centro médico westchester - Westchester Medical Center
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CENTRO MÉDICO WESTCHESTER NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Fecha de entrada en vigencia: 14 de abril de 2003 ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE UTILIZARÁ Y DIVULGARÁ LA INFORMACIÓN MÉDICA RELACIONADA CON USTED Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVISE ESTA NOTIFICACIÓN ATENTAMENTE. El Centro Médico Westchester (WMC) está obligado por ley a proteger la privacidad de la información médica que revele su identidad y a proporcionarle una copia de esta notificación que describe las prácticas de privacidad con respecto a la información médica de nuestro hospital, su equipo médico y los proveedores de salud afiliados, que conjuntamente con nuestro hospital brindan servicios de atención médica. Se colocará una copia de la notificación vigente en zonas públicas de todo el hospital. También podrá obtener copias adicionales si accede a nuestra página Web www.wcmc.com, o si solicita una en su próxima visita. Si tiene alguna pregunta relacionada con esta notificación o si desea mayor información, comuníquese con el Funcionario de Privacidad al 914 493-2600. ¿QUIÉN CUMPLIRÁ CON ESTA NOTIFICACIÓN? El Centro Médico Westchester brinda servicios de atención médica a pacientes conjuntamente con médicos y otros profesionales de atención médica. A continuación se detalla quiénes cumplirán con estas prácticas de privacidad: • Todo profesional de atención médica que lo trate en cualquiera de nuestras ubicaciones, por ejemplo, el hospital principal del Centro Médico Westchester, el Hospital de Niños, Medical Arts Building y Cedarwood Hall. • Todos los empleados, equipo médico, estudiantes o voluntarios en cualquiera de nuestras ubicaciones. • Todos los empleados médicos afiliados y sus empleados que formen parte de un Convenio de Atención Médica Organizado con la Westchester County Health Care Corporation. Un Convenio de Atención Médica Organizado es en parte un entorno clínico integrado en el cual las personas generalmente reciben servicios de atención médica de más de un proveedor de atención médica. • Todo asociado comercial de nuestro hospital (que se describe más adelante). INFORMACIÓN DE RESUMEN IMPORTANTE Requisitos para una autorización por escrito. WMC generalmente pedirá su autorización por escrito antes de utilizar o compartir su información médica con otras personas fuera del hospital. También podrá iniciar la transferencia de sus registros a otra persona si completa un formulario de autorización por escrito. Si nos proporciona una autorización por escrito, podrá revocarla en cualquier momento, a menos que ya hayamos cumplido con su requisito. Para revocar una autorización por escrito, escriba al Director de Administración de Información Médica, Macy Pavilion, Room MI 8, Valhalla, New York 10595. Excepciones a los requisitos para la autorización por escrito. Hay algunas situaciones en las cuales no necesitaremos su autorización por escrito antes de utilizar o compartir su información médica con otras personas. Éstas son: Juego WC-027-00 revisado el 06/06 1 • Excepción para tratamientos, pagos y operaciones comerciales. Podremos utilizar y divulgar su información médica para tratar su afección, recolectar pagos de ese tratamiento o para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales. En algunos casos, también podremos divulgar información médica a otro proveedor de atención médica o pagador por sus actividades de pago y algunas de sus operaciones comerciales. Para obtener mayor información, consulte las páginas 4 y 5 de esta notificación. • Excepciones relacionadas con el Directorio de Instalaciones y la divulgación a familiares y amigos que participen en su atención médica. Podemos incluir su información en nuestro Directorio de la Instalación o divulgar su información médica a los familiares o amigos que participen en su atención médica. Aunque no es nuestra obligación solicitar su autorización por escrito, le preguntaremos si existe alguna objeción para utilizar o divulgar la información médica de esta manera. Para obtener mayor información, consulte las páginas 5 y 6 de esta notificación. • Excepciones por necesidades públicas. Podemos utilizar o divulgar su información médica en ciertas situaciones para cumplir con la ley o para satisfacer necesidades públicas importantes. Por ejemplo, podemos compartir su información con funcionarios de salud pública en el Estado de Nueva York u otros departamentos de salud