CÓDIGO DE ÉTICA DE FARMACIAS AHUMADA S.A.

CÓDIGO DE ÉTICA
DE FARMACIAS AHUMADA S.A.
Y SUS FILIALES NACIONALES Y EXTRANJERAS
Código de Ética
Indice
I. Carta de Presentación del Vicepresidente del Directorio
II. Introducción
a) Valores de FASA
b) Cumplimiento de la Ley
c) Interpretación y Actualización
d) Aplicación y Alcance
e) Compromiso Individual
III. Normas Éticas
a) Marco de Comportamiento Ético
b) Normas Éticas
b. 1. Conducta Individual
b. 2. Conducta Comercial y Libre Competencia
b. 3. Relaciones con Clientes y Proveedores
b. 3.1. Relación con los Clientes
b. 3.2. Relación con los Proveedores
b. 5. Confidencialidad e Información Privada
b. 7. Utilización de los Activos
b. 4. Relaciones con la Comunidad – Responsabilidad Social
Empresarial
b. 6. Uso de Información Privilegiada
b. 8. Conflictos de interés
b. 9. Donaciones, Contribuciones y Aportes
b. 10. Invitaciones y Regalos
b. 11. Pagos Cuestionables
b. 12. Acoso moral y sexual
b. 13. Actividades Políticas
b. 14. Responsabilidad Penal de la Compañía
b. 14.1. Normativa Aplicable
b. 14.2. Delitos de Responsabilidad Penal
IV. Normas de Aplicación
a) Difusión y Monitoreo
b) Canales de Comunicación
b. 1. Canal Directo de Comunicación
b. 2. Canal Electrónico de Denuncias
c) Comité de Ética
d) Sanciones
Código de Ética
I. Carta de Presentación del Vicepresidente del Directorio
Estimados señores directores, ejecutivos y colaboradores en general:
Tengo el agrado de presentarles el presente Código de Ética que expone los
compromisos y las responsabilidades éticas, en la gestión de los negocios y de las
actividades empresariales, asumidos por todos los que forman parte de Farmacias
Ahumada S.A. y sus filiales nacionales y extranjeras, en adelante en su conjunto “FASA”
o la “Compañía”, cuyo ámbito de aplicación se extiende a los directores, gerentes o
directores de área, ejecutivos y colaboradores de cualquier tipo en dichas empresas.
FASA es una de las empresas más importantes del rubro farmacéutico, dedicada
fundamentalmente a la comercialización de productos farmacéuticos, de belleza,
cuidado personal, de consumo y conveniencia, con presencia en México, Brasil y
Chile.
Es así como FASA tiene por misión orientar todos sus esfuerzos en ser la mejor
alternativa de farmacia, superando siempre las expectativas del cliente, a través de un
servicio inigualable entregado por un equipo farmacia, humano comprometido, ético,
leal, innovador y de gran respeto a las personas.
Lo anterior, evidentemente, hace que FASA aspire a mantener y desarrollar una relación
de confianza en todos los ámbitos que realiza su labor y en todos los que participan en
ella de cualquier forma, basado fundamentalmente en un actuar ético y de integridad
moral.
Un comportamiento no ético compromete la relación de confianza entre FASA y todas
sus partes implicadas y ello afecta directamente en su funcionamiento y por ende,
impiden que se cumplan su misión y objetivos. Por el contrario, un comportamiento
ético, favorece las inversiones de los accionistas, la fidelidad de los clientes, la
atracción de los mejores recursos humanos, la confianza de los proveedores y la
fiabilidad frente a los acreedores.En las relaciones internas, ésta contribuye a tomar y
aplicar las decisiones sin conflictos y a organizar el trabajo sin controles burocráticos
o un uso excesivo de la autoridad.
Por todas estas razones, el presente Código, tiene un claro sentido de cooperación
y está orientado a que todos sus destinatarios, esto es, sus directores, gerentes o
directores generales, gerentes o directores de área, ejecutivos y colaboradores de
FASA, adopten una conducta conforme con los principios generales que inspiran el
mismo.
Por eso, les invito a que todos ustedes a que juntos contribuyamos al crecimiento de
la gran empresa que es FASA, transformándola, con la unión de todos, en un lugar
de trabajo con oportunidades ciertas de desarrollo y con orientación a resultados
positivos de largo plazo.
Alejandro Sadurni Gómez
Vicepresidente del Directorio
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Código de Ética
II. Introducción
a) Valores de FASA
Personas
Asegurar las oportunidades de desarrollo basadas en el mérito y en los aportes
personales.
Trabajos en Equipo
Fomentar la participación de todos para lograr un objetivo común, compartiendo
información y conocimientos.
Conducta Ética
Actuar con profesionalismo, integridad moral, lealtad y respeto a las personas.
Cultura de Servicio al Cliente
Centrar todos los esfuerzos en la satisfacción del cliente, aportando soluciones
competitivas y de calidad.
Innovación
Promover la creatividad para el incremento continuo de la eficiencia operacional y la
máxima calidad en servicio con criterios de rentabilidad.
Orientación a Resultados
Dirigir las actuaciones hacia el logro de los objetivos del proyecto empresarial y de la
rentabilidad para los accionistas, tratando de superar sus expectativas.
Responsabilidad Social
Comprometerse social y culturalmente con la comunidad en donde se encuentra
inmersa FASA.
b) Cumplimiento de la Ley
FASA vela por el fiel cumplimiento de la ley y normativas vigentes en cada uno de los
países donde actúa.
