IF-P50-MU01 Manual de usuario Gestión de activos fijos

MACROPROCESO GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO: IF-P50-MU01
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
REVISADO POR
APROBADO POR
Profesional de Procesos
Líder Funcional de Bienes y Servicios
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia
Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene
información de carácter confidencial o privilegiado. Esta información no podrá ser reproducida total o
parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad
Javeriana.
CÓDIGO: IF-P50-MU01
MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ........................................................................................ 4
2.
DEFINCICIONES .............................................................................. 4
3.
CONDICIONES GENERALES ............................................................. 5
4.
DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO......................................... 6
4.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA ................................................... 6
4.1.1. Acceso a PeopleSoft ............................................................ 6
4.1.2. Iconos del aplicativo ........................................................... 7
4.1.3. Expiración de la sesión........................................................ 9
4.2 CONFIGURACIÓN DE ACTIVOS FIJOS .......................................... 9
4.2.1 Preferencias Generales - Preferencias Globales ................... 10
4.2.2 Preferencia Producto – Gestión Activos ............................... 15
4.2.3 Ubicaciones ......................................................................... 18
4.2.4 Calendarios.......................................................................... 22
4.2.5 Asientos .............................................................................. 25
4.3 DEFINICIÓN DE LIBROS Y UNIDAD DE NEGOCIO DE ACTIVOS
FIJOS ............................................................................................... 28
4.3.1 Códigos de Libro .................................................................. 28
4.3.2 Grupo de Distribución de Códigos de Libros......................... 28
4.3.3 Libros de Activos ................................................................. 29
4.3.4 Unidad de Negocio de Activos Fijos ..................................... 29
4.4 DATOS DE ACTIVOS FIJOS ........................................................ 39
4.4.1 Clases de Activos ................................................................. 39
4.4.2 Categorías de Activos .......................................................... 40
4.4.3 Perfiles de Activos ............................................................... 41
4.4.4 Códigos de Transacción ....................................................... 46
4.4.5 IDs Plantillas de Entradas Contables ................................... 47
4.4.6 Plantilla de Entrada Contable............................................... 48
4.4.7 Definiciones Físicas ............................................................. 48
4.5 ALTAS DE ACTIVOS ................................................................... 52
4.5.1 Alta Rápida de Activos ......................................................... 52
4.5.2 Alta Básica de Activos .......................................................... 57
4.5.3 Copia de Activos .................................................................. 71
4.5.4 Introducción de Garantías ................................................... 73
4.6 BÚSQUEDA DE ACTIVOS ............................................................ 75
4.6.1 Búsqueda de Activos por Usuario ........................................ 78
4.7 AMORTIZACIÓN ........................................................................ 80
4.7.1 Cálculo de la Amortización ................................................... 80
4.7.2 Revisión datos Amortización................................................ 82
4.8 ENTRADAS CONTABLES ............................................................. 82
4.8.1 Creación de Entradas Contables .......................................... 84
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4.8.2 Revisión de entradas Financieras ........................................ 85
4.9 CIERRES ................................................................................... 86
4.9.1 Cierre de Amortización ........................................................ 86
4.9.2 Cierre de Periodo Contable .................................................. 88
4.10 AJUSTES A LOS ACTIVOS ........................................................ 89
4.10.1 Ajustes de Costes .............................................................. 92
4.10.2 Cambiar Categoría ............................................................ 93
4.10.3 Transferir .......................................................................... 93
4.11 AVALÚOS ................................................................................ 94
4.11.1 Carga Manual de Avalúos .................................................. 94
4.11.2 Carga Masiva en Batch de Avalúos .................................... 95
4.11.3 Cálculo de Avalúos ............................................................ 97
4.12 BAJA DE ACTIVOS ................................................................... 99
4.13 REINTEGRO DE ACTIVOS ...................................................... 105
4.14 CARGA DESDE CUENTAS POR PAGAR .................................... 107
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1. OBJETIVO
Permitir a los usuarios de la Oficina de Activos Fijos de la Universidad
Javeriana registrar la información relacionada con los activos fijos de la
institución, y llevar a cabo todas las transacciones relacionados con los
mismos, y así poder tener un mejor control e información centralizada de los
activos.
2. DEFINICIONES
•
Unidad de negocio: : Empresa o división de una empresa que dispone
de independencia respecto a una o varias funciones operativas o
contables
•
Fecha efectiva: Método para incluir fechas a la información en las
aplicaciones de PeopleSoft Enterprise. Se pueden asignar fechas pasadas
para añadir datos históricos al aplicativo y también fechas futuras para
introducir datos antes de que entren en vigor. Mediante la utilización de
fechas efectivas no se eliminan valores, se introduce un valor nuevo con
una fecha efectiva actual.
•
ID set: Es el identificador que representa un grupo de datos de las
tablas de control.
•
Subsistema: es cualquier aplicación de PeopleSoft como Activos Fijos o
Cuentas por pagar, que contribuye con entradas contables a
Contabilidad General de PeopleSoft.
•
Monitor procesos: es utilizado para acceder a la página Lista Procesos,
donde puede consultar el estado de las peticiones de proceso
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3. CONDICIONES GENERALES
•
Los usuarios del módulo de gestión de activos fijos serán aquellos
empleados de la Universidad Javeriana que lleven a cabo los procesos
relacionados con el ciclo de vida de los activos fijos y aquellos
encargados del mantenimiento y administración del módulo . Así mismo,
también serán usuarios todas aquellas personas que requieran y tengan
permiso para consultar activos contenidos en la base de datos.
•
El Módulo de Gestión de Activos Fijos permitirá llevar a cabo todos los
procesos administrativos relacionados con los activos fijos de la
Universidad tales como: altas (ingreso), bajas (retiros), consultas,
entradas contables, ajustes, transferencias, cálculo de la depreciación e
informes. Este módulo facilitará la gestión de los activos fijos, dado que
todos los procesos y procedimientos relacionados con estos quedarán
centralizados en esta herramienta y harán que la información sea
fácilmente accesible.
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4. DE
ESARROLL
LO DEL M
MANUAL DE
D USUAR
RIO
4
4.1
4.1..1.
GEN
NERALIDA
ADES DEL
L SISTEMA
Acce
eso a Peo
opleSoft
Una vez ingre
ese al aplic
cativo, en la página
a de acces
so a PeopleSoft, mó
ódulo de
Cuen
ntas a Pag
gar, el sisttema soliciita el ingre
eso de usu
uario y con
ntraseña.
Sele
eccione el ícono “Con
nexión” para
p
ingres
sar al men
nú.
El Sistema lo ubicará en
e la página princip
pal de Fina
anzas, des
sde la cua
al podrá
acce
eder a las diferente
es opcione
es. Si dese
ea salir, seleccione
s
en la página de
“Me
enú” la op
pción “Des
sconexión
n”.
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4.1..2.
Icon
nos del aplicativo
El ap
plicativo P
PeopleSoft ofrece a los usuario
os los sigu
uientes bottones:
ÍCONO
DE
ESCRIPCI
IÓN
Se denomina
d
“Buscar”. Perm
mite gene
erar un listado
prede
eterminado
o por el aplicativo para
p
escog
ger la opc
ción que
más se
s ajuste en cada ca
aso.
Se de
enomina “F
Fecha”. Pe
ermite seleccionar u
una fecha o rango
de fec
chas en ca
aso de que
e esta(s) sea(n) sollicitada(s) para el
ingres
so de inforrmación.
Se de
enomina “Agregar línea”. Pe
ermite agregar o eliminar,
e
respectivamentte, líneas de
d ingreso
o de información. Es
E decir,
si se solicitan datos
d
telefónicos y se desea ingresar más de
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ÍCONO
DE
ESCRIPCI
IÓN
un te
eléfono se seleccion
na
pa
ara agregar dicho número
adicio
onal. Si po
or el conttrario se desea
d
elim
minar un número
telefónico ingre
esado se se
elecciona
.
Envía a la bas
se de dato
os la info
ormación iintroducida en la
página. En general, la ac
cción de almacenam
a
miento se ejecuta
al lleg
gar al final de un compone
ente. El comando Guardar
G
siemp
pre actualiza los dattos de todas las pág
ginas inclu
uidas en
un grrupo. Una vez se guarda
g
la informac
ción, el ap
plicativo
muesttra un mensaje
m
d almace
de
enamiento
o en la esquina
superrior derech
ha de la pá
ágina.
Permite volver a los listados de búsqueda
a una vez
z se ha
escogido ya una
a opción.
se al dato o persona
a de la po
osición antterior, si
Permite remitirs
se ha buscado la
l información en un
n listado d
de búsqued
da.
o o person
na de la posición sig
guiente,
Permite remitirse al dato
si se ha
h buscado la inform
mación en un listado
o de búsqu
ueda.
ar mediante un corrreo electró
ónico que genera
Permite notifica
el aplicativo so
obre cambios, actu
ualizacione
es y registro de
inform
mación.
Permite añadir un nuevo registro en
e la comp
ponente donde se
encue
entre
Permite dirigirs
se dentro de una misma
m
pág
gina a la pestaña
anteriior, cuando existe m
más de una
a.
se dentro de una misma
m
pág
gina a la pestaña
Permite dirigirs
do existe más de un
na.
posterior, cuand
Permite actualiz
zar la información y visualizar la página
a con la
inform
mación reg
gistrada en
n el mome
ento.
Permite
actu
ualizar
la
inforrmación
y
visu
ualizarla
inmed
diatamente
e.
Permite revisarr informac
ción registtrada con fechas efectivas
e
anteriiores, un
na vez se ha realizado manten
nimiento
(modiificaciones
s) de la infformación.
ar inclusio
ones de informació
ón, al igu
ual que
Permite realiza
correg
gir informa
ación ya guardada.
g
Ejecutta el envío
o de soliciitud de ap
probación de la inforrmación
ingres
sada, este
e ícono pe
ermite nottificar al a
aprobador que se
ha re
egistrado un nuevo
o proveedor en el autoservicio que
espera ser revis
sado y aprrobado.
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4.1..3.
Expiración de la sesió
ón
Por motivos de
d seguridad, el aplicativo PeopleSoft desconecta
d
a al usuarrio de la
aplic
cación transcurrido 20 minuttos de ina
actividad, el aplicatiivo genera
ará una
panttalla de ex
xpiración. Seleccion
ne el vinculo “Cone
exión a P
PeopleSofft” para
ingre
esar nuevamente a la aplicación.
4.2
GURACIÓ
ÓN DE ACTIVOS FI
IJOS
CONFIG
La solución
s
de
e Gestión de Ciclo de
d Vida de
e Activos fijos, está
á conformado por
vario
os producttos que interactúan entre sí.
Los activos fiijos se inttegran co
on otros m
módulos de
d PeopleS
Soft, perm
mitiendo
mejo
or y más
s exacta recopilació
r
ón de información, disminuy
yendo el ingreso
man
nual de la informació
ón lo cual proporcion
na mayor exactitud..
Las opciones generales
g
son aquellas utiliza
adas por uno o vario
os módulos. Estas
son aquellas directame
nte relacio
d
onadas co
on el usuario al cual se le permite el
acce
eso a Peop
pleSoft.
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4.2.1
Preferencias Generales - Preferencias Globales
Las preferencias globales dan los parámetros por defecto que tomará el
sistema para el usuario el cual está ingresando a la aplicación.
Ingrese al menú principal de PeopleSoft y elija la opción Def Finanzas/
cadena Suministro como se muestra en la siguiente pantalla:
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Postteriormentte elige la opción De
efinicione
es Comun
nes como se muestrra a
conttinuación:
En s
seguida es
scogerá la opción Prreferenciias de Usuario, co
omo se pr
resenta
en la
l siguien
nte pantallla:
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Postteriormentte aparec
cerá la siguiente
s
pantalla donde elegirá la opción
Prefferencias
s Globales
s:
Al elegir la op
pción Prefferencias Globales
G
s
se desplie
ega la sigu
uiente pan
ntalla la
cual nos mue
estra los siguientes
s
campos: ID USUA
ARIO, Nom
mbre 1, Unidad
de Negocio,
N
ID Set, Fecha
F
refferencia, País loca
alización,, carácte
er y las
casilllas: alte
ernativo activado
o,
Mos
strar imp
portes D
Debe/Hab
ber en
subs
sistemas
s.
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L información que se
La
s debe co
ompletar e
en esta página es la siguiente:
•
d Negocio
o.- identifica la Unid
dad de Neg
gocio por defecto en
n la que
Unidad
trabajará el usuario.
•
ID Set.- indica el
e Set ID por defecto
o que utiliz
zará el usu
uario.
•
Fecha de Referencia: ind
dica la fec
cha de refferencia pa
ara el proceso de
combinaciones co
ontables; a partir de
d esta fe
echa se h
hacen cum
mplir las
combinaciones co
ontables para
p
este u
usuario.
•
País Localizaci
L
ón.- indica el país donde se encuentra situ
uado el
operado
or.
•
Caracté
ér Altern
nativo Activado: s
se debe se
eleccionarr para acttivar los
botones
s o hiperv
vínculos de
e descripciones alternativas q
que aparec
cen a la
derecha
a de camp
pos en muc
chas de las páginas en la aplic
cación.
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•
Mostra
ar importe
es Debe/
/Haber en
n Subsisttemas: se debe sele
eccionar
para ac
ctivar la vis
sualización
n, las canttidades de
e debe y haber de la
a unidad
de neg
gocio por defecto, en las páginas de entradas de asientos
a
contables y consu
ulta.