que se encuentren autorizados a investigar y controlar la propagación de enfermedades. Para ver más ejemplos, consulte las páginas 6 a 8 de esta notificación. • Excepción si la información se des-identifica total o parcialmente. Podemos utilizar o divulgar su información médica en caso de haber quitado algún tipo de información que pudiera identificarlo para que la información médica sea "totalmente des-identificada". También podremos utilizar o divulgar información “parcialmente des-identificada” si la persona que recibirá esta información acepta por escrito proteger la privacidad de la misma. Para obtener mayor información, consulte la página 8 de esta notificación. Cómo acceder a la información médica. Por lo general tiene derecho a inspeccionar y copiar su información médica. Para obtener mayor información, consulte la página 9 de esta notificación. Cómo corregir su información médica. Tiene derecho a solicitar que enmendemos su información médica si cree que no es correcta o que se encuentra incompleta. Para obtener mayor información, consulte la página 10 de esta notificación. Cómo identificar a las otras personas que han recibido su información médica. Tiene derecho a recibir un “registro de divulgaciones” en el cual se identifiquen a ciertas personas u organizaciones a las que hayamos divulgado su información médica de acuerdo con las protecciones descritas en esta Notificación de Prácticas de Privacidad. Muchas divulgaciones de rutina que realizamos no se encontrarán incluidas en este registro, pero el mismo identificará muchas divulgaciones no rutinarias de su información. Para obtener mayor información, consulte las páginas 10 y 11 de esta notificación. Cómo solicitar protección de privacidad adicional. Tiene derecho a solicitar mayor restricción sobre la manera en que utilizamos o compartimos su información médica con otras personas. No estamos obligados a aceptar la restricción que solicite, pero si lo hacemos, estaremos obligados por nuestro acuerdo. Para obtener mayor información, consulte la página 11 de esta notificación. Cómo solicitar comunicaciones más confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de una manera que sea más confidencial, como por ejemplo en su casa en lugar de en el trabajo. Intentaremos adecuarnos a todos los pedidos que sean razonables. Para obtener mayor información, consulte la página 11 de esta notificación. Juego WC-027-00 revisado el 06/06 2 Cómo puede representarlo un tercero. Tiene derecho a nombrar un representante personal que podrá actuar en su lugar para controlar la privacidad de su información médica. Por lo general los padres tendrán derecho a controlar la privacidad de la información médica de los menores, a menos que la ley les otorgue un permiso para actuar por cuenta propia. En caso de haberse nombrado un tutor, esta persona podrá actuar en su nombre, de acuerdo con los poderes otorgados por el tribunal. Cómo conocer acerca de las protecciones especiales para VIH, abuso de sustancias y alcohol, salud mental e información genética. Las protecciones de privacidad especiales se aplican a la información relacionada con el VIH, la información sobre tratamientos por abuso de sustancias y alcohol, la información relacionada con la salud mental y la información genética. Algunas partes de esta Notificación de Prácticas de Privacidad general pueden no corresponder a este tipo de información. Si su tratamiento supone este tipo de información, se le proporcionarán notificaciones por separado en donde se le explicará cómo se protegerá esa información. Para solicitar copias de estas notificaciones ahora, comuníquese con el Funcionario de Privacidad del hospital al 914 493-2600. Cómo solicitar una copia de esta notificación. Tiene derecho a solicitar una copia impresa de esta notificación. Puede solicitar una copia impresa en cualquier momento, aún cuando anteriormente haya aceptado recibir esta notificación de manera electrónica. Para hacerlo, llame al Funcionario de Privacidad del hospital al 914 493-2600. También podrá solicitar una copia de esta notificación en nuestra página Web www.wcmc.com o en su próxima visita al hospital. Cómo solicitar una copia de la notificación revisada. Periódicamente podemos modificar nuestras prácticas de privacidad. Si lo hacemos, revisaremos esta notificación para que tenga un resumen preciso de nuestras prácticas. La notificación revisada se aplicará a toda su información médica. Publicaremos toda notificación revisada en todo el hospital. También podrá obtener su propia copia de la notificación revisada si accede a nuestra página Web www.wcmc.com, o si solicita una en su próxima visita. La fecha de vigencia de la notificación estará siempre anotada en el margen superior derecho de la primera página. Tenemos la obligación de cumplir con los términos de la notificación que se encuentre vigente en ese momento. Cómo presentar un reclamo. