Facturación electrónica

ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................... 2
1.1. MOTIVACIÓN .......................................................................................................................................................... 2
2. INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA .................................................................................. 2
2.1. ¿QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?................................................................................................. 2
2.2. ¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA? ........................................................................................................ 2
2.3. ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA? ........................................................... 3
3. ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD EN UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO ................................................ 3
4. EMISIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA ........................................................................................................ 3
4.1. OBTENCIÓN DE LOS DATOS DE LA FACTURA ............................................................................................... 3
4.2. TRANSFORMACIÓN A FACTURA ELECTRÓNICA ......................................................................................... 4
4.3. FIRMA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA.......................................................................................................... 4
4.3.1. REQUISITOS PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA DE FACTURAS ............................................................... 4
5. RECEPCIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA .................................................................................................. 4
5.1. VALIDACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA ............................................................................................. 5
5.2. INSERCIÓN DE DATOS LA FACTURA ................................................................................................................ 5
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1. INTRODUCCIÓN
En el presente documento se pretende explicar en qué consiste el proceso de emisión y recepción
de factura electrónica. Haciendo especial hincapié en que consiste una factura electrónica y que
pasos hay que realizar para emitir y recibir facturas electrónicas válidas.
1.1. MOTIVACIÓN
La finalidad de esta funcionalidad es proveer de un servicio de recepción y emisión de facturas de
forma telemática, evitando así las facturas en papel
2. INTRODUCION A LA FACTURACION ELECTRÓNICA
2.1. ¿QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRONICA?
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la
transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos
(ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados
reconocidos.
La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información en su
punto 1.1.1. establece que la facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector
público estatal será obligatoria en los términos que se establezcan en la Ley reguladora de la
contratación en el sector público y en su normativa de desarrollo. Básicamente será en los
siguientes casos:
o
Contratos mayores.
o
Contratos menores si así lo establece la normativa del Ministerio de Economía y Hacienda.
Esta normativa reguladora, (Ley 30/2007 de 30 de Octubre, de Contratos del Sector Público), en su
disposición final novena, establece unos plazos a partir de los cuales es obligatoria la utilización de
este medio electrónico en las transacciones que hagan los ciudadanos y empresas con las
administraciones públicas en el ámbito de la contratación pública. En el caso de las universidades
esta obligatoriedad comienza a partir de 01/11/2010.
Además, a pesar de no ser obligatorio el uso de la facturación electrónica, la misma ley indica que
las administraciones Públicas promoverán en el ámbito de sus competencias y según su criterio la
incorporación de la factura electrónica en las diferentes actuaciones públicas distintas de la
contratación, en particular, en materia de justificación de ayudas y subvenciones.
2.2. ¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?
Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al
documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de
seguridad no observadas en la factura en papel.
Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al
destinatario por medios telemáticos.
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En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura,
que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que
posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.
2.3. ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA?
Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
•
Ahorro de costes.
•
Mejora de la eficiencia.
•
Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
•
Optimización de la tesorería.
•
Obtención de información en tiempo real.
•
Reducción de tiempos de gestión.
•
Agilidad en la toma de decisiones.
•
Administración y contabilidad automatizadas.
•
Disminución de costes de los documentos en papel.
•
Control de acciones erróneas.
•
Uso eficaz de los recursos financieros.
•
Flujos de transacciones agilizados.
En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
3. ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD EN UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO
El alcance de esta funcionalidad cubre dos aspectos básicos:
•
Emisión de factura electrónica: consiste en la transformación de las facturas almacenadas
en UXXI–Económico en facturas electrónicas en versión 3.1 para su envío a los clientes.
•
Recepción de factura electrónica: consiste en recibir una factura electrónica de un
proveedor e insertar sus datos en el buzón de entrada de facturas disponible en UXXI Económico. Una vez insertadas en el buzón, pasará un proceso de validación y se
incorporarán al sistema.
4. EMISIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
La emisión de factura electrónica se realizará desde el módulo de Justificantes de Ingresos de UXXI
– Económico. Desde allí se podrán generar facturas electrónicas de los siguientes tipos de factura:
•
Justificantes de factura.
