Generación de ID para persona Natural y Jurídica

INSTRUCTIVO
GENERACIÓN DE ID POR NATIVO (PERSONA NATURAL Y JURÍDICA)
UNIDAD (ES) CONTROLADORA (S):
Registro Universitario, Contabilidad
Gestión Humana, Formación
continua y Dirección de Docencia
MODULO: GENERAL DE PERSONA
FORMAS: SOAIDEN, SPAIDEN, SOACOMP
GOAINTL
REFERENCIA O RUTA:
MACROPROCESO: Docencia y Aprendizaje
ENTRADAS: - Prospecto de Persona y/o Empresa.
No.
RESPONSABLE
VERSIÓN
PÁGINAS
7
2.0
FECHA: 15/ 02 / 2010
PROCESO: Administración de Estudiantes
SALIDAS:
-
Persona creada en el Sistema con identificación única.
Reportes
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
PROCEDIMIENTO
CONSULTA DE ID EXISTENTES
Es necesario comenzar el proceso,
revisando la posible existencia de
ID’s asignados a otras personas o
documentos, para evitar la creación
de ID’s dobles.
Una de ellas es ingresando desde
Ir A, a la forma SOAIDEN
01
Examine las posibles alternativas de
búsqueda
digitando
apellidos,
nombres o ID, se puede realizar la
búsqueda combinada o de manera
independiente.
Usuario
autorizado para
generar ID
Tenga en cuenta que las búsquedas
en cualquiera de los items pueden
realizarse
en
forma
fraccionada
utilizando el comodín %, digitándolo
al final buscará todo lo que comience
con dichos caracteres (Ejs. CER% ó
EDGA% ó 12747%, etc.)
Oprima F8 para ejecutar la consulta.
Salga de la forma dando en clic Salir
Elaborado por
CLAUDIA GUERRA L.
Profesional Apoyo
Admtivo Equipo SIGAA CTIC
APRUEBA
Jaime Mauricio Pineda Sierra - Director de Docencia
Luis Fernando Velásquez Vanegas- Jefe Registro Universitario
Unidad Controladora
2010. La información presentada en este documento es propiedad de la Universidad Pontifica Bolivariana, y no puede
ser utilizada o reproducida para ningún propósito y por ningún medio, a menos que exista consentimiento escrito del propietario.
Pag.
1-7
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
PROCEDIMIENTO
La otra forma es ingresando a la
forma SPAIDEN digitandolo desde Ir
A ó seleccionando Alumnos/General
de persona/ Identific General de
Persona.
Desplegando la lista de opciones se
puede realizar la búsqueda por
Persona o Empresa.
Tenga en cuenta que la búsqueda se
realiza con las mismas condiciones
que se utiliza en SOAIDEN pero en la
forma SOACOMP, digite los datos a
buscar y oprima F8 para ejecutar la
consulta.
Ejs. Univer% ó 12747%, etc.)
02
Cuando identifique los datos, dé doble
clic sobre el registro seleccionado y
este pasara los datos a la forma de
SPAIDEN de manera inmediata.
Usuario
autorizado para
generar ID
El sistema arrojará los resultados de
la búsqueda de acuerdo a lo
existente en la base de datos.
Tenga en cuenta en la columna
Cambio los indicadores N e I
significan:
N cuando se ha hecho algún cambio
de nombre.
I aplica para el ID Web el cual se
desactiva cuando se asigna el ID
definitivo.
Una vez tenga identificado el registro
correcto seleccionelo con doble clic o
utilice
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Equipo SIGAA - CTIC
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Jaime Mauricio Pineda Sierra - Director de Docencia
(Seleccionar) de la barra de
iconos superior).
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No.
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DESCRIPCIÓN GRÁFICA
PROCEDIMIENTO
PARA PERSONA NATURAL
Si NO existe ningún ID, en la forma
SPAIDEN se debe crear uno nuevo dando
clic en Generar ID y seleccione:
Bloque siguiente ó Ctrl- Page
Down en la barra de iconos para
pasar al siguiente bloque.
Seleccione el Tipo de Nombre
del usuario en la tabla de
validación que se despliega. Dé
clic en Aceptar.
Digite Apellido y Nombre y/ó
segundo nombre (si lo tiene) en
Mayúscula fija y sin tíldes.
03
Usuario
autorizado para
generar ID
Digite en:
PREFIJO: el código de tipo de
documento, sin puntos.
Revise los códigos de Documento
SUFIJO: el lugar de expedición,
en Mayúscula fija.
En Primer Nombre Preferido
digite el número del documento
de identidad, sin puntos ni
caracteres especiales.
CODIGOS TIPO DE DOCUMENTO
RC
CC
TI
NU
CE
PA
VI
NI
Registro Civil.
Cédula de ciudadanía
Tarjeta de identidad
Número único de identificación personal
Cédula de Extranjería
Pasaporte
Visa
NIT
Guarde con
NOTA:
Los ítems que estén acompañados con un
marcador de flecha son campos que se
alimentan con tablas de validación ya
predefinidas.
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Equipo SIGAA - CTIC
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ó digite F10
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En la barra de herramientas
dé clic en bloque siguiente o
Ctrl – Avpág, hasta llegar
a información de Dirección.
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No.
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DESCRIPCIÓN GRÁFICA
PROCEDIMIENTO
PARA PERSONA JURÍDICA
Si NO existe ningún ID, en la forma
SPAIDEN se debe crear uno nuevo dando
clic en Generar ID y seleccione:
Bloque siguiente en la barra de
iconos o Ctrl- Page Down para
pasar al siguiente bloque.
Seleccione el Tipo de Nombre
correspondiente
(LEGAL
para
empresa) desplegando la flecha.
