Autoevaluación del control

RESULTADOS INDICADOR
AUTOEVALUACION DEL
CONTROL DE LOS PROCESOS
Noviembre 8 de 2010
ROLES AUTOEVALUACION DEL
CONTROL DE LOS PROCESOS
JD/Comités
- Vigilar el proceso
- Exigir eficiencia y efectividad
Gerencia
- Mantener un marco de control
- Promover la mejora e innovación
- Proveer recursos e infraestructura
Responsables de los Procesos
- Evaluar los atributos de diseño y operación del control.
- Mantener el nivel de eficacia y efectividad requeridos
- Compromiso para implementar soluciones.
Desarrollo Organizacional
- Apoyar en la planeación, desarrollo y autoevaluación.
- Asesorar a los responsables y conocedores del proceso en la
aplicación de la guía metodológica de autoevaluación del control.
Auditoria Interna
- Capacitar, Acompañar y Facilitar el proceso de Autoevaluación
- Realizar seguimiento
- Evaluar y reportar sobre planes de mejora y efectividad de la autoevaluación.
- Mejorar y rediseñar la guía metodológica autoevaluación del control de procesos.
Comparativo Metodologías
utilizadas año 2009 - 2010
COMPONENTES EVALUADOS AÑO 2009
EVALUACION AÑO 2010
ATRIBUTOS DISEÑO Y
OPERACIÓN DEL CONTROL
PLANEACION
EJECUCION
DOCUMENTACION
DEL CONTROL
REQUISITOS GENERALES
ALCANCE
ASIGNACION
RESPONSABILIDAD
OPERACIÓN DEL PROCESO
FRECUENCIA
PROCESO
ESTRUCTURA
AUTOEVALUACION DEL
CONTROL
COMPRENSION
MEJORA CONTINUA
1. El equipo de trabajo de Dirección Control
Organizacional elaboró cuestionarios para cada
proceso de la CHEC con preguntas específicas y
detalladas que permitían evaluar el deber ser del
proceso.
2. El cuestionario se elaboró aplicando el ciclo PHVA.
3. El responsable del proceso responde las preguntas
contenidas en el cuestionario.
IDONEIDAD
RESPONSABLE
AUTOEVALUACION
DEL CONTROL
FALLAS
HISTORICAS
1. Se identifica el Alcance del proceso donde inicia y
donde termina ( SGI).
2. Se identifica la normatividad, procedimientos,
aseguramiento de recursos, los sistemas de
información asociados al proceso y el control
evaluativo existente.
3. Los responsables identifican los controles del
proceso y evalúan los atributos de diseño y
operación del control.
REPORTE AUTOEVALUACION DEL
CONTROL DE LOS PROCESOS AÑO 2010
Hemos revisado la Autoevaluación del control efectuada por los responsables de los Procesos. Nuestro
trabajo consistió en validar la razonabilidad de la evaluación de acuerdo con las mejores prácticas del
ejercicio profesional para la auditoria interna y la metodología sugerida para la autoevaluación del control.
El objetivo de la evaluación fue comprobar el grado de responsabilidad monitoreo y conocimiento que los
responsables de los procesos tienen sobre las actividades de control claves que afectan los objetivos
organizacionales relacionados con la evaluación que se realiza de manera anual.
Asimismo, otro objetivo importante de nuestra evaluación será evaluar la efectividad de los planes de mejora
que serán diseñados por los responsables de los procesos como resultado de su autoevaluación.
Los Procesos que requieren de manera prioritaria un plan de mejora integral en lo relacionado con diseño y
operación de controles son:
1.
2.
3.
Mantenimiento de Generación
Mantenimiento de Instalaciones y Equipos
Gestión del modelo de relacionamiento con grupos de interés
Conclusión: Con base en el alcance de nuestra validación de la autoevaluación del control, observamos que
existen aspectos que requieren especial atención por los responsables de los procesos los cuales
corresponde a:
REPORTE AUTOEVALUACION DEL
CONTROL DE LOS PROCESOS AÑO 2010
1.
Se deben documentar los controles identificados en la Autoevaluación, en la ficha establecida para tal fin en la
cual se detalla el procedimiento al que se aplica el control, objetivo del control, alcance, tipo de control,
responsable, estructura y atributos.
2.
Se deben evaluar los controles de manera periódica por parte de los responsables de los procesos.
3.
El 93% de los procesos ejecutan los controles de manera manual, por ende se revisar la posibilidad de que la
Ejecución del control se efectúe de manera combinada o automática.
4.
El 20% de los procesos deben incrementar la frecuencia de aplicación del control ya que se realiza a criterio del
responsable o en circunstancias eventuales u ocasionales.
5.
El 14% de los procesos presentan fallas históricas en los controles, porque se recomienda aprender de las
lecciones aprendidas y corregir las debilidades o desviaciones que presentan los controles
6.
El 11% de los procesos debe mejorar el Alcance del control porque sólo se esta cubriendo una parte o una
muestra de lo que realmente se requiere controlar.