En adición al marco legal general, FASA se autorregula y establece, a través de
este Código de Ética, normas de conducta basadas en reconocidos estándares
internacionales. Este conjunto común de valores y normas de conducta aportan
referencia a la dirección y toma de decisiones de los negocios de FASA, generando
una conducta empresarial consciente y responsable. Dichas normas podrían implicar
en algunos casos exigencias mayores o adicionales a la propia ley o a códigos de
conducta de materias reguladas y relacionadas con sus negocios. En dicha situación,
se espera adherencia y cumplimiento a este Código. En aquellas materias que este
Código no se pronuncia, se aplicarán íntegramente las disposiciones legales vigentes,
las cuales suplirán su silencio y complementarán su contenido.
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Código de Ética
c) Interpretación y Actualización
Si, eventualmente, existiere alguna contradicción entre lo que dispone el presente
Código y la legislación aplicable, prevalecerá esta última.
En caso de consultas o dudas de interpretación del presente Código, ellas deberán ser
dirigidas a la Dirección Corporativa Jurídica, quien será la responsable de determinar
el sentido y alcance de las disposiciones en él contenidas.
La Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, el Área de Auditoría Interna
Corporativa, la Dirección Corporativa Jurídica, la Dirección Jurídica de Recursos
Humanos y Gerencia o Dirección General de cada país, serán las responsables de
evaluar cambios regulatorios o corporativos que impliquen actualizaciones a este
Código y proponer modificaciones a su texto, para su aprobación por el Directorio.
d) Aplicación y Alcance
El presente Código, es aplicable a la conducta de los directores, gerentes o directores
generales, gerentes o directores de área, ejecutivos, consejeros o asesores y
colaboradores de FASA, en el ejercicio de sus roles y responsabilidades directivas
y de gestión operativa o en su representación, a través de actividades internas o
en relaciones con sus respectivos públicos de interés, como accionistas, clientes,
proveedores, autoridades gubernamentales, y otros como se aplique o sea necesario.
Es responsabilidad de cada uno de ellos cumplir con estas normas y se espera su
compromiso individual y permanente. Cada uno de los nombrados debe asegurarse
que los colaboradores que le reportan, lean y comprendan la importancia de cumplir
con estas disposiciones y leyes relacionadas.
Este Código de Ética se considerará parte integrante de los contratos individuales y
colectivos de trabajo de los colaboradores y será obligatorio para cada uno de ellos
el fiel y estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en su texto. Desde la
fecha de su ingreso a la Compañía, el colaborador deberá tomar conocimiento de
las disposiciones del presente Código de Ética, debiendo hacer declaración expresa
de conocerlo y de comprometerse a cumplir todas sus disposiciones, ya sea en su
respectivo contrato de trabajo, en un anexo a éste o en un documento complementario
o accesorio.
e) Compromiso Individual
Todos los colaboradores, en todos sus niveles, son instados a observar, participar y estar
siempre alertas respecto a aspectos de normas de conducta y efectividad del ambiente
de control. Se espera de todos no sólo que cumplan con los códigos, las políticas,
normas y procedimientos de FASA, sino que también que estén permanentemente
alertas y preparados frente a situaciones o transacciones que parezcan o sugieran
estar en conflicto con las mismas y que también contribuyan de forma permanente a
un ambiente de comunicación abierta y transparente.
La adhesión a las políticas, normas y procedimientos de este Código, asegurará el éxito
en el largo plazo, al mejorar la competitividad y habilidad para servir a loa públicos de
interés a través de una adecuada conducta de negocios.
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Código de Ética
Al leer este Código es necesario tener presente que:
El comportamiento ético y el cumplimiento de la ley son condiciones de trabajo.
Los directores y el equipo gerencial de FASA manifiestan su irrestricto compromiso con
su contenido.
Todos los colaboradores deben actuar con el mejor interés en los negocios de la
Compañía, de forma ética, promoviendo y protegiendo la reputación e integridad de
ésta en todos sus aspectos.
III. Normas Éticas
a) Marco de Comportamiento Ético
En el ámbito de la ética, los principios son normas de conducta que orientan la acción.
Se trata de normas de carácter general y de amplia aceptación. No hay forma de
asegurar conductas apropiadas, excepto a través del deseo y decisión del individuo.
Tampoco se logra normar reglas de conducta aplicables a cada situación posible. Este
Código de Ética establece normas para cubrir los temas más comunes y las situaciones
más sensibles. Se espera que cada colaborador ejercite su buen juicio y busque ayuda,
antes de realizar cualquier acción que pudiera comprometer sus propios estándares
éticos o los de FASA.
FASA se compromete, promueve, apoya e incentiva a la generación de confianza y al
trato respetuoso entre los colaboradores, cualquiera sea su nivel y entre éstos y demás
públicos relacionados con los negocios de la Compañía, sean clientes, proveedores,
y otros terceros. Las relaciones y comunicaciones deben estar basadas en el respeto
mutuo, armonía, calidad humana, justicia e integridad moral.
Cada colaborador es un valor esencial para FASA pues es, a través de ellos, que
demuestra y lleva a cabo sus valores, ejecuta su estrategia y aporta de manera eficaz
a la comunidad. Es por ello que FASA se compromete a permanentemente impulsar un
ambiente propicio al desarrollo profesional.
