¿Su Programa de Mantenimiento Se Ganaría la

¿Su Programa de Mantenimiento Se Ganaría la Lotería?
Control de Calidad
Escrito por: Bonnie Biegel
El noticiero de las 10 de la noche ha terminado, y una vez más usted no tiene el boleto de lotería
ganador, entonces se va a dormir y a preparase para otra semana normal en el trabajo. Sin embargo y
para su sorpresa, la mañana siguiente es todo menos normal. ¡El equipo de mantenimiento del primer
turno ha llamado para comunicar que son millonarios! Este grupo ha estado jugando lotería por mucho
tiempo y finalmente acertaron a todos los números ganadores. Como supervisor, ¿qué hacer ahora?
Muy pronto sabrá si su programa de mantenimiento está bien definido y documentado cuando empiece
a entrenar a los reemplazos. Y cuando el auditor de su cliente llegue la próxima semana, usted se dará
cuenta si su programa cumple con sus requisitos.
Un Programa de Mantenimiento Preventivo (PMP) efectivo satisface a la planta, equipo y los
requerimientos del cliente y documenta apropiadamente las actividades de mantenimiento para
asegurarse que no son una fuente de contaminación del producto. Un PMP planea actividades de
mantenimiento que son realizadas de manera rutinaria para mantener el equipo en buen estado,
prevenir descomposturas y asegurarse que un producto sano y seguro está siendo elaborado. La
mayoría de los programas asignan las actividades regulares a los empleados, y requiere que
documenten sus acciones. Las tareas deben ser documentadas y rastreadas para verificar que fueron
completadas y que el tiempo y recursos apropiados fueron asignados.
MANEJANDO UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Los Programas de Mantenimiento
Preventivo son manejados de diferentes maneras. Existen programas para computadoras, tales como
MP2, Maximo y SAP, los cuales fueron escritos específicamente para manejar programas de
mantenimiento. Estos programas permiten la entrada de nombres de equipo o números de
identificación activos, y permiten al personal de mantenimiento poner la frecuencia de una reparación
requerida. Un calendario perpetuo de actividades de mantenimiento es conservado y si está
propiamente establecido, éste automáticamente señalará al equipo que está listo para servicio y
permitirá que las ordenes de trabajo sean imprimidas para documentar el servicio de rutina. Estos
programas para computadoras permiten que el personal de mantenimiento manipule la información
para determinar cuándo y cómo las reparaciones tienen que ser realizadas, al igual que el tipo de partes
o tiempo / personal que necesitará realizar el mantenimiento programado. Las funciones de búsqueda
permiten que la información sea manipulada para ayudar en la planeación de actividades de
mantenimiento.
La etapa de entrada de datos de este proceso típicamente requiere de tiempo considerable para estos
programas. El tiempo que se lleva el establecer un programa puede ser impactado por varios factores,
incluyendo:
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El tamaño de la planta
La cantidad de equipo
El nivel de detalle requerido en las instrucciones para servicio
Asignación de los requerimientos de las partes
Rastreo del inventario de partes
Puntos de lubricación y lubricantes requeridos
Firma del supervisor
Responsabilidad de partes y herramientas
Revisión de sanidad
Otras actividades definidas por los requerimientos de la planta o del cliente
El arranque inicial también depende de la cantidad de información que necesite ser rastreada por el
sistema, así como el nivel de sofisticación.
No todos los Programas de Mantenimiento Preventivo son rastreados mediante una base de datos
especializada. Algunas instalaciones usan programas para computadoras simples que no son diseñados
específicamente para el mantenimiento preventivo. Otros rastrean y programan manualmente las
necesidades de mantenimiento con expedientes CardEx o calendarios programados. No importa que
método se utilice para rastrear y documentar estas actividades, existen elementos que se deben
considerar cuando se establece el programa.
CONSIDERACIONES DEL PROGRAMA. Cuando se esté estableciendo un Programa de Mantenimiento
Preventivo, empiece por consultar las guías de manufactura recomendadas para el equipo. Algunas
fábricas de equipo proveen videos, CDs y manuales que detallan los requerimientos de mantenimiento y
la frecuencia de programación para asegurarse que el equipo se mantenga fiable y que funcione a su
máximo potencial. La frecuencia en reparaciones y reemplazo de partes, requerimientos de lubricación,
especificaciones de filtros y programación de reparaciones deben también estar incluidas.
