Instructivo

DIRECCION DE PLANEACION, EVALUACION Y PROYECTOS ESPECIALES.
SUBDIRECCION DE INFORMATICA Y ESTADISTICAS EN SALUD.
UNIDAD DE INFORMACIÓN
INVENTARIO DE EXPURGO
DEPENDENCIA
(1)
DIRECCIÓN:
(2)
FECHA:
(5)
SUBDIRECCIÓN:
(3)
NO. DE CAJAS
DEPARTAMENTO:
(4)
(6)
TIPO DE DOCUMENTO
NO.
CONSECUTIVO
METROS
LINEALES
NO. DE
CAJA
DESCRIPCIÓN
COMPROBACIÓN
APOYO
ADMINISTRATIVA
INFORMATIVO
INMEDIATA
OBSERVACIONES
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
RESPONSABLE DEL ÁREA PRODUCTORA
DE LA INFORMACIÓN
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE
14
13
NOMBRE
NOMBRE
CARGO
CARGO
1 de 1
ELABORACIÓN:
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
DIRECCION DE PLANEACION, EVALUACION Y
PROYECTOS ESPECIALES.
SUBDIRECCION DE INFORMATICA Y
ESTADISTICAS EN SALUD.
UNIDAD DE INFORMACIÓN
INVENTARIO DE EXPURGO DOCUMENTAL
1. DEPENDENCIA: indicar nombre de la entidad pública a la que pertenece
2. DIRECCIÓN: indicar nombre de la dirección a la que pertenece o su equivalente.
3. SUBDIRECCIÓN: indicar nombre de la subdirección a la pertenece o su
equivalente.
4. DEPARTAMENTO: indicar el nombre del departamento la pertenece o su
equivalente.
5. FECHA: fecha en la que elaboro el inventario dd/mm/aaaa
6. NÚM. DE CAJAS: indicar número de cajas totales en el registro del inventario
7. NÚM. CONSECUTIVO: indicar número consecutivo al describir
8. METROS LINEALES: indicar número de metros lineales que contiene la caja
(papel)
9. NÚM. CAJA: indicar número de caja consecutivo al inventario
10. DESCRIPCIÓN : descripción breve del contenido de la caja
11. TIPO DE DOCUMENTO: indicar si la documentación es de apoyo informativo o
comprobación administrativa inmediata
Documentos de comprobación Administrativa. Son creados o recibidos por
una institución o individuo en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y
amparan la realización de un acto administrativo, su vigencia es máximo 1 año,
mínimo 6 meses.
Ejemplos
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Ordenes de trabajo
Vales de préstamo
Tarjetas de asistencia de 6 años atrás
Vale de fotocopias
Registro de visitantes
Lista de asistencia
Formato de constancia de 2 años atrás
Rol de personal
Documentos de apoyo informativo. Son constituidos por ejemplares múltiples
de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades resida en la
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PROYECTOS ESPECIALES.
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ESTADISTICAS EN SALUD.
UNIDAD DE INFORMACIÓN
información que contienen para apoyo de las asignadas, su baja se da
inmediatamente al término de su utilidad.
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Fotocopia de libros, revistas o documentos de otros acervos documentales.
Originales y fotocopias de información impresa localizada en páginas de
internet
Libretas de notas
Invitaciones agendas documentos sin firmas o sellos
Folletos carteles copias de conocimiento
Cabe mencionar que estos documentos no son limitativos pero se hará una
valoración para los mismos.
12. OBSERVACIONES: anotar algún dato relevante sobre la documentación que
resguarda la caja.