Los líderes son los responsables de la creación del ambiente anteriormente expuesto,
fomentando el trabajo en equipo, el diálogo y la retroalimentación constante, asegurando
un clima comunicacional abierto, transparente y honesto.
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Código de Ética
b) Normas Éticas
b.1. Conducta Individual
FASA espera que todos sus colaboradores, en todos sus niveles y funciones, mantengan
comportamientos alineados con este Código, dentro y fuera de la Compañía,
incluyéndose viajes y actuaciones en representación de FASA o en el ejercicio de sus
funciones laborales y las que le hayan sido encargadas especialmente dentro de ellas.
Todas las conductas empresariales efectivas dependen de la honestidad, integridad
e imparcialidad individual. La conducta individual acorde con estos principios, es el
elemento primario para tener una conducta comercial de la Compañía.
Cada colaborador debe actuar de acuerdo a una conciencia universal y tiene la
responsabilidad de informar eventuales conductas ilegales y fraudulentas que sean de
su conocimiento, de modo de permitir las acciones y sanciones aplicables y contribuir
a permanentemente mejorar el ambiente de negocio y fomentar el buen gobierno de la
Compañía.
Todos los colaboradores deben evitar aceptar alguna hospitalidad, beneficio o regalo
que los pudiera poner o sugerir una situación comprometedora o de ventaja personal
o que pueda influenciar las decisiones de negocios que toman en representación de la
Compañía.
Los colaboradores de FASA obran por cuenta de Farmacias Ahumada S.A. y sus filiales
nacionales y extranjeras exclusivamente en aquellas situaciones para las cuales se les
ha otorgado poder o autorización, sea por la naturaleza de su cargo o por delegación
expresa. Deberán abstenerse, por lo tanto, de actuar bajo el nombre de Farmacias
Ahumada S.A. y/o de cualquiera de sus filiales nacionales o extranjeras, cuando no han
sido expresamente autorizados para ello.
Los temas aquí abordados no pueden anticipar toda posible situación que tenga
implicancias éticas o morales. Para temas específicos, hay que estarse a los títulos
relacionados en este Código. Asimismo, si no encuentra su respuesta, se espera que
cada colaborador ejercite su buen juicio al evaluar una situación o conducta y que
busque soporte a través de los canales de comunicación establecidos, los cuales están
abiertos e incentivan su contacto permanente.
FASA dispone adicionalmente a este Código, de normas de comportamiento laboral,
contenidos en los respectivos reglamentos internos de cada país en donde opera, los
que se han elaborado en concordancia con las disposiciones legales vigentes en cada
país donde FASA mantiene operaciones y en atención a los principios, valores y normas
internas de la Compañía.
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Código de Ética
b. 2. Conducta Comercial y Libre Competencia
Una economía saludable se basa en la competencia justa y abierta donde todos los
actores del mercado compiten de acuerdo con las mismas reglas. Se considera que la
libre competencia es, por regla general, el medio más justo y eficiente para organizar la
oferta y la demanda de bienes susceptibles de comercializarse. Se entiende, además,
que asegurar la libre competencia dentro de los mercados constituye la mejor forma de
alcanzar el desarrollo económico y garantizar el bienestar
de los consumidores, por cuanto los bienes y servicios son producidos y vendidos en
la forma más eficiente posible, traduciéndose en reducción de precios y mejoras en
calidad, variedad o servicios asociados.
La competencia estimula la eficiencia y la creatividad, permitiendo además establecer
relaciones justas y equitativas con quienes mantenemos relaciones comerciales.
Es por estas razones que FASA se compromete a conducir sus negocios de manera
transparente y profesional en los mercados en los que opera y promover y a salvaguardar
la competencia eficaz, la cual debe regirse por los objetivos comerciales de FASA y por
consideraciones propias del mercado en que se actúa.
No se puede ni debe hacer ningún tipo de acuerdo de palabra o escrito con los
competidores que restrinja el libre comercio. Los colaboradores deben consultar al área
legal, poniendo, a su vez, en conocimiento de su supervisor directo o gerente o director
de su área al momento de preparar y firmar acuerdos y contratos, o de realizar acciones
que pudieran infringir leyes o regulaciones sobre comercio y competencia.
A pesar de que los contactos con competidores son inevitables y pueden ser
perfectamente legítimos, es importante que en caso de cualquier duda sobre la
naturaleza de los contactos con competidores se consulte al área legal, poniendo, a su
vez, en conocimiento de esta circunstancia al supervisor directo o gerente o director del
área de negocios correspondiente.
En general, las estrategias comerciales de FASA, deberán orientarse a satisfacer las
expectativas de los clientes, tratando legítimamente de ampliar su base de mercado y
lograr la utilidad que las circunstancias del mercado permiten.
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Código de Ética
Si la Compañía tiene, o puede llegar a tener el poder de dominar un mercado o región
geográfica, se deberán tener precauciones adicionales para adoptar tácticas que
pudieran ser interpretadas como intenciones de excluir o dañar a competidores. Es
inapropiado generar estrategias de precios o emprender esfuerzos comerciales con el
exclusivo propósito de dañar o de eliminar a un competidor.