4
4.2.2
P
Preferenc
cia Producto – Ges
stión Activos
La ruta
r
para ingresar a Gestión
n de Acttivos es igual
i
a la del puntto 4.2.2
men
ncionado anteriorme
a
ente:
Ruta
a: Menú Principal > Def Finanzas//Cadena Suministro
S
o > Defin
niciones
Com
munes > Preferenciias de Us
suarios > Defin Preferencia
P
as de Usu
uario >
Gesttión Activo
os
Elija la opción Gestión de Activo
os como se
s muestra
a a continu
uación:
Postteriormentte aparece
erá la pan
ntalla Preferencias
s de Usua
ario de Gestión
G
de Activos
A
las cuales
s permiten
n definir preferencia
p
as específiicas refere
entes al
mód
dulo de activos
a
fiijos. Los siguiente
es campo
os a dilig
genciar: ID Gp
Proffundizaciión Cam
mpos, Fechas
F
p
p/Defect
to, Ejec Auto Carga
Tran
nsaccione
es, Opcio
ones Ediciión p/Tab
blas Interrfaz, Pag
gelets Pro
opiedad
como se mues
stra a conttinuación:
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La siguiente es
e la inform
mación que
e se neces
sita completar en es
sta apartad
do:
•
ID gru
upo de profundiización c
campos: seleccione un grupo de
profund
dización a utilizar por los reportes
r
en línea c
e
cuando se
e estén
filtrando
o datos.
Fech
has Por Defecto
D
•
Fecha Contable
e: es aque
ella en la que se qu
uiere que las transa
acciones
sean distribuidas a contabilidad general. Esta fecha es validada frente
f
a
los periodos ab
biertos es
stablecido
os para gestión d
de activo
os para
determinar a que
e periodo el sistem
ma contabiliza. La diferencia entre
e
la
fecha d
de transa
acción y la
l fecha de contabilización determin
na si la
depreciación de periodos
p
anteriores debe ser calculada.
c
•
Fecha Transacc
ción: es la
l fecha por
p
defectto que utilizará el sistema
para las transacc
ciones en el módulo
o de activ
vos fijos. S
Si este ca
ampo es
dejado vacio, el sistema tomará la
a fecha de
el sistema
a como fe
echa de
transac
cción por defecto.
d
TA: La fecha de tran
nsacción siempre de
ebe ser antterior o igual al la fe
echa
NOT
conttable.
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Ejecución Auto Carga Transacciones
•
Integración Gestión Activos: se activa en el caso en el que se quiera
que las transacciones de gestión de mantenimiento sean incluidas en el
proceso de carga de transacciones (AMIF1000).
•
Proceso Deterioro/Revaluación: se activa en el caso en el cual se
requiera ejecutar el proceso de deterioro y revaluación cuando se
ejecute el proceso de carga de transacciones.
Opciones Edición para tablas de Interfaz
•
Edición Información Financiera:
Las opciones disponibles son:
Todo: habilita al usuario a editar todas las entradas de la tabla de
transacciones financieras.
Fecha: habilita al usuario a editar las fechas de transacción y la fecha
contable, en la tabla de transacciones financieras.
Ninguna: Seleccione esta opción si el usuario no está habilitado para editar
ninguna entrada de la tabla de transacciones financieras.
•
Ed Información Ac Físico A:
Las opciones disponibles son:
Todo: habilita al usuario a editar todas las entradas de la tabla de
transacciones financieras.
Ninguna: habilita al usuario para no editar ninguna entrada de la tabla de
transacciones financieras.
•
Ed Información Ac Físico B:
Las opciones disponibles son:
Todo: habilita al usuario a editar todas las entradas de la tabla de
transacciones financieras.
Ninguna: habilita al usuario para no editar ninguna entrada de la tabla de
transacciones financieras.
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NOTA: Cuando el estado de la interfaz es Error, En Espera o Pendiente, las
opciones para editar las tablas de transacciones se habilitan. Dependiendo del
tipo de carga, algunos campos pueden no estar habilitados para edición
aunque la opción de Todo este seleccionada.
•
Pagelets Propiedad
Unidad de Negocio: determina la unidad de negocio a la cual el usuario
tendrá acceso de los activos de propiedad.
Unidad Medida Espacio: esta es la unidad de medida por defecto a la que el
usuario tendra acceso cuando esté trabajando con asignaciones de espacio.
Clase Propiedad: es el la clase de propiedad por defecto para el usuario
cuando esté trabajando con activos de propiedad.
4.2.3
Ubicaciones
Las páginas de ubicaciones son utilizadas para ingresar y guardar información
de las ubicaciones, tal como direcciones, números telefónicos, número de
edificio, etc., que el sistema referencia en múltiples objetos de la herramienta
como:
·
·
·
·
·
Activos
Unidades de Negocios
Proyectos
Bancos
Cuentas Bancarias
Para ingresar la información relacionada con la ubicación del activo, se debe
seguir la siguiente ruta de acceso:
Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Ubicación >
Ubicación
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Elija la opción ubicació
ón como se
e muestra
a a continu
uación:
Postterior a la elección de
d ubicació
ón se pres
senta la sig
guiente pa
antalla, en
n la cual
se oprime el b
botón busc
car como se
s muestra
a a continuación:
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
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Esta
a opción despliega el
e listado de
d los activos. Elija
a el activo
o al cual requiere
r
realiizar ajuste
es en la ub
bicación, si
s así lo req
quiere:
NOT
TA: la pe
estaña Añ
ñadir un Valor es un tema
a que esttá a cargo
o de la
Dirección de Recurso
os Human
nos. Es la responsable de crear nuevas
ubicaciones.
Postterior a la
ón aparec
a elección
n de ubicación a continuaci
c
cerá la siiguiente
panttalla con los sig
guientes campos a dilige
enciar: F
Fecha Effectiva,
Des
scripción, País, Barrio,
B
D
Departam
ento, prrefijo, N°
° de Te
eléfono,
Exte
ensión, N°
N Fax, Ciu
udad, N° de Edific
cio, N° de
e Piso y Sector.
S
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
rado
orado
por
por
QUANA
QUAN
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TIÓN DE ACTIVOS FIJO
OS
VERSIÓ
ÓN: 2
FECHA: Mayo
o de 2010
|
|
•
ID Sett: indica el
e ID Set al cual pe
ertenecerá
á la ubicac
ción. Este ID Set
será el que podrá
á ver esta ubicación.
•
Código
o Ubicació
ón: Este código
c
es definido
d
p el usua
por
ario e iden
ntifica la
ubicació
ón que esttá siendo creada.
c
•
Fecha Efectiva:: Es la fecha a parrtir de la cual el siistema tom
mará la
informa
ación ingre
esada en esta
e
página y que se
erá utilizad
da en el sistema.
•
Descrip
pción: Es una de
escripción que complementta al cod
digo de
ubicació
ón para qu
ue los usu
uarios del sistema id
dentifiquen mas fac
cilmente
la ubica
ación.
•
País: Es
E el país donde
d
la ubicación
u
s
se encuenttra situada
a.
Postteriormentte elige la
a pestaña
a Detalle
e y aparecerá la s
siguiente pantalla
dond
de diligenc
ciará los campos
c
Attención D
De, Detallles Ubica
ación y Ettiqueta
Con
ntenedor Envío:
E
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
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Elabo
rado
orado
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o de 2010
En la
a casilla Atención
A
De se indica la pers
sona referrencia para esa ubic
cación y
en la
a casilla D
Detalles Ubicación
U
permite c
crear una descripción detallad
da sobre
la ub
bicación.
4
4.2.4
C
Calendarios
Los calendario
os se definen con el
e propósitto de esta
ablecer la configura
ación de
los periodos
p
c
contables
b
basados
en las fechas de iniciio y final del
d periodo
o. Estos
calendarios de
efinen los
s periodos de tiemp
po en los cuales se
e contabilizan las
transacciones.
Crea
ación de Calendario
C
Perm
mite la creación de
el calendario que el módulo de Activo
os utiliza para la
deprreciación de
d los activ
vos.
Para
a ingresar a la creac
ción del calendario in
ngrese a través de la siguientte ruta:
Def
Finanz
zas/Cadena
a
Sumiinistro
>
Defiiniciones
Cale
endarios/P
Programas > Creació
ón de calen
ndarios
Comunes
>
Postteriormentte se visu
ualizara la pantalla Creación
n de Cale
endario como
c
se
mue
estra a con
ntinuación:
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e Organización y Métodos
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orado
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o de 2010
C
Calendario
Detallado
o
Se utiliza pa
ara visuallizar y modificar
m
los detalles del calendario creado
ante
eriormente
e. En este calendariio y habie
endo utilizado previa
amente la
a opción
de usado
u
para
a amortiza
ar, este pe
ermite dete
erminar el prorrateo
o de amorrtización
asignado a cada uno de
e los period
dos.
Para
a ingresar a esta pantalla
p
sig
ga la sigu
uiente ruta
a: Def Fiinanzas/C
Cadena
Sum
ministro > Defin
niciones Comunes
s > Callendarios
s/Program
mas >
Cale
endario D
Detallado y se visu
ualizará la siguiente pantalla.
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e Organización y Métodos
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FECHA: Mayo
o de 2010
Lueg
go elija la pestaña de
d amortización y se
e visualizará la siguiente panta
alla:
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e Organización y Métodos
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o de 2010
4
4.2.5
A
Asientos
O
Origen
de A
Asiento
Perm
mite identtificar el origen de
e los asie
entos que
e llegan a la Conttabilidad
General, los cuales son transferidos a la
a contabiliidad por cada uno de los
mód
dulos. A través de
e la siguiiente ruta
a se podrrá visualiz
zar el Orig
gen del
asiento:
Ruta
a: Def F
Finanzas/
/Cadena Suministro > Definicione
es Comu
unes >
Asie
entos > O
Origen de Asientos
s > Definiición
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o de 2010
•
Fecha Efectiva: Muestra la fecha actual por defecto.
d
E
En este se ingresa
una fec
cha a partir de la cu
ual el orige
en de asie
ento estarrá disponib
ble para
el proc
cesamiento
o. Esta ta
ambién de
ebe ser lo
o suficientemente anterior
para ac
comodar cu
ualquier ca
arga histó
órica.
•
Estado
o: Determina si estte origen es válido
o para el procesam
miento a
partir de la fecha efectiva.
•
Descrip
pción: Es
s una descripción q
que se utiilizará en todo el sistema,
s
reportes, páginas
s y consulttas.
•
Natura
aleza: Dettermina la naturalez
za del asie
ento, que a su vez permite
un ingrreso de IV
VA en el ca
aso en el que la na
aturaleza e
este asocia
ada con
bienes o servicios
s afectado
os por IVA..
•
Definirr Valores p/Def IV
VA: Permiite definir los valore
es por deffecto de
IVA parra ingresarr informac
ción adicional para el
e origen de asiento.
P
Plantilla
de
e Generado
or de Asie
entos
Es aquella
a
qu
ue será uttilizada po
or el gene
erador de asientos para gene
erar los
asientos corre
espondienttes a las transaccion
nes de acttivos fijos. Es indisp
pensable
defin
nir una Plantilla
P
de
el generador de Asientos
A
para poderr contabilizar las
transacciones del módu
ulo. A trav
vés de la siguiente ruta se podrá visua
alizar la
plan
ntilla del ge
enerador de
d asiento
o:
Ruta
a: Menú Principal > Conta
abilidad General
G
> Asientos > Asie
ento de
Subs
sistemas > Plantilla Generado
or Asientos
s
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Visualizar el re
esumen a través de
e la pestañ
ña, como se
s muestra
a a continu
uación:
La página
p
de
e resumen
n permite definir el
e detalle al cual s
se quiere que se
gene
eren los as
sientos contables en
n la contab
bilidad gen
neral.
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e Organización y Métodos
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o de 2010
4
4.3
4
4.3.1
DEF
FINICIÓN
N DE LIBR
ROS Y UN
NIDAD DE
E NEGOCI
IO DE AC
CTIVOS
FIJO
OS
C
Códigos de
d Libro
Se utiliza
u
parra definir los código
os de libro
os. Ingres
se a travé
és de la siiguiente
ruta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > De
efinicione
es Comun
nes > Deffinición
de Claves C
Contables
s > Defin
nición de
e Valore
es > Valo
ores de Claves
Con
ntables > Código Libro
L
Se visualizará
v
la siguien
nte pantallla:
4
4.3.2
G
Grupo de Distribuc
ción de Códigos de
e Libros
Se utiliza
u
para
a asociar los código
os de libro
o a un gru
upo. Los có
ódigos se utilizan
para
a que en el módulo de con
ntabilidad se pueda
a clasifica
ar la inforrmación
conttable por libro de ac
ctivos. Ing
grese a tra
avés la siguiente rutta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
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nanzas >
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4
4.3.3
L
Libros de Activos
Los libros de activos
a
se utilizan pa
ara almacenar los datos finan
ncieros del activo
tales
s como el costo histtórico, reglas de dep
preciación e información de re
etiro.
Para
a visualizar los libros
s de activo
os ingrese por la sig
guiente rutta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > Fin
nanzas > Libros de
e Activos
s
4
4.3.4
U
Unidad de
e Negocio
o de Activ
vos Fijos
La unidad
u
de negocio es
s el nivel más
m alto en
e la jerarrquía del m
módulo, y se debe
dete
erminar va
alores por defecto pa
ara la unid
dad de neg
gocio.
Para
a visualiza
ar la Unida
ad de Neg
gocios de Activos Fijos ingres
se a travé
és de la
siguiente ruta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
istro > Datos
D
de unidades
s de Neg
gocio >
Actiivos > De
efinición Gestión
G
de
d Activos
s
D
Definición
Unidad de
e Negocio AM
A
Elija la pestañ
ña Definic
ción de Unidad
U
de
e Negocio
o AM y se
e visualiza
arán los
siguientes cam
mpos:
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
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GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
Definición de Unidad de Negocio:
•
Ubicación: Es el lugar donde se encuentra situada. Los valores de esta
opción vienen de la configuración previamente hecha en las ubicaciones.
•
Últ ID Activo Utilizado: muestra el último número de identificación
utilizado por el sistema en los activos.
•
Libro p/Defecto: es el libro por defecto que se utiliza al ingresar
activos.
NOTA: Los siguientes campos no aplican para Colombia:
•
•
•
Libro Imp Feder: es el libro que se utiliza para calcular el impuesto
federal.
Libro IMA: este libro se utiliza para calcular el impuesto mínimo
alternativo.
