REQUERIMIENTOS FUNCIONALES “PROFESORES

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES “PROFESORES INVITADOS”
1. Antecedentes
El programa Profesores Invitados del ICETEX busca apoyar la internacionalización de la
educación superior, financiando la visita a nuestro país de expertos internacionales,
invitados por las universidades Colombianas a participar en programas de formación
académica. El procedimiento se realiza bajo las directrices del Acuerdo No. 075 del 13
de diciembre de 2013 y la Resolución No.0304 del 1 de abril de 2015.
2. Alcance
Es del interés del ICETEX optimizar el Programa de Profesores Invitados, en este sentido
se busca incluir en el sistema C&CETEX la totalidad del procedimientos del programa,
valga decir desde la publicación del cronograma de aplicación, aplicación, realización
del comité, aprobación, cambios de solicitudes, legalización y consultas.
1. PUBLICACION
CRONOGRAMA
INICIO
FIN
2. REGISTRO SOLICITUD
(UNIVERSIDAD)
7. CONTROL Y CIERRE
APROBACIONES NO
TRAMITADAS
6. VERIFICACION,
AUTORIZACION Y
TRAMITE DE GIRO
3. REPORTE Y
CALIFICACION
SOLICITUDES
4. COMITE Y
PUBLICACION
RESULTADOS
5. ENTREGA SOPORTES
Y SOLICITUD DE GIRO
(UNIVERSIDAD)
3. Referencias
Para la realización de este documento se tomó como referencia los documentos
relacionados a continuación, algunos de ellos fueron creados antes de inicio del presente
proyecto y otros, dentro del desarrollo del mismo.
DOCUMENTO
FECHA
Formato F60 suscrito Por la Oficina de Relaciones
Internacionales
2014-09-26
4. Requisitos
5.1. Requisitos Funcionales
Nombre: RF001: Publicación cronograma
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita la publicación del cronograma del
programa Profesores Invitados a través del sistema C&CETEX en el cual se estipule la fecha
de aplicación, fecha de comité, periodo de legalización a partir de la funcionalidad existente
actualmente dentro del C&CTEX de creación y modificación del calendario.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU001: Publicación cronograma.
Estado: Propuesto.
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI y ACT014:
Profesores Invitados Jefatura ORI.
Datos asociados: N/A
Nombre: RF002: Administración de datos de contacto
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita a la institución poder registrar y
actualizar la información del perfil de la IES, representante legal y del jefe de la Oficina de
Relaciones, esta información debe ser incluida en los siguientes campos:
PERFIL IES
Nombre Institución
NIT
Departamento
Ciudad
Dirección
Teléfono
REPRESENTANTE LEGAL
Texto
Texto
De acuerdo a la tabla de Departamentos del
sistema
De acuerdo a la tabla de Ciudades del
sistema
Texto
Texto
Nombre y apellido
Correo electrónico
No. de Teléfono
Texto
Texto
Numérico
REPRESENTANTE OFICINA DE RELACIONES
INTERNACIONALES
Nombre y apellido
Correo electrónico
No. de Teléfono
Texto
Texto
Numérico
Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU002: Administración de datos de
contacto.
Estado: Propuesto.
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados y ACT012: IES
Datos asociados: N/A
Nombre: RF003: Modificación Módulo Desembolsos .NET
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita modificar dentro del módulo de
desembolsos.NET cuando se establecen los filtros para liquidar, lo siguiente:
•Se debe verificar que dentro de Desembolsos.Net, en el momento de efectuar el giro al
incluir la línea, Sub-línea y una vez se identifique que el giro proviene de la ORI (Programa
Profesores invitados), el sistema debe cambiar la cuenta que tiene por defecto la IES por la
cuenta que se haya indicado dentro de la aplicación de Profesores Invitados para la
convocatoria específica.
•Una vez se haya efectuado el giro el sistema debe quitar la cuenta con la que se efectuó el
giro para la ORI y debe marcar nuevamente como cuenta principal la que tenía por defecto
la IES antes de efectuar el desembolso.
Igualmente para el correcto funcionamiento de los giros es necesario incluir como Rubro
los siguientes Ítems:
•
Tiquetes ORI
•
Viáticos ORI
Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU003: Modificación Módulo Desembolsos
.NET.