Cualquier actividad contraria a esta conducta resulta inaceptable y puede resultar ser, en
algunos casos, incluso ilegal, en cuyo caso FASA deberá aplicar las medidas y/o sanciones
que correspondan a los actos anticompetitivos que se produzcan. Por ello, todas las
actividades comerciales de FASA se basan estrictamente sobre consideraciones legales,
de eficiencia, precio, calidad, servicio y sustentabilidad. Se deberá respetar el texto y
espíritu de todas las leyes de libre competencia y de condiciones de comercialización
de todos los productos y servicios que sean ofrecidos por FASA.
Los lineamientos detallados, a ser seguidos por sus colaboradores en sus conductas
comerciales, están dispuestos en el manual denominado “Política de Cumplimiento de
la Normativa de Libre Competencia” emitida por FASA y aprobada por su Directorio, la
cual es de lectura y cumplimiento obligatorio para todos ellos. Así mismo, en el “Código
de Gobierno Corporativo de FASA”, se detalla el compromiso de FASA con su público
de interés, todos los cuales son complementarios entre sí y de aplicación general.
Las actuaciones como voceros oficiales de FASA, ante medios de comunicación masiva,
están formalmente definidas en el “Manual de Manejo de Información de Interés para el
Mercado” y deben ser seguidas estrictamente.
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Código de Ética
b. 3. Relaciones con Clientes y Proveedores
b.3.1 Relación con los Clientes
El compromiso con la satisfacción de los clientes de FASA se deberá reflejar en el respeto
a sus derechos y en la búsqueda constante de soluciones que satisfagan sus intereses,
siempre acorde a los objetivos de desarrollo y rentabilidad de la Compañía.
A fin de preservar el más alto grado de confianza por parte de sus clientes, FASA adhiere
a una política de tratar toda información de carácter comercial y de negocios obtenida
a partir de sus relaciones comerciales, como propiedad confidencial de los clientes.
FASA no divulgará información relacionada con estos negocios o sus resultados, sin
el consentimiento de éstos. Se exceptúan los casos en que una revelación le ha sido
solicitada por el cliente u ordenada legalmente. Este compromiso continuará aun
concluida la relación laboral o comercial.
b.3.2. Relación con los Proveedores
La relación entre los colaboradores de FASA y los proveedores debe mantenerse bajo
estricta independencia y de acuerdo a los intereses de la Compañía. Esto significa no
asumir ningún tipo de compromiso ni parcialidad con respecto a un proveedor, debiendo
siempre privilegiar parámetros de utilidad, calidad, oportunidad y presupuesto, favorables
para FASA.
La elección y contratación de proveedores siempre deberá estar basada en criterios
técnicos, profesionales, éticos, y en las necesidades de la Compañía, debiendo elegir
sus propuestas por medio de factores objetivos, tales como competencia, oportunidad,
precio y calidad. Los procedimientos de selección deberán ser trasparentes, establecidos
con anterioridad a la selección y demostrables ante las instancias superiores de FASA.
Debe evitarse hacer negociaciones con empresas o personas sobre las cuales exista
alguna duda razonable respecto de su probidad o principios éticos.
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Código de Ética
b. 4. Relaciones con la Comunidad
-Responsabilidad Social Empresarial
FASA es sensible a los temas regulatorios relacionados a la salud pública de las
comunidades donde opera y por ello vela por el fiel cumplimiento de las leyes emitidas
por todas las instancias gubernamentales.
El éxito de FASA depende de la satisfacción y confianza que sus clientes y la comunidad
depositan en la Compañía. Por ello, FASA proporciona sus productos y servicios de
manera honesta, transparente y no engañosa. La publicidad, más que la imagen de un
producto, crea una reputación de credibilidad y confianza.
Las opiniones, preocupaciones y consultas referidas a los productos y servicios
comercializados por FASA son fuente de información valiosa. Las necesidades de los
clientes cambian constantemente, por lo que se debe escuchar continuamente lo que
necesitan, y utilizar creatividad para satisfacer sus necesidades cambiantes. Por ello,
cuando un cliente exprese insatisfacción, cada colaborador debe atender el problema
con prontitud, cortesía y justicia, realizando esfuerzos razonables para mantener o
recuperar la preferencia y fidelidad del cliente hacia los negocios de FASA.
FASA se posiciona activamente en materias sociales y ambientales relacionadas a sus
negocios y a las comunidades donde opera, a través de acciones directas e indirectas
de compromiso, considerando las disposiciones legales y reglamentarias por las cuales
se rige la comercialización de los productos y servicios ofrecidos por FASA. Cada
colaborador tiene el compromiso permanente de cumplir y continuamente mejorar e
innovar en estas acciones.
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b. 5. Confidencialidad e Información Privada
Los colaboradores deben tratar y mantener como confidencial y privada cualquier
información escrita, electrónica o de otro medio, de naturaleza comercial, financiera,
estratégica, operativa, de patentes, relacionada a fórmulas, clientes, proveedores, u otra
de carácter propietario, de su conocimiento con motivo u ocasión del ejercicio de sus
funciones.
Si el contrato de trabajo de un colaborador termina por cualquier causa legal, su obligación
de proteger los secretos comerciales e información confidencial continuará vigente
hasta que la información se haga pública o FASA considere que dicha información ya
no posee un carácter confidencial. Correspondencia, material impreso, documentos o
registros de cualquier tipo, conocimiento de procesos y procedimientos son propiedad
exclusiva de la Compañía y como tal deberán permanecer en ella.
