Microsoft Excel

Universidad del Turabo
Centro Universitario de Yabucoa
Propuesta de Título V
Centro de Desarrollo para el Uso de la Tecnología
en la Sala de Clases
CONCEPTOS BÁSICOS
HOJA DE CÁCULO ELECTRÓNICA- EXCEL
PROF. CARMEN CARRILLO, MA
Diseñadora de Currículo
Prep. Junio de 2006
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Prof. Carmen Carrillo, MA
TABLA DE CONTENIDO
Página
PARTE I .................................................................................................................... 2
Introducción ...................................................................................................... 3
Explicación de la pantalla de trabajo ................................................................ 4
Presentación de Conceptos Básicos .................................................................. 6
PARTE II ................................................................................................................... 8
Iniciar la aplicación ...................................................................................... 9
Insertar etiquetas numéricas y valores .......................................................... 9
Centralizar Títulos entre columnas y en una columna .................................. 9
Cambiar el ancho de la columna ................................................................... 10
Ajustar el alto de la fila ................................................................................. 10
Añadir comentarios ....................................................................................... 11
Añadir “Header & Footer” ............................................................................ 11
Aplicar formatos a la información registrada ............................................... 12
Utilizar el “numeric pad” para registrar números en las celdas .................... 12
Cerrar un libro de trabajo .............................................................................. 13
Para trabajar con las distintas páginas de un libro ........................................ 13
PARTE III ................................................................................................................. 14
Insertar celdas ............................................................................................... 15
Insertar filas .................................................................................................. 15
Insertar columnas .......................................................................................... 15
Eliminar columnas ........................................................................................ 15
Eliminar filas ................................................................................................. 16
Mover información ....................................................................................... 16
Copiar información ....................................................................................... 16
Apéndice ....................................................................................................... 17
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ii
PARTE I
Introducción
Explicación de la pantalla de trabajo
Presentación de Conceptos Básicos
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INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es una aplicación diseñada para el análisis y gráficas de
información numérica. Podemos definir Excel como una hoja de cálculo electrónica
utilizada en negocios y financieras para analizar datos con un formato de tabla.
Algunas ventajas de este programa:
1. Es una hoja electrónica que facilita crear, rastrear, y actualizar datos numéricos.
2. Las funciones de calcular en Excel son ideales para ciertos productos como:
inventarios, registros de cheques, registro de notas, o para facturas de ventas.
3. Puedes trabajar documentos tales como una agenda, el informe trimestral de ventas
o una forma de orden ya que el programa tiene el formato de una hoja de papel
cuadriculada.
4. Compartes la aplicación con otros programas, por ejemplo, podría importar la hoja
que contiene las ventas del mes para utilizarla en una presentación de Power Point
para sus clientes.
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3
EXPLICACIÓN DE LA PANTALLA DE TRABAJO
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4
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3
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Explicación
1. “Title Bar” o Barra de Título –Muestra el nombre de la aplicación y
del documento. Si el documento no ha sido grabado, en la barra de título
aparecerá “Microsoft Excel-Book 1.” Excel trabaja con libros y cada uno
tiene tres hojas de trabajo.
2. “Menu Bar” o Barra de Menú- Contiene una lista de opciones
(comandos) que pueden ser activadas con el “Mouse” o con la tecla de
“Alt”. combinada con la letra subrayada. Cuando se selecciona una
opción aparecerá un submenú (o lista).
3. “Toolbar” o Barra de Herramientas- Forma corta de acceder el menú
representadas con botones con dibujos.
4. “Format Bar” o Barra de Formato- Trabaja en la presentación de la
hoja de cálculo. Permite ajustar la presentación de las celdas, líneas y
columnas.
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4
5. “Formula Bar” o Barra de Fórmula- Muestra la información de la celda
activa y permite editar los datos de la hoja de trabajo.
6. “Scrollbars” o barra de desplazamiento-Esta barra permite ver áreas
escondidas de un documento ajustando la posición hacia arriba o hacia
abajo.
7. “Scrollbars” o barrra de desplazamiento- Esta barra permite, al igual
que la anterior mover la pantalla hacia el lado izquierdo o derecho en
forma horizontal. Además, esta barra contiene las páginas que podemos
acceder en Excel.