Libro Ben Act Aj: este libro se utiliza para calcular los beneficios
actuales por ajustes.
•
Libro PAA: este libro se utiliza para llevar la información de los planes
de adquisición de activos.
•
Libro Leasing: este libro se utiliza para manejar los activos en leasing.
•
Cuenta Transitoria: es la cuenta contable utilizada para el traslado de
valores por monedas extranjeras, en el caso que se manejen este tipo
de transacciones.
Opciones Definición UN:
•
Mantener Libros Sincronizados: permite que al ingresar información
en un libro, los datos sean copiados automaticamente en todos los libros
de la Unidad de Negocios, de manera que todos mantengan la misma
información.
•
Nº Etiqueta p/Def ID Activo: es utilizada cuando se quiere que el
sistema asigne como número de etiqueta el mismo número de
identificación del activo.
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Elaborado
Elaborado
por
por
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
•
Permitir Nº Etiqueta Duplicados: permite que un mismo número de
etiqueta pueda estar asignado a más de un activo.
•
UniNeg Joint Venture: define si la unidad de negocio es joint venture.
•
Usar Perfil Lbro Joint Venture: define si el libro de la unidad de
negocio actúa como participante en un joint venture.
•
Utilizar Padre/Hijo p/Def: habilita el procesamiento automático de
herencia padre/hijo para la unidad de negocio.
•
Baja Auto Activo Amortizado: activa la opción de dar de baja
automáticamente los activos totalmente depreciados para la unidad de
negocio.
•
Usar Añadir Conv p/Todas Trns: activa la opción de heredar la
misma convención usada cuando se añade un activo para cualquier
transacción nueva.
Opciones Val p/Def Transferencia InterUnidad
•
Info Adquisición Activo: permite incluir la información derivada de la
página detalles de adquisición de activos.
•
Info Atributos Activo: permite incluir la información derivada de la
página ubicación/comentarios/atributos.
•
Info Licencia/Registro Activo: permite incluir información derivada
de la página custodia/licencia/fabricante.
•
Info Activo Leasing: permite incluir información derivada de las
páginas componentes de activos en leasing.
•
Coste No Capitalizado Activo: permite incluir información derivada de
la página detalles de adquisición de activos.
•
Info Mantenimiento Activo: permite incluir información derivada de
las páginas servicio de rastreo y reparaciones.
•
Comentarios Activo: permite incluir información derivada de la página
ubicación de activos/comentarios/atributos.
•
Info Garantía Activo: permite incluir información derivada de
página custodia de activos/licencia/fabricante.
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Elaborado
por
por
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la
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FECHA: Mayo
o de 2010
•
Info Seguros
S
Activos: permite incluir infformación derivada
A
a de la
página custodia de
d activos//licencia/fa
abricante.
•
Info In
nspección
n Activos
s: permite incluir informació
ón derivad
da de la
página custodia de
d activos//licencia/fa
abricante.
•
Historiial Comp
ponente Activos: permite incluir in
nformación
n de la
historia de activo
o.
D
Definición
de UniNeg
g/Libros
Elija la pestañ
ña Definic
ción de UniNeg/Li
U
ibros y se
e visualizarrán los sig
guientes
campos:
Librro
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e Organización y Métodos
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
•
Libro de Activos: es el libro que utiliza el sistema en el momento del
ingreso de información del activo y perfil para designar el procesamiento
del libro.
•
Tipo Libro Amortización: es el tipo de libro para procesamiento. Esta
funcionalidad actúa como un filtro para opciones financieras e
impositivas cuando se define la información impositiva y de depreciación
para las transacciones de activos. Las opciones disponibles para este
tipo de libro son: Corporativo Fiscal, Fiscal, IMA USA y Libro Corporativo.
•
Libro Obligatorio: permite determinar si el libro es requerido para
asegurar que este sea adicionado para cada activo en la unidad de
negocio.
Opciones de Libro
•
Moneda: es la moneda base de de transacciones para el libro de la
unidad de negocio.
•
Clase de Cambio: es la clase de cambio utilizada para llevar acabo el
cambio a la moneda base en caso uqe la transacción sea en una moneda
extranjera.
Nota: Es necesario configurar una clase de cambio aunque en el módulo de
activos fijos funcione con solo una moneda. Para esto es necesario crear una
clase de cambio que tenga relación uno a uno de la misma moneda.
•
Calendario: es el calendario del periodo contable para este libro y
unidad de negocio.
•
Límite Capitalizado, Importe y Código Límite: es el tipo de límite
para capitalizar un activo. El límite puede estar dado por importe, y el
importe es el valor mínimo que se puede capitalizar y debe estipularse
en el campo importe, o por límite de tabla que debe seleccionar un
código de límite de coste, que debe ser seleccionado en el campo código
límite.
•
Capz Min Lsng: es la restricción de valor de un activo por el cual el
costo del activo debe ser superior a esta cifra para poder ser un activo
en leasing.
Opciones Entrada Contable
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Elaborado
Elaborado
por
por
QUANAM
QUANAM
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
•
Crear Entradas Contables: permite la creación de entradas contables
y la definición de sus opciones en esta sección.
•
Bajas por Código de Enajenación: permite la baja de los activos de
este libro y unidad de negocio por código de enajenación. En caso de ser
seleccionada, el código de enajenación será llenado en el campo código
de transacción en la página de bajas.
•
Unidad Negosio GL: permite seleccionar la unidad de negocio de GL
asociada a este libro.
•
Grupo Contable: es el grupo contable que estará asociado al libro de
activos fijos.
•
Contabilidad: es la contabilidad que estará asociada al libro de activos
fijos.
•
Grupo Cont Presupuestario: es el grupo contable presupuestario que
estará asociado al libro de activos fijos.
•
Presupuestaria: la contabilidad presupuestaria que estará asociada al
libro de activos fijos.
•
ID Plantilla Entrada Contable: es la plantilla contable que utilizará el
libro.
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Elaborado
Elaborado
por
por
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o de 2010
F
Funcion
Un
nidad Nego
ocio/Libros
s
Elija la pestañ
ña Funció
ón Unidad
d de Nego
ocios / Libros
L
y se visualiza
arán los
siguientes cam
mpos:
Opc
ciones Lib
bro
NOT
TA: El sigu
uiente cam
mpo no aplica para C
Colombia:
•
Sólo Activos
A
V
Valor
Bajo: aplica para Ale
emania, donde los activos
marcados como de
d valor ba
ajo deben ser depre
eciados en un año.
•
ar Amortt p/Perio
odo: perm
mite guard
dar las am
mortizacion
nes por
Guarda
periodo
o para el año fiscal.
•
Inform
mes en Líínea: permite activ
var la funcionalidad
d de inforrmes en
línea.
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O
Opciones
d
de Interfaz
z
Elija la pesta
aña Opciiones de Interfaz
z y se visualizará
v
án los sig
guientes
campos:
O
Opciones
I
Interfaz AP/PO
A
•
Clave Cont
C
Map
pa: permiite activarr la opción de map
peo de las
s claves
contable para el procesamiento de a
activos fijo
os desde c
cuentas a pagar y
compra
as.
Tipo
o Transac
cción Cierrre Cprbte
e
Cuan
ndo un co
omprobate de AP (M
Módulo de cuentas por
p pagar e
en PeopleS
Soft) es
enviado a AM (Módulo de Activos
s Fijos en PeopleSofft), un acttivo es cre
eado. Si
el co
omprobantte es cerra
ado más adelante,
a
e
este debe contabilizarse de nu
uevo, lo
cual deriva en
n un retiro
o del activo previam
mente creado. Las op
pciones pa
ara esta
func
cionalidad son:
a Negativ
va: el pro
oceso de cierre
c
de comproba
ante lleva a cabo
• Alta
una
a alta nega
ativa al ac
ctivo que habia sido
o previame
ente dado de alta
por el compro
obante.
• Sin Transacción: no se genera
a ninguna
a transaccipon en AM,
A
y el
retiro del activo debe hacerse
h
de
e manera manual.
m
ceso de cierre de co
omprobante lleva a cabo la creación
c
• Baja: el proc
de una transacción de retiro del activo. Si
S alguna depreciaciión fue
liquidada, será reversa
ada y retirada de los libros corporativos. La
pérd
dida o gan
nancia será
á calculada.
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Asig
gnación de
d Gestión
n de Espa
acios
Este
e item no aplica
a
para
a la Univerrsidad.
A
Actualizar
Periodos Abiertos
A
Esta
a página permite definir cuále
es son los periodos en los cua
ales se permite la
conttabilización
n de trans
sacciones para el módulo
m
de activos fijos. Estos pueden
ser definidos en relación a, pero no estrictam
mente pre
esididos, por los
corre
espondien
ntes period
dos abierto
os de conttabilidad general.
Para
a visualizar ésta pág
gina ingres
se a través
s de la siguiente rutta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
istro > Datos
D
de unidades
s de Neg
gocio >
Actiivos > De
efinición Gestión
G
de
d Activos
s.
Postteriormentte haga clic en el enlace Ac
ctualizar períodos
p
a
abiertos
como se
mue
estra en la siguiente pantalla:
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FECHA: Mayo
o de 2010
Postteriormentte se visua
alizará la pantalla
p
Ac
ctualizació
ón Per Abie
ertos como
o se
mue
estra a con
ntinuación:
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4
4.4
4.4..1
DAT
TOS DE AC
CTIVOS FIJOS
F
Clase
es de Acttivos
Perm
mite crear una clasificación de activos con fines de reporttes. Para ingresar
i
siga la siguien
nte ruta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > Fin
nanzas > Clases de
d Activos
s
Postteriormentte se visua
alizarán los siguiente
es campos
s:
•
Fecha Efectiva: permite definir
d
la fecha
f
en la
a cual el d
detalle de la clase
será valida para su
s uso.
•
Estado
o: determin
na si el de
etalle de la
a clase esttá activo o inactivo.
•
Descrip
pción: permite crea
ar una des
scripción que
q
caracte
erizará la clase.
D
Definir
Valo
ores p/Def IVA - Cla
ases de Ac
ctivos
Perm
mite definiir los valo
ores por de
efecto de IVA para la clase específica
e
creada.
Esta
a funcionalidad debe ser utilizada cuando la cla
ase de ac
ctivo tenga como
obje
etivo ser un gestor de
d IVA.
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
rado
orado
por
por
QUANA
QUAN
AM
NAM
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MA
ANUAL DE USUARIO
GEST
TIÓN DE ACTIVOS FIJO
OS
VERSIÓ
ÓN: 2
FECHA: Mayo
o de 2010
Para
a visualizar la panta
alla haga clic
c en el e
enlace Deffinir Valores p/Def IVA
I
que
se señala en la pantalla anterior.
4
4.4.2
C
Categoría
as de Activos
Perm
mite difere
enciar los activos que
q
gestio
ona la insttitución en
n función de una
clasiificación que tiene como
c
finaliidad la asignación de la distrib
bución con
ntable.
Para
a visualizar la pantalla ingrese
e a través de la siguiente ruta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > Fin
nanzas > Categoríías que co
ontiene los
s siguiente
es campos
s:
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
rado
orado
por
por
QUANA
QUAN
AM
NAM
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GEST
TIÓN DE ACTIVOS FIJO
OS
VERSIÓ
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FECHA: Mayo
o de 2010
•
Fecha Efectiva:: permite definir la
a fecha en la cual el detalle de la
categorría será va
alida para su uso.
•
Estado
o: determin
na si el de
etalle de la
a categoría
a está activo o inacttivo
•
Descrip
pción: permite crrear una descripción que caracteriz
zará la
categorría.
•
Estado
o de Am
mortizació
ón: permiite definirr si los activos de
d esta
categorria son o no
n amortizables.
•
Opcion
nes: perm
mite definirr si la categoria es para activos intang
gibles o
en leasing.
4
4.4.3
P
Perfiles de Activos
s
El perfil es un
na plantilla que con
ntiene criterios está
ándar de d
depreciació
ón para
un tipo
t
de acttivo y sus correspon
ndientes libros de activos. Estta informa
ación se
pued
de utilizarr como los
s valores por defectto de los activos fijjos cuando están
siendo adicion
nados al sistema.
Ingrrese a trav
vés de la siguiente
s
r
ruta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > Pe
erfiles > Perfiles
P
d Activos
de
s
Se visualizará
v
á la pantallla que se muestra a continuación, pos
steriormen
nte elija
la pe
estaña De
efinición:
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
rado
orado
por
por
QUANA
QUAN
AM
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GEST
TIÓN DE ACTIVOS FIJO
OS
VERSIÓ
ÓN: 2
FECHA: Mayo
o de 2010
D
Definición
Es posible
p
crear perfiles
s con vario
os tipos de
e detalle. El
E nivel depende de cuánta
inforrmación se
e quiere poner por defecto
d
en
n el sistem
ma cuando se ingresa
a un
activ
vo. Cada perfil
p
tiene
e un identificador ún
nico.
•
Descrip
pción Acttivo: perm
mite ingres
sar una de
escripción del
d activo..
•
Clase d
de activo
o: permite
e seleccion
nar la clas
se de activ
vo a la cu
ual hará
referencia el perffil.
•
Tipo de
e Activo: permite seleccionarr el tipo de
e activo.
•
Subtipo
o de Activ
vo: permite seleccio
onar el subtipo de activo.
•
Código
o de Adqu
uisición: permite
p
se
eleccionar el código de adquisición.
Las posibles opciones
o
son: Con
nstruido, Donado, Leasing, Misma
Naturaleza, Perm
mutado, Co
omprado, T
Terceros, Transferen
T
ncia.
•
Activo Etiquetable: Indica si el activo se etiq
queta.
•
Activo Capitaliz
zado: perm
mite indica
ar si el perfil será us
sado para activos
con cos
stos y deprreciación asociado.
a
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
rado
orado
por
por
QUANA
QUAN
AM
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
NOTA: los siguientes campos no aplican.
•
Nombre Índice: permite seleccionar el índice que será utilizado para
calcular el costo de revaluación o sustituido.
