Proveedor de TI global mantiene conectado al personal y

Caso de estudio de cliente
Proveedor de TI global mantiene conectado al personal
y reduce un 10% los costos de viajes de seis cifras
Puntos clave
Necesidad comercial
Mantener conectado al personal
durante una rápida expansión,
aumentar la productividad y la
eficiencia operativa, y reducir los
gastos en viajes mensuales de seis
cifras.
Solución
Pentana usa Cisco Unified
Communications Manager para
lograr la colaboración simplificada
en los servicios de voz, video,
movilidad, conferencias, mensajería
instantánea y presencia.
Beneficios
Ofrece una reducción del 10% en
los costos de viajes y aumenta la
productividad del empleado, lo
cual a su vez agiliza los tiempos
de respuesta para el cliente.
Pentana Solutions, fundada en 1974, desarrolla sistemas informáticos para
concesionarios automotrices. La oficina central de la empresa está en Melbourne
y cuenta con alrededor de 450 empleados en sus 12 oficinas de Asia, Australia y
Europa. Pentana es el proveedor más importante de sistemas de planificación de
recursos empresariales (ERP) de la industria automotriz de la región. Ofrece lo último
en hardware y software, como así también servicios de asesoría, capacitación,
soporte y desarrollo de productos.
Necesidad comercial
Pentana Solutions es el proveedor de sistemas informáticos de más rápido
crecimiento en la industria automotriz de la región de Asia Pacífico. Para respaldar
esta rápida expansión, Pentana acaba de adquirir empresas de sistemas de
información en Italia y Países Bajos.
“Caímos en la misma trampa que muchas otras empresas: usamos el correo
electrónico para comunicarnos en todo momento”, explica Sean Brown, Director
de informática de Pentana Solutions. “Era una forma lenta e ineficaz de conversar.
“Tenía que viajar una vez por mes, lo cual significaba dejar a los otros 250 empleados
en la oficina. De verdad deseaba que los trabajadores pudieran llamar por teléfono
y verse, ya que una llamada de cinco minutos puede solucionar un problema más
rápidamente que 20 correos electrónicos”.
Para alentar la movilidad y la productividad, Pentana comprendió que necesitaba
una plataforma de tecnología de colaboración. Buscaba poner el video a disposición
de cada empleado en su escritorio y ofrecer capacidades de videoconferencias de
última generación.
La empresa también buscaba reducir los costos de viajes, que ascendían a seis
cifras por mes.
Para respaldar el rápido crecimiento de la empresa, la nueva infraestructura de
colaboración integral que escogieran debía permitir a Pentana agregar usuarios
e incorporar empresas recién adquiridas de manera rápida y sencilla.
1 © 2013 Cisco y/o sus filiales. Todos los derechos reservados.
Solución
“Si reducimos los costos
de viajes y ofrecemos
llamadas gratuitas entre
las oficinas, la plataforma
de colaboración de Cisco
ya rinde más de lo que
cuesta”.
— Sean Brown,
Director de informática,
Pentana Solutions
De 2011 a 2013, Pentana Solutions trabajó con Comscentre para implementar
una arquitectura centralizada de colaboración y videoconferencias basada en una
variedad de tecnologías de Cisco. Comscentre es un partner Cisco Advanced de
Comunicaciones unificadas y proveedor Master de servicios administrados.
La implementación se basa en Cisco Business Edition 6000: una plataforma
integrada para empresas medianas que ofrece características de colaboración como
voz, video, movilidad, conferencias, mensajería instantánea y presencia de primera
calidad.
En 2011, Comscentre instaló teléfonos IP Cisco Unified y Cisco TelePresence
en la oficina central de Pentana en Melbourne; luego siguieron las otras oficinas
australianas de la empresa a principios de 2012.
Pentana también implementó el cliente de comunicaciones unificadas, Cisco Jabber,
junto con salas de reuniones virtuales personales a fin de que los gerentes sénior
puedan comunicarse mediante videoconferencia desde cualquier parte del mundo.
Pentana tiene como objetivo extender estas tecnologías a sus oficinas de todo el
mundo en 2014.
La empresa también implementó Cisco Unified Contact Centre Express en su oficina
central, y en 2013 extendió estas funcionalidades a la oficina de Filipinas.
A mediados de 2013, Pentana implementó otros grupos de Cisco CallManager;
primero en su oficina central para prestar servicios a las oficinas de Asia Pacífico,
y luego en las oficinas europeas. Un enlace troncal entre grupos (una gateway SIP
especialmente configurada) enruta las llamadas entre los grupos a través de una
nube IP, por lo que es posible establecer llamadas gratuitas entre las oficinas.