8.
“Status Bar” o Barra de estado- Provee información sobre el área del
documento en la pantalla y la posición del cursor.
9.
Taskbar” o Barra de Tareas- En esta barra aparece el botón de “Start”.
Éste se utiliza para accesar las distintas aplicaciones, archivos y ayuda de
“Windows”. Además, muestra un botón para cada ventana abierta en su
pantalla y la hora.
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CONCEPTOS BÁSICOS
1. Libro de trabajo en blanco – El libro de trabajo predeterminado de Excel que contiene
tres hojas de cálculo
(Ilustración de
columnas y filas)
2. Hoja de cálculo – El área de trabajo para calcular datos,
compuesta de columnas y filas separadas por líneas de
división.
3. Columnas – Son las filas que vemos en forma vertical
representadas por letras de la A a la Z. Por ejemplo: AA,
AB, AC- AZ; BA, BC, -B; CA, CB, CC-CZ. Una hoja
de trabajo contiene 256 columnas.
Columnas
Celda
Filas
4. Filas – Son las filas que vemos en forma horizontal, representadas por números. Una
hoja de trabajo contiene 65,536 filas.
5. Celda – Es la intersección entre una columna y una fila en una hoja de cálculo. La celda
adquiere el nombre de por ejemplo A1, primero se menciona la columna y luego la fila
a esto se le llama referencia de celda. La celda tiene aproximadamente una capacidad
de 8.43 caracteres. Excel admite hasta 32,000 caracteres en una entrada de celda.
6. Celda activa – Cuando colocamos el cursor, el recuadro se oscurece señalando que ésta
es la celda donde vamos a trabajar. En la barra de fórmula se ve reflejada dicha
información a medida que se introducen datos en la hoja de cálculo.
7. Etiqueta (“Labels”)- Datos de texto, se justifican a la izquierda dentro de la celda.
8. Valor (“Value”) – Número o símbolos, se justifican a la derecha dentro de la celda,
este valor sería utilizado para hacer cálculos dentro de la hoja electrónica.
9. Etiqueta numérica- Un número al que queremos darle características de etiqueta.
10. Fórmula- Instrucción para calcular un número. Se inserta en la celda en la que debe
aparecer una respuesta. Después de insertada la fórmula se mostrará la respuesta en la
celda y la fórmula en la barra de fórmulas. Las fórmulas deben estar precedidas por un
signo de igual (=). Ejemplo: =C3+C4+C5
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11. Operadores matemáticos- Símbolos utilizados en operaciones matemáticas:
+ para adición, - para substracción, * para multiplicación, / para división, y
^ para función exponencial. Excel ejecuta primero las operaciones encerradas
entre paréntesis, seguido de los cálculos exponenciales, luego las operaciones
de multiplicación y división, finalmente las operaciones de adición y
sustracción. Las operaciones matemáticas se ejecutan de izquierda a derecha,
en el orden de aparición. El la fórmula = (D1+E1)/F1, los valores D1 + E1
entre paréntesis se calculan en primer término. Si utilizamos por ciento
podemos utilizar el símbolo (%) al final del número o el número con el punto
decimal.
12. Referencia Relativa de Celda- Ubicación de la celda a la que se hace referencia en una
fórmula copiada, y que cambia en base a la nueva ubicación de la fórmula copiada.
Ejemplo: La fórmula =B4+B5 escrita en la columna C se convierte en = C4+C5,
cuando se copia a la columna D se convierte en =D4+D5 y así sucesivamente.
13. Función-La fórmula predefinida que depende de valores específicos para ejecutar un
cálculo especial. Una función contiene los siguientes elementos:
a.
b.
c.
d.
e.
El signo de igual (=) inicia la función.
El nombre de la función con letras mayúsculas o minúsculas.
Un paréntesis de apertura separa los argumentos del nombre de la función.
Los argumentos identifican los datos necesarios para ejecutar la función.
Un paréntesis de cierre termina el argumento.
Ejemplo: =Sum (A1:A40)
14. Distintas funciones que podemos realizar:
=Sum ( ) agrega- los valores de un rango de celdas.
=Average ( ) promedio- devuelve la media aritmética de los valores en un rango de
celdas.
