Manual para Presupuesto Comprometido

Manual para Presupuesto Comprometido
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Manual para Presupuesto Comprometido
MP-07/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
No. de revisión: 00
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ÍNDICE
Pág.
1.
Objetivo........................................................................................................................
3
2.
Marco Normativo..........................................................................................................
3
3.
Ámbito de Aplicación...................................................................................................
3
4.
Definiciones…………………………..…….…………………………………….………….
3
5.
Disposiciones Generales.............................................................................................
4
6.
Proceso………….........................................................................................................
5
6.1 Presupuesto Comprometido…..........................................................................
5
6.2
Diagrama de Flujo..............................................................................................
8
6.3 Anexos……..........................................................................................................
10
7.
Transitorios..................................................................................................................
10
8
Emisores......................................................................................................................
11
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1. Objetivo
Definir como constituir el presupuesto comprometido, con base en la aprobación por autoridad competente de un
acto administrativo u otro instrumento jurídico, con cargo a su presupuesto modificado autorizado, a fin de
garantizar la suficiencia presupuestaria y llevar a cabo los pagos que deriven de los compromisos contraídos.
2. Marco Normativo
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Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Normas Generales y Específicas de Información Financiera Gubernamental.
Acuerdo por el que se emite el Marco Conceptual y los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.
Acuerdo por el que se emiten las normas y metodología para la determinación de los momentos contables de
los egresos, publicado en el Diario Oficial de la Federación del 20 de agosto de 2009.
Lineamientos para la integración y seguimiento del presupuesto comprometido y el avance en la ejecución de
los programas presupuestarios transversales; así como, la conciliación del ejercicio del presupuesto que emite
la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en cada ejercicio fiscal.
Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.
Guía de Operación del Módulo de Presupuesto Comprometido (PCOM).
3. Ámbito de Aplicación
Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional
para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
4. Definiciones
CDI
CGAF
CONAC
LFPRH
PCOM
RLFPRH
SARG
SHCP
SIAFF
SICOP
Unidades
Administrativas
Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
Coordinación General de Administración y Finanzas.
Consejo Nacional de Armonización Contable.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Módulo del Presupuesto Comprometido de la SHCP.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales.
Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Sistema Integral de Administración Financiera Federal.
Sistema de Contabilidad y Presupuesto.
Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional
al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la
Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
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5. Disposiciones Generales
5.1
La Dirección de Adquisiciones y Obra Pública será la encargada de enviar a la Dirección de Programación y
Presupuesto un tanto original de los contratos y pedidos que se suscriban en Oficinas Centrales, adjuntando
copia de la requisición, para el registro del presupuesto comprometido.
5.2
Las áreas responsables de los programas serán las encargadas de enviar a la Dirección de Programación y
Presupuesto copia de los convenios que suscriban en Oficinas Centrales, para el registro del Presupuesto
Comprometido.
5.3
Las Delegaciones Estatales serán las encargadas de enviar copia de los contratos, pedidos o convenios que
suscriban en su área de influencia a la Dirección de Programación y Presupuesto, para el registro del
presupuesto comprometido.
5.4
La Subdirección de Programación y Presupuesto será la responsable de registrar en el Módulo de
Presupuesto Comprometido de la SHCP (PCOM) los contratos, convenios o pedidos debidamente
formalizados que le hagan llegar; así como, dar el seguimiento al presupuesto pagado y por pagar.
5.5
Las Unidades Administrativas serán responsables de tramitar el registro oportuno de sus proveedores o
beneficiarios en el Catálogo de Beneficiarios y Cuentas Bancarias con el formato de “Solicitud de alta, baja o
modificación de cuentas bancarias” (Circular CGAF/DPP/005/08).
5.6
Las Unidades Administrativas serán responsables de gestionar los pagos a sus beneficiarios, afectando el
Presupuesto Comprometido, una vez que se hayan cumplido las condiciones del instrumento jurídico.
5.7
Las Unidades Administrativas serán responsables de contraer compromisos con base en el calendario de
presupuesto autorizado, para que la Subdirección de Programación y Presupuesto registre el compromiso
correspondiente y se garantice el pago oportuno a los beneficiarios.
5.8
En caso de no contar con suficiencia presupuestaria, las Unidades Administrativas serán responsables de
realizar las adecuaciones presupuestarias que correspondan.
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6. Proceso
6.1 Presupuesto Comprometido
Objetivo:
Definir como constituir el presupuesto comprometido, con base en la aprobación por autoridad
competente de un acto administrativo u otro instrumento jurídico, con cargo a su presupuesto
modificado autorizado, a fin de garantizar la suficiencia presupuestaria y llevar a cabo los pagos
que deriven de los compromisos contraídos.