•
Nombre Subíndice: permite seleccionar la categoría de subíndice para
calcular el costo de revaluación o sustitución.
•
Uso Herramienta: permite definir si el activo del perfil es usado como
herramienta ligada a gestión de mantenimiento.
Amortización
Elija la pestaña “Amortización” en la cual se visualizarán los siguientes
campos:
•
Libro: permite seleccionar el libro al cual hace referencia el perfil.
•
Fecha Efectiva: esta fecha indica cuando la convención y método de
depreciación.
•
Amortizar a Partir Servicio: permite definir el momento a partir del
cual, basados en la fecha de en servicio, se haga la distribución de la
amortización.
•
Categoría: permite definir la categoría del activo.
•
Estado Amortización: permite definir el estado de depreciación.
•
Código Moneda: permite definir el código de moneda.
•
Norma Ajuste: permite definir la norma de ajuste.
•
Norma: permite seleccionar la norma de depreciación.
•
Norma Baja: permite definir la norma de baja.
•
Método: permite seleccionar el método de depreciación.
•
%Límite: permite especificar un límite de depreciación como un
porcentaje del costo.
Revisado por Oficina de Organización y Métodos
Elaborado
Elaborado
por
por
QUANAM
QUANAM
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
NOTA: Los siguientes campos no aplican.
•
ID UP (ID unidades de producción).
•
% Saldo Decrte
•
Pct: permite ingresar el porcentaje de la base original que se debe
tomar por la depreciación cada año.
•
Impte Mínimo: permite ingresar una cantidad que hará que el activo
entre en reserva cuando llegue a este límite de depreciación.
•
Amortizar Después Vida Útil: permite definir si se quiere continuar
con la depreciación de un activo cuando sobrepase la fecha de vida útil.
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
ID Método: permite seleccionar un método de depreciación creado por
el usuario.
•
Calendario:
depreciación.
permite
seleccionar
el
calendario
utilizado
para
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
Promedio: utilizado por compañías de utilidades para depreciar activos
compuestos.
•
Tipo de Calculo: permite seleccionar el tipo de cálculo. Las opciones
son:
-
Valor Remanente: deduce el valor determinado de la base de costo
para depreciar el activo. No Aplica.
-
Acumulado a Fecha: calcula la diferencia entre la depreciación
permitida contra la causada.
Revisado por Oficina de Organización y Métodos
Elaborado
Elaborado
por
por
QUANAM
QUANAM
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CÓDIGO: IF-P50-MU01
MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
Valor Bajo: permite identificar los activos por debajo de un cierto nivel
de costo.
•
Vida Útil: permite ingresar el número de periodos.
•
F Final: permite ingresar una fecha en la cual se desea que se finalice la
depreciación.
•
Años Amort: es el número de años por el cual el activo será
depreciado.
NOTA: Los siguientes campos no aplican.
•
Amort Esp
•
Lím Amort:
depreciación.
•
Límite Costo Base: ingrese el límite de la base de depreciación del
activo.
•
% Residual y Valor Residual: ingrese el valor residual del activo
menos el costo para determinar la base depreciable usada en los
cálculos de depreciación.
permite
seleccionar
un
código
para
el
límite
NOTA: EL siguiente campo no aplica.
•
Código Multiturno.
Revisado por Oficina de Organización y Métodos
Elaborado
Elaborado
por
por
QUANAM
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FECHA: Mayo
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4
4.4.4
C
Códigos de
d Transa
acción
Son aquellos c
códigos qu
ue describen el tipo de transacción que se va a lle
evar a
cabo
o sobre el activo.
La ru
uta de acc
ceso es la siguiente::
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > Có
ódigos de Transacc
ción
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e Organización y Métodos
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4
4.4.5
I
IDs Plantillas de Entradas
E
C
Contables
s
Esta
as identifican las plantillas de entradas c
contables.
La ru
uta de acc
ceso es la siguiente:: Def Fina
anzas/Ca
adena Sum
ministro >
Dato
os de Pro
oductos > Gestión de Activ
vos > Finanzas > I
IDs Planttilla
Entrrada Conttable
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e Organización y Métodos
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4
4.4.6
P
Plantilla de
d Entrad
da Contab
ble
Esta
as identifican las plantillas de entradas c
contables.
La ru
uta de acc
ceso es la siguiente::
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > Fiinanzas > Plantillla Entrada
a Contablle
4
4.4.7
D
Definicion
nes Física
as
S
Sub
Tipos de Activos
s
Esta
a es una clasificación
n adicional que está ligada dirrectamente
e con los tipos
t
de
activ
vos que ya
a están cre
eados en el
e sistema.
Para
a acceder a continua
ación se prresenta la siguiente ruta:
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > De
efinicione
es Físicas
s > Subtiipos de Activos
A
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orado
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•
T
Tipo Activ
vo: permitte seleccio
onar el tipo
o de activo del cual se va a
c
crear el su
ubtipo.
•
S
Subtipo Activo:
A
p
permite
In
ngresar el
e nombre
e del subtipo de
a
activo que
e se va a crear.
•
D
Descripción Corta
a: permite
e ingresar una desc
cripción co
orta del
s
subtipo.
•
D
Descripción: permiite ingresa
ar una des
scripción d
del subtipo
o.
•
F
Fecha Effectiva: es
e la fech
ha efectiv
va a partiir de la cual es
e
efectiva la definición
n del subtipo.
•
E
Estado: determina si el subtipo puede ser utiliza
ado en el sistema.
s
E
Esto ocurrre cuando el valor de
el campo es
e activo.
•
U
Uso Herrramienta:: Seleccione si los activos a
asociados a este
s
subtipo se utilizarán
n como herrramienta para repa
arar otro activo.
a
•
T
Tarifa Cos
stes: No aplica
a
•
T
Tarifa Fac
cturación
n: No aplic
ca
•
C
Código Moneda: es
e el tipo de moned
da por deffecto que utilizará
e
el subtipo cuando las dos opciones ante
eriores aplican.
•
U
Unidad Medida:
M
ttarifas apliican.
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
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e la unida
es
ad de medida que aplica cua
ando las
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GEST
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FECHA: Mayo
o de 2010
•
A
Activo Lin
neal: Perm
mite determinar si el activo uttiliza coord
denadas
p
para su iniicio y su fiinal.
A
Atributos
d
de Activos
Se utiliza
u
para
a definir attributos o caracterís
sticas espe
eciales parra activos.
La ru
uta de acc
ceso es la siguiente::
Def Finanzas
s/Cadena
a Suminis
stro > Datos de Producto
P
os > Gesttión de
Actiivos > De
efinicione
es Físicas
s > Definiición Atriibutos Ac
ctivos
•
N
Nombre Atributo:
A
permite in
ngresar un
n nombre p
para el atrributo.
•
A
Atributo: permite in
ngresar el código de
el atributo..
•
D
Descripció
ón: permite ingresa
ar descripc
ción de atrributo.
•
F
Fecha Efe
ectiva: permite ing
gresar la fecha
f
a pa
artir de la
a cual el
a
atributo pu
uede ser utilizado
u
en
n el sistem
ma.
•
E
Estado: de
etermina s
si el atribu
uto puede ser utiliza
ado en el sistema.
s
E
Esto ocurre
e cuando el
e valor de
el campo es
e activo.
D
Definición
de Área
Se utiliza
u
para
a definir có
ódigos de área, con lo cual se
e crea un n
nivel más
deta
allado de la
a ubicación de activos.
La ru
uta de acc
ceso es la siguiente::
Men
nú Princ
cipal > Def Fina
anzas/Ca
adena Su
uministro
o
Prod
ductos > Gestión de Activo
os > Defin
nición de Área
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e Organización y Métodos
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>
Dattos
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FECHA: Mayo
o de 2010
•
ID S
Set: permite seleccio
onar el ID Set asociiado a las ubicaciones a las
cuale
es se le va
a a crear el
e área.
•
Ubic
cación: pe
ermite sele
eccionar la
a ubicación a la cua
al se le va a crear
el áre
ea de la lis
sta de valo
ores de ub
bicaciones previame
ente creadas.
•
ID Á
Área: perrmite crea
ar el códig
go o Id de
d área, que
q
se le
e quiere
desig
gnar al áre
ea.
•
Fech
ha Efectiv
va:
permite ing
gresar la fecha
f
a pa
artir de la
a cual el
área puede serr utilizada en el siste
ema.
•
Estado: permite ingresa
ar la fecha
a a partir de
d la cual el área pu
uede ser
utilizada en el sistema.
•
Desc
cripción: permite in
ngresar de
escripción del área.
•
Deta
alle Área: permite ingresar informac
ción adicio
onal en un texto
libre..
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
4.5
ALTAS DE ACTIVOS
El módulo de gestión de activos almacena dos tipos de información de activos:
•
La información financiera incluye detalles sobre costes, libros, métodos y
normas de amortización, vida útil, etc.
•
La información física incluye datos sobre números de etiqueta,
especificaciones, ubicaciones, responsables y fabricantes de los activos.
El sistema permite realizar el ingreso de activos fijos en línea, y para esto
proporciona los siguientes métodos para esta operación:
•
Alta Rápida: Este método está diseñado para hacer el ingreso del
activo eficientemente utilizando la información de libros y depreciación
por defecto de los perfiles para adicionar los activos ágilmente,
ingresando la información crítica y capitalizando los activos al momento
de guardar el activo.
•
Alta Básica: Permite el ingreso y ajuste de la información del activo con
la mayor cantidad de información detallada financiera y física.
•
Definir Información Operacional: Este método está diseñado para
eficiencia cuando se están adicionando activos no financieros. La
información financiera no se encuentra presente en este componente,
haciendo más rápido el ingreso de los activos no financieros.
El sistema guarda la información de activos fijos en 5 bloques diferentes:
A – Información básica del activo
B – Información de libros del activo
C – Información de costos o ajustes del activo
D – Depreciación del activo
4.5.1
Alta Rápida de Activos
Para acceder ingrese a través de la siguiente ruta:
Gestión de Activos > Transacciones de Activos > Activos en Propiedad
> Alta Rápida de Activos
Posterior al ingreso elija en la Unidad de Negocio en la cual se va a ingresar
del activo, en caso de estar utilizando el ID Activo proporcionado por el
sistema, conservar el valor por defecto NEXT que se encuentra en el campo.
Revisado por Oficina de Organización y Métodos
Elaborado
Elaborado
por
por
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FECHA: Mayo
o de 2010
En caso
c
que se
s esté asignando el
e ID Activo manualm
mente, ing
gresar el ID
I en el
campo, una vez
v
completados lo
os campos
s anteriorres, presio
onar en el
e botón
como se
s muestrra en la sig
guiente pa
antalla:
Postteriormentte se visua
alizará la pantalla
p
D
Datos
y Co
ostes de A
Activos donde
d
la
inforrmación de esta pág
gina se debe comple
etar como e muestra
a a continu
uación:
La descripción
d
n de los ca
ampos a co
ompletar es
e la siguie
ente:
Info
ormación Activos
•
Amort Acum Pe
eriodo Ac
ctual: perrmite sele
eccionar si el sistem
ma debe
registra
ar la amorrtización acumulada
a
a del activ
vo en el periodo acttual. En
caso co
ontrario, la
a amortiza
ación acumulada se
e contabiliza en el periodo
anteriorr. Si éste fuera el ca
aso, es prrobable qu
ue necesite
e volver a abrir el
periodo
o.
•
Fecha Transacc
ción y Fe
echa Conttable: Normalmentte, la fech
ha de la
transac
cción repre
esenta la fecha
f
en q
que realme
ente se ad
dquirió el activo
a
y
la fecha
a contable
e la fecha en
e que se contabiliz
za en Conttabilidad General.
G
La fecha contable
e se valida
ará en rela
ación con la informa
ación de periodos
p
contables abierto
os, a fin de determinar en qu
ué periodo
o se contabiliza la
transac
cción. La diferencia
d
entre la fecha de la transa
acción y la fecha
contable determina si es necesario
o calcular la amorttización de
e algún
periodo
o anterior.
•
Direcciión Identiifique la ubicación
u
d activo seleccioná
del
ándola de
e la lista
de valo
ores válido
os. La ide
entificación
n de la ubicación d
de los acttivos es
obligato
oria en el caso de materiales
m
peligrosos, que deb
ben contro
olarse e
inspeccionarse a menudo.
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
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FECHA: Mayo
o de 2010
•
Cd Tra
ansacción
n: (código
o de tran
nsacción) Identifica
a la plantilla de
entrada
as contable
es que se va a utilizar para este
e
activo
o. El sistema sólo
acepta combinaciones vá
álidas de categoríía de ac
ctivo, cód
digo de
transac
cción, tipo de coste y tipo de transacció
ón para la
as que exiiste una
plantilla
a de entradas contables.
•
Moneda y Clase
e Cambio:: Identifica
a la moned
da y la clase de cam
mbio.
Info
ormación Coste Ac
ctivo
Introduzc
ca una fila
a de inform
mación de costes an
ntes de rellenar los campos
con la infformación del perfil de activo por defec
cto.
NOTA: L
Los siguien
ntes campos no aplican.
•
Tipo Co
oste
•
Valor Residual:
Muestra el valor re
R
esidual qu
ue se calcu
ula conforme a la
opción definida en el perfil del activo
o.
•
Amort Acum: (amortizac
(
ción acum
mulada) Introduzca el importe de la
amortiz
zación ya
a contabiilizada. S
Si se da
an de alta activo
os con
amortiz
zaciones de años o periodos ante
eriores, in
ntroduzca dichos
importe
es en este campo.
•
Amort Ac Anuall: (amortiz
zación acu
umulada an
nual) Si cu
ualquier parte del
importe
e de la am
mortización
n acumula
ada es apllicable al ejercicio
e
fiscal
f
en
curso, s
se debe introducir el importe de dicha parte.
p
mo se muestra a con
ntinuación::
Com
Postteriormentte se in
nicia al diligenciamiento
“Infformación
n Adicion
nal de Acttivos”.
d
de
la
siguiente
sección
Info
ormación Adiciona
al Activos
s
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
rado
orado
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por
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
•
Tp Activo: Permite seleccionar un valor para indicar un tipo de activo.