Estado: Propuesto.
Versión: 1.0.
Perfil: ACT021: Sistema Desembolsos.Net y ACT018: Funcionario Icetex Giros (Rol 61).
Datos asociados:N/A
Nombre: RF004: Registro de Solicitudes
Descripción: Se requiere una funcionalidad para el perfil de IES, que le permita a la
institución ingresar la información de los eventos del programa de profesores invitados.
Se debe incluir un identificador por evento, se debe permitir registrar los datos de un evento
en el formulario de solicitud el cual contenga los campos descritos en la tabla "Registro
Solicitudes" del Anexo.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU004:Registro de Solicitudes.
Estado: Propuesto.
Versión:1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados y ACT012: IES
Datos asociados:N/A.
Nombre: RF005: Registrar Profesores
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita registrar los profesores por
evento. Debe permitir ingresar la siguiente información (Ver Anexos Tabla "Registro
Profesores").
Una vez finalizado el proceso de registro de profesores se debe generar un mensaje de
diálogo de confirmación, el cual indique que la solicitud quedo registrada de forma correcta:
Señores <Nombre institución >
Su solicitud fue ingresada de forma correcta.
Recuerde que la institución podrá realizar cambios a la presente solicitud antes de la fecha de
comité.
Cada vez que realice modificaciones a las solicitudes guarde y envié nuevamente la solicitud.
Cordialmente,
Oficina de Relaciones Internacionales
ICETEX
Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU005: Registrar Profesores.
Estado: Propuesto.
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yACT012: IES.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF006: Resumen de Aplicación
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al sistema desplegar una pantalla
para ingresar los datos del evento, la interfaz de diseño debe constar de los siguientes
campos:
APLICACIONES
No. de Comité
Nombre del evento
Fecha de inicio de
participación del
experto
Fecha de fin de
participación del
experto
Rubro solicitado
Numérico (campo no editable)
Texto(campo no editable)
AAAA-MM-DD (campo editable)
Monto solicitado
Numérico (campo no editable)
Estado
AAAA-MM-DD (campo editable)
Texto (campo no editable)
1234-
Estudio
Aprobado
No Aprobado
Anulado
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU006:Resumen de Aplicación.
Estado: Propuesto.
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yACT012: IES.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF007: Actualizar Solicitudes
Descripción: Se requiere una funcionalidad para el perfil de IES, que le permita a la
institución actualizar la información de los eventos del programa de profesores invitados.
Al consultar en la base de datos los eventos asociados a esta IES se debe desplegar una lista
de los registros encontrados, desplegando los siguientes campos.
•
•
•
•
•
•
•
No de Evento
Área de Conocimiento
Fecha Inicio
Fecha de finalización
Total Profesores Invitados
Total Valor solicitado a ICETEX
Estado
Debe permitir ingresar al evento específico por medio del identificador asignado a cada uno
de los eventos, se debe permitir registrar los datos de un evento en el formulario de
solicitud el cual contenga los campos descritos en la tabla "Registro Solicitudes" del Anexo.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU007: Actualizar Solicitudes.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yACT012: IES.
Datos asociados: N/A.
Nombre: RF008: Actualizar Registro Profesores
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita desplegar una pantalla con los
profesores que se han registrado por evento, igualmente deberá permitir realizar cambios
en el formulario como lo son el nombre del experto aprobado o la anulación del experto
registrado (Las modificaciones solo serán permitidas hasta la fecha límite de postulación).
Debe permitir ingresar la siguiente información (Ver Anexos Tabla "Registro Profesores").
Una vez finalizado el proceso de registro de profesores se debe generar un mensaje de
diálogo de confirmación, el cual indique que la solicitud quedo registrada de forma correcta:
Señores <Nombre institución >
Su solicitud fue ingresada de forma correcta.
Recuerde que la institución podrá realizar cambios a la presente solicitud antes de la fecha de
comité.
Cada vez que realice modificaciones a las solicitudes guarde y envié nuevamente la solicitud.
Cordialmente,
Oficina de Relaciones Internacionales
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU008: Actualizar Registro Profesores.
