proyecto de ley promoción del ahorro del papel en la administración

PROYECTO DE LEY
PROMOCIÓN DEL AHORRO DEL PAPEL
EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
JOSÉ MANUEL ECHANDI MEZA
OBJETIVOS PRINCIPALES:
Reducir el consumo del papel
´ Reciclar el papel que se consume en el sector
público
´ Utilizar el papel reciclado
´ Crear conciencia de ahorro de papel
´
El papel se compone de materia orgánica o, lo que es lo
mismo, de elementos que están vivos o han estado
vivos. Por este motivo, se debe valorar la importancia
del papel como exponente y resultado de un proceso de
fabricación, que ha tenido como consecuencia la
muerte de un ser vivo: el árbol o los cultivos, tales como
la caña de azúcar.
También, debe existir conciencia social de que al utilizar
papel se aprovecha parte de la riqueza viva del planeta
y si no se cuida, se corre el riesgo de perderla e,
inevitablemente, la repercusión será en el futuro y la
sufrirán las próximas generaciones; por ello, debe
ponerse atención a la sobreexplotación de los recursos
madereros, pues la abundancia de hoy puede ser
escasez mañana.
El papel está presente en la mayor parte de las
actividades que se desarrollan, ya sean relacionadas
con el trabajo, la comunicación o la educación.
Sin embargo, las personas deben tener conciencia de la
necesidad de alcanzar un desarrollo económico
adecuado, para cuidar los recursos naturales y
conservarlos; asimismo, deben conocer sobre los
impactos ambientales asociados a la fabricación y
reciclado del papel.
También,
es
importante
conocer
sobre
la
implementación de iniciativas para reducir el consumo
de papel, fomentadas en distintos ámbitos, ya sean la
administración
pública,
las
empresas,
las
organizaciones ecologistas, etc., ya que estas tienen
numerosas ventajas en el ahorro de costos y en el
aumento de la productividad.
En la época actual, el papel reciclado, fabricado con
métodos correctos, es decir, sin la utilización de
elementos químicos agresivos y de acuerdo con
políticas medio ambientales e industriales coherentes,
es la solución a la deforestación.
Hasta ahora se ha vivido bajo la ilusión de que la Tierra
es como una gigantesca pieza de recambio, que podrá
sustituirse cuando se haya deteriorado definitivamente;
sin embargo, los recursos naturales son pobres y
limitados.
La sociedad del mundo desarrollado está dominada por
el derroche y la cultura de "usar y tirar" y no comprende
que sin una adecuada protección y valoración del medio
ambiente no existe calidad de vida ni garantías de
futuro.
Hoy en día, a la vista de la evolución social, industrial y
ecológica, es un error no tener en cuenta cuestiones
medioambientales y de ahorro. Ya hace tiempo que se
ha comenzado a vislumbrar el grave problema, el cual
supondrá la escasez de materias primas en la industria
y el exceso de basura en las ciudades.
Para ayudar a entender y combatir la problemática, es
fundamental estar informado, Debemos comprender
que con el comportamiento cotidiano podemos cambiar
el curso de los acontecimientos de nuestro planeta.
Para ello, el arma más poderosa con la que se cuenta
es el ahorro. Ahorrar medios significa conservar
posibilidades y esto, a su vez, equivale a sobrevivir.
En cuanto a la forma más adecuada de ahorrar, existen dos
principios que se complementan perfectamente: aprovechar
al máximo los recursos de que se dispone y reciclar los
desechos.
Normalmente las empresas deben buscar y tener mayor
espacio físico para guardar el papel, por lo que la
organización y los muebles para mantenerlo es difícil. Estos
inconvenientes son especialmente relevantes para cualquier
empresa y, con mayor razón para la Administración Pública,
en la que el consumo procede de varios orígenes: el uso del
empleado en su puesto de trabajo, los procesos de gestión
interna y los procesos de relación con los ciudadanos. Por
ello, cada vez es más frecuente encontrar iniciativas de
reducción del consumo de este material.