Estas guías son también invaluables cuando se están definiendo instrucciones de trabajo paso a paso.
Esta información incluye una lista de partes, numeración de artículos y las cantidades sugeridas para
mantener inventarios adecuados de partes reemplazables y así facilitar el mantenimiento regular y
reparaciones de emergencia. Muchos programas de software automáticamente ajustan los inventarios y
envían órdenes de pedido para partes reemplazables al ejecutarse las actividades de mantenimiento.
Estos son definidos como inventario de reserva pre programado.
REPARACIONES. Aún con los programas mejor documentados y definidos, descomposturas al equipo
pueden ocurrir. El establecer la naturaleza crítica del equipo por adelantado ayuda a dar prioridad a las
reparaciones, determinar la cantidad de tiempo y recursos necesitados y priorizar también a
reparaciones de emergencia.
Muchos sitios han agregado la clasificación de crítico al Programa de Mantenimiento Preventivo y como
parte de la orden de trabajo, asignada para reparaciones de emergencia. Desde evaluaciones a
reparaciones de equipo críticas, las prioridades pueden ser evaluadas y asignadas para que las fuentes
apropiadas y las fechas de conclusión puedan ser justificadas. Las evaluaciones de reparaciones también
permiten que las menos críticas sean programadas cuando hay más tiempo y recursos disponibles. Un
nivel de reparación premeditada urgente puede justificar un plazo de tiempo para manejar mucho
mejor el volumen de trabajo de mantenimiento. Esto permite la programación más eficiente de las
reparaciones no críticas, basadas en el riesgo para el producto y el personal.
También hay ocasiones en que una reparación temporal es necesaria hasta que el tiempo o los
materiales adecuados para la reparación permanente estén disponibles. Un programa bien
documentado debe incluir una política que defina cuándo y dónde las reparaciones temporales pueden
aplicarse, al igual que los materiales que puedan usarse. La política también debe incluir que cada
reparación debe tener una fecha y ser identificada en la orden de trabajo o el registro de
mantenimiento para que la reparación permanente sea programada.
Algunas veces, el equipo requiere de reparaciones inmediatas o tal vez necesite ser transferido al taller
para reparaciones que requieren afilado, soldaduras u otras actividades que puedan crear inquietudes
de material extraño en el área de producción. Debe haber políticas documentadas que definan el
protocolo que asegurara que el equipo no sea devuelto al área de producción hasta que cualquier
asunto de contaminación potencial ha sido evaluado y resuelto.
El Programa de Mantenimiento Preventivo debe incluir una revisión del equipo y la firma del personal
apropiado para asegurarse que la reparación del equipo es adecuada y aceptable para su regreso a
producción. Muchos programas de reparación y esquemas de auditoría requieren de una revisión y de la
firma que indiquen que todas las partes y herramientas están presentes. Otros programas requieren de
la firma del Departamento de Sanidad o de Aseguramiento de Calidad para asegurarse que las manchas
de grasa, virutas de metal y otros materiales han sido eliminados y que el equipo ha sido propiamente
limpiado y desinfectado. Algunos clientes pueden requerir que el personal de operaciones verifique las
inspecciones pre-operacionales antes de arrancar la línea de nuevo. Algunas plantas toman pasos
adicionales para mejorar la inocuidad del producto al deshacerse del primer producto que sale de la
línea después de una reparación.
El programa de auto-inspección puede ser utilizado para verificar la efectividad del Programa de
Mantenimiento Preventivo para documentar partes sueltas, virutas de metal y otras evidencias de
reparación.
LUBRICANTES. El equipo requiere de lubricación. Los procedimientos de mantenimiento deben definir
los punto(s) de lubricación para todo el equipo e incluir el tipo (grado alimenticio o grado noalimenticio) de lubricante asignado. Muchas plantas asignan el tipo de lubricante a utilizarse en la orden
de trabajo para cada actividad de Mantenimiento Preventivo. Típicamente, las guías de manufactura
sugieren qué tipo de lubricante se debe usar para cumplir con los requerimientos de la garantía y
prevenir desgaste prematuro de las partes del equipo. Otras plantas tienen personal que es únicamente
responsable de las actividades de lubricación.
No importa cómo el programa se maneje, cada lubricante utilizado en la planta debe definir claramente
su tipo (grado alimenticio o grado no-alimenticio) y el área de uso o aplicación. Esto ayudará a asegurar
que sólo lubricantes de grado alimenticio se usen en áreas donde exista la posibilidad de contacto
incidental con los alimentos.