En consecuencia, queda prohibido expresamente a los colaboradores, revelar, copiar,
difundir, transmitir, entregar ni reproducir de ninguna forma o bajo cualquier medio
electrónico o magnético la información de propiedad de FASA y que tenga el carácter
de confidencial y privada, salvo autorización dada en forma expresa por la Compañía o
en el caso que ella sea de dominio público.
Asimismo, ningún colaborador podrá hacer uso de información de propiedad exclusiva
de FASA a la cual tenga acceso en función de su cargo, posición o función, para fines
particulares o personales.
Los colaboradores que tengan bajo su dirección o supervisión directa otros colaboradores,
deberán velar por que estos últimos den cabal cumplimiento a la obligación de reserva
de la información a que se refiere este numeral.
Asimismo, es política de FASA respetar patentes industriales, marcas o copyrights que
pertenezcan a terceros y respetar estrictamente todas las leyes y normas relevantes
asociadas al uso y copia de material protegido. Los colaboradores de ningún modo
deben hacer uso de tecnología patentada por otra Compañía, sin permiso. Se observarán
las obligaciones de confidencialidad y no divulgación de información confidencial y
secretos comerciales de terceros con el mismo grado de diligencia y cuidado con la
que se espera que los colaboradores de FASA protejan la información confidencial y
secretos comerciales de ésta.
Lo especificado en este número debe complementarse con las disposiciones establecidas
en las políticas de seguridad de la información emitidas por FASA.
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Código de Ética
b. 6. Uso de Información Privilegiada
FASA considera como información privilegiada cualquier información referida a FASA,
a sus negocios o a uno o varios valores por ella emitidos, no divulgada al mercado de
capitales y cuyo conocimiento, por su naturaleza, sea capaz de influir en la cotización
de los valores emitidos.
Está prohibido a directores, gerentes o directores generales, gerentes o directores de
área, ejecutivos y demás miembros de la administración, la utilización de información
privilegiada, aún no revelada al mercado y protegida bajo secreto, a la que tengan
acceso debido a su posición, cargo o función en la Compañía. Por lo cual, deberán
guardar estricta reserva y no podrán utilizarla para beneficio propio o ajeno, ni adquirir ni
enajenar para sí o terceros, directa o indirectamente, los valores sobre los cuales posean
información privilegiada.
Los colaboradores que tengan bajo su dirección o supervisión directa otros colaboradores,
deberán velar por que estos últimos den cabal cumplimiento a la obligación de reserva
de la información a que se refiere este numeral.
En caso de duda o necesidad de entendimiento adicional sobre la aplicación de estas
materias se deberá consultar al área legal.
Por su parte y en complemento de lo señalado en este apartado, será de aplicación
obligatoria y general, según corresponda, el “Código de Gobierno Corporativo” y el
“Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado”.
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Código de Ética
b. 7. Utilización de los Activos de la Compañía Cada colaborador debe actuar con el
debido cuidado respecto a los activos de la Compañía, con la obligación de protegerlos
y preservarlos.
Los activos, servicios e instalaciones deben ser utilizados con propósitos de ejecución
de sus labores en la Compañía, quedando prohibido el uso de los mismos para fines
personales u otros, salvo autorización expresa de su superior directo.
b. 8. Conflicto de Interés
Se entenderá por conflicto de interés cualquier circunstancia, hecho o posición personal,
que interfiera o pueda interferir con la capacidad del director, gerente o director general,
gerente o director de área, ejecutivo o colaborador, de tomar decisiones objetivamente,
en el mejor interés de FASA, o bien tomar para sí mismos o encaminar a terceros
relacionados, una oportunidad de negocios que se descubra a través del uso de
propiedad, información o posición.
Los colaboradores no pueden utilizar su posición para su beneficio personal ni utilizar el
conocimiento de la situación interna de la Compañía para obtener beneficios personales.
Se debe evitar todo contacto o situación que pudiera llevar a, o sugerir, un conflicto de
interés entre sus actividades personales y los negocios de FASA.
Para los efectos de garantizar el adecuado conocimiento y administración de materias
que podrían originar conflictos de interés, los directores, gerentes o directores generales,
gerentes o directores de área, ejecutivos y colaboradores, cumplirán un proceso anual
de declaración de independencia, debiendo comunicar cada vez que se produzca algún
cambio, respecto a los negocios, actividades e inversiones principales en las cuales
tengan interés, incluyéndose proveedores relevantes de la Compañía, competidores o
clientes, sea directamente o a través de alguna de sus personas relacionadas, como
cónyuges y parientes hasta el segundo nivel de consanguinidad o afinidad, inclusive.
Igualmente, para los efectos de evitar situaciones de complicidad y otros conflictos
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Código de Ética
En el proceso anual de declaración de independencia, se incluirá la solicitud respecto a
tales informaciones, ampliándola a la existencia de grados de parentesco en cualquier
nivel o cargo, así como a parientes en cargos clave en proveedores relevantes, clientes
institucionales o competidores. Toda y cualquier situación de parientes en la Compañía
debe ser revelada para la debida transparencia y acciones administrativas relacionadas,
cuándo y cómo correspondan.
En el caso del ingreso de nuevos colaboradores a la Compañía, esta última podrá
rechazar la postulación de un pariente directo, esto es, hasta la segunda línea o grado de
consanguinidad o afinidad inclusive, como también, en caso de que dos colaboradores
contraigan matrimonio, a optar a permanecer en la Compañía a uno de ellos, dando la
posibilidad de que los mismos sean quienes elijan la opción de permanencia.