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar un reclamo al hospital o a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar un reclamo al hospital, comuníquese con el Funcionario de Privacidad, Westchester Medical Center, Executive Offices, Taylor Care Center, Room C238, Valhalla, New York 10595 o llame al Funcionario de Privacidad al 914-493-2600. No habrá represalias ni acciones en su contra si presenta un reclamo. QUÉ INFORMACIÓN MÉDICA SE ENCUENTRA PROTEGIDA WMC se compromete a proteger la privacidad de la información que recolectemos sobre usted mientras le brindamos servicios médicos. A continuación encontrará algunos ejemplos del tipo de información médica que se encuentra protegida: • información que indique que usted es paciente de WMC o que recibe tratamiento u otro servicio de salud en nuestro hospital • información acerca de su estado de salud (como el padecimiento de alguna enfermedad) • información acerca de productos o servicios relacionados con la atención médica que haya recibido o que en el futuro pueda recibir (como una operación) • información acerca de los beneficios de atención médica de un plan de seguro (como por ejemplo la cobertura de un medicamento recetado) cuando la misma este combinada con: Juego WC-027-00 revisado el 06/06 3 • información demográfica (como su nombre, dirección o situación de su seguro) • números únicos que lo identifiquen (como su número de seguro social, su número de teléfono o el número de su licencia de conducir) • otro tipo de información que pueda identificar quién es usted CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA SIN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO Para su información, a continuación hemos incluido una explicación más detallada de cómo WMC podrá utilizar y divulgar su información médica sin su autorización por escrito. 1. Tratamientos, pagos y operaciones comerciales Podemos utilizar la información médica o compartirla con otras personas para tratar su afección, obtener pagos por el tratamiento y llevar a cabo nuestras operaciones comerciales. En algunos casos, también podremos divulgar información médica por actividades relacionadas con pagos y ciertas operaciones comerciales de otro proveedor de atención médica o pagador. A continuación encontrará más ejemplos de cómo podemos utilizar o divulgar su información con tales fines. Tratamientos. Podemos compartir su información médica con médicos o enfermeras del hospital que participen en su atención médica, y ellos podrán a su vez utilizar esa información con fines de diagnóstico o tratamiento. Un médico de nuestro hospital podrá compartir su información médica con otro médico dentro del mismo hospital, o con un médico de otro establecimiento para determinar cómo diagnosticar o tratar su enfermedad. Su médico también podrá compartir su información médica con otro médico al que haya sido derivado para obtener una mayor atención médica. Pagos. Podemos utilizar o compartir su información médica con otras personas para poder recibir pagos por servicios de salud. Por ejemplo, podemos compartir la información médica con su compañía de seguros de salud para obtener un reembolso luego de que lo hayamos tratado, o para determinar si la compañía cubrirá su tratamiento. También es posible que debamos informar a su compañía de seguros de salud acerca de su estado de salud para poder obtener una aprobación previa de su tratamiento, como la admisión al hospital para algún tipo de cirugía en particular. Por último, podemos compartir la información médica con otros proveedores de atención médica y pagadores por actividades que estén relacionadas con pagos. Operaciones comerciales. Podemos utilizar o compartir su información médica con otras personas para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales. Por ejemplo, podemos utilizar su información médica para evaluar el rendimiento de nuestro equipo en cuanto a su atención médica, o para enseñar a nuestro equipo cómo mejorar la atención médica que se le brinda. Por último, podemos compartir la información médica con otros proveedores de atención médica y pagadores por algunas de sus operaciones comerciales, si la