Código de conducta para empleados

Código de conducta
para empleados
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1POL1.NV/01_V5. Febrero/2014
Código de Conducta
Este Código de Conducta (al que, en
lo sucesivo, nos referiremos como
“el Código”) tiene la finalidad de
proporcionar a todos los empleados las
directrices para una conducta adecuada
respecto a los compañeros y superiores,
así como en su trato con clientes y con
el público en general. El objetivo es
fomentar la integridad de los empleados
y, por lo tanto, de la empresa.
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código de conducta
Introducción
Compromisos de DKV Seguros con los empleados:
–– Respetarles profesional y personalmente.
–– Ofrecerles un entorno y unas condiciones laborales que faciliten el
cumplimiento y mejora de su trabajo y la estabilidad en el empleo.
–– Facilitar los medios y recursos adecuados así como la formación a los
empleados para el mejor desempeño, la excelencia en su trabajo y el
crecimiento profesional.
–– Establecer los sistemas adecuados de reconocimiento individual y grupal
bajo los principios de equidad y justicia.
–– Reconocer la diversidad de personas como una fuente de riqueza para la
empresa y, en consecuencia, establecer las políticas de gestión del talento y
de la diversidad adecuadas para que cada uno pueda contribuir al éxito de
la Compañía.
–– Promover la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.
–– Apoyar al empleado para que alcance el equilibrio entre la vida personal
y la profesional.
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Consideraciones
previas
DKV Seguros considera a los empleados una parte esencial de la Compañía
y desea mantener con ellos una relación basada en la creación de valor, la
confianza mutua, la responsabilidad, el compromiso y la integridad. Para ello
se compromete a:
–– Promover las herramientas necesarias para que la comunicación entre los
empleados y la empresa fluya adecuadamente.
–– Promover la transparencia, transmitir y compartir la información necesaria
para el desempeño laboral así como respecto a las decisiones que les atañen.
–– Fomentar el trabajo en equipo, la delegación, la cooperación, coordinación
y otras formas de apoyo mutuo impulsando el éxito colectivo.
–– Fomentar la participación en las decisiones que les afectan.
–– Conocer el grado de satisfacción del empleado con su trabajo así como
establecer las herramientas adecuadas para incorporar sus sugerencias
y aportaciones sobre cómo realizar mejor el trabajo.
–– Estimular, promover, encauzar y reconocer la creatividad de los empleados.
Qué espera DKV Seguros de los empleados
–– El compromiso con DKV Seguros y sus valores.
–– El compromiso con su propio desarrollo profesional y las oportunidades
de formación y mejora que ofrece la empresa.
–– El cumplimiento de las normas y políticas de la Compañía.
–– La dedicación leal a la empresa en los horarios establecidos así como el uso
honrado y eficaz del tiempo y los recursos necesarios para el desempeño
de su trabajo, evitando la utilización de éstos para fines extra laborales o
particulares.
–– Un comportamiento respetuoso, justo e íntegro en el ámbito laboral y en
las relaciones con todos los públicos con los que operamos y en especial
con los clientes.
–– La imparcialidad, equidad e integridad en el trato a otros empleados,
clientes, proveedores o cualquier otra persona que tenga una vinculación
contractual con DKV Seguros evitando cualquier favoritismo así como la
obtención de ventajas personales, la parcialidad o el abuso de poder
o posición.
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–– La lealtad a la Compañía no desempeñando otras funciones, cargos,
responsabilidades, desarrollando actividades o participando en sociedades
que supongan competencia desleal, conflicto de intereses o interferencia en
sus obligaciones laborales.
–– El trato confidencial de la información y su utilización restringida al
ámbito de nuestro trabajo con especial atención al respeto a la privacidad
de los clientes.
–– Una relación con los clientes presidida por la profesionalidad, la atención
a los detalles, la cortesía, amabilidad, confianza y la disponibilidad, interés
y rapidez en atender sus necesidades, así como una actitud proactiva
creativa y emprendedora.
–– Su contribución a crear un buen clima de trabajo para que todos nuestros
grupos de interés (empleados, clientes, etc.) vivan una experiencia positiva
en su relación con DKV Seguros.
Instrumentos para el desarrollo de estos
compromisos por DKV Seguros
–– La creación de empleo estable.
