proceso Actividad especial Actividad especial Actividad especial Proceso Actividad especial Proceso En estudio Actividad especial Actividad especial En estudio Actividad especial 5 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL 22. Participación en la Comisión Artística del Proceso Actividad especial Ministerio de Cultura y Juventud 23. Selección y Administración de Procesos Extraordinarios: PE-002-2014 Proceso Actividad no permanente 24. Ejecución de Pruebas para Discapacitados Proceso Actividad permanente 25. Apoyo y asesoría en Estudios de Vida y Proceso Actividad no permanente Costumbres 26. Revisión de Predictores y Bases de Selección Pendiente Actividad especial 27. Informe sobre la Gestión de Ampliación de Ejecutado Actividad especial Oferta de Servicio 28. Informe sobre el funcionamiento de Ejecutado Actividad especial COSAGET 29. Control Operacional SGC Proceso Permanente 30. Revisión de Instrucciones de la USAC Ejecutado Actividad no permanente 31. Reuniones de coordinación con funcionarios Proceso Actividad especial del Sistema Nacional de Acreditación para la Educación Superior - SINAES 32. Participación en COSAGETH Proceso Actividad especial 33. Re-digitación de la Prueba 4000 Proceso Actividad especial 34. Revisión y aprobación del Módulo de Proceso Proceso Actividad especial Extraordinario 35. Revisión y aprobación del Módulo SIRESE Proceso Actividad especial 36. Elaboración de Resolución de Declaratoria Proceso Actividad no permanente de caducidad de Registro de Elegibles 37. Elaboración de informe de caducidad de Proceso Actividad no permanente Registro de Elegibles 38. Estudio y formulación de Informes y reportes Proceso Actividad no permanente SAGETH (reportería) 39. Ordenamiento y levantamiento de informe de Proceso Actividad no permanente la Sala de Test 40. “Limpieza” documental Proceso Actividad no permanente 41. Valoración y definición de documentación Ejecutado Actividad no permanente por caducar 42. Levantamiento de documento integral sobre Ejecutado Actividad especial predictores y bases de selección 43. Establecer funciones, deberes y Pendiente Actividad especial responsabilidades de la USAC 44. Establecer funciones, deberes y Pendiente Actividad especial responsabilidades de cada funcionario de la USAC 45. Revisar, identificar, valorar y tomar acciones Pendiente Actividad especial sobre las gestiones que se están ejecutando al margen de la normativa existente 46. Participación en el proyecto de tesis de la Proceso Actividad especial UCR sobre la prueba 10970 47. Establecer políticas y directrices referentes a Pendiente Actividad especial fechas de vencimiento sobre reclamos 6 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL asociados al registro de elegibles (notas ampliaciones, inclusiones, exclusiones y otros) Efectuar informes a la Dirección General – Pendiente Actividad especial para la toma de decisiones - con base en la reportería formulada Determinar el estado de avance de SAGETH Pendiente Actividad no permanente para cada módulo, menú y submenú (Identificar los requerimientos originales, Incidentes y mejoras sustantivas no terminados). Determinar - para cada integrante de USAC y Pendiente Actividad especial según las funciones asignadas- la capacitación e inducción requeridas en materia de sistemas (SAGETH-SAPRES) u otros (predictores y bases de selección, ampliaciones y modificaciones de oferta, etc.) Inducción y capacitación al personal en torno Pendiente Actividad permanente al Sistema de Gestión de Calidad Inducción y capacitación a los funcionarios y Pendiente Actividad especial funcionarias en torno al tema de personas con discapacidad y la ley 7600 Efectuar revisión y valoración sobre los Pendiente Actividad permanente controles operacionales y su aplicabilidad o valor agregado para la mejora de los servicios y la toma de decisiones Efectuar encuestas de opinión sobre los Pendiente Actividad permanente servicios brindados por USAC Reclutamiento y Evaluación de oferentes Pendiente Actividad permanente rezagados de procesos extraordinarios anteriores (2011, 2012 y 2013). Apoyo y asesoría en relación a la Aplicación Ejecutado Actividad permanente del Art. 14 Estudios de Inclusión al Registro de Elegibles Ejecutado Actividad permanente por pérdida del periodo de prueba Revisión de las Pruebas psicológicas dentro Proceso Actividad permanente de los Sistemas Informáticos Inclusión o exclusión del Registro de Elegibles Proceso Actividad permanente Atención de reclamos, apelaciones y recursos Proceso Actividad permanente de amparo F. Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la unidad, según corresponda. No se asignaron recursos financieros. 