Las nuevas tecnologías pueden contribuir a que en las oficinas se
utilice el papel de modo más eficiente y que, paralelamente, se
incremente la productividad.
Este es el caso de la Intranet, la cual permite tanto la comunicación
interna como compartir información. Además, facilita la consulta de
documentos internos; asimismo, un diseño adecuado de la Intranet
permite realizar gestiones internas de forma más fácil y eficiente, sin
necesidad de formularios o notas en papel.
El uso de herramientas de colaboración que permitan compartir el
conocimiento, son especialmente beneficiosas para organizaciones o
empresas que tienen empleados geográficamente dispersos o que
requieren numerosas comunicaciones internas o en las que un gran
número de trabajadores necesitan tener acceso a los recursos de
estas, ya que se evita el consumo de papel.
VENTAJAS
El desarrollo de la llamada e-administración o administración
electrónica, ofrece una serie de ventajas socioeconómicas
indudables, derivadas de la rapidez y flexibilidad con la que se
realizan los trámites administrativos, la simplificación de la
burocracia y el aumento de la eficiencia.
También, la administración electrónica conlleva una clara ventaja
ambiental, fundamentalmente en lo que supone de reducción del
uso de documentos en papel.
Por lo expuesto anteriormente, debemos adoptar cambios
fundamentales en nuestra forma de vivir. Debemos asumir tanto las
grandes decisiones como las pequeñas, y valorar las actitudes y los
comportamientos cotidianos: desde el ahorro, en todos los sentidos,
hasta la conservación y el respeto por el medio ambiente, incluidos
el diálogo, la solidaridad y la comprensión.
HAY ALGUNAS INSTITUCIONES QUE DESTACAN
EN ESTE TEMA:
´
La Sala Constitucional tienen políticas de cero papel.
´
La Defensoría de los habitantes introdujo la firma
electrónica.
´
Los juzgados de cobro tienen políticas de cero papel.
´
La Junta de Protección Social utiliza lotería
electrónica y transferencias electrónicas como salario.
PROMOCIÓN DEL AHORRO DE PAPEL EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
ARTÍCULO 1.- Objeto de esta Ley
La presente Ley tiene por objeto establecer las
obligaciones básicas tendientes a garantizar el ahorro
del papel en la Administración Pública, de modo que se
colabore eficientemente en la preservación de los
recursos naturales involucrados, así como su
repercusión en el gasto público.
ARTÍCULO 2.- Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de esta Ley es la Administración
Pública,
los
organismos
descentralizados
y
desconcentrados y los órganos adscritos.
ARTÍCULO 3.- Principios de la Ley
Esta Ley se inspira en los siguientes principios rectores:
a) Conservar los recursos naturales.
b) Disminuir el gasto público.
c) Ahorrar costos y aumentar la productividad.
d) Evitar la escasez de materias primas en la industria y el exceso de
basura.
e) Racionalizar el uso del insumo y sus desechos.
f) Aprovechar al máximo los recursos disponibles y reciclar los
desechos.
g) Potenciar los servicios brindados a los ciudadanos, las empresas u
otras administraciones, mediante el empleo de nuevas tecnologías.
h) Brindar, por parte de la Administración Pública, servicios de calidad,
sostenibles y accesibles.
i) Participar a la iniciativa privada en programas de promoción del
ahorro del papel.
j) La cooperación interadministrativa
CAPÍTULO II
SUSTITUCIÓN DEL FORMATO IMPRESO
ARTÍCULO 4.- Sustitución del formato impreso por el electrónico
La comunicación interna o interadministrativa: notas, pedidos y
evacuación de informes y consultas, entre otros, sea para su envío o
recepción, se efectuará mediante correo electrónico por Internet, o
por Intranet, sin que esté permitida su posterior impresión.
ARTÍCULO 5.- Implementación
Para implementar la sustitución del formato impreso por el
electrónico, se introducirán las modificaciones necesarias
sustanciales a nivel operativo, para asegurar el trabajo en
computadoras y en línea, mediante la creación de herramientas
electrónicas y procedimientos que faciliten el trabajo electrónico y
promuevan el ahorro de papel. Para estos efectos, se procurará la
comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajes
intercambiados a través de las redes de telecomunicaciones y la
seguridad en la emisión y recepción de estos.
