CARACTERIZACIÓN PROCESO: PLANEACIÓN DE LA

CARACTERIZACIÓN PROCESO: PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO
ALCANCE DEL PROCESO
Orientar el cumplimiento de la misión, objetivos estratégicos del Instituto mediante la coordinación de la formulación de proyectos de inversión y el seguimiento a los mismos.
Incluye actividades relacionadas con:
* Revisión estudios de conveniencia para la contratación .
* Asesoría en la formulación del plan estratégico, proyectos y planes requeridos por el Instituto para el desarrollo de las actividades de su competencia.
* Seguimiento a Proyectos de Inversión y Planes.
* Coordinación de la implementación, seguimiento y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestón-SIG, así como de los Subsistemas de Calidad (SGC), MECI (SCI) y
responsabilidad Social (SRS).
Inicia con la planeación de las actividades anteriormente mencionadas, su ejecución, así como la implementación de las acciones de mejora a que haya lugar.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Director(a) General / Jefe Oficina Asesora de Planeación
DELEGADOS
No aplica
NTCGP1000/ ISO 9001:4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 6.1, 8.2.3, 8.4, 8.5
NTD SIG 001:2011: 4.1; 4.2.1; 4.2.2; 4.2.3; 4.2.4; 4.2.5.1; 4.2.6; 4.3; 4.4; 5.1; 5.2; 5.4; 5.6; 6.1; 6.2 ; 6.4; 6.8; 6.13; 6.14; 7.2; 7.3; 7.4
REQUISITO
PARTES INTERESADAS: Gestión y entrega de resultados relacionados con los compromisos de responsabilidad social
Entregar los documentos con la información completa y confiable en las fechas establecidas por la entidad competente
NORMATIVIDAD
PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
NORMOGRAMA DE PLANEACIÓN
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
PARTES INTERESADAS
INTERNO
EXTERNO
Plan Estratégico
Todos los procesos
Comunidad,Medio
ambiente, Usuarios,
Junta Directiva,
Entidades de Control,
Estado
Presupuesto plurianual de
Inversión
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Lineamientos para el Plan Anual
de Adquisiciones
Procesos Misionales
PLANEAR
Alcaldía Mayor de
Bogotá
Plan de Desarrollo
Concejo de Bogotá
Planes Maestros
Concejo de Bogotá
Plan de Ordenamiento Territorial
Formular o revisar el Plan Estratégico de la entidad y el
presupuesto plurianual de inversión y realizar ajustes
anuales
Entidades de la
Administración
Lineamientos para la Formulación
Distrital (Secretaría de del Presupuesto Plurianual de
Hacienda y
Inversión
Planeación)
Secretaría de Cultura
Recreación y
Deportes
Procesos de Apoyo
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Proceso Planeación
Gestión
Plan Estratégico - Objetivos
Estratégicos y de Gestión integral
Necesidades de Bienes y
Servicios
Formular el Plan Operativo de la Dependencia
Definir las necesidades de bienes y servicios requeridos
para la Gestión del Proceso, para la formulación y
consolidación del Proyecto de Inversión.
Solicitar al Ordenador del Gasto la contratación de
bienes y servicios.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Plan Anual de Adquisiciones
Solicitar la Contratación de Bienes y Servicios
establecidos en el PAA
Plan Operativo
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Comunicación Solicitud de Bienes
y Servicios
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Proceso de Adquisición de Bienes Proceso Planeación
y Servicios
de la Gestión
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5
PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
PARTES INTERESADAS
INTERNO
EXTERNO
HACER
Secretaría de
Planeación Distrital
Manual de Procedimientos Banco
Distrital de Programas y
Proyectos de la Admon
Central y Establecimientos
Públicos (BDPPACEP)
Ficha EBI
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Secretaría de
Planeación Distrital /
Secretaría Distrital de
Procesos Misionales
Hacienda
Registro del proyecto de inversión en el SEGPLAN y en
PREDIS
Plan de Acción
Procesos Misionales
Documento Técnico de
Formulación de Proyectos
Procesos de Apoyo
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Procesos de Apoyo
Secretaría Distrital de
Hacienda / Contraloría
Distrital
Presupuesto Orientado a
Resultados - POR (PMR)
Plan Operativo
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Ejecución de las Actividades correspondientes a l Plan
Operativo de la Dependencia
Reporte Actividades Realizadas
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Plan de Acción
Procesos Misionales
Informe Ejecutivo
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Documento Técnico de
Formulación de Proyectos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Seguimiento Plan de Acción
Procesos de Apoyo
Efectuar seguimiento a los proyectos de inversión y al
Presupuesto Orientado a Resultados - POR (PMR)
Proceso Gestión
Financiera
Ejecución Presupuestal de Gastos
de Inversión
Seguimiento Presupuesto
Orientado a Resultados - POR
(PMR)
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Secretaría Distrital de
Planeación
Secretaría Distrital de
Hacienda / Contraloría
Distrital
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5
PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
ENTRADA
Plan Operativo
ACTIVIDADES
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
Efectuar seguimiento a los planes operativos
Informe de Seguimiento
Trimestral del Plan Operativo
Realizar la Revisión por la Dirección
Informe de la Revisión por la
Dirección del SIG
Todos los Procesos
Información relacionada con el
desempeño del Sistema Integrado
de Gestión
Conceptos Jurídicos
Proceso Gestión
Jurídica
Aplicar Conceptos
Estudios de legalidad de actos
administrativos
Tramitar y Solicitar información y/o requerimientos
Revisar y Solicitar los ajustes en caso de ser necesarios.