=Count ( ) contar- cuenta las celdas que contienen números en un rango de celdas (las
celdas en blanco o con entradas de texto no se toman en consideración)
=Max ( ) máximo- encuentra el valor más alto en un rango de celdas.
=Min ( ) mínimo – encuentra el valor más bajo en un rango de celdas.
=Round ( ) redondear- ajusta el valor a número específico de dígitos.
15. Argumento- Parte de una fórmula que contiene los valores específicos necesarios para
ejecutar la función.
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PARTE II
Iniciar la aplicación
Insertar etiquetas numéricas y valores
Centralizar Títulos entre columnas y en una columna
Cambiar el ancho de la columna
Ajustar el alto de la fila
Añadir comentarios
Añadir “Header & Footer”
Aplicar formatos a la información registrada
Utilizar el “numeric pad” para registrar números en las celdas
Cerrar un libro de trabajo
Para trabajar con las distintas páginas de un libro
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1. Iniciar la aplicación
Para comenzar a trabajar con la aplicación
a.
b.
c.
d.
Presiona “Start”
“All Program”
“Microsoft Office”
Selecciona la opción de “Microsoft Office”, Excel.
Otra alternativa sería entrar por un documento de la aplicación deseada:
a. Presiona “ Start”
b. Selecciona “My Document”
c. Busca la aplicación deseada
2. Insertar Etiquetas (asdj)
a. Escriba la información en la celda deseada.
b. La información se justifica al lado izquierdo dentro de la celda.
3. Insertar Etiquetas Numéricas (‘456-78)
a. Antes de escribir la información presiona el apóstrofo
b. Escriba la información en la celda deseada
c. El número se moverá a la izquierda, como si fuera una etiqueta
4. Insertar un Valor (5,786)
a. Escriba la información en la celda deseada.
b. La información se justifica al lado derecho de la celda.
5. Centralizar la información entre columnas
a. Escriba la información en la celda de la izquierda pegada a la fila.
b. Dé un Clic con el ratón y arrastramos hasta la celda deseada
c. Una vez señalamos el lugar donde quedará la información centralizada
oprimimos “Merge and Center”
d. La información quedará centralizada entre
columnas.
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6. Centralizar la información en una columna
a. Utiliza el icono de “Center” en la barra de formato.
7. Cambiar el ancho de una columna (“Column Width”)
Utilizando el menú
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Selecciona cualquier celda en la columna que será ajustada.
Clic en el menú de “Format” (formato).
Clic en “Column” (columna).
Clic en “Width” (ancho)
Escriba el número del ancho deseado en el cuadro de “Column Width”
“Ok”
Utilizando el Ratón
a. Coloca el ratón en el borde derecho de la columna a la cual se le ajustará el
ancho.
b. Arrastra hacia la derecha o izquierda hasta lograr obtener el ancho deseado.
Utilizando el botón derecho del Ratón
a.
b.
c.
d.
Dé clic derecho al ratón en la columna a ser ajustada
Dé clic en “Column width”
Escriba el número del ancho deseado
Dar clic en “Ok”
8. Ajustar el alto de la fila (“Row height”)
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Selecciona cualquier celda en al fila que será ajustada
Dé en el menú de formato
Dé clic en “Row “ (fila)
Dé clic en “Height” (alto)
Escriba el número del alto deseado en el cuadre de “Row height”
“Ok”
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Utilizando el Ratón
a. Coloca el cursor en el borde inferior del número de la fila
b. Note que la flecha del ratón se pone más oscura y gruesa
c. Arrastra para arriba o abajo
9. Añadir comentarios
Para añadir comentarios al trabajo usted debe:
a.
b.
c.
d.
e.
Selecciona la celda a la que se le incluirá el comentario
Dé clic en el menú de insertar
Dé clic en “Comment”
Escriba el texto
Dé clic fuera de la caja de “Comment”
10. Para ver el comentario
a. “View”
b. “Comment”
11. Para editar el comentario
a. Botón derecho del ratón
b. “Format Comment”
12. Para eliminar el comentario
a. “Delete”
13. Añadir “Header & Footer”
a. Selecciona “View” en la barra de menú
b. Selecciona “Header and Footer”
c. Verá la siguiente pantalla de trabajo
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d. Selecciona “Custom Header… o Custom Footer…”
e. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla de diálogo para añadir la
información que desee.