Los valores válidos son: Equipo, Instal, Flota, Mobiliario, Hardware,
Intangible, Máquinas, Otro, Inmueble y Software.
•
Clase Activo: Permite seleccionar la clase del activo que se está
ingresando.
•
Estado Activo: Permite seleccionar el estado seleccionando una de las
siguientes opciones:
- Ppto: activo presupuestado pero no puesto en servicio.
-
Comprom: el presupuesto se ha aprobado y se están realizando
los preparativos para adquirir el activo.
Enajenado: el activo ya no se encuentra en servicio.
Servicio: fecha en la que ya se puede utilizar el activo. El valor
por defecto es la fecha de transacción.
Recibido: activo recibido, pero aún no puesto en servicio.
Solicitado: se ha preparado la documentación necesaria para la
adquisición.
Suspendido: se ha suspendido la amortización del activo.
Trnf: el activo ha sido transferido de otra unidad de negocio.
En Curso: activo adquirido para un proyecto en marcha.
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
Código FERC
•
Adquisición y Código Adquisición: Permite seleccionar la fecha en
que se adquirió el activo y un código de adquisición: Comprado,
Construido, Donado, Leasing, Misma Nat, Permutado, Trnf.
•
Padre/Hijo e ID Padre: Si da de alta un activo padre o hijo,
seleccione la opción adecuada en el campo Padre/Hijo. Si es un
activo hijo, introduzca el ID Padre al que está asociado.
•
Ac Peligroso: Active esta casilla si el activo se considera peligroso.
•
Activo Etiquetable: Active esta casilla
físicamente un número de etiqueta al activo.
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por
por
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QUANAM
si se
puede
asignar
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VERSIÓN: 2
FECHA: Mayo de 2010
•
Activo Capitalizado: Esta casilla es de sólo lectura y su estado
queda determinado automáticamente por el perfil del activo. Los
activos no capitalizados no tienen libros ni costes y Gestión de
Activos no realiza su amortización. En algunos casos sólo es
necesario realizar un seguimiento de la información física (ubicación,
características físicas, número de unidades, etc.) sin que la
información de estos activos se envíe a la contabilidad general.
•
Activo Compuesto: Active esta casilla si el activo es compuesto.
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
Definir Info I+D: (definición de datos de investigación y desarrollo)
No Aplica.
•
Información Cd Riesgo: Este vínculo permite acceder a la página
Códigos de Activos Peligrosos y seleccionar un código que se
identifique con el activo.
Una vez cargada la Información de Coste de Activo, se debe presionar en el
botón
. Este cargará el perfil por defecto, lo cual habilita el panel
Información de Amortización, en este panel aparece cargada la información de
amortización correspondiente al Perfil de Activo, asignado al activo que se está
cargando. Esta página se despliega en el evento que el usuario requiera hacer
algún tipo de cambio a la información de amortización.
Posterior a la edición y después de haber completado los campos requeridos,
es necesario guardar el activo, para que el sistema lo integre a la base de
datos de activos fijos de la organización. Para esto presione sobre el botón
Adicional a esto el activo será capitalizado.
Como se muestra a continuación:
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Elaborado
por
por
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A
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Para
a acceder siga
s
la siguiente rutta:
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> Transacc
ciones de
e Activos
s > Activo
os en Pro
opiedad
> Allta Básica
a de Activ
vos
Postteriormentte se visua
alizará la siguiente
s
p
pantalla:
Elija la Unida
ad de Neg
gocio en la
l cual se va a ingre
esar del a
activo, en caso de
estar utilizand
do el ID Activo
A
pro
oporcionad
do por el sistema,
s
c
conservar el valor
por defecto NEXT
N
que
e se encuentra en
n el camp
po. En ca
aso que se esté
asignando el ID
I Activo manualme
m
ente, ingre
esar el ID en el campo.
Una vez comp
. Este
pletados lo
os campos anteriores, presionar en el bo
otón
lo lle
evará a la pantalla información general donde encontrará los siguien
ntes
campos:
•
pción y Descripció
D
ón Corta: Sirven pa
ara identifficar y des
scribir el
Descrip
activo. La Descrip
pción Cortta puede ser una explicación abreviada.
a
.
•
Nº PAA
A (número
o de plan de adquis
sición de activos)
a
y Nº Sec (número
de secu
uencia): en caso de
e utilizarse
e, se debe
e introduciir un Nº PAA
P
y el
número
o de secuencia asociado. Estte número
o vincula el activo con un
plan de
e adquisició
ón de activos. Sólo se aceptan los núm
meros defin
nidos en
la tabla
a de plane
es de adq
quisición de
d activos
s. El núme
ero de se
ecuencia
define los elemen
ntos detallados del plan
p
de ad
dquisición de
d activos
s.
•
Activo Etiqueta
able y Nº
º Etiquetta: Permitte ingresa
ar el Nº Etiqueta
E
asignad
do al activ
vo. De esta forma, la casilla Activo
A
Etiq
quetable quedará
q
seleccio
onada auto
omáticame
ente.
Nota
a: Para re
ealizar las funciones de inventtario físico con Gestiión de Activos es
oblig
gatorio utilizar núme
eros de etiqueta.
•
Tipo Ac
ctivo: Perrmite selec
ccionar un
n valor parra indicar un tipo de
e activo.
Los valores válid
dos son: Equipo, Instal, Flo
ota, Mobiiliario, Ha
ardware,
Intangib
ble, Máquiinas, Otro,, Inmueblle y Softwa
are.
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•
Clase Activo: Permite seleccionar la clase del activo que se está
ingresando.
•
Estado Activo: Permite seleccionar el estado seleccionando una de las
siguientes opciones:
-
Ppto: activo presupuestado pero no puesto en servicio.
-
Comprom: el presupuesto se ha aprobado y se están realizando los
preparativos para adquirir el activo.
Enajenado: el activo ya no se encuentra en servicio.
-
Servicio: fecha en la que ya se puede utilizar el activo. El valor por
defecto es la fecha de transacción.
Recibido: activo recibido, pero aún no puesto en servicio.
Solicitado: se ha preparado la documentación necesaria para la
adquisición.
Suspendido: se ha suspendido la amortización del activo.
Trnf: el activo ha sido transferido de otra unidad de negocio.
En Curso: activo adquirido para un proyecto en marcha.
•
Fecha Adquisición: sirve para completar la fecha de adquisición del
activo. Este campo se rellena automáticamente cuando la introducción
del activo se produce por medio de otro sistema origen, como Compras
o Cuentas a Pagar.
•
Fecha Colocación: permite introducir la fecha en que, a efectos físicos,
el activo entra en servicio.
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
Activo Garantía
•
Código Adquisición: permite ingresar una opción de una lista de
valores, la cual describe cómo se ha adquirido el activo.
Las siguientes son las opciones:
-
Donado: se utiliza para activos donados.
Construido: se utiliza para activos construidos.
Leasing: se utiliza para vincular un activo a un leasing operativo o
de capital. Es obligatorio especificar el ID Leasing correspondiente.
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-
Intercambio p/Misma Naturaleza: esta opción no es válida para
esta página. Los intercambios de misma naturaleza se deben añadir
mediante las páginas de Alta Rápida de Activos.
Comprado: se utiliza para activos comprados. Es el valor por
defecto.
Permutado: esta opción no es válida para esta página. Los activos
permutados se deben añadir mediante las páginas de Alta Rápida de
Activos.
Transferido: transferido dentro de la misma unidad de negocio o a
otra distinta.
NOTA: Los siguientes 3 campos no aplican.
•
Código FERC: (código de Federal Energy Regulatory Commission).
•
Código Financiación: Introduzca el código de acuerdo con su
definición. Los códigos de financiación ayudan a analizar las relaciones
entre el debe y el haber en los proyectos gubernamentales de gestión de
gran número de activos.
•
Coste Reposición: permite introducir el coste que supone sustituir el
activo. Cuando se añade un activo a la base de datos, el coste de
reposición es, por defecto, igual al coste base total del activo.
•
Última Actualización: en caso de calcularse el coste de reposición por
medio de un índice, en este campo se muestra la fecha en que se realizó
la última actualización. Al añadir un activo, la fecha que aparece aquí es
la contable.
•
Nombre Índice y Subíndice: Los ajustes de los costes de reposición se
pueden fijar conforme a un índice, como el índice de precios al consumo.
Cuando se calcula el coste de reposición, el sistema ajustará el coste de
reposición original de acuerdo con el índice y el subíndice indicados.
Introduzca códigos válidos. Estos códigos se definen en la página Índices
durante la implantación.
•
Padre/Hijo e ID Padre: permite seleccionar si el activo es padre, hijo
o nada. Si es un activo hijo, introduzca el ID Padre al que está asociado.
El valor por defecto es Nada. Los activos padre e hijo no pueden ser al
mismo tiempo activos compuestos o activos agrupados.
•
ID Perfil: permite seleccionar el ID de perfil para el activo que está
siendo ingresado.
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NOTA: Los siguientes 4 campos no aplican.
•
Vida Declaración: (JPN)
•
Definir Info I+D (definición de datos de investigación y desarrollo)
•
Info Impuesto Local: (JPN)
•
Est Subasta: Muestra el estado de los activos enviados a Negociación
Estratégica para su subasta.
•
Cd Región permite ingresar una región para clasificar los activos bienes
inmuebles por regiones. Se utiliza para la generación de informes.
•
Activo Capitalizado: permite identificar
capitalizado. Esta casilla es de sólo lectura.
•
Activo Nuevo: permite seleccionar si se trata de un activo nuevo.
•
Disponible para Uso: permite seleccionar si el activo ya se puede
utilizar.
si
el
activo
ha
sido
NOTA: Los siguientes 4 campos no aplican.
•
Activo Compuesto e ID Activo Compuesto: El proceso de activos
compuestos permite agrupar activos de modo que el coste total lo
acapare un solo activo y sea éste el único que se amortice. Al
seleccionar esta opción, se indica que el activo es un activo compuesto,
y a los activos asociados se les conoce como activos miembros. Esta
función, que se suele utilizar en las empresas de servicios del sector
público, cumple con los requisitos del método de amortización de activos
compuestos de Japón. Al seleccionar la casilla Activo Compuesto en la
página Información General, aparece el campo ID Activo Compuesto.
Asocie el activo miembro con un activo compuesto mediante la selección
del ID de activo de éste último.
•
Cd Tipo Programa: (AUS)
•
Calcular Fecha Última Revisión (AUS)
•
Última F Rev: (AUS)
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uiente pantalla:
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mpletados los campo
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ores, es necesario
n
continuarr con la
pesttaña Opera
aciones/Mantenimie
ento. Presiione en la
a pestaña con este nombre
y ob
btendrá la siguiente página:
NOT
TA: El sigu
uiente cam
mpo no Aplica.
•
Estructtura Acttivos: En este cu
uadro se explica cómo de
efinir la
estructu
ura del acttivo. Los activos
a
se pueden cllasificar co
onforme a un tipo
determinado, con
n subtipos secuencia
ales, activo
os miembros de otro activo
mayor, o activos
s de conjjunto (varrios activo
os que se
e combina
an para
formar un solo ac
ctivo).
•
Inform
mación Fa
abricante: En este cuadro se
s proporc
ciona inforrmación
básica para defin
nir los datos de fabricación del activo
o. La inforrmación
completta
este
recuadrro
pestaña
de
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a
la
Fabric/L
Licencia/R
Responsablle.
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NOTA: Los siguientes 2 campos no aplican.
•
Información Recursos Activos: En este recuadro se completa la
información de la forma de definir el activo como un recurso. Esta
sección no Aplica.
•
Información Mantenimiento: En este recuadro se ingresa la
información sobre el mantenimiento de los activos. Esta sección no
Aplica.
•
Otra Información
-
-
-
Activo Peligroso: permite clasificar si el activo se considera
material peligroso significativo.
Información Cd Riesgo: (información sobre códigos de riesgo)
presione en el vínculo para acceder a la página Códigos de Activos
Peligrosos, donde se puede especificar datos de activos peligrosos
mediante la selección de códigos asignados. El sistema proporciona
los códigos de suministro FSC (Federal Supply Class) de Estados
Unidos.
Activo en Depósito: permite definir si el activo no es propio.
Activo Reposición e ID Repos: permite definir si es un activo de
reposición. Cuando un activo (o componente de un activo) ha sido
sustituido por otro en PeopleSoft Gestión de Mantenimiento, este
campo muestra automáticamente el ID del activo nuevo asociado.
Activo Disponible, Contacto y Nº Tel: permite ingresar la
información del nuevo responsable, siempre y cuando el campo
Activo Disponible se encuentre seleccionado.
Activo Lineal: permite identificar a un activo como lineal en el
repositorio de activos.
NOTA: El siguiente campo no aplica.
•
Info Relacionada Activo TI: En este recuadro
información relacionada con activos tecnológicos.
se
ingresa
la
A continuación se muestra la pantalla con los campos anteriormente
mencionados:
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Elaborado
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Una vez com
mpletados los campo
os anterio
ores, es necesario
n
continuarr con la
pesttaña Deta
alle Adquisición Activos.,, donde encontrarrá los sig
guientes
campos:
•
n Sistema
a: permite
e ingresar el sistem
ma origen a través del
d cual
Origen
llegan llos detalle
es de adqu
uisición Gestión de Activos. E
El sistema
a origen
que se introduzc
ca debe ser
s
válido en la tab
bla de sis
stemas origen de
PeopleS
Soft Finanzas y Distribución. Los sistemas orige
en habitua
ales son
Compra
as (PO), Cuentas a Pagar
P
(AP)) o Gestión
n de Proye
ectos (PC).
•
ID Inc
centivo: Los
L
incenttivos de in
nversión se
s obtiene
en de Ges
stión de
Proyecttos. Los im
mportes prrocedentes
s de Gestión de Proyectos se pueden
modificar.