información se encuentra relacionada con una relación que el proveedor o pagador tenga en ese momento o haya tenido con usted, y si el proveedor o pagador se encuentra obligado por la ley federal a proteger la privacidad de la información médica. Recordatorios de citas, alternativas de tratamiento, beneficios y servicios. En el curso de su tratamiento, podemos utilizar su información médica para comunicarnos con usted para recordarle sus citas de tratamiento o servicio en nuestras instalaciones. También podemos utilizar su información médica para Juego WC-027-00 revisado el 06/06 4 recomendar alternativas de tratamientos posibles o beneficios y servicios relacionados con su salud que puedan ser de interés para usted. Recolección de fondos. Para sustentar nuestras operaciones comerciales, podemos utilizar su información demográfica, incluida información acerca de su edad y sexo, dónde vive o trabaja y las fechas en que recibió tratamiento, para comunicarnos con usted con el fin de recolectar dinero para que nos ayude en nuestras operaciones. También podemos compartir esta información con una fundación de caridad que se comunicará con usted para recolectar dinero en nuestro nombre. Asociados comerciales. Podemos divulgar su información médica a contratistas, agentes y otros asociados comerciales que la necesiten para asistirnos en la obtención de pagos o para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales. Por ejemplo, podemos compartir su información médica con una compañía de facturación que nos ayude a cobrarle a las compañías de seguros. En otros casos podemos compartir su información médica con un estudio contable o con un estudio jurídico que nos proporcione asesoramiento profesional para saber cómo mejorar nuestros servicios de atención médica y cómo cumplir con la ley. Si divulgamos la información médica a un asociado comercial, elaboraremos un contrato por escrito que garantice que nuestro asociado comercial también protegerá la privacidad de la información médica. 2. Directorio de la instalación/familiares y amigos Podemos utilizar y divulgar su información médica en nuestro Directorio de la instalación o compartir la misma con familiares y amigos que participen en su atención médica. Siempre le daremos la oportunidad de oponerse a menos que no haya tiempo suficiente debido a alguna emergencia médica (en cuyo caso discutiremos con usted las preferencias en cuanto haya pasado la emergencia). Cumpliremos con sus deseos a menos que la ley nos exija lo contrario. Directorio de la instalación. Si no se opone, incluiremos su nombre, el número de su habitación y de su cama, su estado de salud general (por ejemplo, regular, estable, crítica, etc.) en nuestro Directorio de la instalación mientras sea paciente de este hospital. Se divulgará esta información del directorio a personas que pregunten por su nombre. Se podrá comunicar su afiliación religiosa a un miembro del clero, como a un sacerdote o rabino, aún cuando ellos no pregunten por usted dando su nombre. Familiares y amigos que participan en su cuidado. Si no se opone, podemos compartir su información médica con un miembro de su familia, pariente o amigo personal que participe en su atención médica o en el pago de la misma. También informaremos a un familiar, a un representante personal o a otra persona responsable de su atención médica sobre su ubicación y estado de salud general en el hospital, o sobre su desafortunada muerte. En algunos casos, tendremos que compartir su información con alguna organización de ayuda en catástrofes que nos ayude a informar a estas personas. 3. Necesidades públicas Podemos utilizar su información médica y compartirla con otras personas para cumplir con la ley o para satisfacer las necesidades públicas que se describen a continuación. Según lo exija la ley. Podemos utilizar o divulgar su información médica si así lo exige la ley. También le informaremos de estos usos y divulgaciones si así lo exige la ley. Juego WC-027-00 revisado el 06/06 5 Actividades de salud pública. Podemos divulgar su información médica a funcionarios de la salud pública autorizados (o a una agencia del gobierno internacional que colabore con estos funcionarios) para que puedan llevar a cabo sus actividades de salud pública. Por ejemplo, podemos compartir la información médica con funcionarios gubernamentales que sean responsables de controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. También podemos divulgar su información médica a personas que puedan haber estado expuestas a una enfermedad