14. Aplicar formato a la información registrada
Formato de “Currency”
a. Una vez escrito el número en la celda presiona el ícono de “Currency style”
y la aplicación me pondrá el signo de dólar y punto decimal.
b. Si deseo eliminar el signo de dólar oprimo la coma.
Formato para la Fecha
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Sombrea las filas que deseo afectar
Oprima “Format”
Selecciona “ Cells…”
Selecciona “Number”
Establezca el formato deseado
Escriba la fecha en forma cursiva
Cuando oprima “Enter” la fecha quedará en el formato deseado.
Formato para colocar lugares decimales
a. Si quieres colocar lugares decimales a los números, presiona el ícono
( Increase Decimal) y automáticamente la aplicación añade
los lugares deseados.
Formato para colocar por cientos
a. Oprima el símbolo
en la barra de formato y luego la cifra
Formato para añadir bordes
a. Oprima el símbolo
(“Borders”) y seleccione la opción deseada
para registrar números en las celdas
15. Utilizar el “Numeric Pad”
a. Cuando entremos la información a la hoja de cálculo se recomienda utilizar
el “Numeric Pad” , recuerda activarlo presionando el “Num Lock”.
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16. Cerrar un libro de trabajo
a.
b.
c.
d.
Recuerda grabar la información ( se recomienda grabar cada 10 minutos)
Si grabas por vez primera : “Save as”
Si grabas por segunda vez “Save”
“File” + “Close” + “Exit”
17. Para trabajar con las distintas páginas de un libro
a. Dé un clic encima de la página que deseas abrir.
b. Si deseas cambiar el nombre de la página dé un doble clic.
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PARTE III
Insertar celdas
Insertar filas
Insertar columnas
Eliminar columnas
Eliminar filas
Mover información
Copiar información
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1. Insertar celdas
a.
b.
c.
d.
e.
Selecciona el rango (lugar) donde deseas colocar la(s) nueva(s) celda(s)
Das clic en el menú de insertar
Das clic en “Cells” (Celda)
Escoges donde deseas que sea colocada la(s) nueva(s) celda(s)
“Ok”
2. Insertar filas
Con el menú de insertar
a. Selecciona (sombreas) la cantidad de filas que deseas insertar
b. Das clic en el menú de “Insert” (Insertar)
c. Seleccionas “Row” (Fila)
Con el Ratón
b. Seleccionas (sombreas) la cantidad de filas que deseas insertar
c. Das clic derecho al ratón
d. Das clic en insertar
3. Insertar columnas
Con el menú de insertar (“Insert”)
a. Selecciona (sombreas) la cantidad de columnas que deseas insertar
b. Das clic en el menú de “Insert “ (Insertar)
c. Seleccionas “Columns” (Columnas)
Con el Ratón (“Mouse")
a. Seleccionas (sombreas) la cantidad de columnas que deseas insertar
b. Das clic derecho al ratón
c. Das clic en “Insert” (Insertar)
4.
Eliminar columnas
Con el menú de “Edit” ( Editar)
a. Selecciona la columna a ser removida
b. Das clic al menú de Editar
c. Das clic en “Delete” (Eliminar)
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Con el Ratón
a. Selecciona la columna a ser removida
b. Das clic derecho del Ratón
c. Das clic en “Delete” (Eliminar)
5. Eliminar filas
Con el menú de “Edit” (Editar)
a. Selecciona la fila a ser eliminada
b. Das clic al menú de “Edit” (Editar)
c. Das clic en “Delete” (Eliminar)
6. Mover información
a.
b.
c.
d.
e.
Selecciona (sombrea) la celda a ser movida
Coloco el ratón en el lado superior izquierdo de la celda
Observará una flecha
Arrastra lo seleccionado hasta el lugar donde deseas colocar la información
Luego de mover la información sueltas el botón del ratón
7. Copiar la información
a. Da un clic encima de la celda que desea
copiar
b. Aparecerá una cruz al lado derecho de la
celda
c. Arrastre la información hasta la celda
deseada
d. Aparecerá la opción “Auto Fill Options”
e. Selecciona la opción que deseada
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