INDICADOR AUTOEVALUACION DEL
CONTROL DE LOS PROCESOS
3,8
3,7
Indicador Año 2009
Indicador Año 2010
RESULTADOS ATRIBUTOS DISEÑO Y OPERACIÓN DEL
CONTROL AÑO 2010
5
4,5
4
3,4
3,74
3,7
3,88
4,01
4,18
4,31
4,58
4,7
3,5
3
2,5
1,99
2
1,5
1
0,5
2010
0
Ejecución
Optimo
Autoevaluación
Frecuencia
Fallas históricas Documentación
Adecuado
Alcance
Deficiente
Estructura
Comprensión
Asignación
responsabilidad
Idoneidad
responsable
RESULTADOS COMPONENTES
AUTOEVALUADOS AÑO 2009
3,64
4
3,5
3,82
3,22
3,96
4
3,36
3
2,5
2
1,5
1
0,5
2009
0
Mejora continua
Optimo
Autoevaluación del
control
Adecuado
Operación del proceso
Actividades del proceso
Deficiente
Requisitos generales
Planeación
RESULTADOS DE LOS PROCESOS SEGÚN
ESCALA DE VALORACIÓN
RESULTADOS INDICADOR AUTOEVALUACION DEL
CONTROL DE LOS PROCESOS POR
UNIDADES Y SUBGERENCIAS
RESULTADOS POR
UNIDADES Y SUBGERENCIAS
UNIDAD PLANEACION
SECRETARÍA GENERAL
UNIDAD COMUNICACIONES
UNIDAD JURÍDICA
SUB GENERACION
SUB T&D DE
ENERGIA
DIRECCIÓN CONTROL
ORGANIZACIONAL
SUB COMERCIAL
SUBG. GESTIÓN
CORPORATIVA
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL UNIDADES STAFF DE GERENCIA
4,50
4,43
4,50
3,94
4,00
4,30
3,50
3,49
3,87
3,67
3,00
3,07
2,50
2,00
1,50
2009
1,00
0,50
2010
0,00
Unidad Jurídica
Unidad
Planeación
Optimo
Adecuado
Unidad
Comunicaciones
Deficiente
Dirección Control
Organizacional
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL UNIDAD JURIDICA
4,74
4,74
4,74
5,00
4,50
4,00
3,77
4,66
3,50
4,38
4,26
3,91
3,00
2,50
2,00
1,50
2009
1,00
0,50
2010
0,00
Administración
de Servicios
Corporativos
Optimo
Atención de
Procesos y
Reclamaciones y
Representación
Legal
Gestión de Apoyo
Legal
Adecuado
Gestión
Regulatoria
Deficiente
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL UNIDAD PLANEACION
4,50
4,00
3,50
3,99
3,73
3,56
3,51
3,93
4,09
3,19
3,47
3,00
2,50
2,00
1,50
2009
1,00
0,50
2010
0,00
Ciclo Estratégico
Optimo
Direccionamiento
de Programas y
Proyectos
Gestión Integral
del Riesgo
Adecuado
Seguimiento a la
gestión y
resultados
Deficiente
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL POR SUBGERENCIAS
4,00
4,10
4,00
3,90
3,77
3,95
3,80
3,79
3,70
3,72
3,60
3,50
3,53
3,40
3,49
3,35
3,30
2009
3,20
3,10
2010
3,00
Subgerencia de
Generación
Optimo
Subgerencia T &
D Energia
Subgerencia
Comercial
Adecuado
Deficiente
Subgerencia
Gestión
Corporativa
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL SUBGERENCIA DE GENERACION
4,02
4,50
4,37
4,00
3,50
2,88
3,00
3,87
4,19
2,61
3,10
2,50
2,44
2,00
1,50
2009
1,00
0,50
2010
0,00
Operación
Generación
Optimo
Mantenimiento
Generación
Adecuado
Gestion
Energética
Deficiente
Gestión
Ambiental
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL SUBGERENCIA T & D ENERGIA
4,50
3,50
2,50
3,87
3,78
4,00
3,00
4,22
4,03
4,04
4,17
4,49
4,35
4,21
4,32
4,22
4,00
3,88
3,77
3,60
3,30
3,95
3,34
2,00
1,50
1,00
2009
2010
0,50
0,00
Planeación
Distribución
Optimo
Ingeniería
Desarrollo de
proyectos de
infraestructura
Adecuado
Pérdidas de
Energía
Operación
Gestión de
Información
Deficiente
Gestión de la
automatización
Mantenimiento
Conexión de
cargas y clientes
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL SUBGERENCIA COMERCIAL
4,36
4,27
4,25
3,87
4,50
4,00
3,50
3,56
3,47
3,23
3,11
3,97
4,21
3,81
3,63
3,00
3,53
4,22
3,51
3,47
2,50
2,00
1,50
1,00
2009
2010
0,50
0,00
Transacciones de
Energia
Optimo
Gestión Cobro
Mercadeo
Adecuado
Relaciones
Comerciales
Alumbrado Público
Deficiente
Facturación
Atención al Cliente
Gestión de Relación
con grupos de
interés
RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL
CONTROL SUBGERENCIA DE GESTIÓN CORPORATIVA
3,92
3,7
4,00
3,56
4,00
3,50
3,74
2,78
3,75
3,39
3,00
2,50
2,00
1,50
1,00
2009
0,50
2010
0,00
Gestión del
Talento Humano
Optimo
Gestión
Tecnología
Informática
Adecuado
Financiera
Deficiente
Gestión Logistica