–– Canales de escucha (encuesta de clima, encuesta monitor de reputación,
reuniones sucursales y departamentos, comités de empresa).
–– Canales de comunicación con empleados (Intranet, revista Equipo DKV Seguros,
Newsletter oficina, reuniones seguimiento de objetivos, memoria anual).
–– Plan General de Desempeño.
–– Planes de Formación.
–– Programa Óptima.
–– Integración laboral de discapacitados.
–– Beneficios Sociales.
–– Grupo de Creatividad.
–– Programa Ideas.
–– Voluntariado corporativo.
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1. Objetivo y ámbito
de aplicación
1.1 Este Código contiene las reglas y principios de conducta más relevantes
para todos los empleados.
1.2. El Código se aplica a todo el personal del Grupo DKV Seguros (en lo
sucesivo “el Grupo”) incluyendo todas las compañías filiales y la
Fundación Integralia, tanto si ejerce su actividad dentro o fuera de las
oficinas de la empresa.
1.3. La Dirección de la Compañía es responsable de garantizar la publicación
e implementación del Código de Conducta (y de todos los documentos y
acuerdos laborales relacionados).
1.4. También deben respetar el Código aquellas personas que formen parte de
consejos de supervisión, comités consultivos o entidades similares en el
Grupo o en empresas externas como representantes del Grupo.
1.5. La finalidad del Código es proporcionar información sobre la gestión
ética y unas directrices claras a los empleados acerca de los requisitos
legales básicos que deben respetar en el ejercicio de su actividad laboral
en DKV Seguros y sus filiales.
1.6. En la medida en que existan normas de conducta establecidas en
directrices o normativas específicas para unidades o empresas
individuales, dichas normas deberán aplicarse sin restricción en adición
a las directrices de éste Código, a no ser que lo contradigan.
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2. Principios
generales
2.1 Un principio fundamental que rige nuestras actividades es el
cumplimiento de la ley en todas aquellas jurisdicciones en las que
operamos. Todos los empleados están obligados a respetar las
disposiciones legales y de control aplicables a nuestras operaciones.
Esto incluye también las instrucciones y normativas internas notificadas a
los empleados, así como los acuerdos con los comités de empresa, los
acuerdos de convenio colectivo y las normativas de seguridad laboral.
Otro de nuestros principios es evitar cualquier implicación en
transacciones cuya intención evidente sea eludir dichas regulaciones.
2.2 El incumplimiento de las disposiciones legales y de control o la
contravención de este Código pueden perjudicar la reputación de DKV
Seguros o sus filiales. Además, pueden provocar la imposición de
sanciones públicas (multas o intervención en nuestras operaciones
empresariales). El incumplimiento intencionado o por negligencia grave
de este Código puede constituir, además, un incumplimiento del contrato
laboral del empleado y, por tanto, acarrear consecuencias disciplinarias.
Las sanciones serán coherentes y proporcionales a la gravedad de la infracción.
3. Conducta social
Nuestro objetivo es fomentar y mantener un ambiente de trabajo de confianza
y compañerismo, cultivando un comportamiento social y responsable entre
todos los empleados del Grupo. Esto incluye el respeto de la dignidad
personal, la privacidad y los derechos de cada individuo. Todos los empleados
deben considerar una obligación prevenir y evitar la discriminación (también
indirecta) o el trato desigual por motivos de raza, origen étnico, sexo, religión,
ideología, discapacidad, edad u orientación sexual. De la misma forma, no
se tolerarán conductas como el “bulling”, otras formas de discriminación,
violencia o amenazas, acoso, o cualquier otro comportamiento antisocial, a
los cuales se pondrá fin de inmediato. DKV presta especial atención al acoso
por razón de sexo y por sexo, para lo que se establece el “Protocolo de Gestión
de Acoso” dentro del Plan de Igualdad de DKV. Para el resto de conductas
antisociales, se mantienen los canales establecidos en el Sistema de Gestión
Ética de DKV Seguros.
Los empleados deben evitar las situaciones enumeradas a continuación
que pueden derivar en conflictos entre los intereses de la Compañía y los
personales. Aquellos conflictos de intereses personales inevitables deben
ponerse en conocimiento de sus responsables directos quienes aplicarán el
presente código para resolverlos.
En caso de duda, se deberá comentar el tema con el Asesor Ético.