transmisible o que se encuentren en riesgo de contraer o propagar la enfermedad si la ley nos permite hacerlo. Por último, podemos divulgar parte de su información médica a su empleador si el mismo nos contrata para realizarle un examen físico y descubrimos que posee una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo de la cual su empleador deba saber para cumplir con las leyes laborales. Víctimas de abuso, abandono o violencia doméstica. Podemos divulgar su información médica a una autoridad de salud pública que se encuentre autorizada para recibir informes de abuso, abandono y violencia doméstica. Por ejemplo, podemos dar a conocer esta información a funcionarios gubernamentales si creemos de manera razonable que ha sido víctima de tal abuso, abandono o violencia doméstica. Haremos todos esfuerzos que sean necesarios para obtener su permiso antes de dar a conocer esta información, pero en algunos casos estaremos obligados o autorizados a actuar sin su permiso. Actividades de supervisión de salud. Podemos divulgar su información médica a agencias gubernamentales autorizadas para llevar a cabo auditorias, investigaciones e inspecciones a nuestras instalaciones. Estas agencias gubernamentales controlan el funcionamiento de los sistemas de atención médica, los programas de beneficios gubernamentales como Medicare y Medicaid, y el cumplimiento de los programas reguladores gubernamentales y las leyes de los derechos civiles. Control, reparación y retirada de productos. Podemos divulgar su información médica a personas o empresas que se encuentren reguladas por la Administración de Drogas y Alimentos de los Estados Unidos con el fin de: (1) informar o rastrear defectos o problemas en productos, (2) reparar, reemplazar o retirar productos defectuosos o peligrosos, o bien (3) controlar el rendimiento de un producto luego de su aprobación para el uso del público en general. Juicios y disputas. Podemos divulgar su información médica si así lo ordena un tribunal general o uno administrativo que se encuentre manejando un juicio u otro tipo de disputa. Aplicación de la ley. Podemos divulgar su información médica a funcionarios encargados de la aplicación de la ley por las siguientes razones: • para cumplir con las resoluciones judiciales o las leyes que estamos obligados a seguir • para asistir a funcionarios encargados de la aplicación de la ley para que puedan identificar o localizar a un sospechoso, un fugitivo, un testigo o una persona desaparecida • si ha sido víctima de un delito y podemos determinar que: (1) no hemos podido obtener su aceptación a causa de una emergencia o por su discapacidad, (2) los funcionarios encargados de la aplicación de la ley necesitan esta información inmediatamente para cumplir con sus obligaciones relacionadas con la aplicación de la ley y (3) según nuestra opinión profesional la divulgación a estos funcionarios es lo mejor para usted • si llegamos a sospechar que la causa de su muerte fue por alguna conducta criminal • si es necesario informar de un delito que ocurrió en nuestra propiedad • si necesitamos informar de un delito descubierto durante una emergencia médica fuera del las instalaciones (por ejemplo, técnicos de emergencia médica en la escena del crimen) Juego WC-027-00 revisado el 06/06 6 Evitar una amenaza grave e inminente a la salud o a la seguridad. Podemos utilizar o compartir su información médica con otras personas cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave e inminente a su salud o a su seguridad, o a la salud o seguridad de otras personas. En esos casos, sólo compartiremos la información con alguien que pueda ayudar a prevenir la amenaza. También podemos divulgar su información médica a funcionaros encargados de la aplicación de la ley si usted nos dice que participó en un delito violento que pudo haber causado un daño físico grave a una persona (a menos que haya admitido ese hecho durante la asesoría) o si determinamos que escapó de una custodia legal (como la prisión o una institución de salud mental). Seguridad nacional y actividades de inteligencia o servicios de protección. Podemos divulgar su información médica a funcionarios federales autorizados que estén llevando a cabo actividades de seguridad nacional y de inteligencia o que proporcionen servicios de protección al Presidente o a otros funcionarios importantes. Militares y veteranos. Si usted se encuentra en las Fuerzas Armadas, podemos divulgar su información médica a las autoridades de mando militar adecuadas en caso de actividades que ellos