Estado: Propuesto.
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yACT012: IES.
Datos asociados: N/A
Nombre: RF009:Actualización Resumen de Aplicación
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al sistema desplegar una pantalla
para actualizar los datos del evento, igualmente deberá permitir realizar cambios en el
formulario como lo son la fecha de inicio y de fin de participación del experto, la interfaz
de diseño debe constar de los siguientes campos:
REGISTRO DE EVENTOS
No. de Comité Numérico (campo no editable)
Nombre del evento Texto (campo no editable)
Fecha de inicio de participación del experto AAAA-MM-DD (campo editable)
Fecha de fin de participación del experto AAAA-MM-DD (campo editable)
Rubro solicitado
Texto (campo no editable)
Monto solicitado
Numérico (campo no editable)
Estado 1Estudio
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU009: Actualización Resumen de
Aplicación.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yACT012: IES.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF010:Administrador de Variables
Descripción: Se requiere una funcionalidad en el sistema, que le permita al funcionario de
la Jefatura ORI (con el perfil Jefatura ORI), administrar las variables parametricas del
programa de profesores invitados.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU010: Administrador de Variables.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF011: Registro de valores autorizados a los Comités
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita con base en el valor disponible de
los CDP´s registrados consultar los valores asignados a cada uno de los comités
programados (topes).
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU011: Registro de valores autorizados a los
Comités.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF012: Actualización de valores autorizados a los Comités
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita con base en el valor disponible de
los CDP´s registrados actualizar los valores a cada uno de los comités programados (topes).
Para ello se debe validar que el valor disponible en los CDPS sea mayor o igual a los valores
distribuidos a los comités. Se debe verificar que cuando un comité se haya evaluado no se
pueda modificar el valor asignado.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU012: Actualización de valores autorizados
para comité.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI, ACT014:
Profesores Invitados Jefatura ORI.
Datos asociados: N/A.
Nombre: RF013: Opción visualización resumen de comité
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita generar la consulta donde se
agrupen las solicitudes por comité, de conformidad con las fechas de inicio y finalización de
los eventos.
Se debe habilitar campos para ingresar los montos disponibles por comité, los cuales no
podrán superar al monto del CDP registrado.
Para esos casos en los que las Universidades no realicen el proceso de legalización en las
fechas límites establecidos, los recursos deberán ser liberados, recalculados y deberán ser
adicionados al monto disponible para el siguiente comité. Por lo cual antes del descargue
de la información se debe poder efectuar este ajuste a la información.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU013: Opción visualización resumen de
comité.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI
Datos asociados: N/A
Nombre: RF014: Opción descargar comité
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita descargar un documento en Excel
con las solicitudes presentadas por las universidades, agrupando las solicitudes por
universidad, de conformidad con las fechas de los eventos que serán evaluadas en cada uno
de los comités.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU014: Opción descargar comité.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF015: Cargue de los resultados del comité
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita realizar el cargue de archivo
mediante el botón “Cargar archivo”. El nombre de archivo debe ser "CUADRO RESUMEN
COMITÉ-PROFESORES INVITADOS.excel", Se deben Validar por Id Solicitud y por total de
registros descargados - Cargados.
Para realizar este cargue se debe generar log de auditoría, se debe guardar el archivo de
salida en una ruta por defecto. Se debe procesar por completo el archivo y en caso de
generarse errores, por cada registro se debe generar uno similar en un archivo de resultado,
indicando la Fila del registro en el archivo Excel original, el Id de la solicitud y el Error
generado, y no se debe efectuar la actualización hasta que no se realice el cargue por
completo del archivo sin errores.
Se debe validar que se encuentre un id valido de esta institución de educación superior, que
el identificador del evento se encuentre asociado a esa IES, que el identificador del profesor
se encuentre registrado en ese evento. En caso de pasar las validaciones se debe verificar
que esta solicitud se encuentre en estado “EN ESTUDIO”.
Al final se deberá desplegar un mensaje con el nombre del archivo procesado, el número
de registros encontrados, el número de registros procesados, el número de registros con
error y la ruta del archivo de resultado.