•
Capitallizado: In
ndica si esta fila de
e costes ya
y ha sido
o capitaliz
zada. Si
aún no se ha capitalizado,, puede as
signarle el
e estado Para
P
Capittalizar o
No Cap
pitalizar. Gestión
G
de Activos permite
p
as
sociar libro
os con acttivos sin
capitaliz
zar cuyo estado es
e No Ca
apitalizar. En funció
ón de la opción
seleccio
onada, la página desplegará los cuad
dros de grrupo Inforrmación
Capitalización o Info
I
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ón.
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•
Info In
nterfaces
s: permite
e acceder a una pá
ágina inde
ependiente
e donde
introduc
cir detalles de adquisición.
•
CC Dettalle Adq
quisición permite a
acceder a una página indepe
endiente
en la que
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se almacena informació
ón de cla
aves contables. Se
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as claves contables
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esee asociar a esta línea de
detalle de adquisición.
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pos, haga clic
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nlace CC D
Detalle Adq
quisición, como se muestra:
m
Se visualizará
v
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Conttinuando con la pe
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uisición se
e encuenttran los
siguientes cam
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Información Capitalización: permite ingresar la información para capitalizar
activos con la información de libro facilitada por el perfil del activo. Es
necesario ingresar los datos de costes en los libros de activos. El recuadro de
grupo Info No Capitalización se usa para añadir costes no capitalizados
asociados con un activo en los datos de libro. La legislación tributaria local
puede requerir impuestos de plusvalía relacionados con la enajenación de
activos. Es posible que los costes no capitalizados deban incluirse en los
cálculos de plusvalías y minusvalías resultantes.
•
ID Perfil: permite ingresar un perfil definido en la tabla de perfiles de
activos. El activo actual adopta por defecto toda la información
financiera y sobre amortización fiscal definida en ese perfil. Es necesario
introducir un ID de perfil por cada activo que capitalice.
•
Amort Acum Periodo Actual: (amortización acumulada en periodo
actual) Al seleccionar esta casilla cualquier amortización acumulada del
activo quedará registrada en el periodo actual. En caso contrario, la
amortización acumulada se contabiliza en el periodo anterior. Esta casilla
sólo se mostrará cuando se capitalice un activo.
•
F Transacción y F Contable: Estos campos muestran por defecto la
fecha actual o las fechas especificadas como valores por defecto por el
usuario. En Gestión de Activos, las transacciones se introducen una vez
que han tenido lugar. La F Transacción refleja la fecha en que tuvo lugar
el evento, mientras que la F Contable muestra cuándo se registró o
envió a la contabilidad en el sistema. La fecha de transacción debe ser
anterior o igual a la fecha contable. En los activos capitalizados,
cualquier diferencia entre las fechas de transacción y contable afectará
tanto a la amortización como a la contabilización y al registro en libros.
•
Cd Trns: Identifica la plantilla de entradas contables que se va a utilizar
para este activo. El sistema sólo acepta combinaciones válidas de
categoría de activo, código de transacción, tipo de coste y tipo de
transacción para las que existe una plantilla de entradas contables.
•
Capitalizar: presionar este botón capitaliza el activo y añade las filas de
coste en todos los libros del ID de perfil. Las filas de coste que aparecen
por defecto equivalen al total de todas las filas de detalle de las
adquisiciones capitalizables. Este importe se puede modificar. El botón
Capitalizar desaparece una vez que se ha presionado.
•
No Capitalizar: presionar este botón para añadir filas en todos los
libros del ID de perfil. Las filas de coste que aparecen por defecto
equivalen al total de todas las filas de detalle de las adquisiciones no
capitalizables. Este botón sólo aparece cuando se selecciona No
Capitalizar entre las opciones del campo Capitalizado
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•
Impt Restante p/Capitalizar: una vez termine la capitalización, todas
las filas de costes capitalizables de la página Detalle Adquisición Activos
quedan marcadas como capitalizadas. Por lo tanto, el Impt Restante
p/Capitalizar es cero hasta que añada más filas de costes capitalizables
en la página Detalle Adquisición Activos.
•
Impt Restante p/No Capitalizar: una vez termine la no capitalización,
todas las filas de costes no capitalizables de la página Detalle
Adquisición Activos quedan marcadas como no capitalizadas. Por lo
tanto, el Impt Restante p/No Capitalizar es cero hasta que añada más
filas de costes no capitalizables en la página Detalle Adquisición Activos.
•
Amort Acum: (amortización acumulada) En los activos capitalizados,
introduzca el importe de la amortización ya contabilizada. Si da de alta
activos con amortizaciones de años o periodos anteriores, introduzca
dichos importes en este campo.
NOTA: Siempre que todas las líneas de detalles de adquisición
correspondan al mismo grupo de claves contables (Producto, Proyecto,
Departamento) y a la misma categoría y tipo de coste, puede introducirlas
simultáneamente y capitalizarlas después mediante el botón Capitalizar.
Sin embargo, si va introducir líneas de detalle de adquisición de más de
un grupo de claves contables y para más de una categoría y tipo de coste,
debe introducir y capitalizar por separado las líneas de cada grupo de
claves contables y de cada categoría y tipo de coste.
A continuación se visualiza la pantalla con los anteriores campos:
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Físicos:
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Esta
a página s
se utiliza para
p
regis
strar la ub
bicación y propiedades físicas
s de un
activ
vo (color,, dimensiones, pes
so, etc.), introduc
cir comen
ntarios y asociar
atrib
butos pers
sonalizados definido
os por el usuario.
u
Ta
ambién sirrve para adjuntar
a
y consultar im
mágenes allmacenada
as de los activos.
a
Una vez com
mpletados los campo
os anterio
ores, es necesario
n
continuarr con la
pesttaña Fabrric/Licencia/Resp
ponsable. Presione
e en la p
pestaña co
on este
nom
mbre y obte
endrá la siguiente página:
p
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o de 2010
Esta
a página se utiliza para registrar da
atos sobre respons
sables, ge
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inforrmación de licencias
s y realizar el seguim
miento de los datos relacionados con
fabricantes de
e activos.
pletado los
s campos necesarios en las
Una vez termiinada la edición y haber comp
páginas y co
omponente
es descrittos anteriiormente, es necesario gua
ardar el
activ
vo, para que
q
el siste
ema lo inttegre a la base de datos
d
de a
activos fijo
os de la
orga
anización. Para esto presione en el botó
ón
4
4.5.3
.
C
Copia de Activos
A
La funcionalid
f
dad de co
opia de ac
ctivos le permite
p
crrear activo
os a partir de la
copia de los datos de un
n activo ya
a existente
e en el sis
stema.
Para
a visualizar la pantalla ingrese
e a través de la siguiente ruta:
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A
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s > Activo
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> Co
opia de A
Activos Ex
xistentes
Se visualizará
á la siguiente pan
ntalla donde se en
ncontrará con los campos
desc
critos a continuación
n:
Para
a la creació
ón Copias de Activos ingrese por la sigu
uiente ruta
a: Gestión
n de
Actiivos>Cop
pia de activos exis
stente
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FECHA: Mayo de 2010
La pantalla anterior contiene los siguientes campos:
•
N° de Copias Activo: determina la cantidad de activos que se van a
crear a partir del que fue seleccionado.
•
Opciones Copia Activos: permite activar, o desactivar, las casillas de
los datos que desea incluir en la copia.
•
Activo: Se asignará el siguiente ID Activo disponible. Introduzca los
atributos adicionales del activo para realizar la copia.
•
Libro
•
Cantidad, Coste, Categoría y Tp Coste: Muestran los valores de
cantidad, coste, categoría y tipo de coste del activo.
•
Valor Residual Muestra un valor que se calcula conforme a la selección
realizada para este campos en el perfil del activo.
4.5.4
Introducción de Garantías
La mayoría de los activos se adquieren con una garantía estándar por parte del
fabricante por la que se asegura que el activo carece de defectos y por la que
se ofrece una serie de compensaciones en caso de producirse algún defecto
durante la utilización normal del activo, como la posibilidad de elegir un activo
que lo sustituya o de obtener uno en depósito mientras se repara el activo
garantizado.
Para ingresar una garantía de Activos siga la siguiente ruta:
Gestión de Activos > Servicios y Mantenimiento > Garantías de Activos
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Elaborado
Elaborado
por
por
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GEST
TIÓN DE ACTIVOS FIJO
OS
VERSIÓ
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FECHA: Mayo
o de 2010
Intro
oduzca la información pertine
ente para hacer la búsqueda
b
del activo
o al cual
se le
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arantía. Ha
aga clic en
n el botón
p
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ultados de acuerdo a los pará
ámetros in
ncluidos. Posteriorm
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plegados y hacer clic
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o cual lo llevara a
la siguiente pa
antalla:
Revisado por Oficina de
e Organización y Métodos
Elabor
Elabo
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orado
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QUAN
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MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
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Ingrese la siguiente información:
•
Secuencia: El valor de secuencia se rige por la orden o secuencia de las
condiciones introducidas para esta garantía. El sistema permite
introducir varias garantías por activo.
•
Fecha Efectiva y Estado: Introduzca la fecha efectiva y el estado de la
garantía. Utilice estos campos para definir un historial que refleje el
momento de emisión inicial de la garantía y cualquier información
posterior pertinente. Para cada activo se puede añadir multitud de
registros de garantía. Si la garantía se encuentra actualmente en vigor,
seleccione Activo en el campo Estado.
•
ID Proveedor: Seleccione un ID de proveedor de la lista de
proveedores disponibles para la unidad de negocio. Este campo
identifica al fabricante. Sólo se aceptarán los IDs definidos en la tabla de
proveedores.
•
ID Contacto: Seleccione un ID de contacto para la garantía de la lista
de contactos disponibles del proveedor.
•
Nº Garantía: Introduzca el número o el ID de la garantía.
•
Nombre Garantía: Seleccione un nombre de garantía de la lista
disponible para este ID de Set.
•
F Vencimiento Garantía: Introduzca la fecha en que vence la garantía.
•
Cobertura: Especifique las condiciones de cada garantía en este campo
descriptivo.
Cuando haya completado la información haga clic en el botón
4.6
.
BÚSQUEDA DE ACTIVOS
La búsqueda de un activo está basada en criterios especificados. Una vez
localizados los activos que cumplen dichos criterios, se pueden consultar con
mayor detalle.
Utilice los vínculos para acceder a otros componentes del sistema y realizar
transacciones con los activos seleccionados.
Ingrese a la pantalla a través de este enlace: Gestión de Activos >
Búsqueda de Activos
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Elaborado
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o de 2010
•
Búsque
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s Adquis
sición y Recupera
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criterios
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ac
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l reglas siguientes
s:
-
-
-
L
La información de la tabla de activos
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se recupera siempre.
L
La informa
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s cualquiera de los campos
d
de costes se
s utiliza en
e los crite
erios de búsqueda, o si está activada
a
la
a casilla In
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L
Los datos de adquisición de activos se recupe
eran si se
e utiliza
c
cualquiera de los cam
mpos del cuadro
c
de grupo De
etalles Adq
quisición
e
en los crite
erios de bú
úsqueda, o si se acttiva la cas
silla Inform
mación
A
Adquisició
ón.
E
El código de ubicac
ción se recupera si se utiliza
a su camp
po para
recuperar datos
d
de activos
a
os
si se activa
a la casilla Ubicació
ón.
L
La casilla Activo No
N Capitalizado sólo
s
se u
utiliza cua
ando se
a
activan las
s casillas Información Adquisic
ción e Info
ormación Coste,
C
o
c
cuando se especifica
an campos
s en los cuadros
c
Crriterios Bú
úsqueda
A
Activo y De
etalles Adq
quisición.
H
Haga clic en
e el vínculo Conse
ejo si nec
cesita inforrmación adicional
a
p
para selecc
cionar crite
erios.
Carg
gados los criterios
c
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a clic en el botón
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o de 2010
Resultados Búsqueda
B
a - Selecc
ción Activ
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ntes:
•
Inform
mación de
e Activos
s: En esta
a ficha se
e muestran los valo
ores de
unidad de negoc
cio, ID de activo, de
escripción, tipo y subtipo
s
de
e activo,
número
o de etique
eta, ID de serie y es
stado.
•
Inform
mación Co
oste Activ
vo: En esta ficha se muestra
an los valores de
unidad de negocio, ID de activo, de
escripción, claves c
contables, tipo de
coste, cantidad,
c
c
coste
y mo
oneda.
•
Detalle
e Adquisición: En esta ficha
a se mues
stran los v
valores de
e unidad
de nego
ocio, ID de
d activo, descripció
ón, unidad
d de nego
ocio y núm
mero de
pedido, unidad de
e negocio y número
o de recep
pción, unid
dad de neg
gocio de
AP, ID de comprobante, unidad de
e negocio de PC, ID de proyecto y
activida
ad.
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GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
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•
Propietario/Responsable: En esta ficha se muestran los valores de
unidad de negocio, ID de activo, descripción, ID de empleado,
responsable, ID de departamento responsable del activo y estado fuera
de las instalaciones.
•
Mantenimiento Orden Trabajo: En esta ficha se muestran los valores
de unidad de negocio, ID de activo, descripción, uso como herramienta,
programable, activo capitalizado, exceso de reservas, ubicación de
orden de trabajo, unidad de negocio de orden de trabajo, planta y
número de identificación de vehículo.
4.6.1
Búsqueda de Activos por Usuario
Gestión de Activos > Búsqueda de Activos
Los usuarios que requieren ver cuáles son los activos que tiene a su cargo,
deben realizar la búsqueda por usuario de la siguiente manera:
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Elaborado
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por
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Una vez se encuentre
e en la página
p
de
e Búsqued
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grese al
hipe
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C
Ad
dcn Búsqu
ueda, que lo llevará a la siguie
ente págin
na:
Escrriba su ID de emplea
ado y nom
mbre. El no
ombre se debe escrribir en el formato
f
Apelllido, Nom
mbre. El ID
D de empleado lo provee el área
á
de re
ecursos hu
umanos.
