access i lección n° 8

ACCESS I
LECCIÓN N° 8
Espacios en los nombres de los campos
En el ejercicio anterior, puede que haya observado que en la vista Hoja de datos,
los nombres de los campos aparecen con espacios y que en la vista Diseño, no
los tienen. ¿Por qué?
Aunque la mayoría de los títulos usados en este libro son similares a
los nombres de los campos (IdProveedor en contraposición a Id. de
proveedor), los títulos pueden contener un máximo de 2048
caracteres y no deben contener nada de la información del nombre
del campo. Por ejemplo, el nombre del campo podría ser Datos1 y el
título, Resultados de mayo de 1999.
En general, Access permite espacios en los nombre de los campos, pero no así
todos los programas de base de datos. Por consiguiente, si en alguna ocasión
debe transferir los datos desde Access a otra aplicación, debe evitar los espacios
en los nombres de los campos. Asimismo debe evitar los espacios si va a utilizar
macros, programas o Microsoft Visual Basic con la base de datos de Access. A
causa de estas limitaciones, en este libro no se utilizan espacios en los nombres
de los campos.
La razón por la cual ve espacios en los nombres de los campos en la vista Hoja de
datos es porque todos los campos también tienen un título, que se utiliza en vez
del nombre del campo. Los campos no necesitan títulos, pero si los hay, aparecen
en la parte superior de la columna de campo, en vez del nombre del campo,
cuando la tabla se ve en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, en la ilustración del
paso 13 del ejercicio anterior, el nombre de campo IdProveedor no tiene espacios
y si mira en la sección Propiedades del campo de la ventana de la vista Diseño de
tabla, verá que el título del campo es Id. de proveedor, con espacios. Cuando la
ACCESS I
LECCIÓN N° 8
tabla aparece en la vista Hoja de datos, como ocurre en el paso 12, el título (con
espacios) aparece en vez del nombre del campo.
Cuando se crea una tabla utilizando el Asistente para tablas, éste crea títulos que
incluyen espacios. Cuando cree una tabla desde el principio, como hará en el
siguiente ejercicio, los títulos aparecerán sólo si los crea.
Creación y modificación de una tabla en la vista Diseño
Aunque el Asistente para tablas proporciona una forma fácil de crear una tabla,
quizá deba crear una tabla desde el principio si el asistente no contiene los campos
que necesita. Por ejemplo, para crear una tabla que realice el seguimiento de las
suites de Adventure Works, debe crear la tabla desde el principio porque no hay
ninguna plantilla del Asistente para tablas que contenga los campos que necesitará,
por ejemplo, el tipo y el precio de las suites. Cuando cree una tabla desde el
principio, determine los nombres de los campos.
En los nombres de los campos hay algunos caracteres que no están permitidos.
Son los siguientes:
.
Punto
!
Signo de exclamación
[]
Corchetes de apertura y de cierre
‘
Comilla tipográfica de apertura
La longitud de los nombres de los campos puede tener un máximo de
64 caracteres, pero debe evitar el uso de nombres excesivamente largos. Es difícil
leer los nombres de campo largos porque el nombre completo no se ve sin ajustar
el tamaño de la columna. Además, los nombres largos dificultan el ajuste de la
tabla en la pantalla cuando se ve en la vista Hoja de datos.
Asimismo, a cada campo le debe asignar un tipo de datos, que controla el tipo de
los datos que se pueden escribir en él y que ayuda a evitar la introducción de
entradas incorrectas en un campo. Por ejemplo, si tiene un campo de número de
teléfono y le asigna el tipo de datos Número, los usuarios podrán escribir sólo
ACCESS I
LECCIÓN N° 8
números, ni letras ni símbolos, en dicho campo. Algunos tipos de datos asignan un
formato a los datos de un campo automáticamente.
Por ejemplo, si asigna a un campo el tipo de datos Moneda, Access asigna el
formato de valores monetarios a ese campo con dos posiciones decimales y un
símbolo de moneda.
El tipo de datos Autonumérico es un tipo de datos especial que se puede utilizar
para crear un campo de clave principal para la tabla. Los datos de este campo los
genera Access siempre que se agrega un nuevo registro a una tabla. Por ejemplo,
si numera las reservas del complejo a medida que llegan, puede utilizar el campo
Autonumérico para generar el número de la siguiente reserva automáticamente
La siguiente tabla muestra los tipos de datos disponible para cada campo, el tipo
de datos que se pueden introducir en cada campo y el número de caracteres
permitido. Texto es el tipo de datos predeterminado de los nuevos campos.