No.
Descripción de la Actividad
Responsable
1.
Recibe oficio o memorándum de la Subdirección de Adquisiciones y de las
Unidades Administrativas donde se adjunta original o, en su caso, copia de
contrato, pedido o convenio para el registro del presupuesto comprometido y lo
turna al Departamento de Presupuesto.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
2.
Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto el oficio o memorándum
de la Subdirección de Adquisiciones y de las Unidades Administrativas donde
adjuntan el contrato, pedido o convenio para el registro del presupuesto
comprometido, analiza que se cuente con elementos para el registro y lo turna al
personal operativo de su Departamento de Presupuesto para que se genere el
Presupuesto Comprometido.
Departamento de
Presupuesto
3.
Recibe del Departamento de Presupuesto oficio o memorándum de la Subdirección
de Adquisiciones y de las Unidades Administrativas, donde adjunta el contrato,
pedido o convenio y revisa que el beneficiario del contrato, pedido o convenio esté
dado de alta en el SARG y SICOP.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
En el caso de contratos y pedidos, se verifica que el calendario de los pagos
corresponda con el registro del presupuesto pre comprometido con la “Requisición
de Compra”. En el caso de los convenios, se verifica la suficiencia presupuestal en
los sistemas SARG y SICOP, corroborando que el calendario de pagos del
convenio corresponda con el presupuesto autorizado a las Unidades
Administrativas.
¿Cuenta con disponibilidad presupuestal en el calendario de pagos pactado
en contrato, pedido o convenio?
No: Continúa en el paso número 4.
Sí: Continúa en el paso número 10.
4.
En caso de que el calendario de pagos del presupuesto pre comprometido con la
“Requisición de Compra” no corresponda a lo pactado en el contrato o pedido, se
notifica al Departamento de Presupuesto, para que mediante oficio o memorándum
se comunique al área correspondiente la no procedencia del registro del
compromiso.
Nota: Lo anterior, también aplica para el caso de no contar con suficiencia
presupuestal y el calendario de pagos estipulado en los convenios.
Personal Operativo
del Departamento de
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No.
Descripción de la Actividad
Responsable
5.
Elabora oficio o memorándum y solicita firma a la Subdirección de Programación y
Presupuesto para comunicar al área responsable del contrato, pedido o convenio,
donde notifica que no se lleva a cabo el registro del compromiso por las razones
expuestas anteriormente.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
6.
Firma el oficio o memorándum y turna la documentación al Departamento de
Presupuesto.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
7.
Entrega memorándums u oficios a las áreas responsables, conservando en archivo
la documentación soporte (contrato, pedido, convenio y acuse de recepción de la
notificación del no registro del presupuesto comprometido).
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
8.
Solicitan a la Subdirección de Programación y Presupuesto la adecuación
presupuestaria correspondiente para generar el presupuesto comprometido.
Áreas responsables
del contrato, pedido
o convenio
9.
Una vez que se cuenta con la autorización de la adecuación correspondiente, las
áreas responsables del contrato, pedido o convenio notifican a la Subdirección de
Programación y Presupuesto que ya se puede generar el compromiso.
Áreas responsables
del contrato, pedido
o convenio
10.
Genera el Presupuesto Comprometido en el SARG y SICOP y asigna el
beneficiario a cada solicitud de Presupuesto Comprometido, clave presupuestal,
Unidad Responsable, acción, programa y partida presupuestal específica. En el
caso de los contratos y pedidos, lo anterior, se realiza con base en la “Requisición
de Compra” autorizada, de acuerdo con el procedimiento de “Verificación de la
suficiencia presupuestal de Requisiciones de Compra”.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
11.
Imprime del SARG el reporte “Impresión de suficiencia presupuestal autorizada” y
del SICOP “El presupuesto por pagar calendarizado del compromiso”.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
12.
Elabora oficio o memorándum y solicita firma a la Subdirección de Programación y
Presupuesto para comunicar al área responsable del contrato, pedido o convenio,
donde notifica los números asignados para el compromiso a fin de que registren su
solicitud de pago en el SARG.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
13.
Firma el oficio o memorándum de la notificación de los números asignados para el
compromiso y turna la documentación al Departamento de Presupuesto.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
14.
Entrega memorándums y oficios a las áreas responsables, conservando en archivo
la documentación soporte (contrato, pedido o convenio, reporte de los sistemas y
acuse de recepción de la notificación del registro del presupuesto comprometido).