Postteriormentte haga clic
c
en el botón
. Esta operación lo lleva
ará a la
página princip
pal de bús
squeda donde debe hacer clic
c en el botón
. Esta
acció
ón devolve
erá los acttivos a carrgo de la persona.
p
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4
4.7
4
4.7.1
AMO
ORTIZACI
IÓN
C
Cálculo de
e la Amorrtización
Al ejjecutar es
ste proces
so, se llev
va a cabo el cálculo
o de la de
epreciación
n de los
activ
vos. Este debe serr ejecutad
do periódiicamente, generalm
mente se ejecuta
men
nsualmente
e, de ma
anera que
e realice el cálculo
o para los
s activos nuevos
regis
strados en
n el mes, así como
o para aquellos que
e han sido
o dados de
d baja,
ajus
stados o re
e categoriz
zados.
Los atributos de amorrtización obligatorio
o
s se pued
den definir en tres
s partes
diferrentes: en
n los libros de cada
a unidad de
d negocio
o, al defin
nir los perrfiles de
activ
vos o al da
ar de alta activos en
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ma.
Para
a realizar el
e cálculo de
d la amortización ingrese a través
t
de la siguientte ruta:
Ges
stión de Activos > Cálcu
ulo de Am
mortizaciión > Amortizac
ción de
Actiivos > Cá
álculo de Amortiza
A
ación
Al in
ngresar a la ruta me
encionada anteriorm
mente, que lo llevará a la siguiente
página:
Sele
eccione un control de
e ejecución. En el ev
vento que
e sea la priimera vez que
ejecuta el proceso, añad
da uno nuevo. Esto lo llevará a la siguie
ente págin
na:
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o de 2010
Para
a correr el Cálculo
o de Am
mortización
n deberá completa
ar los sig
guientes
campos:
eleccionará
á un libro o rango
• UN: Escoja la unidad de negocio de la que se
de activ
vos.
•
Libro: Seleccione
e un libro para delim
mitar los activos
a
que se van a incluir
en el prroceso.
•
De ID Activo y A ID Actiivo: Introduzca el rango
r
de a
activos que desea
incluir en
e el proce
eso.
•
encia Pro
oceso: Se
eleccione la
l frecuen
ncia del p
proceso en
ntre los
Frecue
valores siguientes: Siemprre, No Ejec
c y Una Ve
ez.
go de com
mpletar los datos, ha
acer clic en
n el botón de
lo cual guardará
Lueg
el co
ontrol de e
ejecución para sus posteriore
es usos. Po
osteriorme
ente hacerr clic en
el bo
otón
niciar el prroceso, y esperar a que este
e finalice. Cuando
para in
este
e haya fin
nalizado, se
s puede llevar a cabo una revisión de los da
atos de
amo
ortización.
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4
4.7.2
R
Revisión datos
d
Am
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ón
Ges
stión de Activos
A
> Gestión
n de Activ
vos > Cállculo de A
Amortiza
ación >
Rev
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mortizació
ón > Amo
ortización
n de Activ
vos
4
4.8
ENT
TRADAS CONTABL
C
ES
Cada
a transacc
ción financ
ciera que se ingresa
a en el sis
stema puede utilizarrse para
gene
erar entra
adas conttables ballanceadas. Estas entradas
e
s
son resum
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GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
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registradas en asientos contables, y que posteriormente se pueden agrupar y
contabilizar en el sistema de contabilidad general.
Las entradas contables balanceadas se generan a partir de las transacciones
financieras y son en la contabilidad general. Los orígenes principales son:
-
Entradas contables creadas a partir de transacciones financieras
como, por ejemplo, altas, ajustes, repartos o bajas de activos.
Entradas contables creadas a partir del cierre de amortización de
un periodo contable determinado.
Cada vez que se ingresa o ajusta la información de un activo financiero,
gestión de activos crea una transacción abierta. Esta transacción se mantendrá
abierta hasta que sea calculada la amortización de la misma, o se creen sus
correspondientes entradas contables.
El proceso creación de entradas contables genera entradas contables para
todas las transacciones financieras no relacionadas con amortizaciones. El
proceso Cierre genera las entradas contables correspondientes a la
amortización de un determinado periodo contable.
Para crear las entradas contables debe:
1. Ingresar transacciones de activos. La transacción que se ingresa, el
sistema crea transacciones abiertas cuyo tipo de transacción puede ser
de alta, transferencia, ajuste, baja, etc.
2. Calcule la amortización de las transacciones abiertas.
3. Cree las entradas contables correspondientes a las transacciones de
activos mediante la ejecución del proceso.
4. Al final de cada periodo contable, es necesario crear las entradas
contables de amortización mediante la ejecución del proceso cierre de
amortización, que aplica a la tabla de amortización de activos, las
plantillas de entradas contables de amortización (DPR) y de amortización
de periodo anterior (PDP). Este proceso se debe ejecutar una sola vez
en cada periodo contable y sólo cuando haya concluido toda la actividad
transaccional del periodo.
5. En el caso en que sea necesario llevar a cabo una reversión, se deben
reversar las entradas contables mediante la ejecución del proceso cierre
con la casilla Revertir Entrada Contabilizadas activada. Esta opción
revierte sólo los asientos creados y contabilizados en contabilidad
general y crea entradas de reversión.
Es el proceso que construye las entradas contables basado en la información
de las diferentes transacciones realizadas en el sistema, como son altas, bajas,
transferencias, re categorizaciones, ajustes, etc.
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A co
ontinuación
n se prese
enta la forma como
o se crean
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adas conta
ables en
el sistema:
4
4.8.1
C
Creación de
d Entrad
das Conta
ables
Ingrrese a trav
vés de la siguiente
s
r
ruta:
Ges
stión de Activos > Entradas Contables > Creació
ón de En
ntradas
Con
ntables
Postterior al ingreso a través de la ruta anterriormente mencionada se
visualizará la siguiente pantalla, donde sele
eccionará un contro
ol de ejecu
ución en
el ev
vento que sea la primera vez que ejecu
uta el proceso, añada uno nue
evo.
Esto
o lo lleva
ará a la siguiente página donde pa
ara corre
er el Cálc
culo de
Amo
ortización deberá
d
completar lo
os siguienttes campo
os:
•
UN: Se
eleccione la unidad de negocio de la que
q
se va a seleccio
onar un
libro y u
un rango de
d activos.
•
Libro: Seleccione
e un libro para delim
mitar los activos
a
que se van a incluir
en el prroceso.
•
De ID Activo y A ID Actiivo: Introduzca el rango
r
de a
activos que desea
incluir en
e el proce
eso.
•
Frecue
encia Pro
oceso: Se
eleccione la
l frecuen
ncia del p
proceso en
ntre los
valores siguientes: Siemprre, No Ejec
c y Una Ve
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Com
mo se muestra a con
ntinuación::
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o de 2010
Lueg
go de com
mpletar los datos,
el prroceso, y esperar
e
a que este finalice.
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Cuan
ndo este haya
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finalizado, se p
puede lleva
ar a cabo una revisión de los datos
de amortizació
a
ón.
4
4.8.2
R
Revisión de
d entrad
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ncieras
Par ingresar a la revisió
ón de entra
adas finan
ncieras siga
a la siguie
ente ruta:
Ges
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ón de En
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alizará la siguiente
s
p
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4
4.9
4
4.9.1
CIERRES
C
Cierre de Amortiza
ación
Al final de cad
da periodo
o se debe correr el Cierre de Amortizac
ción, que permite
cerra
ar la am
mortización
n del perriodo generado en
ntradas co
ontables para la
conttabilidad. El
E proceso
o Cierre ge
enera entrradas conttables de a
amortización para
todo
os los acttivos amo
ortizables en un periodo
p
co
ontable de
eterminado. Este
proc
ceso sólo p
puede ejecutarse pa
ara un perriodo conttable que aún no ha
aya sido
cerra
ado. Este proceso se puede
e revertir y volver a ejecuta
ar si se detectan
d
errores en los
s resultados. Para ingresar al cierre de Amorttización ingrese a
través de la siiguiente ru
uta:
Ges
es > Cierrre de Am
stión de A
Activos > Entradas
s Contable
mortizació
ón
Postteriormentte seleccio
one un co
ontrol de ejecución.. En el ev
vento que
e sea la
prim
mera vez que ejecuta
a el proceso, añada uno nuev
vo. Como se muesttra en la
siguiente panttalla:
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FECHA: Mayo
o de 2010
Esto
o lo llevará
á a la siguiiente página donde diligenciarrá los sigu
uientes cam
mpos:
Opc
ciones: el proceso de
d cierre de amortiza
ación tiene
e las siguientes opciones:
•
Nva Eje
ecución Cierre
C
Am
mort: esta opción se
e utiliza pa
ara elimina
ar todas
las entradas con
ntables existentes p
para las que
q
no se hayan ge
enerado
asientos por gas
stos de am
mortización y obliga
aciones de
e leasing para la
unidad de negocio, libro, año
a
fiscal y periodos especific
cados. El sistema
genera entradas nuevas. Para gene
erar nuevo
os asiento
os y para revertir
un asie
ento, ejecu
ute una petición con las opciiones Nva Ejecución
n Cierre
Amort y Revertir Entrada Contabiliza
C
adas selecc
cionadas.
•
Reverttir Entrad
da Conta
abilizadas
s: esta op
pción se utiliza pa
ara sólo
revertirr las entradas contables creadas y conta
abilizadas en la
contabilidad gene
eral, incluidas todas las entrad
das contab
bles de los
s gastos
de amo
ortización y pagos de
e leasing p
para la unidad de ne
egocio, el libro, el
año fisc
cal y los pe
eriodos es
specificado
os.
•
Crear Amort Presupue
P
estada: esta
e
opció
ón muesttra las entradas
e
contables resulta
antes com
mo amortización prresupuestada y pa
agos de
leasing..
•
Proces
sar Rango
o Activos: esta opción se utiliza para p
procesar un rango
específiico de actiivos correspondiente a una unidad de negocio, un
u libro,
un año fiscal y un
n periodo.
Para ejecu
P
utar este proceso, se debe elegir la Unidad d
de Negoc
cio y el
L
Libro,
parra los que se van a procesar las transa
acciones. También se
s debe
in
ntroducir el
e año fis
scal y los periodos abiertos que
q
se vay
yan a cerrrar. Una
v comple
vez
etados esttos datos se
s debe ha
acer clic en el botón
n
.
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o de 2010
4
4.9.2
C
Cierre de Periodo Contable
C
Es la
a acción por la cual se da por cerrado u
un periodo
o para la U
Unidad de Negocio
y un Libro e
específico, de manera que el sistem
ma ya no permita realizar
transacciones sobre dic
cho period
do. Para ingresar al Cierre Contable siga la
siguiente ruta:
Ges
stión de A
Activos > Entradas
s Contable
ntable
es > Cierrre de Perriodo Con
Ir a la ruta mencionad
m
da anterio
ormente, que
q
lo llev
vará a la siguiente página
dond
de ingresa
a la Unida
ad de Neg
gocio y Liibro de ac
ctivos de los cuales se va a
cerra
ar el perio
odo.
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FECHA: Mayo
o de 2010
Postteriormentte indique el Año y Periodo q
que desea cerrar, lu
uego presio
one el
botó
ón
c
como se muestra
m
a continuaci
c
ón:
4
4.10
AJU
USTES A LOS
L
ACTIV
VOS
Para
a corregirr errores o añadirr información nuev
va, es n
necesario realizar
perió
ódicamentte cambios
s en los re
egistros de
e activos.
Las modificaciones se pueden
p
re
ealizar sob
bre cualquier dato d
de activos que se
haya
a introdu
ucido, inc
cluidos co
ostes, cantidad, normas
n
d
de
amorttización,
ubicación, atriibutos físic
cos, etc.
Algu
unos de estos
e
ajus
stes y ca
ambios en
n transferrencias tie
enen repe
ercusión
finan
nciera o tributaria.
t
Los camb
bios en la
a informac
ción física de un ac
ctivo no
afec
ctan al cos
ste o a la amortización. Sin embargo, los cambio
os en la ca
antidad,
el co
oste, los atributos de amortización o el departamento síí afectarán a sus
libro
os financieros y fisca
ales.
En función
f
del sector y la ubicación, será
s
neces
sario realizar un ciclo
c
de
comprobación de deteriioros de activos al m
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•
Copiar Cambios
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a para copiar los
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•
Ajuste Otros Liibros Porr: Determ
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realizarrán por Importe o Porcen
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transferir un porcentaje del importe de los libros siguientes. Si, en
cambio, selecciona la opción Importe, se producirá una transferencia de
un importe desde ambos libros.
•
Inclusión Norma: Las opciones disponibles son Excluir o Incluir. Las
normas de amortización muestran automáticamente el valor AM (mes
real) en todas las transacciones. Si opta por incluir la norma, ésta se
copiará a todos los libros. Si opta por excluirla, ésta no se copiará.
•
Acción: Seleccione la transacción financiera que desee realizar. Elija
una Acción de acuerdo con su necesidad y haga clic en el botón Ir,
como se muestra a continuación:
-
Añadir: Añade una línea de ajuste de costes con el tipo de
transacción ADD como resultado de orígenes de financiación
alternativos o distintos.
-
Ajustar: Ajusta costes o cantidades de una fila existente y añade
una línea con el tipo de transacción ADJ.
-
Aumentar Precio Fijo: Aplica un aumento al precio del activo
que se transfiere.
-
Transferir InterUnidad: Transfiere un activo de una unidad de
negocio a otra con entidades legales diferentes.
-
Cambiar Categoría: Modifica la categoría o el tipo de coste de un
activo. Las categorías de activos clasifican los activos por tipos a
efectos de entradas contables.
-
Revaluar: Revalúa un activo conforme a un porcentaje. Los
organismos oficiales determinan las revaluaciones, que suelen ser
fruto de una revaluación monetaria o de un ajuste por inflación.
Esta opción se utiliza principalmente en países con índices de
inflación elevados.