•
Abonos de factura.
•
Devolución de ingresos.
4.1. OBTENCIÓN DE LOS DATOS DE LA FACTURA
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La emisión de una factura electrónica se podrá realizar desde el modulo de Justificantes de Ingresos
del sistema de UXXI – Económico. Desde allí se podrá acceder a:
Captura de Ingresos para Justificantes para emitir facturas de tipo:
Justificantes de factura.
Abonos de factura.
Devolución de ingresos factura.
Una vez seleccionado el tipo y el identificador de factura del que se quiere emitir la factura
electrónica, se consultará el sistema de UXXI - Económico para a partir de esa información obtener
los datos de la factura.
4.2. TRANSFORMACION A FACTURA ELECTRÓNICA
A partir de los datos de la factura se formará un documento XML con el formato de FacturaE.
4.3. FIRMA DE LA FACTURA ELECTRONICA
La firma se realiza para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. El
artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: “la
firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo
seguro de creación de firma”.
Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:
1.
Que sea una firma electrónica avanzada.
2.
Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla
los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás
circunstancias de los solicitantes”.
3.
Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que
ofrece, al menos, las siguientes garantías:
3.1. Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y
asegura razonablemente su secreto.
3.2. Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma
no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la
firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento.
3.3. Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante
contra su utilización por terceros.
3.4. Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide
que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma. (Art. 24.3).
4.3.1. REQUISITOS PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA DE FACTURAS
La firma realizada se hará de forma automática en el servidor.
5. RECEPCION DE FACTURA ELECTRÓNICA
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La recepción de factura electrónica se podrá realizar desde el modulo de Justificantes de Gastos; allí
se cargará la factura electrónica recibida desde un proveedor y se insertarán sus datos en el buzón
de entrada de facturas disponible en UXXI – Económico. Posteriormente el sistema validará las
facturas del buzón e incorporarán los datos.
Respecto a este punto hay que realizar una apreciación. El artículo 21 del RD 1496/2003 establece
la obligatoriedad por parte del receptor de la factura electrónica, de la conservación de la misma por
medios electrónicos de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se
haya recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de
verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la
integridad de su contenido.
5.1. VALIDACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
Cuando recibimos una factura electrónica por parte de un proveedor debemos comprobar:
•
Verificación de los contenidos mínimos exigibles de formato y estructura.
•
Verificación segura de la firma electrónica.
Regulado en el artículo 21 del ROF e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas
electrónicas se indica que:
“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido,
así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.
5.2. INSERCIÓN DE DATOS DE LA FACTURA
Insertamos las facturas recibidas en el sistema UXXI – Económico. Para comprobar que los datos
de la factura son correctos el sistema realizará una serie de validaciones antes de incorporarlas
definitivamente. Las validaciones que se realizarán a la factura son las siguientes:
•
Validar que el importe a ejecutar de la factura electrónica es igual al importe total de de la
factura electrónica. En el caso de que no sea igual no se cargará la factura.
•
Validar que el tercero definido en la factura electrónica existe en la base de datos de
UXXIECONÓMICO.
En el caso de que no exista no se cargará la factura.
•
Validar que la factura electrónica tiene recargo de equivalencias. En el caso de que así sea
no se cargará la factura.
•
Validar que los tipos de factura o rectificaciones definidos en la factura electrónica son
compatibles con los definidos para UXXI-ECONÓMICO.
En el caso de que la factura electrónica tenga algún tipo distinto a estos, no se cargará la factura.
•
Validar que la factura electrónica tiene un porcentaje de IVA igual a los definidos en la tabla
de porcentajes de IVA de UXXI-ECONÓMICO. En el caso de que no sea así sea no se
cargará la factura.
•
Validar que la descripción de las rectificaciones negativas de factura electrónica con varias
líneas, coincide con la descripción de la línea del justificante de gasto de UXXI-
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ECONÓMICO al que abona. Si no coincide, se generará un abono de factura no asociado a
factura.
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