CAPACITACIÓN. Los clientes a menudo piden que usted demuestre que su personal de mantenimiento
esté capacitado. El Programa de Mantenimiento Preventivo debe incluir programas de capacitación,
específicos a los requerimientos del trabajo. Se pueden usar calificaciones antes de contratar para
determinar los requerimientos que se necesitan en una posición a nivel básico. Existen muchos
programas de capacitación técnica que proveen las habilidades básicas para cumplir con una posición de
nivel principiante. A partir de ahí, la planta debe considerar cómo ampliará los programas de
capacitación para asegurarse de que el personal que está dando servicio al equipo tiene las habilidades
apropiadas y la educación sobre cambios en la tecnología.
Muchas empresas ofrecen oportunidades para mejora de destrezas durante el trabajo, las cuales
incluyen cursos o módulos de capacitación que permiten que el personal aumente sus cualificaciones.
Otras compañías envían a los empleados a capacitar fuera de la planta u ofrecen educación continua
para cumplir con los requerimientos de licencia para tareas como operación de calderas o sistemas
eléctricos.
EVALUACIÓN DE UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Los Programas de
Mantenimiento Preventivo también utilizan análisis de tendencias para determinar la efectividad de un
programa. Una política de retención de registros puede ser desarrollada para permitir que una muestra
de información adecuada determine las tendencias y provea una representación histórica. Evaluaciones
de tendencias a considerar incluyen órdenes de trabajo vencidas o aquéllas que no han sido
completadas, equipo descompuesto y las frecuencias en donde no se puede cumplir con el
Mantenimiento Preventivo para determinar si las descomposturas son debido a programaciones de
Mantenimiento Preventivo inadecuadas o sí son causadas por una parte especifica.
El uso de herramientas de mantenimiento predecible es otro método de evaluación disponible. El
ultrasonido ha sido utilizado para calcular y ubicar con exactitud cuándo los problemas pueden ocurrir o
los reemplazos serán necesitados. La tecnología infrarroja ha sido utilizada para examinar que la
estructura de los techos no tenga goteras, determinar escapes de aire y evaluar los paneles eléctricos.
Las plantas programan estas actividades de mantenimiento predecible para evaluar que tan bien
funciona su programa.
PARTES Y HERRAMIENTAS. El Programa de Mantenimiento Preventivo debe también incluir una política
para manejar partes y herramientas y asegurarse de que no se conviertan en una fuente de
contaminación para el producto. Por ejemplo, si una llave inglesa ha sido usada para reparar una línea
de aguas residuales y después para reparar una superficie que está en contacto con los alimentos, la
contaminación cruzada puede ocurrir.
Las plantas que elaboran productos de alto riesgo a menudo dedican partes, herramientas, carritos de
herramientas e inclusive asignan personal exclusivo en algunas áreas para reducir el riesgo de
contaminación cruzada. Determine qué clase de contaminación cruzada puede ser causada por
herramientas y equipo en su planta y asegúrese de tener un programa para limpiar y desinfectar las
herramientas utilizadas para reparaciones en zonas de producción. Acumulación constante del producto
en cajas y carros de herramientas puede fomentar infestación de insectos. Su Programa de
Mantenimiento Preventivo debe asegurarse que plagas no son introducidas a las áreas de producción
cada vez que una pieza del equipo es reparada.
CONCLUSIÓN. A pesar de que es poco probable que todo su equipo de mantenimiento renuncie a la vez,
hay una necesidad real de tener un Programa de Mantenimiento Preventivo bien estructurado para
cumplir con las demandas de clientes y consumidores y asegurar la seguridad e integridad de sus
productos. De esta manera, si su personal gana la lotería, usted ha establecido programas que
demuestran la capacitación adecuada, la documentación de actividades y el aseguramiento de la
inocuidad alimenticia si su cliente entra por la puerta.
LISTA DE REPARACIONES CRÍTICAS
Las asignaciones de reparaciones críticas pueden ser
categorizadas por un número de factores. Existen por lo
menos tres situaciones que elevan el nivel de emergencia
asignado:
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¿Esto afecta la inocuidad alimenticia del producto?
¿Puede ser este un asunto que afecta la seguridad del
personal?
¿Esto causara que la planta o una línea de producción
se cierre?
Bonnie Biegel es Directora de Desarrollo de Productos, AIB International