REGLAMENTO DE BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS

REGLAMENTO DE BIENES NO CONSIDERADOS
ACTIVOS FIJOS MIN DE SEGURIDAD
Acuerdo de la Contraloría General del Estado 25
Registro Oficial 77 de 10-sep.-2013
Estado: Vigente
EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que, la Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 211, atribuye a la Contraloría
General del Estado el control de la utilización de los recursos estatales y la consecución de los
objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos;
Que, mediante Acuerdo 025-CG de 5 de septiembre de 1996, se expidió el Reglamento Interno para
el Control y Administración de Bienes no Considerados Activos Fijos, promulgado en el Registro
Oficial 26 de 16 de septiembre de 1996 ;
Que, el artículo 1 del Reglamento en mención establece que las disposiciones para el control
administrativo de los bienes no considerados activos fijos, deben ser expedidas por las entidades del
sector público y enviadas para la aprobación del Contralor General del Estado;
Que, con dicho fundamento el Ministro Coordinador de Seguridad, mediante oficio
MICS-D-2013-0210 0000123 de 7 de febrero de 2013, remitió para aprobación del Contralor General
del Estado, el proyecto de Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no Considerados
Activos Fijos de dicha Cartera de Estado;
Que, es necesario que el Ministerio de Coordinación de Seguridad, disponga de un instrumento que
norme los procedimientos para la administración de bienes no considerados activos fijos; y,
En ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución de la República del Ecuador y la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su artículo 31 número 38.
Acuerda:
Art. 1.- Aprobar el Reglamento Interno para el Control y Administración de Bienes no Considerados
Activos Fijos del Ministerio de Coordinación de Seguridad.
Art. 2.- La Contraloría General del Estado, en el ejercicio de sus labores de control, vigilará el fiel
cumplimiento de las disposiciones del reglamento citado.
Art. 3.- En lo referente al registro contable y a la valoración de los bienes no considerados activos
fijos, se observarán las disposiciones emitidas para el efecto por parte del Ministerio de Finanzas,
organismo rector de la Contabilidad Gubernamental.
Art. 4.- El presente Acuerdo regirá a partir de su publicación en el Registro Oficial.
Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito,
Distrito Metropolitano, a 12 de agosto de 2013.
COMUNIQUESE:
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f.) Dr. Carlos Pólit Faggioni, Contralor General del Estado.
Dictó y firmó el Acuerdo que antecede, el señor doctor Carlos Pólit Faggioni, Contralor General del
Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a los doce días del mes de
agosto del año 2013.-CERTIFICO.
f.) Ab. Justo Maldonado Salazar, Secretario General, encargado.
REGLAMENTO INTERNO PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACION DE BIENES NO
CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS EN EL MINISTERIO DE COORDINACION DE SEGURIDAD
Art. 1.- Objeto.- El reglamento interno tiene por objeto regular el control de los bienes no
considerados como activos fijos del Ministerio de Coordinación de Seguridad.
Art. 2.- Ambito.- Las disposiciones del presente reglamento se aplicarán en el Ministerio de
Coordinación de Seguridad.
Art. 3.- Bienes que Comprende.- Son bienes no considerados activos fijos, aquellos bienes tangibles
de propiedad del Ministerio de Coordinación de Seguridad, que de acuerdo a su uso, desgaste y
necesidades institucionales deben ser considerados y controlados conforme lo disponen las Normas
de Control Interno correspondientes, y el Ministerio de Finanzas como órgano rector de la
Contabilidad Gubernamental.
Art. 4.- Clasificación de los Bienes.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos a control
administrativo son los siguientes:
- Utiles y equipos de oficina: perforadoras, engrapadoras, aguzadores, papeleras, bota papeles,
percheros, archivadores,, calculadoras, teléfonos, grabadoras, supresores de picos.
- Utensilios de cocina: cafeteras, cubiertos, charoles, bandejas.
- Instrumental médico, insumos y de laboratorio: esterilizador, estetoscopio, negatoscopio,
amalganjador, camilla.
- Publicaciones, libros, planos, revistas, discos, videos.
- Herramientas menores: taladros, martillos, playos, llaves, herramientas automotrices.
- Equipos de limpieza: escaleras, abrillantadoras, aspiradoras.
- Pinturas, cuadros, placas y otros adornos de pared o de piso.
Art. 5.- Responsabilidad del Servidor.- La responsabilidad directa por el uso y conservación de los
bienes no considerados activos fijos, corresponde a los servidores/as del Ministerio de Coordinación
de Seguridad, a los cuales se les haya entregado en custodia o para el desempeño de sus
funciones. Se prohíbe el uso de estos bienes para fines particulares.
Art. 6.- Del Control de Bienes.- Los bienes que trata este Reglamento, estarán bajo el control del
Jefe de cada unidad administrativa o del servidor/a que fuere delegado/a expresamente por él para
este fin, quien en coordinación con el Guardalmacén o quien haga sus veces, mantendrán
actualizados los registros de los mismos.