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4. Conflictos
de intereses
4.1 Concesión de beneficios y entrega
de obsequios
Los empleados no pueden ofrecer ni otorgar beneficios injustificados en
el marco de sus actividades profesionales. Los obsequios y las invitaciones
a los grupos de interés (clientes, mediadores, médicos, partners) deben
permanecer dentro de los límites de lo apropiado y no pretender influir
sobre las decisiones de negocios de forma ilícita. El criterio para decidir si un
obsequio o una invitación son apropiados es la práctica empresarial habitual.
La práctica empresarial se puede considerar habitual si ha habido varios casos
comparables en los que el responsable directo, tras ser informado, no haya
manifestado objeción alguna.
Los regalos que superen un valor especificado (este valor suele ascender
a 40 EUR. En ningún caso superará los 100 EUR) y las invitaciones a
eventos sociales o lúdicos más allá de una comida de negocios normal,
deberán ponerse en conocimiento de los responsables directos y requerirán
su aprobación previa, teniendo en cuenta los principios mencionados. Los
almuerzos o cenas a cargo de la empresa deberán realizarse siempre dentro
de la Normativa de viajes del Grupo.
4.2 Aceptación de beneficios y de obsequios
Los empleados y las personas relacionadas con ellos, no deberán aceptar
obsequios, invitaciones u otros beneficios que superen los límites de lo
apropiado. En este caso, también, el patrón de lo “apropiado” es la práctica
empresarial habitual. La aceptación de regalos ocasionales hasta un valor
de 100 euros está permitida aunque la Compañía recomienda, siempre que
sea posible, repartirlo entre los miembros del departamento al que se hace
el obsequio. Si un regalo, que supera de forma manifiesta este valor, debe
ser aceptado en interés de la relación empresarial, éste debe ser notificado
al Departamento de Auditoría Interna para elaborar una lista anual que
identifique su procedencia, el cual valorará la conveniencia de su donación
para obras benéficas. La aceptación de gratificaciones económicas directas
está prohibida sin excepción. Otros beneficios que superen el mencionado
valor establecido deberán ponerse en conocimiento igualmente del Dpto. de
Auditoría Interna. Los empleados pueden aceptar invitaciones a almuerzos,
cenas o eventos relacionados con su trabajo.
Las invitaciones a otros eventos (por ejemplo, aquellos de carácter
particularmente lúdico) podrán aceptarse también si están en consonancia con
la práctica empresarial común.
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4.3 Gratificaciones a cargos públicos
No deben ofrecerse a los funcionarios públicos, políticos y otros representantes
de instituciones públicas obsequios, gratificaciones o invitaciones que puedan
comprometer su independencia o integridad. Es necesario consultar con
antelación con el Asesor Ético antes de ofrecer un obsequio a este grupo
de cargos.
4.4 Sobornos y corrupción
Ningún empleado deberá ofrecer u otorgar sobornos. En el trato con
organismos o autoridades públicos, debe ponerse especial atención en no
prometer u ofrecer pagos o beneficios con el fin de influir en las decisiones
o acciones de un funcionario o cualquier otro cargo público.
4.5 Evitar conflictos entre intereses profesionales
y personales
Todos los empleados deben garantizar que sus intereses personales no
interfieran con los de DKV Seguros ni sus filiales. Esto supone respetar los
intereses de la empresa. En concreto, en el ámbito de este contexto, deben
respetarse específicamente las siguientes normas:
–– Sólo los empleados autorizados pueden formalizar contratos y realizar
pedidos en nombre de la Compañía, y siempre de acuerdo con las
normativas existentes.
–– Los empleados deben informar a su responsable directo si asumen
actividades profesionales secundarias que puedan afectar a los intereses de
la empresa. En caso de duda, cualquiera de las personas implicadas podrá
consultar con el Asesor Ético. En todas las actuaciones deben prevalecer los
intereses del Grupo frente a terceros y frente a cualquier interés particular.
–– Los empleados necesitan la autorización previa de su superior y del Asesor
Ético antes de representar a la Compañía en transacciones en las que ellos
mismos o miembros de su familia (esposas, parejas de hecho registradas,
hijos u otros familiares viviendo en el mismo hogar que el empleado)
tengan un interés económico significativo.