ARTÍCULO 6.- Conservación de archivos
Los archivos cuya conservación sea necesaria, serán guardados en el disco
duro o rígido de las computadoras, así como en cualquier otro tipo de
dispositivo informático de almacenamiento de datos.
CAPÍTULO III
RECOLECCIÓN, ALMACENAJE Y RECUPERACIÓN DEL PAPEL USADO
ARTÍCULO 7.- Sistema de recogida, almacenaje y recuperación del papel
usado
La Administración Pública deberá introducir un sistema para la recolección,
el almacenamiento y la recuperación de papel usado en todas las
instalaciones, de acuerdo con las disposiciones que la autoridad de
aplicación reglamente para tal efecto.
ARTÍCULO 8.- Registro para la medición de la cantidad de papel
El responsable del suministro o provisión de papel de cada oficina,
departamento o repartición, o quien resulte así designado, deberá
confeccionar un registro en el que conste la cantidad de papel que ingresa,
la que se almacena y la que egresa de la oficina, el departamento o la
repartición de que se trate.
ARTÍCULO 9.- Diagnóstico del consumo del papel
Realizado el registro, el responsable de suministro o provisión de
papel deberá realizar, anualmente, en forma computarizada un
diagnóstico del consumo del papel, mediante lo siguiente:
a) Inventario de los diferentes tipos de papel que se utilizan en la
oficina.
b) Consumo anual de los principales tipos de papel utilizados.
ARTÍCULO 10.- Evaluación de los costos
Los referidos registros y diagnósticos permitirán evaluar los costos
del consumo de papel. Para ello, se deberán tener en cuenta:
a) El costo de los productos de papel mediante facturas proporcionadas
por el departamento de administración o los proveedores.
b) El costo de impresión y fotocopiado, estos serán la suma de los
costos de amortización, el gasto energético y el consumo de tinta
durante el período de que se trate.
ARTÍCULO 11.- Almacenamiento
Queda prohibido arrojar a la basura
papeles sueltos. En cada piso del
edificio donde funcione una oficina,
repartición o dependencia pública, se
deberán colocar contenedores para
facilitar el almacenamiento del papel
usado, en los siguientes términos:
a) El papel se separará agrupándolo en
sus principales clases, en los
diferentes contenedores dispuestos
para tal efecto:
i) Papel continuo de ordenador
ii) Papel blanco
iii) Papel color
iv) Cartón
b)
Los contenedores deben tener
indicaciones sobre los tipos de papel
que deben depositarse en ellos.
c) En los recipientes de almacenado, solo
se podrá colocar papel usado.
d) El papel sin arrugar deberá acumularse
empaquetado o atado, si es el caso,
para mantener limpio el lugar de
almacenado, ocupar el menor espacio
posible y facilitar su transporte.
e) Los contenedores de almacenamiento
de
papel
serán
retirados
semanalmente, por personas o
entidades
que
posibiliten
la
recuperación el papel.
CAPÍTULO IV
USO DEL PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ARTÍCULO 12. Formas de uso del papel
Cuando sea imprescindible el uso de soporte papel, para la comunicación interna de
cualquier dependencia de la Administración Pública, de acuerdo con lo establecido
en el artículo 4 de esta Ley, este se realizará según las siguientes pautas:
a) El papel deberá reutilizarse escribiendo o imprimiendo en las dos caras de dicho
soporte y buscando nuevas utilidades.
b) El diseño de formatos institucionales deberá ajustarse a tamaños que no impliquen
desperdicio de papel; preferible la instalación de controladores software para las
impresoras, que permitan imprimir cualquier documento en menos espacio; se
determinará el "formato de libro". En caso que esto no sea posible, los documentos
deberán ser impresos en letra "Times New Roman" y en tamaño 12, con un
interlineado de 1,5 líneas.