Art. 7.- Del Registro para el Control.- Los registros para el control son:
- El Guardalmacén o quien haga sus veces, mantendrá un inventario a nivel de cada unidad
administrativa, mediante listados y estará sustentado con las "Hojas de Control de Bienes por
Servidor" y, de ser el caso, por los demás documentos relativos al movimiento de los mismos.
- "Hoja de Control de Bienes por Servidor/a", en la que deberá constar el nombre del servidor/a,
código, detalle no valorado de los bienes entregados para su uso y conservación, fecha y firma de
responsabilidad.
Art. 8.- Entrega Recepción de los Bienes.- El ingreso de los bienes al inventario de la unidad
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administrativa será legalizado, mediante una Acta o Formulario de entrega-recepción, que
suscribirán el jefe de la unidad administrativa o su delegado/a y el Guardalmacén, o quien haga sus
veces.
La entrega-recepción de los bienes entre el jefe de la unidad administrativa o su delegado/a y el
servidor/a directamente encargado de su uso y conservación, quedará respaldada con la firma
correspondiente en la "hoja de control de bienes por servidor/a", que será suscrita por los
intervinientes.
Art. 9.- Constatación Física.- En cada unidad administrativa se realizará anualmente la constatación
física de estos bienes, en la misma intervendrán:
- El Guardalmacén o quien haga sus veces;
- El Director de Auditoría Interna o su delegado/a, quien participará en la constatación fínica
únicamente limitándose a observar, dicha, diligencia, sin aprobar ni firmar los documentos
respectivos, debiendo informar a la máxima autoridad sobre el particular;
- El jefe de la respectiva Unidad Administrativa o su delegado/a; y,
Un funcionario de la Unidad Financiera que sea independiente del registro.
Los mismos que dejarán constancia escrita de esta diligencia, mediante el acta suscrita por los
intervinientes.
Art. 10.- Reposición por pérdida de bienes.- En caso de pérdida o destrucción injustificada de los
bienes, los servidores/as responsables, responderán con la restitución de otros de igual especie y
similares características o en dinero al precio actual de mercado a la fecha de su restitución.
Art. 11.- Custodia Temporal.- En caso de que el servidor/a tenga que ausentarse de la oficina por
goce de vacaciones, enfermedad, licencia, permiso u otra causa justificada, entregará en custodia
temporal los bienes a su cargo, al Jefe de la misma o su delegado/a, quien se responsabilizará de
los mismos durante su ausencia, para el efecto, se dejará constancia en un acta suscrita por los
intervinientes.
Art. 12.- De la Baja de los Bienes.- En caso de que un bien esté inservible, no hubiere interesado
alguno en la venta directa, ni fuere conveniente la entrega gratuita, se procederá a su destrucción
por incineración u otro medio adecuado a la naturaleza del bien, o a depositarlo en los rellenos
sanitarios destinados para el efecto en la jurisdicción respectiva y luego se procederá a dar la baja
de los registros respectivos.
El proceso para dar de baja a los bienes no considerados activos fijos, será el siguiente:
1) El responsable del uso y conservación del bien comunicará por escrito al Guardalmacén, o quien
haga sus veces, sobre los bienes que se han vuelto inservibles, obsoletos y/o que se han dejado de
usar, quien verificará dichos bienes y elaborará un informe de inspección en el plazo máximo de
cinco días. En caso de que el bien sea un equipo que amerite la inspección de un especialista, el
Guardalmacén, o quien haga sus veces, solicitará al jefe de la Unidad a la que pertenece el
especialista, a fin de que éste emita el informe técnico respectivo, dentro del plazo mencionado.
2) El informe suscrito por el Guardalmacén, o quien haga sus veces, o por el técnico especialista,
según sea el caso, será remitido a la máxima autoridad o a su delegado, para que autorice dar de
baja el bien.
3) Con la autorización mediante memorando de la máxima autoridad o su delegado/a, el
Guardalmacén, o quien haga sus veces, fijará la fecha y la hora para proceder a dar de baja el bien,
acto en el cual intervendrá el responsable del uso y conservación del bien, el responsable de la
Unidad de Gestión Administrativa, y el Guardalmacén, o quien haga sus veces.
4) Del proceso cumplido, se dejará constancia en un acta, con la indicación del día, hora y lugar en el
que se realiza la baja del bien y del número y fecha del memorando que contiene la autorización de
la baja.
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5) El acta debidamente firmada se enviará a la Unidad de Gestión Financiera/Contabilidad, y una
copia a: Unidad de Gestión Administrativa, Guardalmacén, o quien haga sus veces y Dirección de
Auditoría Interna, para los fines pertinentes.
Art. 13.- Control.- La Contraloría General del Estado, en el ejercicio de sus labores de control,
vigilará el fiel cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento.
Art. Final.- Aprobación.- El presente Reglamento fue aprobado por el Contralor General del Estado
mediante Acuerdo 025-CG-2013 de 12 de agosto de 2013 que es parte integrante del mismo.
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