–– Las participaciones financieras significativas (más del 10%) en otras
empresas que sean competencia del Grupo o de una de las empresas
del Grupo, o socios de alguna de las empresas del Grupo, requieren
autorización del Comité de Dirección, y deben ser comunicadas al Asesor
Ético. Lo mismo es aplicable a las participaciones financieras en empresas
que puedan provocar un conflicto de intereses con una empresa del Grupo.
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4.6 Dedicación exclusiva
Los directivos del Grupo no pueden desempeñar otra labor por cuenta propia
o ajena que sea remunerada y esté relacionada con su experiencia profesional,
salvo autorización expresa de la Dirección de la Compañía. Quedan exentas
de autorización la participación puntual en conferencias, seminarios o
actividades de formación que no supongan más de 15 horas al año en total.
La participación en Órganos de Dirección y Consejos de Administración en
otras empresas, sea cual sea su ámbito de actividad, tendrá que ser conocida
y autorizada por el Consejo de Administración. Esta medida afecta también
a las participaciones de cónyuges e hijos, para los miembros del Comité de
Dirección, para los cuales el Consejo deberá ser informado pero no se exigirá
autorización. Si la participación se produce en razón al cargo desempeñado
por el directivo, no computará a este efecto al tratarse de un acto de
representación de la Compañía.
5. Movilidad
geográfica
y funcional
En razón a su cargo, posición y competencias, los Directivos deben asumir una
disponibilidad y flexibilidad para realizar desplazamientos por periodos breves
de tiempo –de hasta diez días–. Si para necesidades o proyectos concretos
la necesidad de desplazamiento fuera por plazo superior, se arbitrarán
las condiciones necesarias para compatibilizar el desplazamiento con las
necesidades familiares específicas del Directivo y los valores de integración
laboral y familiar propugnados por la Compañía. La movilidad funcional podrá
realizarse siempre que la misma se encuentre claramente justificada desde el
punto de vista técnico operativo, sea informada favorablemente por el Comité
de Empresa de la Compañía y no suponga hostigamiento laboral (“mobbing”).
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6. Excelencia
y ejemplaridad
DKV Seguros desea que sus empleados sean los primeros en promover la
excelencia a través de su ejemplaridad. Esta se manifiesta en los siguientes
compromisos que deben ser vividos tanto dentro de la propia Empresa como
cuando el empleado la representa externamente.
6.1 Respeto a las personas
Los empleados del Grupo promoverán con su comportamiento el respeto
a las personas independientemente de su posición dentro o fuera de la
empresa, formación, educación, profesión, edad, sexo, orientación sexual,
credo religioso o valores, lengua, origen o procedencia geográfica, etc.
En consecuencia el trato personal, el lenguaje y las actitudes estarán de
acuerdo con este respeto y con los valores de la compañía (Emprendedora:
sincera y abierta, emprendedora y viva; Corresponsable: confiable y cercana,
responsable y comprometida; Excelente: ejemplar y atractiva, trabajo en
equipo, orientada a resultados). Asimismo el Directivo debe velar por la
conciliación de la vida personal y el trabajo de sus empleados y hacer coincidir
sus demandas de trabajo a los horarios de quienes trabajan con él, tratando de
promover la conciliación con su propio ejemplo.
El Directivo es responsable de crear y mantener un buen ambiente de trabajo
en la Compañía. La implicación y compromiso de los empleados a su cargo es
uno de los objetivos de todo Directivo y debe contribuir a alcanzarlo con su
ejemplo y dedicación.
6.2 Observancia de los valores corporativos
El Directivo debe hacer especial observancia de los valores del Grupo DKV
Seguros:
–– Respetar y tener en cuenta los valores de la organización en las decisiones
que toma o en la organización del trabajo diario.
–– Actuar individualmente de forma coherente respecto a las decisiones
tomadas por la Dirección como órgano.
–– Comunicar mensajes coherentes con los de los Órganos de Dirección.
–– Transmitir la información respecto a las decisiones adoptadas por los
Órganos de Dirección.
–– Fomentar la dirección participativa y la delegación de funciones.
–– Facilitar el trabajo de los empleados.
–– Compartir con el empleado el éxito empresarial.
–– Potenciar el desarrollo profesional de sus empleados.
–– Estimular, promover, encauzar y reconocer la creatividad de los empleados.