7 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL G. Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad, según corresponda. 8 Una vez identificadas todas las acciones por ejecutar, de conformidad con las funciones, deberes y responsabilidades de la Unidad - y dados los recursos disponibles- se deberá llevar a cabo un trabajo de priorización sobre aquellas actividades que no forman parte de la labor rutinaria y permanente. Sobre las labores rutinarias aplica el establecimiento de los recursos mínimos requeridos para su efectiva ejecución, situación que podría ser “aliviada” si se determina efectuar ajustes o cambios sustantivos en gestiones tales como Ampliaciones de Ofertas de Servicio, lo mismo que en torno al establecimiento de políticas o directrices sobre fechas de vencimiento ligadas a reclamos o solicitudes de revisión o ajuste en el Registro de Elegibles. En lo que respecta a la Gestión de Ampliación de Oferta de Servicio, el suscrito presentó un informe al particular – en Oficio ARSP-USAC-117-2014 (8 de julio del 2014) - que incluye, de forma puntual, recomendaciones o acciones de mejora. También se elaboró el Oficio ARSP-USAC-151-2014, donde el suscrito presenta una serie de recomendaciones ligadas a cambios o ajustes a diferentes artículos del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, lo mismo que a Oficios Circulares emitidos por el Área de Reclutamiento y Selección de Personal y por el Director General. Es preciso rescatar también que todo lo anteriormente indicado guarda estrecha relación con el trabajo que actualmente está efectuando la comisión conformada por el Director General, referente a la valoración de procedimientos o instrucciones, cargas de trabajo y el establecimiento de controles y acciones de mejora en la gestión del Área de Reclutamiento y Selección de Personal. H. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el informe la instancia correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario. Sin lugar a dudas, y dado que es una realidad nacional, es preciso hacer mención a un tema sustantivo y prioritario que demanda atención y corrección, y que se encuentra presente en toda la Administración Pública y, por consecuente, dentro del Régimen de Servicio Civil y en la Dirección General de Servicio Civil. DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL Se carece de sistemas de información integrados que permitan disponer de datos efectivos, oportunos y confiables - asociados a las distintas gestiones, procesos y actividades que se desarrollan en cada una de las instituciones – fundamentales para su medición y valoración y que coadyuven en la toma de decisiones asociadas a acciones de mejora tanto preventivas como correctivas. La Dirección General de Servicio Civil ha realizado grandes esfuerzos por desarrollar un Sistema Informático como el SAGETH, el cual reúne una gran cantidad de atributos para las gestiones de organización del trabajo, gestión del empleo y valoración. Sin embargo, dicho sistema carece de informes, reportes e información estadística que permita, de forma permanente, poder medir y valorar tales procesos. Por consiguiente, y dada esa carencia, se trabaja no de una forma proactiva sino reactiva, por lo cual y cuando ya se ha presentado un determinado problema ligado a una gestión de la USAC, y se requieren datos para poder cuantificar su magnitud e impacto, se hace necesario realizar todo un trabajo conjunto con la UTIC, a fin de poder identificar, obtener, procesar, analizar y presentar los mismos. Es un gran esfuerzo pero, aislado, cuya conceptualización no obedece a un proceso de planificación y visualización sistémico. Por consiguiente, es fundamental que la DGSC pueda efectivamente contar con un Sistema de Información que permita, a través del suministro de reportes, no solamente la valoración de la gestión llevada a cabo por cada una de sus Áreas funcionales y sus procesos, sino y por sobre todo, la toma de decisiones que incluya la definición e implementación de acciones de mejora. I. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República. No se presentó ninguna disposición por ejecutar emitida por la Contraloría General de la República. J. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración. No se presentó ninguna disposición por ejecutar emitida por algún otro órgano de control externo. 9 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL K. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. No se presentó ninguna recomendación por ejecutar de parte de la Auditoría Interna de la Presidencia de la República. 10