consideren necesarias para llevar a cabo su misión militar. También daremos a conocer información médica de personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera adecuada. Reclusos e instituciones correccionales. Si es un recluso o si se encuentra detenido por un funcionario encargado de la aplicación de la ley, podemos divulgar su información médica al personal de la prisión o a los funcionarios encargados de la aplicación de la ley, si es necesario, para brindarle atención médica, o para mantener la seguridad, la protección y el buen orden en el lugar en donde se encuentre encerrado. Esto incluye compartir información que sea necesaria para proteger la salud y la seguridad de otros reclusos o personas involucradas en la supervisión y traslado de reclusos. Compensación para trabajadores. Podemos divulgar su información médica relativa a la compensación para trabajadores o programas similares que proporcionen beneficios por lesiones relacionadas con el trabajo. Médicos forenses, médicos examinadores y directores de funerales. En el desafortunado caso de su muerte, podemos divulgar su información médica a un médico forense o examinador. Puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de la muerte. También podemos dar a conocer esta información a los directores de funerales en caso de ser necesario para que lleven a cabo sus obligaciones. Donación de órganos y tejidos. En el desafortunado caso de su muerte, podemos divulgar su información médica a las organizaciones que obtienen y almacenan órganos, ojos u otros tejidos para que estas organizaciones puedan investigar si la donación o transplante es posible de acuerdo con las leyes vigentes. Investigación. En la mayoría de los casos, pediremos su autorización por escrito antes de utilizar o compartir su información médica con otras personas para poder realizar investigaciones. Sin embargo, en algunas circunstancias, podemos utilizar o divulgar su información médica sin su autorización escrita si obtenemos la aprobación a través de un proceso especial para garantizar que la investigación sin su consentimiento por escrito representa apenas un riesgo mínimo a su privacidad. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia, permitiremos que los investigadores utilicen su nombre o identidad públicamente. También podemos dar a conocer la información médica sin su autorización por escrito a personas que se encuentren preparando un futuro proyecto de investigación, con la condición de que toda la información que lo identifique no salga de nuestras instalaciones. En el desafortunado caso de su muerte, podemos compartir su información médica con personas que realizan investigaciones con información de personas fallecidas, siempre que acepten no sacar fuera de nuestras instalaciones ningún tipo de información que lo identifique. Juego WC-027-00 revisado el 06/06 7 4. Información des-identificada en forma completa o parcial. Podemos utilizar o divulgar su información médica en caso de haber quitado algún tipo de información que pudiera identificarlo para que la información médica sea "totalmente des-identificada". También podemos utilizar o divulgar información médica “parcialmente des-identificada” si la persona que recibirá esta información acepta por escrito proteger la privacidad de la misma según lo exigen las leyes estatales y federales. La información parcialmente des-identificada no tendrá ningún tipo de información que pudiera identificarlo en forma directa (como su nombre, su dirección, su número de seguro social, su número de teléfono, su número de fax, la dirección de su correo electrónico, su página Web o su número de licencia). 5. Divulgaciones incidentales Aunque tomemos los recaudos razonables para garantizar la privacidad de la información médica, pueden ocurrir ciertas divulgaciones de la misma durante o como un resultado inevitable de los usos de otra forma permisibles o divulgaciones de la información médica. Por ejemplo, durante el curso de una sesión de tratamiento, otros pacientes en el área de tratamiento pueden llegar a ver o escuchar una conversación sobre su información médica. SUS DERECHOS PARA ACCEDER Y CONTROLAR LA INFORMACIÓN MÉDICA Queremos que sepa que posee los siguientes derechos para acceder y controlar la información médica. Estos derechos son importantes porque lo ayudarán a asegurarse de que la información médica que se encuentra en nuestro poder sea precisa. También lo pueden ayudar a controlar la manera en que utilizamos y compartimos la información con terceros o la manera en que nos comunicamos con usted sobre temas médicos. 