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6.3 Formación
Los Directivos del Grupo deben atender a su propia formación y a la de sus
colaboradores con el fin de poder desempeñar mejor su trabajo y ofrecer
un mejor servicio orientado al cliente donde el aprendizaje continuo pueda
repercutir en la innovación en beneficio de la Compañía.
6.4 Confianza y trabajo en equipo
Los Directivos del Grupo promoverán con su comportamiento la confianza y
el trabajo en equipo que debe caracterizar a la Compañía tanto internamente
como en sus relaciones externas.
6.5 Transparencia y empatía
Los Directivos del Grupo deben compartir interna y externamente el
conocimiento y la información, salvo lo específicamente establecido en
el apartado 7, con el fin de promover una actuación transparente de la
Compañía. En este ámbito, tendrá especial importancia el diálogo como
escucha y comprensión de las expectativas, necesidades y valores de los
públicos con los que la Compañía se relaciona.
6.6 Encubrimiento
En ningún caso el Directivo o Responsable Directo podrá ser condescendiente
con situaciones irregulares a las que haya podido tener acceso, siendo
encubridor de las mismas en ese caso. El Directivo o Responsable Directo está
obligado a dar cuenta al Asesor Ético, al Canal de Comunicación Externo o al
Responsable de RRHH, de cualquier anomalía de funcionamiento o conductas
del personal vulneradoras de los valores de la Compañía, salvaguardándose en
todo momento su identidad en la comunicación de la infracción.
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7. Confidencialidad
y protección de datos
7.1 Los empleados están obligados a mantener la confidencialidad en relación
con todos los asuntos internos del Grupo de naturaleza confidencial,
así como con la información confidencial propiedad de o correspondiente
a clientes/socios de negocios. La información se considera confidencial si
está marcada como tal o si resulta claramente evidente que contiene
secretos empresariales o comerciales. En caso de duda, se debe consultar
al responsable directo o al Departamento Legal.
Normalmente, la información confidencial incluye secretos operacionales
y empresariales, así como datos, informes y cifras de contabilidad todavía
no publicadas.
7.2 La información confidencial debe protegerse de su divulgación a terceros.
Incluso cuando se gestiona internamente y antes de que se transfiera
dentro del Grupo, debe respetarse el principio general según el cual la
información confidencial debe hacerse llegar sólo a aquellos empleados
que la necesitan para el desarrollo de sus tareas oficiales (principio de
“necesidad de conocimiento”).
7.3 Los empleados están obligados a respetar las normativas de protección de
datos y a contribuir de forma activa a garantizar que los datos
confidenciales y, en especial, los datos personales (por ejemplo, datos
médicos) no son accesibles a terceros. Los datos personales sólo deben
recopilarse, procesarse y utilizarse en la medida en que lo permitan la
Ley de Protección de Datos, otras leyes aplicables y los acuerdos
profesionales pertinentes. En caso de duda, el empleado debe consultar
el caso con el responsable de protección de datos de la empresa. Todos
los empleados están obligados a respetar las normativas de protección de
datos y a mantener la confidencialidad acerca de los secretos
empresariales y operacionales.
7.4 Propiedad intelectual: Respetar la propiedad intelectual del Grupo de
todos los programas, materiales informáticos, manuales, vídeos, cursos,
estudios, informes, etc. creados, perfeccionados o cuyo desarrollo
específico ha sido encargado a terceros mediante pago por parte de la
Compañía para uso interno.
7.5 Conocimientos y modos de hacer: No utilizar fuera de la Compañía el
conocimiento interno y los modos de hacer propios generados dentro del
Grupo, entendidos como metodologías propias o “knowhow” diferencial.
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8. Normativa
contra el abuso
de información
privilegiada
Los empleados del Grupo no deben incurrir en el uso inadecuado de información
privilegiada, no deben utilizarla ni en beneficio propio ni en el de terceros.
–– Los empleados que tengan acceso a información privilegiada no pueden
participar en operaciones o transacciones con la Compañía, ni tampoco
pueden transmitirla a terceros, para hacer recomendaciones de inversión.
Incluso cuando la información sea manejada internamente, como principio
general, dicha información solo se transmitirá a aquellos empleados que la
necesiten para el desempeño de sus tareas.
–– El Asesor Ético y el Dpto. de Auditoría Interna deben ser informados
tan pronto como se sospeche del uso de una información que pueda ser
calificada como información privilegiada de la Compañía.