-
Transferir: Transfiere un activo dentro de una misma unidad de
negocio. Se puede realizar, por ejemplo, una transferencia entre
dos departamentos o unidades de explotación que se registra
como transacción IntraUnidad, en contraposición a una
transacción InterUnidad, que tiene lugar entre dos unidades de
negocio distintas o independientes. Los campos de moneda de
transacción no están disponibles para este tipo de transacción.
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na Cálculo
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para
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conttinuación:
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4.12 BAJA DE ACTIVOS
Los activos se dan de baja cuando se enajenan o se dejan de utilizar. Al dar de
baja un activo, Gestión de Activos crea todos los asientos contables necesarios,
para llevar esto a la contabilidad general.
Los tipos de baja que se pueden llevar a cabo en gestión de activos son:
•
Baja total: Al dar de baja la cantidad completa y el coste total de un
activo, éste se considera totalmente dado de baja. Una vez procesada la
baja y creadas las entradas contables, el activo quedará eliminado de los
libros y no se producirá amortización adicional.
•
Baja parcial: Los activos se pueden dar de baja parcialmente y el
sistema continúa procesando la amortización por el importe restante.
Existen dos tipos de baja parcial:
•
-
Por cantidad: Los activos pueden darse de baja parcialmente
por cantidad. Supongamos que una empresa tiene 250
ordenadores y decide vender 50 a sus empleados, las 50
unidades serán la cantidad dada de baja. Gestión de Activos
calcula el coste correspondiente.
-
Por coste: Los activos pueden darse de baja parcialmente por
coste. Supongamos, por ejemplo, que se realiza una baja
parcial de un ordenador por el precio del monitor, 400 USD, y
que se vende posteriormente por 100 USD. El coste total del
ordenador es 1500 USD. El coste (400 USD) es el importe que
se da de baja, y los 100 dólares son los ingresos procedentes
de la venta. Gestión de Activos calcula automáticamente las
plusvalías o minusvalías generadas en función de estos
importes.
Periodo anterior: Para introducir una transacción de baja de un activo
que en realidad fue dado de baja en un periodo contable anterior, es
necesario introducir las fechas contable y de transacción que reflejen la
baja real, así como el periodo contable en el que desee contabilizarse
dicha baja.
Para realizar la baja de un activo ingrese a través de la siguiente ruta:
Gestión de Activos > Transacciones de Activos > Enajenación de Activo
> Baja/Reintegración de Activos
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•
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-
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ono: Se utiliza cuando el activo no
o tiene valor de
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-
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Se
utiliza
a
cuand
do
se
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e aprovechan dentrro de la
propia empresa.
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enajenación puede conlleva
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un activ
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amortizado.
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•
-
Activo Desaparecido:
Se utiliza cuando un activo no se
pueda localizar y no se está seguro de si el activo fue robado o
abandonado. Los activos desaparecidos no generan ingresos ni
costes de eliminación.
-
Enajenado p/Robo: Se utiliza en los casos de robo de un
activo.
-
Donado a Grupo Externo: Se utiliza cuando se dona un
activo. Esta opción se suele utilizar cuando se donan activos, a
efectos fiscales, a organizaciones sin ánimo de lucro.
-
Intercambio Misma Naturaleza: Se utiliza para procesar
intercambios de activos de la misma naturaleza de conformidad
con la normativa fiscal federal estadounidense.
-
Falta Activo: Seleccione esta opción cuando no se encuentra
un activo. Los activos que faltan no generan ingresos ni costes
de eliminación.
-
Baja p/Venta: Se utiliza en la venta de activos. (Si vende la
entidad propietaria del activo, debe dar de baja todos los
activos de dicha entidad.) Para generar la factura puede utilizar
la interfaz con Facturación.
-
Devuelto Almacén: Se utiliza cuando el activo se devuelve a
una ubicación interna común en la que estará disponible para
que otros lo utilicen.
-
Activos Desechados: Se selecciona cuando el activo ya no
tiene utilidad ni valor alguno de reventa.
-
Permutado p/Otro Activo: Se utiliza en los intercambios de
activos. Consulte el proceso de permutas en este capítulo.
Copiar Cambios a Otros Libros: Esta opción, que aparece activa por
defecto, mantiene todos los libros sincronizados al copiar la transacción
a todos los demás libros definidos para el activo. Desactive la casilla si
no desea copiar cambios a otros libros.
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FECHA: Mayo
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FECHA: Mayo de 2010
En estas secciones se deben completar los siguientes campos:
Baja
•
Cantidad: Al seleccionar un código de enajenación, el sistema rellena
automáticamente el campo Cantidad con el número total de unidades y
el campo Impt Baja con el coste total de todas las unidades. Recuerde
que, en el caso de una baja parcial, debe ajustarse la cantidad o el
coste.
•
Coste Baja y Moneda (moneda del coste de la eliminación): Introduzca
el importe y la moneda correspondientes a los costes de eliminación del
activo.
•
Ingresos y Moneda (moneda del ingreso): Introduzca el importe y la
moneda correspondientes a los ingresos de la transacción. Al realizar
transacciones en monedas diferentes a la moneda base, haga clic en el
ícono Importes Base y Cotización
para acceder a la página Ingresos
Venta y Costes Elim. Se pueden revisar los importes base y las
cotizaciones.
•
Norma: Especifique la norma que pretende utilizar para calcular la
amortización hasta la baja. Por lo general, para dar de baja un activo se
utiliza la misma norma de amortización que la empleada cuando el
activo aún estaba en servicio.
•
Cd Transacción: Seleccione un código para identificar el motivo de la
baja o reintegro.
•
Baja: Seleccione las opciones de cálculo con las que se procesará la
baja en esta transacción:
-
-
Calcular Pérdidas/Gan: Seleccione esta opción para
calcular la plusvalía o minusvalía asociada con la baja de un
activo sin amortizar por completo el activo. Selecciónela si
los activos no se deben amortizar por completo en el
momento de la baja y las entradas contables que pasan a la
contabilidad general deben incluir datos de pérdidas o
ganancias.
Amort sin Gastos Futuros: Seleccione esta opción para
procesar el activo totalmente amortizado sin gastos futuros
de amortización, independientemente de la cantidad de
amortización calculada realmente. Las entradas contables
que se transfieren a Contabilidad General no incluyen
información de pérdidas y ganancias. (esta condición se
mantiene siempre que no se hayan asignado ingresos por
venta o costes de baja a dicho activo). El gasto de la
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-
amortización se anota en el debe por el total de la base de
coste del activo en el momento de la baja, sin producir
pérdida ni ganancia alguna. Sin embargo, el valor contable
neto (VCN) permanece.
Amort c/Gastos Futuros: Seleccione esta opción para
procesar
el
activo
totalmente
amortizado,
independientemente del cálculo de amortización real, aunque
se puedan producir gastos futuros de amortización. Las
entradas contables que se transfieren a Contabilidad General
no incluyen información de pérdidas y ganancias. (esta
condición se mantiene siempre que no se hayan asignado
ingresos por venta o costes de baja a dicho activo). El
proceso de cierre de amortización genera las entradas
contables correspondientes a cualquier gasto restante.
•
Impt Baja (importe de baja): Muestra el importe de la transacción de
baja en la moneda base.
•
Coste Baja Base: Muestra el coste de eliminación convertido a la
moneda base.
•
Ingresos Base: Muestra los ingresos por venta convertidos a la
moneda base.
•
Amort Acum (amortización acumulada): Muestra la amortización
acumulada del activo una vez que se ha ejecutado el proceso de cálculo
de amortización.
•
P/G Baja: Muestra el importe correspondiente a las pérdidas o
ganancias producidas una vez ejecutado el proceso de cálculo de
amortización.
Información Cliente/Envío: Estos campos sólo aparecen cuando se
selecciona este valor como motivo de baja o si la opción de baja es
Permutado p/Otro Activo, Donado a Grupo Externo o Devuelto
Almacén y la unidad de negocio está sujeta a IVA.
•
Origen Envío: La ubicación de origen de envío por defecto es la
ubicación del activo. Si no se ha definido ubicación de activo, se toma
por defecto la ubicación de la unidad de negocio. Este campo sólo es
obligatorio en las unidades de negocio sujetas a IVA.
•
ID Cliente: Introduzca el ID del cliente al que se le va a facturar la
transacción.
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•
Ubic (ubicación): Introduzca el ID de la ubicación del cliente asociada
con el ID del cliente.
•
Cliente Venta: Introduzca el ID del cliente que pidió y adquirió el
activo.
•
Ubicación Venta: Introduzca el ID de la ubicación del cliente que pidió
y adquirió el activo.
•
Cliente Envío: Introduzca el ID de la ubicación a la que se enviarán los
activos.
•
Ubic Envío (ubicación del comprador): Introduzca el ID de ubicación
asociado con el cliente de envío. Los clientes pueden tener asociadas
varias direcciones, cada una identificada con un número de ubicación.
Luego de haber completado todos los datos de la baja, en necesario hacer clic
en el botón
, para guardar la baja del activo, luego correr el cálculo de
amortización para el activo dado de baja. Por último correr el Cálculo de
Entradas Contables, para que se creen las entradas contables de la baja.
4.13 REINTEGRO DE ACTIVOS
En algunas ocasiones, es probable que sea necesario reintegrar un activo dado
de baja. Al reintegrar un activo, todos los campos de la página Baja de
Activos quedarán desactivados para la entrada de datos. Si, posteriormente,
desea volver a dar de baja el activo, será necesario volver a la página a través
de la siguiente ruta:
Gestión de Activos > Transacciones de Activos > Enajenación de Activo
> Baja/Reintegración de Activos
Ir a la ruta mencionada anteriormente, que lo llevará a la siguiente página
donde debe elegir la Unidad de Negocio y el ID de Activo que se quiere dar
de baja o reintegrar, luego iniciar el proceso de búsqueda haciendo clic en el
botón
.
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4.14
CAR
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entas a Pagar
P
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obantes > Introd
ducción/A
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U
de negocio PUJCB
B y en tipo
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de
com
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e Estánda
ar, luego seleccione
e el botón Buscar.
Revisado por Oficina de
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MA
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GEST
TIÓN DE ACTIVOS FIJO
OS
VERSIÓ
ÓN: 2
FECHA: Mayo
o de 2010
Lueg
go se gen
nera la listta de resultados y elije el comproban
c
nte que necesita.
Com
mo se muestra a con
ntinuación::
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o de 2010
Se visualizará
á la pan
ntalla de comproba
antes y se selecc
ciona la pestaña
Info
ormación sobre factura, com
mo se muestra a co
ontinuación
n:
Ingrresar los comproba
antes de AP marc
cando la opción U
Usar Un Activo.
Postteriormentte dirigirse
e a la pesttaña de Activo en la
l distribución de las líneas
y co
ompletar la
a unidad de negoc
cio de AM
M, el perffil y el ID de activo dejarlo
en NEXT
N
para
a que tome el ID de
e activo siiguiente disponible. En el caso de un
alta de activo
o, comple
etar “C” en
e el tipo de costo
o. Adicionalmente se
s debe
corre
er la acció
ón de comprobación de presup
puesto.
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Para
a que se pueda ha
acer la im
mportación
n a activo
os fijos del activo que se
encu
uentra en el compro
obante, es
s necesario contabilizar el co
omprobantte. Para
esto
o es necesa
ario dirigirrse a la sig
guiente ruta:
Cue
entas por Pagar > Procesos
s Batch > Comprob
bantes > Petición Cntzn
Com
mprobante
es
Añad
dir o selec
ccionar un control de
e ejecución y hacer clic en el botón
acció
ón lo lleva
ará a la sig
guiente página:
. Esta
Ingrresar los p
parámetro
os pertinen
ntes y hacer clic en el botón
n
, lo cual
ejecutará el proceso
p
de
e contabilización. A
Al terminarr el proce
eso. Dirigirrse a la
ruta: Cue
entas porr Pagar > Proce
esos Batc
ch > Ex
xtraccione
es y carrgas >
Petiición de c
carga de activos
a
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Se visualizará
v
la siguien
nte pantallla donde d
debe añadir o selecc
cionar un control
c
de ejecución
e
y hacer clic en el botón
:
Esta
a acción lo llevará
á a la siiguiente p
página do
onde deberá ingre
esar los
pará
ámetros pertinentes
s y hacer clic en el botón
proc
ceso de contabilizaciión:
utará el
, lo cual ejecu
Al te
erminar el proceso dirigirse
d
a la ruta:
Ges
stión de
e Activo
os >
Recepción
n
Envío/R
Rec
cuperación
n de Dato
os de AP/
/PO
de
I
Informaciión
>
Postteriormentte añada o seleccione un con
ntrol de ejjecución y hacer clic en el
botó
ón
.
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Esta
a acción lo llevará
á a la siiguiente p
página do
onde deberá ingre
esar los
pará
ámetros pertinentes
s y hacer clic en el botón
proc
ceso de contabilizaciión.
utará el
, lo cual ejecu
Al te
erminar el proceso. Dirigirse a la ruta:
Ges
stión de Activos > Envío/
/Recepció
ón de In
nformació
ón >
Tran
nsaccione
es > Carg
ga de Transacciones en AM
M
Ca
arga de
Postteriormentte añada o seleccion
ne un ID Control
C
de
e Ejecución y haga
a clic en
el bo
otón
.
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Esta
a acción lo
o llevará a la siguiente págiina donde
e ingresará
á los pará
ámetros
pertinentes y posteriormente haga clic en el bottón
, lo cual hará
aparrecer aque
ellas interffaces pend
dientes de
e carga. Po
osteriorme
ente, haga
a clic en
el bo
otón
, lo cual ejecutará el proceso
o de carga
a. Al finaliz
zar el proc
ceso los
activ
vos estará
án transferridos en el
e módulo de activo fijo como si se les hubiese
dado
o de alta
a listos para
p
que se ejecuten sus procesos
s de cálc
culo de
amo
ortización, creación de entrradas con
ntables, cierre
c
de amortiza
ación y
gene
eración de
e informes.
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