Se debe validar que los valores aprobados no excedan el monto registrado para el comité,
en caso de sobrepasar, automáticamente las solicitudes deben quedar en estado “No
Aprobado”.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU015:Cargue de los resultados del comité.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF016: Consulta de resultados comité
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita que una vez realizado el comité y
cargado el documento en Excel con los resultados, el sistema muestre a las IES el formulario
de resumen de solicitudes con el resultado del comité.
En el momento en que las IES consulten el formulario de resumen de solicitudes, (correo a
la oficina de la ORI (correo que se solicita en la interfaz del CU002 - en la pestaña de Datos
de Representante de Oficina de Relaciones Internacionales)) el sistema deberá generar un
mensaje de diálogo de notificación, en el cual se indique los plazos para la realización del
proceso de legalización.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU016: Consulta de resultados comité.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF017: Legalización IES
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al perfil de las IES ingresar en el
sistema el valor real de la compra de los tiquetes o el valor pagado por la institución al
experto por concepto de viáticos, valor que no podrá superar el monto que fue aprobado
en el respectivo comité, adicionalmente subirán la documentación respectiva al sistema.
Una vez las IES ingresen el valor, el estado de la solicitud pasará a estado legalizado.
En caso que las IES no realizan el proceso de legalización en las fechas establecidas el
sistema automáticamente cambiara el estado de la solicitud a ´´solicitud rechazada´´ de
acuerdo al timer establecido en el cronograma.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU017:Legalización –IES.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT012:IES ORI
Datos asociados:N/A
Nombre: RF018: Legalización ORI
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al perfil de Profesores Invitados
ORI el cambio de estado a “jurídico viable” quien podrá realizar la consulta por estado,
listando todas las solicitudes de acuerdo al filtro seleccionado y se podrá realizar el proceso
de autorización verificando el valor ingresado por la IES contra el valor de la carta enviada
por el rector. Si al comparar los valores (Legalizado y Aprobado), coinciden se cambia el
estado a “jurídico viable” y se deshabilita la opción para cargar los documentos quedando
listo para el giro, en caso contrario el valor se podrá modificar por el perfil de Profesores
Invitados ORI para poder proceder al giro.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU018: Legalización – ORI.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI y ACT014:
Profesores Invitados Jefatura ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF020: Módulo de Administración
Descripción: Se debe incluir dentro del programa de profesores invitados el módulo de
administración de las universidades que incluye el programa, por medio del cual se puedan
agregar o eliminar universidades con el objetivo de poder controlar que el link de profesores
invitados solo debe aparecer a las universidades que pertenezcan al convenio.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU020: Módulo de Administración.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI y ACT014:
Profesores Invitados Jefatura ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF021:Reporte Resumen del Programa
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita generar el reporte por el año y
comité seleccionado del resumen del programa.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU021: Reporte Resumen del Programa
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF022: Adicionar Link Carta Rectores
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita adicionar dentro de la página del
Icetex en el programa de profesores Invitados un link para descargar el Formato solicitud
de reembolso para las universidades.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU022: Adicionar link carta Rectores.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT012: IES.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF023:Clonación del perfil con Identificador No 2
Descripción: Se requiere que por medio de base de datos se clone el perfil con identificador
número 2 y se cree un nuevo perfil con estas mismas características para implementar la
solicitud por parte de las IES donde se requiere que cuenten con un nuevo grupo para tener
un usuario y password adicional al que manejan actualmente dentro del C&CTEX.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos:CU001: Publicación cronograma.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF024:Administrar Cuentas Bancarias
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita en el perfil de IES, para permitir a
la institución poder registrar y actualizar la información las cuentas en donde se efectuará
el desembolso por concepto de este programa (Profesores Invitados).
Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU0023: Administrar Cuentas Bancarias.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.
Datos asociados:N/A
Nombre: RF025: Crear Reporte de Resoluciones
Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita crear un reporte para verificar los
giros realizados dentro del programa de profesores invitados, filtrando por Universidad,
nombre Experto, Comité y Resolución.
Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU019: Crear Reporte de Resoluciones.
Estado: Propuesto
Versión: 1.0.
Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI, ACT014:
Profesores Invitados Jefatura ORI.
Datos asociados:N/A