–– El Asesor Ético debe ser consultado en todos los casos de duda.
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9. Evitar el fraude
y el blanqueo
de capitales
9.1 Todos los empleados están obligados a realizar los máximos esfuerzos
para garantizar que DKV Seguros no es utilizada de forma inadecuada
como instrumento para actividades fraudulentas. En caso de que algún
empleado tenga conocimiento o sospecha de alguna actividad fraudulenta
debe comunicarlo al Departamento de Auditoría Interna.
9.2 Todos los empleados deben asegurarse de que las empresas del Grupo no
son utilizadas para blanquear capitales u otros fines ilícitos. Siempre
que haya motivos para sospechar que una operación pueda ser ilegal, los
empleados deben obtener suficiente información sobre el entorno
empresarial del cliente, el propio cliente y el propósito de la operación
que se pretende realizar. Las operaciones que parezcan ilegales deben
ser rechazadas, aunque no se pueda probar ninguna irregularidad.
Además, siempre se deben respetar las directrices internas, especialmente
las de blanqueo de capitales.
9.3 Se debe cumplir íntegramente con las sanciones económicas y comerciales
impuestas por las Naciones Unidas y la Unión Europea o por las
instituciones nacionales competentes en sus respectivas jurisdicciones,
incluidas las medidas para prevenir la financiación del terrorismo
(sanciones, regulaciones y embargos).
Para garantizar su cumplimiento efectivo, los empleados deben
familiarizarse con los reglamentos sobre las sanciones aplicables, para
así hacer uso de todos los recursos técnicos disponibles y tener en cuenta
las directrices e instrucciones internas en cuanto a riesgos de
sanciones. En este sentido, también se deben tener en cuenta los riesgos
de procedimiento penal y de reputación que se pueden derivar de hacer
negocios con países sometidos a embargos por organismos
internacionales. En todos los casos de sospecha o duda sobre la aplicación
y el alcance de las normas mencionadas anteriormente, se deberán
consultar con el Asesor Ético, Auditoría Interna o Responsable de
Cumplimiento lo antes posible.
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10. Normativa de
libre competencia
y antimonopolio
10.1
DKV Seguros y sus filiales se comprometen a alcanzar sus objetivos
empresariales por medios ética y legalmente irreprochables, y a aplicar
sistemas de competencia justos y legales. Las normativas de
competencia y la legislación antimonopolio son de cumplimiento
obligado para todos y cada uno de nuestros empleados.
10.2
Los acuerdos con competidores sobre precios y condiciones constituyen
siempre una violación de las leyes antimonopolio. Tampoco está
permitida la oferta de cotizaciones ficticias que podrían impactar en el
precio de los productos o servicios.
10.3 Ante cualquier duda sobre la admisibilidad de una conducta en el
contexto de la competencia, se deberá consultar con el Departamento
Legal de la Compañía.
11. Relación con los
socios de negocios
y los clientes
Las relaciones con nuestros socios de negocios y los clientes deben
caracterizarse por la sinceridad y la transparencia. Nuestro propósito es
proporcionar a nuestros clientes de seguros, los servicios y la asesoría global
que les permita tomar las decisiones más adecuadas en su propio interés.
Los conflictos de intereses potenciales con clientes y otros socios se deben
identificar a tiempo y, en la medida de lo posible, evitarse o resolverse
adecuadamente.
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12. Integridad
de la información
y la comunicación
12.1
Todos los registros e informes, independientemente de que sean sólo
para uso interno o también para comunicación externa, deben ser
correctos, completos y fiables. Esto se aplica especialmente a la
contabilidad y al mantenimiento de libros contables, así como a otros
informes referentes al desarrollo empresarial y a la situación financiera
de DKV Seguros y de sus filiales.
12.2 Sólo el Consejero Delegado y los empleados autorizados (por ejemplo,
el responsable de prensa) pueden realizar comunicaciones oficiales a los
medios de comunicación o comunicarse con dichos medios y accionistas.
12.3
Lo anterior también se aplica a las declaraciones dadas a organismos
públicos y autoridades supervisoras. Las comunicaciones con dichos
órganos sólo deben llevarse a cabo a través de las personas autorizadas
para ello (ej. Dpto. Legal).