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Código de Ética
b. 9. Donaciones, Contribuciones y Aportes
Ningún director, gerente, ejecutivo o colaborador está autorizado para realizar ni aceptar
donaciones, contribuciones ni aportes en nombre de FASA. La disposición de activos de
la Compañía, dinero o bienes, se regirá de acuerdo al documento denominado “Política
de Delegación de Autoridad” y las respectivas normativas internas de la misma.
En caso de ser aprobadas donaciones, contribuciones o aportes, éstos deben privilegiar
a instituciones u organismos cuyos valores sean consistentes/compatibles con los de
FASA.
b. 10. Invitaciones y Regalos
FASA está comprometida con el desarrollo de relaciones duraderas con sus clientes,
proveedores, accionistas y demás públicos interesados.
Los viajes, alojamientos y regalos no deben aceptarse. Asimismo, los colaboradores
no deben aceptar/entregar ningún bien o dineros de/para terceras partes que puedan
influenciar las decisiones de negocios que toman en representación de la Compañía.
Por tal razón, está prohibido solicitar, recibir, aceptar, proporcionar, regalar o entregar
–directa o indirectamente– todo tipo de ventaja, recompensa, retribución u obsequio, en
dinero o en especie de/para personas ajenas a FASA, con quienes exista relación por
razón del cargo, posición o función.
Ningún directivo ni supervisor con capacidad para autorizar, seleccionar o recomendar
mercancías o servicios y/o proveedores, puede aceptar gastos de representación ni
regalos con valor material –incluida cualquier cantidad de dinero- de ningún representante
de los proveedores, vendedores u otros públicos implicados en prácticas comerciales.
De igual forma, esta prohibición se hace extensiva a empresas o personas, en cuya
propiedad o administración participen cónyuges y/o parientes de primer grado –padres,
hermanos, hijos– de directores, gerentes, ejecutivos y colaboradores de FASA.
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Código de Ética
Queda prohibido cualquier entretenimiento, favor o regalo que constituya o que genere la
impresión de influencia u obligación para quien lo otorga o lo recibe. Los colaboradores
no podrán obviar la finalidad de esta normativa, usando sus propios fondos para pagar
por un regalo, entretenimiento u otro beneficio.
No se podrán aceptar o dar regalos a funcionarios públicos.
Frente a cualquier duda sobre estas materias, se deberá consultar al área legal, quien
será la responsable por brindar orientación al respecto, debiendo asimismo poner
en conocimiento al supervisor directo, al gerente del área y a la unidad de Recursos
Humanos, sin perjuicio de consultar directamente al Comité de Ética, a través de uno de
los canales de comunicación de la Compañía.
Las relaciones entre los colaboradores de FASA y los clientes, proveedores, vendedores
en razón de las operaciones y negocios de la Compañía, se regirá de acuerdo al “Manual
de Política de Cumplimiento de la Normativa de Libre Competencia” aprobado por el
Directorio de la Compañía y las respectivas normativas internas de la misma.
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Código de Ética
b. 11. Pagos Cuestionables
Todos los colaboradores deben velar para que los desembolsos y transacciones
contables correspondan fielmente a sus orígenes reales y tengan los debidos respaldos
por escrito. No es aceptable pagos a terceros con fines de sobornos y similares ni pagos
a través de servicios contratados como cobertura a propósitos ilícitos.
b. 12. Acoso Moral y Sexual
FASA prohíbe cualquier forma de acoso moral –gestual, oral o escrito– hacia los –y/o entre–
colaboradores u otros públicos relacionados. Ello incluye pero no se limita a los temas de
comportamientos intimidatorios, despectivos, humillantes o vejatorios, relacionados con el
nivel jerárquico, condición de raza, género, edad, etnia, nacionalidad, religión, orientación
sexual, orientación política, discapacidad o cualquier otra condición legalmente protegida.
Igualmente, se prohíbe llevar armas de fuego – aunque se tenga licencia y permiso–
municiones, explosivos y armas de cualquier otro tipo, al interior de las instalaciones,
dependencias y vehículos de la Compañía y en las relaciones interpersonales entre
colaboradores, con clientes, proveedores o terceras personas, ya sea al interior de las
instalaciones y dependencias de la Compañía, en representación de esta última o en
cualquier actividad relacionada con el desempeño de las funciones del colaborador.
Asimismo, se prohíbe a los colaboradores involucrarse en cualquier tipo de trato agresivo
o violento, de hecho o verbal, incluyendo amenazas físicas o verbales, intimidación, abuso
y coacción al interior de las instalaciones de la Compañía, en representación de esta última
o en cualquier actividad relacionada con el desempeño de las funciones del colaborador.
Igualmente no es aceptable gestos, avances de tipo sexual, invitaciones y requerimientos
no consentidos por la persona hacia la que van dirigidos, así como la circulación de
fotografías o montajes o cualquier otro material gráfico o audiovisual con contenido sexual.
Asimismo, se prohíbe la adopción de represalias en contra de cualquier colaborador que
rechaza, protesta o presenta quejas por acoso moral o sexual.
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Código de Ética
b. 13. Actividades Políticas
FASA no participa en los asuntos políticos internos de ningún país en donde opera.
En sus instalaciones, dependencias y locales no se permiten manifestaciones, discursos,
reuniones o concentraciones a favor de candidatos o partidos políticos u otros de
carácter político partidista.