Beneficios
Reducción del 10% en costos de viajes de seis cifras
Las funcionalidades de videoconferencias avanzadas permitieron a Pentana Solutions
reducir los costos de viajes en un 10%, lo cual anteriormente ascendía a las seis
cifras por mes. El personal de diferentes ubicaciones ahora se reúne cara a cara
mediante TelePresence.
La adopción de TelePresence aumentó drásticamente, en especial desde la
implementación de salas de reuniones virtuales personales. La empresa alcanzó
las 860 horas de TelePresence en el segundo trimestre de 2012.
“Si reducimos los costos de viajes y ofrecemos llamadas gratuitas VoIP y de video
entre las oficinas, la plataforma de colaboración de Cisco ya rinde más de lo que
cuesta”, afirma Brown.
Mayor productividad fuera de la oficina
Desde que Pentana implementó la plataforma Cisco Unified Communications
Manager, TelePresence se convirtió en un activo esencial a la hora de hacer
negocios. Los equipos de administración y operaciones de todo el mundo ahora
están más cerca porque pueden usar el sistema para reunirse en el momento en
que lo necesiten.
“Es mucho más sencillo usar TelePresence que viajar en avión a Tailandia o Países
Bajos”, afirma Brown. “Cuando los gerentes sénior viajan al exterior, siempre usamos
TelePresence para realizar nuestras reuniones ejecutivas. Jamás interrumpimos una
reunión porque alguien no llegó”.
2 © 2013 Cisco y/o sus filiales. Todos los derechos reservados.
Reducción de los tiempos de respuesta al cliente de días a minutos
Según Brown, los beneficios más generalizados son la reducción de los correos
electrónicos y los tiempos de respuesta más rápidos.
“Nuestros clientes se
benefician, ya que
podemos responder
mucho más rápido
a sus necesidades”.
— Sean Brown,
Director de informática,
Pentana Solutions
“En lugar de enviar un correo electrónico o esperar un día por la respuesta, ahora
sencillamente tomamos el teléfono, o nos conectamos a Cisco Jabber, conversamos
durante cinco minutos y realizamos nuestras tareas”, afirma Brown. “Nuestros clientes
se benefician, ya que podemos responder mucho más rápido a sus necesidades”.
Funcionamiento permanente del sistema gracias a los servicios administrados
Gracias al servicio administrado de Comscentre para controlar un solo centro de
contacto, la solución inalámbrica y de videoconferencias permite al equipo de
soporte interno de Pentana mantener la austeridad y el dinamismo.
“Tenemos un pequeño equipo de infraestructura centrado en nuestra infraestructura
y red externa”, afirma Brown. “Admitimos alrededor de 44 000 usuarios por día y
800 servidores fuera de la red. No quería contratar nuevo personal para que se
ocupe apenas de cuidar los teléfonos. Por eso usamos el servicio administrado de
Comscentre. Estas personas son los expertos. Solo deseamos que funcione, y lo hace”.
Productos y servicios
Cisco Business Edition 6000
Videoteléfonos IP Cisco Unified 8941
Cisco Unity Connection
Cisco Unified Contact Center Express
Cisco Agent Desktop y Cisco Quality Management
Cisco WebEx Meeting Centre
Cisco TelePresence (MX200 y SX20)
Cisco Jabber
Esta historia se basa en la información proporcionada por Pentana Solutions y describe cómo esta
organización en particular se beneficia de la implementación de los productos Cisco. Es posible que
muchos factores hayan contribuido a los resultados y los beneficios descritos; Cisco no garantiza resultados
comparables en otras empresas.
CISCO PROPORCIONA ESTA PUBLICACIÓN "EN EL ESTADO ACTUAL", SIN NINGÚN TIPO DE GARANTÍA,
EXPRESA O IMPLÍCITA, INCLUIDAS LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA
UN PROPÓSITO DETERMINADO. Algunas jurisdicciones no permiten una exención de responsabilidad de
garantías expresas o implícitas; por lo tanto, es posible que esta exención de responsabilidad no se aplique
a su situación.
Sede central en América
Cisco Systems, Inc.
San José. CA
Sede Central en Asia-Pacífico
Cisco Systems (EE. UU.) Pte. Ltd.
Singapur
Sede central en Europa
Cisco Systems International BV Amsterdam,
Holanda
Cisco tiene más de 200 oficinas en todo el mundo. Las direcciones y los números de teléfono y de fax están disponibles en el sitio web de Cisco:
www.cisco.com/go/offices.
© 2013 Cisco y/o sus filiales. Todos los derechos reservados. Cisco y el logotipo de Cisco son marcas comerciales de Cisco Systems, Inc. y/o de sus filiales en
Estados Unidos y en otros países. Para obtener un listado de las marcas comerciales de Cisco, viste www.cisco.com/go/trademarks. Las marcas registradas de terceros
mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios. El uso de la palabra partner no implica la existencia de una asociación entre Cisco y cualquier
otra empresa. (1005R)