Servicios Solicitados
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Envío de Peticiones,Quejas,
Reclamos y/o Soluciones (PQRS)
PARTES INTERESADAS
INTERNO
EXTERNO
Proceso de
Planeación de la
Gestión
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Todos los procesos
Ente Certificador
Requerimiento de conceptos
jurídicos
Requerimiento revisión de
legalidad de actos administrativos
Servicios Solicitados Revisados
Proceso Gestión
Jurídica
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Solicitar los Servicios que requiera para el cumplimiento
de sus actividades.
Solicitud de Servicios
Tramitar las peticiones, quejas reclamos y/o sugerencias
Respuestas a PQRS
Proceso de Gestión
de Comunicaciones
Implementación de acciones para controlar los aspectos,
impactos y riesgos ambientales.
Controles Ambientales
Implementados
Servidores Públicos
Proceso Gestión de
Planeación
Comunidad
Matriz de Identificación y
Valoración de Aspectos e
Impactos Ambientales
Matriz de Riesgos Ambientales
Proceso Gestión de
Recursos Físicos y
Tecnológicos
Medio Ambiente
Comunidad
Plan Institucional de Gestión
Ambiental (PIGA)
Suministro de Bienes,
Insumos,Desarrollo de
Software,Soporte
Técnico;Mantenimiento Locativo y
Transporte
Socialización de Matriz de
Peligros y Riesgos
Uso de bienes,insumos y servicios.
Tramitar las Solicitudes Bienes, Insumos, Soporte
Técnico; Mantenimiento Locativo y Transporte que
requiera.
Solicitud de Bienes, Insumos,
Soporte Técnico; Mantenimiento
Locativo y Transporte
Proceso de Gestión
de Recurso Físicos y
Tecnológicos
Proceso Gestión de
Planeación
Controles en Seguridad y Salud
en el Trabajo Implementados
Servidores Públicos.
Requerimientos de los Servidores
públicos en temas de SYSO
Proceso Gestión de
Talento Humano
Visitantes
Implementación de acciones para controlar los peligros y
riesgos en seguridad y salud en el trabajo
Proceso Gestión de
Talento Humano
Información sobre Actividades
Programadas en los Planes de:
Capacitación, Bienestar Social,
Estímulos e Incentivos; Acuerdos
de compromisos Laborales y
Comportamentales y de Gestión
Asistir y participar en las diferentes Actividades
Programadas en los diferentes Planes y actuar conforme
a compromisos adquiridos.
Necesidades de Capacitación;
Necesidades de Bienestar;
Evaluación del Desempeño
Solicitudes Situaciones
Administrativas; Novedades de
Nómina
Proceso Gestión de
Talento Humano
Servidores Públicos.
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN-V.5
PROVEEDOR
INTERNO
Proceso Gestión
Documental
ACTIVIDADES
Controles Operacionales para la
Gestión Documental
Implementación de acciones relacionadas con la gestión
documental
Controles Operacionales para la
Seguridad de la Información
Implementación de acciones relacionadas con la
seguridad de la información
Controles en seguridad de la
información implementados
Proceso de Gestión
Recursos Físicos y
Tecnológicos
Participar en simulacros relacionados con seguridad y
salud en el trabajo y medio ambiente.
Adquisición de hábitos de
actuación ante emergencias
Servidores Públicos.
INTERNO
EXTERNO
Controles en Gestión documental Proceso de Gestión
implementados
Documental
Proceso Gestión
Documental
Proceso de Gestión
Recursos Físicos y
Tecnológicos
PARTES INTERESADAS
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
ENTRADA
EXTERNO
Proceso Gestión del
Talento Humano
Programa de Simulacros
Proceso Gestión de
Recursos Físicos y
Tecnológicos
Proceso de Control,
Evaluación y
Seguimiento
Requerimientos de Información
Providencias (Fallos o Actos)
Respuesta a Requerimientos
Tramitar el requerimiento
Cumplimiento Fallos Procesos
Disciplinarios.
Actuar Conforme
Proceso de Control,
Evaluación y
Seguimiento
Medio ambiente
Visitantes
Entes de Control y
Vigilancia
Servidores Públicos
VERIFICAR
ACTUAR
Seguimiento Trimestral a las Actividades y Metas establecidas en Plan Operativo
Seguimiento al Mapa y Plan de Manejo de Riesgos
Resultados de las mediciones de los indicadores
Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora.
Informe de Revisión por la Dirección
Auditorías Internas integradas
Auditorias de Control interno
Auditorías externas
Plan de Mejoramiento (Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora)
Plan de Mejoramiento Institucional
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
LISTADO DE TRÁMITES
Ver Listado de los Activos de la Información
No aplica
INFRAESTRUCTURA
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Ver Matriz de Infraestructura
Ver matriz de Responsabilizad Social
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
REGISTROS
Ver Listado Maestro de Documentos
Ver Listado Maestro de Registros
MEDICIÓN
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
PLAN DE MEJORAMIENTO
Ver Modulo de Indicadores
Ver Modulo de Riesgos
Ver Modulo de Mejoramiento
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