ACCESS I
Tipo
Un bit representa
un único dígito
binario (valor 1 ó 0)
que se usa para
representar
los
datos
y
las
instrucciones
del
programa,
internamente, en la
memoria
y
el
procesador de un
equipo.
Normalmente, 8 bits
(por
ejemplo,
00101011)
equivalen a 1 byte,
que
representa
numéricamente un
único carácter de
datos, como la letra
“A” o el número “5”.
Los hipervínculos
se
tratan
más
adelante en esta
lección. El Asistente
para búsquedas se
describe
en
la lección
3,
“Trabajar
con
tablas”.
LECCIÓN N° 8
de Valores
de
campo
datos
permitidos
Caracteres
Texto
Caracteres
Un
máximo
de
255
alfanuméricos: letras del caracteres
alfabeto y números
Memo
Caracteres
Un máximo de 64.000
alfanuméricos
caracteres
(semejante al tipo de
datos de Texto, pero
con más caracteres)
Numérico
Valores numéricos
1, 2, 4 u 8 bytes, en
función
del
numérico
Fecha/Hor
Valores numéricos
8 bytes
Moneda
Valores numéricos
8 bytes
Autonumér
Números
ico
que
a
secuenciales 4 bytes
Access
automáticamente
crea
cada
vez que se agrega un
nuevo registro
Sí/No
Sí/No, Verdadero/Falso, 1 bit (1/8 byte)
valores
Activado/Desactivado
formato
ACCESS I
LECCIÓN N° 8
Objeto
Los
objetos
OLE
(Incrustación
OLE Un
máximo
de
1
y gigabyte
vinculación de objetos)
que
interactúan
con
Visual Basic
Hipervíncul
Direcciones
o
direcciones de Intranet caracteres
o
Web, Un máximo de 64.000
vínculos
objetos
de
a
otros
base
de
datos o aplicaciones
Búsqueda
Valores de otra tabla o Habitualmente 4 bytes
lista
Al crear o modificar campos, aparece un selector de filas a la izquierda del
campo. Si el campo es el campo de clave principal de la tabla, aparece el símbolo
de una llave junto al selector de filas. Para convertir un campo en campo de clave
principal, haga clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas Diseño
de tabla. Sólo puede elegir un campo de clave principal por tabla.
En este ejercicio, va a crear una nueva tabla, tblSuites, para realizar un
seguimiento de las suites de Adventure Works.
1
Haga doble clic en Crear una tabla en la vista Diseño.
Aparece una tabla en blanco en la vista Diseño, con el punto de inserción
ya situado en la primera celda de la columna Nombre del campo.
ACCESS I
2
LECCIÓN N° 8
Escriba IdSuite.
Para quitar la designación de clave principal de un campo,
haga clic en la fila del campo y en el botón Clave principal.
3
En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Clave
principal.
Aparece un símbolo de clave principal a la izquierda de la fila IdSuite,
designando IdSuite como el campo de clave principal. Texto aparece como
el tipo de datos predeterminado.
4
En la columna Tipo de datos, haga clic en la primera celda, haga clic en la
flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Autonumérico.
Access generará los números del campo IdSuite.
5
En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en
blanco, escriba TipoSuite y después presione Tab.
ACCESS I
LECCIÓN N° 8
Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de datos,
aparece una flecha abajo y Texto aparece como el tipo de datos
predeterminado. Texto es el tipo de datos correcto para este campo.
6
En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en
blanco, escriba PrecioSuite y después presione Tab.
Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de
datos, aparece una flecha abajo y Texto aparece como el tipo de datos
predeterminado.
7
Haga clic en la flecha abajo y después en Moneda.
Access asignará el formato de moneda a los datos introducidos en el
campo PrecioSuite con un símbolo de moneda y dos posiciones decimales.
8
En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Guardar.
Aparecer el cuadro de diálogo Guardar como.
9
Escriba tblSuites y haga clic en Aceptar.
Access guarda la tabla como tblSuites.
10 En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Vista.
La tabla aparece en la vista Hoja de datos.
Agregar hipervínculos a una tabla