Además, se deben seguir las directrices internas relativas a documentos
sobre temas profesionales, seminarios, debates, y similares.
12.4
Si los empleados hacen apariciones públicas o participan en debates,
de tal forma que pareciese que lo hacen en representación de la
Compañía, sin haber sido autorizados para ello, deben dejar claro que
están actuando a título particular.
12.5
La comunicación de temas relacionados con Munich Re deberá
ser coordinada por el Departamento de Comunicación de DKV Seguros,
concretamente por su director, con los Departamentos de Comunicación
y de Relaciones con los Inversores y Agencias de Calificación de Munich Re.
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13. Protección de
los activos de la
empresa
13.1 Los activos del Grupo incluyen no sólo activos materiales y propiedades
sino también bienes intangibles relacionados con la Compañía
(propiedad intelectual).
13.2
Todos los empleados son responsables de la protección de estos activos
empresariales, que deben utilizarse sólo para propósitos empresariales
adecuados y en ningún caso para fines empresariales ilegales. Es
obligatorio cumplir las directrices internas y demás normativas del
Grupo referentes al uso de sus recursos operativos (incluidos teléfonos,
ordenadores, Internet y otras tecnologías de la información).
13.3
Otras reglas importantes para la protección de los activos de la Empresa y,
en última instancia, para minimizar los riesgos de responsabilidad, se
incluyen en las normativas legales e internas sobre seguridad y en los
acuerdos con los Comités de Empresa (por ejemplo, acerca de la salud y
la seguridad en el entorno laboral, la protección de datos y la seguridad
de la información), los cuales deben ser respetados por todos los empleados.
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15. Donaciones
y patrocinios
15.1
Es necesario poner especial cuidado en que las donaciones y patrocinios
del Grupo cumplan las regulaciones legales y las normativas internas
pertinentes. Las donaciones a partidos o asociaciones o grupos políticos
están prohibidas. En consecuencia, DKV Seguros solo realizará
donaciones a instituciones benéficas o sin ánimo de lucro.
15.2 No se permite ningún otro pago o contribución voluntaria por parte de
DKV Seguros a cambio de los cuales no exista una contrapartida adecuada.
15.3 Las entidades deben estar inscritas en el Registro de entidades de
utilidad pública y cumplir con la legalidad vigente.
14. Protección
del medioambiente
DKV Seguros asume su responsabilidad respecto a la protección del medio
ambiente y la sostenibilidad. Los empleados deben respetar las leyes
y directrices medioambientales existentes. De ello se deriva la obligación
de los empleados de tener en cuenta las implicaciones medioambientales
de sus acciones y decisiones y evitar o reducir su impacto negativo en la
medida de lo posible.
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16. Implementación
y denuncia
de infracciones
16.1
Los responsables directos deberán asegurarse de que sus empleados
estén familiarizados con los contenidos del Código y respeten las reglas
y principios de conducta aplicables, de forma que el personal cumpla las
reglas de conducta establecidas en el Código. El Asesor Ético está
disponible para cualquier consulta y para responder a preguntas
relacionadas con el Código.
16.2
Los empleados que tengan conocimiento de una infracción significativa
de la legislación o de las normas de este Código, en especial en
relación con casos de fraude, corrupción, malas prácticas contables
u otras contravenciones equivalentes que puedan ser sancionadas
según el Derecho civil o penal, deberán informar a su responsable
directo, al Asesor Ético o a través del Canal de comunicación externa
(Ver doc. Sistema de Gestión Ética). Esto no exime a los empleados
de informar acerca de dichas infracciones a las autoridades de
supervisión y organismos públicos competentes. Los informes sobre
infracciones se tratarán de forma confidencial y con la discreción
necesaria. Si existe una sospecha razonable de que se ha cometido una
infracción, el Asesor Ético (u otra unidad designada) pueden solicitar
(siempre manteniendo la confidencialidad de la información recibida) el
servicio de Auditoría Interna en la investigación del asunto o,
dependiendo del caso, a los responsables de la protección de datos o
de controlar el blanqueo de capitales, o a otros profesionales
competentes. Los empleados que informen acerca de posibles
infracciones no se verán perjudicados en modo alguno, salvo que desde
un principio fueran conocedores de que dicha información era falsa y
esto pudiera ser evidente para ellos.
Josep Santacreu,
Consejero Delegado
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