Actuaciones cívicas en nombre de la Compañía en la comunidad donde actúa, que
puedan relacionarse a actividades políticas, deben contar con la aprobación previa de
la Gerencia o Dirección General correspondiente.
b. 14. Responsabilidad Penal de la Compañía
b.14.1. Normativa Aplicable
Conforme a las normas internacionales reguladas y/o emanadas por/de la Organización
para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), que es una organización de
cooperación internacional, de la cual Chile es miembro desde el año 2009 y cuyo objetivo es
coordinar las políticas económicas y sociales de sus Estados miembros, a fin de maximizar
su crecimiento económico y colaborar a su desarrollo y al de los países no miembros, las
personas jurídicas podrán tener responsabilidad penal en el caso de los delitos de lavado de
activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionario público nacional o extranjero,
cometidos por los dueños o accionistas, controladores, responsables, gerentes o directores,
ejecutivos, representantes que realicen actividades de administración, dirección o supervisión
y cualquier colaborador de la Compañía o externo que represente a la Compañía.
Asimismo, se incluyen las personas naturales que estén bajo la dirección y supervisión directa de
alguno de los sujetos mencionados anteriormente y en general, todo colaborador de la Compañía.
Las normas internacionales que regulan esta materia han sido recogidas por la legislación
local de Chile y es de aplicación general y obligatoria.
Por su parte, para efectos de cumplir con los deberes de supervisión y dirección por quienes
los detentan, establecidos en las normas internacionales e internas antes señaladas, FASA
ha establecido un “Modelo de Prevención de Delitos”, cuya adopción, implementación y
operación se sustentan sobre la base de los valores y principios entregados por la Compañía.
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Código de Ética
Tanto la responsabilidad penal de las personas jurídicas así como el “Modelo de
Prevención de Delitos”, será de aplicación general y obligatoria para FASA y cada una
de sus filiales nacionales y extranjeras, aun cuando los Estados a las cuales pertenezcan
estas últimas no sean miembros de la OCDE ni tampoco dichas materias se encuentren
reguladas en su legislación local, debiéndose aplicar las mismas como parte las normas
contenidas en el presente Código de Ética, siendo responsabilidad de cada uno de los
colaboradores cumplir con lo que en él se establece.
b.14.2. Delitos de Responsabilidad Penal
Se prohíbe en forma expresa, a los colaboradores de la Compañía y externos, lo cual
incluye a los contratistas, proveedores, asesores, agentes, entre otros, realizar cualquier
acto que pueda configurar los siguientes delitos de:
Lavado de Activos: Es cualquier acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito
de determinados bienes, a sabiendas que provienen de la perpetración de delitos
relacionados con el tráfico ilícito de drogas, terrorismo, tráfico de armas, promoción y
prostitución infantil, secuestro, cohecho, y otros.
Financiamiento del Terrorismo: Es toda persona natural o jurídica, que por cualquier
medio, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión
de cualquier delito terrorista, como por ejemplo, apoderarse o atentar contra un medio
de transporte público en servicio, atentado contra el Jefe de Estado y otras autoridades,
asociación ilícita con el objeto de cometer delitos terroristas, entre otros.
Cohecho a funcionario público nacional: Dícese del que ofreciere o consintiere en dar a
un empleado público un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste
o de un tercero, para que:
Realice actos propios de su cargo en razón del cual no le están señalados derechos.
Por haber omitido un acto debido propio de su cargo.
Por haber ejecutado un acto con infracción a los deberes de su cargo.
Cohecho a funcionario público extranjero: Dícese del que ofreciere, prometiere o diere
a un funcionario público extranjero un beneficio económico o de otra naturaleza, en
provecho de éste o de un tercero”, para que:
Realice una actuación o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención de
cualquier negocio o ventaja indebida en el ámbito de cualquier transacción internacional.
IV. Normas de Aplicación
a) Difusión y Monitoreo
La Dirección Corporativa de Recursos Humanos asegurará que cada uno de sus directores,
gerentes, ejecutivos y colaboradores directos e indirectos, reciba una copia del presente
texto y también como parte del programa de inducción al ingresar a la Compañía, e instará
a que cada uno de ellos contraiga el compromiso de cumplir con todas sus disposiciones,
solicitándoles la suscripción de una carta que así lo señale expresamente.
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Código de Ética
Este Código, así como los documentos mencionados en el mismo, además de ser
distribuidos, están disponibles en la página Web de la Compañía y asimismo en la
Intranet de la misma para su acceso por los colaboradores y demás público objetivo.
La Dirección Corporativa de Recursos Humanos es igualmente responsable de monitorear
la adherencia y seguimiento a este Código, a través de la incorporación de las normas
pertinentes en los contratos de trabajo, los reglamentos internos de orden, higiene y
seguridad y demás normas internas que sean procedentes.
La Dirección Corporativa de Recursos Humanos podrá asimismo solicitar a los
colaboradores de FASA una declaración anual de compromiso con todas las normas
antes establecidas, en el cual deberá avalar su cumplimiento a nivel individual relacionado
al público objetivo de este Código. La dirección Corporativa de Recursos Humanos será
las encargadas de recopilar dichas declaraciones.
b) Canales de Comunicación
b.1. Canal Directo de Comunicación
Aun cuando se han establecido mecanismos de control interno, monitoreo e inducción
respecto a sus códigos, políticas, guías, manuales, procedimientos, procesos, normas
de conducta ética y de gobierno corporativo, FASA reconoce que podrían existir
situaciones desconocidas por parte de la administración, ya sea que ellas se refieran a
potenciales desvíos de conducta o incumplimiento de leyes o de las regulaciones internas
antes señaladas y que obedezcan a situaciones reales, o bien, que ellas constituyan
inquietudes, preocupaciones o dudas.