c) Los espacios "blancos" que sobren de cada papel impreso serán recortados
y almacenados, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 11de la
presente Ley.
d) Solo se podrán realizar las fotocopias imprescindibles y en papel reciclado o
sobrante, de acuerdo con lo establecido en el inciso c) del presente artículo.
e) Cuando se trate de información cuya recepción esté destinada a varias
personas, se imprimirá una circular por departamento y se confeccionará
un listado para que una vez que una de ellas lo haya leído la transmita a la
siguiente persona de la lista.
f) Se establecerá un sistema de paneles de información que permita que todo
el personal conozca las noticias más importantes, sin necesidad de
imprimir varias copias.
ARTÍCULO 13.- Papel reciclado
El Estado fomentará el uso de papel
reciclado en sus dependencias y lo irá
introduciendo paulatinamente, siguiendo
los siguientes criterios.
a) Política de compra
El Poder Ejecutivo deberá emitir un
documento en el que establezca sus
criterios ambientales para la compra de
productos de papel. Dicho documento
estará destinado, fundamentalmente, a las
personas encargadas de suministros, así
como a los proveedores.
b) Preferencias en el uso del papel
1) Utilización de papel cien por ciento (100%)
reciclado,
preferentemente,
o
que
contenga la mayor fracción posible de
fibras recicladas y que esté fabricado con
fibras procedentes de papel postconsumo.
Si esto no fuera posible, se requerirán
fibras procedentes de papel preconsumo y
que el papel reciclado no haya sido
blanqueado con cloro, esto es, papel
totalmente libre de cloro.
2) Cuando por motivos ineludibles de
presentación se precise un papel de
alta calidad, siempre se utilizarán
papeles totalmente libres de cloro.
3) Solo excepcionalmente, cuando los
proveedores no dispongan de papel de
tamaños especiales reciclados ni
totalmente libres de cloro, se
consumirá papel libre de cloro
elemental.
En cualquier caso, se exigirá siempre
el distintivo o certificado que garantice
tales cualidades y no se aceptarán los
que no estén reconocidos por un
organismo oficial.
c) Gramaje
Se encargará y proveerá el soporte
papel de menor gramaje posible,
teniendo en cuenta sus utilizaciones
posibles.
ARTÍCULO 14.- Mantenimiento
El personal contratado o designado para el reciclaje, cuidará el
mantenimiento de equipos ofimáticos, especialmente impresoras y
fotocopiadoras para evitar el despilfarro del soporte durante averías;
asimismo, ajustará las máquinas al uso de papel reciclado para
asegurar la ausencia de problemas relacionados con su impresión o
fotocopiado.
ARTÍCULO 15.- Información
a) Los funcionarios serán informados sobre las buenas prácticas de uso
y reciclaje de papel, dispuestas por la Administración Pública, a fin
de que puedan seguirlas.
b) Los usuarios deberán conocer el funcionamiento correcto de
impresoras y fotocopiadoras para propender al ahorro de papel,
mediante el dictado de pequeños cursos, a todos los trabajadores,
sobre el funcionamiento de las máquinas; estos cursos estarán a
cargo de los técnicos de las empresas proveedoras.
c) Será obligatoria la colocación de un cartel indicador en cada oficina,
que especifique las pautas establecidas en la presente Ley para el
ahorro del papel.
ARTÍCULO 16.- Cooperación entre la administración del Estado y las
municipalidades
Se invita a las municipalidades a adherirse al presente régimen y a
coordinar mecanismos de cooperación en la planificación y
ordenamiento de programas destinados a promover el ahorro del
papel en sus respectivas administraciones.
ARTÍCULO 17.- Organismo ejecutor del programa
El Poder Ejecutivo designará al organismo que tendrá a su cargo la
implementación de la presente Ley. Rige a partir de su publicación.
José Manuel Echandi Meza
DIPUTADO
11 de agosto de 2008.
NOTA: Este proyecto pasó a estudio e informe de la Comisión
Permanente de Gobierno y Administración.
Muchas Gracias!!