Personal Operativo
del Departamento de
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No.
Descripción de la Actividad
Responsable
15.
Realiza la conciliación del Presupuesto Comprometido al cierre presupuestal
mensual, y procede al llenado de la plantilla “alta _ Plantilla” en Excel para el
presupuesto comprometido.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
16.
Realiza reporte mensual en el módulo PCOM del sistema PIPP de la SHCP, con el
concentrado del presupuesto comprometido de todas las Unidades Administrativas,
con base en las fechas determinadas en los lineamientos emitidos por la SHCP.
Departamento de
Presupuesto
17.
Archiva la documentación soporte del registro del presupuesto comprometido.
Personal Operativo
del Departamento de
Presupuesto
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6.2 Diagrama de Flujo
Procedimiento para Presupuesto Comprometido
Subdirección de Programación y
Presupuesto
Departamento de Presupuesto
Personal Operativo del Departamento de
Presupuesto
Áreas responsables del contrato, pedido
o convenio
Inicio
3
1
2
Recibe oficio donde se
adjunta contrato, pedido o
convenio para el registro
del presupuesto
comprometido y lo turna al
Departamento de
Presupuesto
Recibe el para el registro del
presupuesto comprometido,
analiza que se cuente con
elementos para el registro
Recibe oficio y revisa que el
beneficiario esté dado de
alta en el SARG y el SICOP
y revisa la disponibilidad
presupuestal en el calendario
de pagos pactado en el
contrato, pedido o convenio
Sí
¿Cumple?
10
No
4
Calendario de pagos del
presupuesto
precomprometido con la
"Requisición de Compra"
no corresponda a lo
pactado en el contrato o
pedido, se notifica al
Departamento de
Presupuesto, para que se
comunique al área
correspondiente la no
procedencia del registro
del compromiso
8
Oficio
6
Firma el oficio o
memorándum y turna la
documentación al
Departamento de
Presupuesto
5
Elabora oficio para
comunicar al área
responsable del contrato,
pedido y/o copia de
convenio, donde notifica
que no se lleva a cabo el
registro del compromiso
9
Oficio
7
Entrega memorándums y
oficios a las áreas
responsables,
conservando en archivo la
documentación soporte
Solicitan a la Subdirección
de Programación y
Presupuesto la adecuación
presupuestaria
correspondiente para
generar el presupuesto
comprometido
Una vez que se cuenta con
la autorización de la
adecuación
correspondiente, las áreas
responsables del contrato,
pedido o convenio notifican
a la Subdirección de
Programación y
Presupuesto que ya se
puede generar el
compromiso
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Procedimiento para Presupuesto Comprometido
Subdirección de Programación y
Presupuesto
Departamento de Presupuesto
Personal Operativo del Departamento de
Presupuesto
Áreas responsables del contrato, pedido
o convenio
3
10
Genera el presupuesto
comprometido en el SARG
y el SICOP
11
Imprime del SARG el
reporte "Impresión de
suficiencia presupuestal
autorizada" y del SICOP
"El presupuesto por pagar
Reportes
calendarizado del
del SARG y
compromiso".
del SICOP
13
12
Firma el oficio o
memorándum de la
notificación de los números
asignados para el
compromiso
Elabora oficio notificando
los números asignados
para el compromiso
Oficio de
notificación de
numero asignado
14
Entrega memorándums
y oficios a las áreas
responsables, conservando
en archivo la
documentación soporte
15
16
Realiza reporte mensual en
el modulo PCOM del
sistema PIPP con el
concentrado del
presupuesto comprometido
Realiza la conciliación del
Presupuesto Comprometido
al cierre presupuestal
mensual, y procede al
llenado de la plantilla
“alta _ Plantilla”
PIPP
17
Archiva la documentación
soporte del registro del
presupuesto comprometido
Fin
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6.3 Anexos
No Aplica
7. Transitorios
Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna.
Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y
Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.
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8. Emisores
Autorizó:
Visto Bueno:
Xavier Abreu Sierra
Director General
Esteban Fernández Valadez
Coordinador General de Administración
y Finanzas
Elaboró:
Supervisó:
_____________________________
Gabriel Martínez Hernández
Director de Programación y
Presupuesto
_____________________________
José Antonio Melgoza Camarena
Director General Adjunto de Innovación
y Mejora
Registro
Oficio Número:
CGAF/
/2012
Fecha de dictaminación por el
COMERI:
30 de noviembre de 2012
Sello: