Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción

Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción de tableros de mando de MCP:
Resumen del proceso de apoyo técnico
Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción de tableros de mando para subvenciones: resumen del proceso de apoyo técnico Finalidad Este resumen ha sido producido para mecanismos de coordinación de país (MCP) interesados en saber más acerca de los tableros de mando sobre subvenciones o en aplicarlos. Describe el proceso empleado por el proyecto Grant Management Solutions (GMS) para apoyar a los MCP en la tarea de fortalecer su monitoreo estratégico, incluida la introducción de tableros de mando para subvenciones. Este proceso fue puesto a prueba durante un proyecto piloto de viabilidad llevado a cabo en 2009 por GMS y el Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria (el Fondo Mundial) con seis MCP. El presente resumen incluye también sugerencias para MCP de distintos niveles de experiencia y acceso a otros recursos técnicos que pudieran necesitar un paquete de apoyo distinto para fortalecer su monitoreo estratégico y para planificar y poner en marcha tableros de mando para subvenciones. Valiéndose de esta información y del material incluido en el paquete de herramientas para tableros de mando que se halla en el sitio web del Fondo Mundial, los MCP podrán determinar si están preparados para proceder al fortalecimiento de su capacidad de monitoreo estratégico y a la introducción de tableros de mando, y cuánta ayuda necesitarán en cada ámbito. Distintas necesidades de apoyo técnico Los MCP con poca o ninguna experiencia en el monitoreo estratégico o aquéllos que enfrentan desafíos importantes de gobernanza tal vez necesiten más ayuda con reformas básicas de gobernanza. A estos MCP les puede interesar abordar sus problemas de gobernanza antes de fortalecer su capacidad de monitoreo estratégico. Otros MCP pueden tener acceso a asesores residentes, expertos en tecnología de la información o personas locales que les presten apoyo técnico. Pueden no precisar apoyo técnico externo para este proceso, o necesitar solamente uno o dos consultores en ciertas áreas especializadas. Estos MCP deben estudiar la Guía del Usuario del Tablero de Mando del MCP para Subvenciones con sus socios técnicos locales para discernir qué tipo de ayuda pueden necesitar. Por último, es posible que algunos MCP ya obtienen información detallada, puntual y de buena calidad sobre la implementación de subvenciones y su desempeño. Estos MCP deben estudiar la Guía del Usuario, especialmente el Capítulo 2, para determinar si de veras necesitan tableros de mando o si su información actual satisface sus necesidades. Enfoque El enfoque se basa en la premisa de que los tableros de mando para subvenciones, como herramientas de monitoreo estratégico, pueden mejorar la capacidad de un MCP para cumplir sus responsabilidades de monitoreo estratégico en las circunstancias apropiadas. El proceso de apoyo 1 Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción de tableros de mando de MCP:
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técnico integra monitoreo estratégico de subvenciones y la introducción de tableros de mando para subvenciones para: 
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Reforzar o introducir subestructuras en el MCP responsables del monitoreo estratégico Reforzar o introducir procedimientos y planes para el MCP y el secretariado del MCP para llevar a cabo el monitoreo estratégico Ofrecer información concisa y puntual sobre el desempeño de las subvenciones Desarrollar la capacidad de los miembros del MCP para analizar la información de desempeño de la subvención, investigar los signos de alerta y trabajar con el receptor principal (RP) para identificar y dar seguimiento a soluciones para resolver los problemas Ayudar al MCP a movilizar recursos humanos y financieros para apoyar al monitoreo estratégico. El proceso es altamente participativo para los miembros del MCP, el secretariado del MCP y los RP. Se pide al MCP que nombre una persona responsable o un grupo de trabajo para cooperar con el equipo de apoyo técnico (véase más abajo). El trabajo comienza con un diagnóstico de la capacidad del MCP para monitoreo estratégico y gobernanza. Se definen las reformas y procedimientos de monitoreo estratégico y gobernanza mediante una serie de sesiones de trabajo; los miembros del MCP, los RP y otros expertos técnicos participan en la selección de indicadores de desempeño provenientes del marco de desempeño de las subvenciones. Se pide al MCP que estudie, debata y elija opciones de reforma y asigne nuevas responsabilidades. Se llevan a cabo actividades de desarrollo de capacidades a través de talleres, retiros y entrenamiento cara a cara. El personal del secretariado del MCP y el equipo de monitoreo y evaluación del RP participan en la personalización del tablero de mando. El proceso de apoyo termina con la validación formal y el lanzamiento del nuevo proceso de monitoreo estratégico. Se puede solicitar apoyo de seguimiento para el nuevo comité de monitoreo estratégico. El equipo de apoyo técnico Para la mayoría de los MCP, el equipo de apoyo técnico se compone de tres consultores regionales o internacionales y un consultor local que cuenten con las siguientes especialidades técnicas:  Especialista en gobernanza y MCP  Especialista en gestión de programas, monitoreo estratégico, planificación de trabajo y presupuestos  Especialista en monitoreo, evaluación y elaboración de informes con sólidos conocimientos de Microsoft Excel  Consultor local con algunos conocimientos en los campos de la gestión de bases de datos y de las tecnologías de la información, y con experiencia en monitoreo y evaluación. En algunos casos, un miembro de la plantilla de ONUSIDA o un voluntario de la ONU puede desempeñar el papel de especialista en monitoreo y evaluación o el del consultor local. El más experimentado de los consultores regionales o internacionales es elegido jefe del equipo. 2 Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción de tableros de mando de MCP:
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Pasos del proceso de apoyo técnico El proceso de apoyo técnico se organiza en forma de una serie de visitas en el transcurso de 4 o 5 meses más el trabajo que el equipo de apoyo técnico realiza antes de las visitas y entre ellas, más un informe final y, en la mayoría de los casos, un seguimiento periódico durante seis meses. En un país concreto, la duración final del fortalecimiento del monitoreo estratégico y la introducción de tableros de mando dependerá de la disponibilidad de los miembros del MCP, el grado necesario de reformas de gobernanza y el número de tableros de mando a preparar. La tabla que puede verse a continuación detalla los pasos del proceso dentro de un calendario básico. 3 Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción de tableros de mando de MCP:
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Visión general del proceso de apoyo técnico Mes 0 1 Ínterin 2 o 3 Ínterin 4 o 5 4 o 5 o después 5/6 12 Paso
El MCP decide emprender el fortalecimiento del monitoreo estratégico con la introducción de tableros de mando para subvenciones: movilización de la asistencia técnica. El MCP nombra una persona responsable o un grupo de trabajo. Primera visita de 2 semanas: Diagnóstico del MCP, definición del plan de acción, selección del número de tableros de mando, mini‐orientación del MCP y los RP. Empieza la personalización de los tableros de mando. Al término de esta visita, el MCP tomará una decisión sobre estructura de monitoreo estratégico, reformas, el número de tableros de mando a desarrollar y las responsabilidades y funciones preliminares. Los consultores, los RP y el secretariado del MCP continúan con la personalización de los tableros
de mando genérico e inician el desarrollo de procedimientos de monitoreo estratégico, planes y términos de referencia del comité de monitoreo estratégico del MCP. Se mantienen en contacto con las personas responsables del MCP. Segunda visita de 2 semanas: Finaliza la selección de indicadores y continúa la personalización del tablero de mando genérico. Se determina el "lugar técnico" de los tableros de mando. Comienza el desarrollo de capacidades de miembros del MCP y del secretariado del MCP y continúa el desarrollo de planes y procedimientos de monitoreo estratégico. Los consultores, los RP y el secretariado del MCP terminan los borradores de manuales y planes. Se prepara el desarrollo de capacidades de monitoreo estratégico y la introducción de tableros de mando. Continúa la introducción de datos. Los proveedores de apoyo técnico se mantienen en contacto con las personas responsables del MCP. A menudo, en este punto el MCP ha formado ya un nuevo comité de monitoreo estratégico. Tercera visita de 1 o 2 semanas: Se finalizan los tableros de mando, manuales, planes de monitoreo estratégico y procedimientos. Se orienta al MCP, los RP y el comité de monitoreo estratégico sobre los tableros de mando. Se desarrollan capacidades en el MCP, el administrador de tableros de mando y los RP. El nuevo comité de monitoreo estratégico comienza sus actividades. Se transfieren los tableros de mando y demás productos. El MCP comienza el nuevo proceso de monitoreo estratégico utilizando tableros de mando para subvenciones. En algunos casos, los socios técnicos locales prestan su apoyo de forma continua. Los consultores preparan su informe final para el MCP y el Fondo Mundial.
Los consultores efectúan el seguimiento de las actividades de monitoreo estratégico del MCP junto con éste. Productos del proceso de apoyo técnico Los productos habituales de este tipo de intervención son:  Un tablero de mando para cada subvención activa, según se haya acordado con el MCP  La Guía del Usuario de Tableros de mando del MCP para subvenciones personalizada  Documentos de gobernanza modificados y actualizados para cubrir el nuevo proceso de monitoreo estratégico  Un presupuesto y un plan de monitoreo estratégico, o modificaciones al presupuesto y al plan de trabajo de MCP  Materiales de desarrollo de capacidades 4 Fortalecimiento del monitoreo estratégico de los MCP e introducción de tableros de mando de MCP:
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Acceso al apoyo técnico Los MCP interesados en acceder a consultores de apoyo técnico que hayan sido formados en el proceso aquí descrito pueden ponerse en contacto con:  El Equipo de MCP del Fondo Mundial, Ginebra, [email protected] o el Gerente de Portafolio  Su representante local de ONUSIDA, en lo referente al apoyo de un Centro de Apoyo Técnico de ONUSIDA o Anja Nitzsche‐Bell, Jefa de Equipo de Unidad ONUSIDA‐Fondo Mundial, Ginebra, [email protected]  Ritu Singh, Coordinadora de Asistencia Técnica del Fondo Mundial, Office of the U.S. Global AIDS Coordinator, Washington, DC (para apoyo de GMS), [email protected], o para formularios de solicitud de apoyo técnico, véase www.gmsproject.org 5