1. Derecho a: inspecciones y copia de registros Tiene derecho a inspeccionar y a obtener copias de toda la información médica que pueda utilizarse para tomar decisiones acerca de su persona y su tratamiento por el tiempo que conservemos esta información en nuestros registros. Esto incluye registros médicos y de facturación. Para inspeccionar u obtener una copia de su información médica, presente un pedido por escrito al Westchester Medical Center, Health Information Management Department, Release Information Section, Macy Pavilion, Room M-18, Valhalla, New York 10595. Si solicita una copia de la información, deberá pagar los gastos de las copias, envíos u otros suministros que utilicemos para completar su pedido. El cargo estándar es de $0.75 por página y generalmente se debe pagar antes o en el momento en que se le entreguen las copias. Responderemos a su pedido de inspección de registros dentro de 10 días. Generalmente responderemos a su pedido de copias dentro de 30 días si la información se encuentra en nuestras instalaciones y dentro de 60 días si se encuentra fuera del hospital en otra instalación. Si necesitamos tiempo adicional para responder a un pedido de copias, le informaremos por escrito dentro del plazo mencionado anteriormente para explicarle la razón de la demora y cuándo tendrá la respuesta final a su pedido. Bajo ciertas circunstancias muy limitadas, podemos negarnos al pedido de inspección o de copia de su información. Si lo hacemos, en su lugar le proporcionaremos un resumen de la información. También le proporcionaremos una notificación escrita en la que se expliquen las razones por las cuales le brindamos sólo un resumen y una descripción completa de sus derechos para solicitar que se revea la decisión y también cómo puede ejercer tales derechos. La notificación también incluirá información acerca de cómo presentar un reclamo ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos sobre estos temas. Si tuviéramos razones para negarnos sólo a una parte de su pedido, le brindaremos acceso Juego WC-027-00 revisado el 06/06 8 completo a las partes restantes después de haber excluido la información que no podemos permitir que inspeccione o copie. 2. Derecho a enmendar registros Si cree que la información médica que tenemos es incorrecta o incompleta, puede solicitar enmendarla. Tiene derecho a solicitar una enmienda por el tiempo que la información permanezca en nuestros registros. Para solicitar una enmienda, comuníquese con el Director de la Administración de Información Médica, Westchester Medical Center, Macy Pavilion, Room M-18, Valhalla, New York 10595. Su pedido deberá incluir las razones por las cuales cree que debemos realizar la enmienda. Generalmente responderemos a su pedido dentro de 60 días. Si necesitamos tiempo adicional para responder, le informaremos por escrito dentro de 60 días para explicarle la razón de la demora y cuándo tendrá la respuesta final a su pedido. Si nos negamos a cumplir parte o la totalidad de su pedido, proporcionaremos una notificación escrita que explique nuestras razones para hacerlo. Tendrá derecho a cierta información relacionada con la enmienda solicitada incluida en sus registros. Por ejemplo, si no acepta nuestra decisión, tendrá la oportunidad de presentar una declaración en dónde explique su disconformidad, la cual incluiremos en sus registros. También incluiremos información acerca de cómo presentar un reclamo ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Estos procedimientos se explicarán con mayor detalle en toda notificación escrita de negación que le enviemos. 3. Derecho a un registro de divulgaciones Después del 14 de abril de 2003, tiene derecho a solicitar un “registro de divulgaciones” en el cual se identifiquen a ciertas personas y organizaciones a las que hayamos divulgado su información médica de acuerdo con las leyes vigentes y con las protecciones concedidas en esta Notificación de Prácticas de Privacidad. Un registro de divulgaciones no describe la manera en que se compartió la información médica dentro del hospital, siempre que se hayan cumplido todas las demás protecciones descritas en esta Notificación de Prácticas de Privacidad (como la obtención de las aprobaciones requeridas antes de compartir la información médica con nuestros médicos con fines investigativos). Un registro de divulgaciones tampoco incluye información acerca de las siguientes divulgaciones: • • • • • • • • • • divulgaciones realizadas a usted o a su representante