Debido a lo anterior, en caso de preocupación, inquietud o dudas respecto al ambiente
de control interno y a probables o potenciales incumplimientos de este Código u
otros documentos relacionados, cada colaborador deberá actuar y utilizar el canal de
comunicación directo con su supervisor directo, gerencia o dirección respectiva, unidad
de Recursos Humanos o área legal, con el fin de aclarar o informar situaciones, hechos,
y comportamientos.
No obstante lo anterior, podría haber situaciones en las que el colaborador o tercero no
se sienta cómodo para acercarse al canal directo. Es por ello que FASA ha dispuesto la
alternativa de un canal electrónico de denuncias.
b.2. Canal Electrónico de Denuncias
FASA dispone de un canal electrónico de denuncias para abarcar situaciones en que el
denunciante o que hace una consulta prefiera hacerlo por medio externo, en relación a
la no observancia de sus normas de conducta ética y todo y cualquier tema relacionado
a incumplimiento regulatorio, incluyendo situaciones o hechos que requieren la atención
de la Gerencia General o del Directorio, que pueda impactar su imagen y reputación.
El canal es aplicable al público externo o interno, de forma identificada o anónima. El
acceso oficial dispuesto al canal electrónico de denuncias se encuentra en el sitio web
de FASA o utilizando la siguiente dirección de correo, según el país de que se trate:
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Código de Ética
[email protected], debiendo incluir en este correo como copia, las direcciones de correo
electrónico de las áreas legal y de Recursos Humanos del país que proceda la denuncia
o consulta así como del área de Auditoria Interna Corporativa. Todas las denuncias e
informaciones que se hagan recibirán tratamiento y/o consideración legal, acorde a su
contexto, a través de asesoría específica y se harán todos los esfuerzos internos para
mantener el carácter de confidencial y no se permitirán represalias contra la persona
que de buena fe haya formulado una denuncia o consulta. Igualmente importante
es contar con análisis completo y fundado en contra imputaciones falsas, injuriosas
o calumniosas, generando oportunidades de validación de los hechos informados y
soluciones justas. Esta conducta se aplica igualmente a comunicaciones realizadas a
través del canal directo de comunicación.
Las denuncias y consultas recibidas por alguno de los canales de comunicación de
FASA deberán ser derivadas siempre al Encargado de Prevención de Delitos o quien
éste designe en cada país donde opera FASA, quien es además es el responsable de la
operación y administración del canal de denuncias.
El Encargado de Prevención de Delitos o quien éste designe, después de recepcionar
las denuncias y consultas, separará las mismas, según se trate de denuncias o
consultas correspondientes a los delitos que deriven de la responsabilidad penal de las
personas jurídicas o se trate a denuncias o consultas que no correspondan al ámbito de
aplicación de dichos delitos, todas las cuales, serán derivadas al Comité de Ética para
su deliberación y posterior resolución.
El Encargado de Prevención de Delitos deberá reportar al Directorio y al Gerente o
Director General de la filial del país que corresponda, todas las denuncias o consultas
recepcionadas que estén bajo el alcance del “Modelo de Prevención de Delitos” o se
encuentren asociadas a escenarios de delitos que se deriven responsabilidad penal de
las personas jurídicas.
Por su parte, el Comité de Ética deberá reportar al Comité de Directores y al Gerente o
Director General del país donde se haya originado la denuncia, todos los demás tipos
de ellas o consultas recibidas y que no sean del ámbito de aplicación del Encargado de
Prevención de Delitos.
c) Comité de Ética
El Comité de Ética es una instancia de auto regulación constituida por FASA, que actúa
en el ámbito administrativo de la Compañía en soporte a la Gerencia o Dirección General
de cada país donde actúa y cuyo objeto es deliberar sobre el mérito de las denuncias
recibidas a través de alguno de los canales de comunicación establecidos en la Compañía,
proponer y/o colaborar con el proceso investigativo, determinar la asignación de roles
y responsabilidades y evaluar el resultado de los análisis efectuados, tanto en relación
a hechos, situaciones o relatos que digan relación con los delitos de los que se derive
responsabilidad penal de las personas jurídicas o de aquellos que no correspondan a
éstos.
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Código de Ética
Su configuración y funcionamiento se encuentran regulados específicamente en el
documento denominado “Procedimiento de Canal de Denuncias”, aprobado por el
Directorio, el cual cuenta con un procedimiento para gestionar las denuncias y consultas
recibidas y establece además los roles y responsabilidades de las áreas e instancias
encargadas y la secuencia de acciones a ser seguidas, alineado a los principios de un
debido proceso, con pasos de defensa, pruebas y decisión fundamentada.
d) Sanciones
Las infracciones de los colaboradores a las disposiciones de este Código y sus
documentos relacionados, se sancionarán por el Comité de Ética, atendiendo a la
gravedad de la infracción, con amonestaciones verbales o escritas o, con la aplicación
de otras medidas, incluyendo la desvinculación del colaborador, y/o sanciones que se
estimen conducentes en conformidad a la ley.
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