Dé clic en Aceptar.
En el campo Nombre digite el
nombre de la empresa (hasta 60
caracteres) en Mayúscula fija y
sin tíldes.
Digite en:
PREFIJO: el código de Tipo de
Documento (NI) sin puntos.
Consulte los códigos de Documento
SUFIJO: No ingrese ningún dato.
Para garantizar un correcto registro de
la empresa siga el siguiente
procedimiento:
Coloque el cursor en el campo Primer
Nombre Preferido y Guarde con
ó seleccione F10, el sistema le asignará
un ID.
Una vez asignado, coloque de nuevo el
cursor en éste campo y digite el
número del identificación de la
empresa (NIT).
IMPORTANTE
Las empresas Unipersonales deben ser creadas como Persona Natural con tipo de documento
CC, mientras que las empresas (Sociedades) deben ser creadas como Personas Jurídicas con
tipo de documento NI.
Luego dé clic en deshacer
(ubicado en la barra de iconos superior)
y guarde los cambios dando clic en Sí
(en el recuadro de aceptación).
Guarde nuevamente los cambios
con
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o seleccione F10
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No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
PROCEDIMIENTO
Diligencie las pestañas adicionales así:
En Dirección agregue los siguientes
datos:
Fecha de Inicio: fecha en la cual se
agregan los datos a la forma.
Tipo de Dirección: despliegue la
flecha y seleccione una de las
siguientes opciones: BU para oficina,
MA para Residencia y/o AA para
Apartado Aereo.
Diligencie manualmente
Calle Línea 1: digite la dirección
completa con abreviaturas (utilice las
convenciones
geográficas
para
dirección).
Calle Línea 2: digite el barrio la
urbanización,
edificio,
bloque
y
apartamento (Hasta 30 caracteres
utilice abreviaturas).
04
Usuario
autorizado para
generar ID
Calle Línea 3: Estrato de vivienda.
Código Postal (C.P.) desplegando la
flecha, seleccione el código (no lo
escriba) el sistema traerá los datos
requeridos de Ciudad, Estado o
Providencia, Municipio y País.
Teléfono: (ingrese indicativo de pais
y ciudad. Ej. Medellín - 574), número
de teléfono y en la última casilla la
Extensión (si la tiene). El sistema
replicará el dato en la liga Teléfono.
En Origen (despliegue y seleccione el
código
de
de
origen
de
la
información).
Convenciones Geográficas para Dirección
Cra : Carrerra
Cl : Calle
Circ : Circular
Av : Avenida
Apto: Apartamento
Urb: Urbanización
Tr : Transversal
Dg : Diagonal
Bl: Bloque
Casa: Casa
Manz: Manzana
Torre: Torre
Km: Kilometro
Circv: Circunvalar
PARA LA DIRECCIÓN TENGA EN CUENTA
No utilizar puntos ni caracteres especiales (#,
%, No., -, entre otros), utilice espacios para
separar la información como en el ejemplo.
Cuando se requiera desactivar un
registro para cambiar el tipo de
dirección, es necesario agregarle
fecha final al registro e ingresar uno
nuevo con
en la barra de iconos.
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PROCEDIMIENTO
En Biografía ó ingresando desde Ir A a la
forma SPAPERS, agregue los siguientes
datos que son de carácter obligatorio:
-
-
05
Usuario
autorizado para
generar ID
-
Seleccione el Sexo.
Digite la fecha de nacimiento
(la edad se calculará
de forma
automática).
Digite en NSS el número de
documento de identidad. Aplica
sólo para Empleados (es un
campo de 9 dígitos).
Digite el Número Libreta militar
si es el caso.
Despliegue las flechas y seleccione:
Ciudadanía
Estado Civil
Etnia (dato general Mestizos),
para
otras
etnias
seleccione
desplegando la flecha.
Guarde con
ó digite F10,
Para volver al menú principal dé clic en
En Teléfono o ingresando desde Ir A a la
forma SPATELE agregue los siguientes
datos:
06
Diligencie los campos de:
Tipo de Teléfono (consulte la
tabla de validación)
Código de Área ó indicativo
Número de Teléfono
Extensión (si aplica)
Usuario
autorizado para
generar ID
Adicione los números de teléfonos
que requiera insertando nuevo registro
Utilice la barra de desplazamiento
para consultar los registros existentes.
Guarde con
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ó digite F10
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PROCEDIMIENTO
En Correo-e ó ingresando desde Ir A a la
forma GOAEMAL ingrese los sigientes
datos:
Diligencie los campos de:
-
07
-
Usuario
autorizado para
generar ID
Tipo de correo-e (despliegue la
flecha y seleccione)
Digite la Dirección correo electrón.
Indique uno como correo Preferido.
Comentario (si es necesario).
Adicione los correos electrónicos que
requiera insertando nuevo registro.
Utilice la barra de desplazamiento
para consultar los registros existentes.
Guarde con
ó digite F10
Para volver al menú principal dé clic en
Registre la Nacionalidad ingresando
desde Ir A a la forma GOAINTL
(Datos Obligatorios)
Digite el ID del usuario y luego de clic
en bloque siguiente
en la barra de
iconos u oprima Ctrl – Avpág.
Seleccione la pestaña Nacionalidad y
diligencie:
08
País de Nacimiento: despliegue la
flecha y elija el código correspondiente.
Utilice Buscar colocando las letras
iniciales del país seguido del comodín
%, para realizar la búsqueda en la
tabla de validación.
Usuario
autorizado para
generar ID
Realice la misma acción para elegir los
códigos de País de Nacimiento e
Idioma Nativo.
Guarde con
ó digite F10
Para volver al menú principal dé clic en
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