personal divulgaciones realizadas según su autorización por escrito divulgaciones realizadas por tratamientos, pagos u operaciones comerciales divulgaciones realizadas desde el directorio de pacientes divulgaciones realizadas a amigos y familiares que participen en su atención médica o en el pago de la misma divulgaciones incidentales de acuerdo con los usos y las divulgaciones permisibles de su información médica (por ejemplo, cuando un paciente que pasa por el lugar llega a escuchar la información) divulgaciones con propósitos investigativos, de salud pública o para nuestras operaciones comerciales de porciones limitadas de la información médica que no lo identifica directamente a usted divulgaciones realizadas a funcionarios federales a los fines de la seguridad nacional y actividades de inteligencia divulgaciones a instituciones correccionales o funcionarios encargados de la aplicación de la ley sobre reclusos divulgaciones realizadas antes del 14 de abril de 2003 Juego WC-027-00 revisado el 06/06 9 Para solicitar un registro de divulgaciones, comuníquese con el Director de Administración de Información Médica, Westchester Medical Center, Macy Pavilion, Room M-18, Valhalla, New York 10595. Su solicitud deberá tener una fecha que se encuentre dentro de los últimos seis años (pero posterior al 14 de abril de 2003) para las divulgaciones que desee que incluyamos. Por ejemplo, podrá solicitar una lista de divulgaciones que hayamos realizado entre el 1 de enero de 2004 y el 1 de enero de 2005. Tiene derecho a recibir un registro cada 12 meses en forma gratuita. Sin embargo, le podemos cobrar los gastos de proporcionarle registros adicionales ese mismo año. Siempre le informaremos de todos los gastos involucrados para que pueda optar entre revocar o modificar su pedido antes de incurrir en algún gasto. Generalmente responderemos a su pedido de registro dentro de 60 días. Si necesitamos tiempo adicional para preparar el registro solicitado, le informaremos por escrito la razón de la demora y la fecha en que lo recibirá. En raras ocasiones es posible que nos demoremos en proporcionarle el registro sin una notificación previa debido a que un funcionario encargado de aplicar la ley o una agencia gubernamental nos solicitó hacerlo. 4. Derecho a solicitar protección de privacidad adicional Tiene derecho a solicitar una restricción más amplia de la manera en que utilizamos y divulgamos su información médica para tratar su afección, recolectar pagos por dicho tratamiento o llevar a cabo operaciones comerciales. También podrá solicitar que limitemos la forma en que divulgamos su información a familiares o amigos que participen en su atención médica. Por ejemplo, podría solicitar que no divulguemos información acerca de una cirugía que haya tenido. Para solicitar restricciones, comuníquese con el Funcionario de Privacidad, Westchester Medical Center, Taylor Care Center, Room C238, Valhalla, New York 10595. Su solicitud deberá incluir (1) qué información desea limitar, (2) si desea limitar la manera en que utilizamos esa información, cómo la compartimos con otras personas o ambas cosas y (3) a quiénes desea que se apliquen los límites. No es nuestra obligación aceptar su pedido de restricción y en algunos casos la restricción que solicite puede no estar permitida de acuerdo con la ley. Sin embargo, si aceptamos, estaremos obligados por nuestro acuerdo a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia o para cumplir con la ley. Una vez que hayamos aceptado la restricción, tendrá derecho a revocarla en cualquier momento. En algunas circunstancias, también tendremos el derecho a revocar la restricción siempre que le informemos antes de hacerlo. En otros casos, necesitaremos su permiso antes de revocar la restricción. 5. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre temas médicos en una forma más confidencial mediante medios o ubicaciones alternativas. Por ejemplo, podrá pedir que nos contactemos con usted en su casa en lugar de en el trabajo. Para solicitar una comunicación más confidencial, comuníquese con el Funcionario de Privacidad, Westchester Medical Center, Taylor Care Center, Room C238, Valhalla, New York 10595. No le preguntaremos la razón de su pedido y trataremos de adecuarnos a todos los pedidos razonables. Especifique en su pedido cómo y dónde desea que nos comuniquemos con usted y cómo se manejará el pago de su atención médica si nos ponemos en contacto con usted a través de este método o ubicación alternativos. Juego WC-027-00 revisado el 06/06 10
