Procedimiento Carteleras

SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA
CARTELERAS INFORMATIVAS
Versión: 01
Fecha: 1/07/2012
Aprobó: Jefe División
Mercadeo y
Comunicación
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DESCRIPCIÓN: Este documento contiene la información relacionada con la gestión, administración
y utilización de las Carteleras Institucionales de la Cámara de Comercio de Cartagena.
1. PROPÓSITO
Proporcionar lineamientos para el uso estandarizado y efectivo de las carteleras informativas, en
términos de diseño y contenido.
2. LOGRO
•
•
•
Mantener las carteleras al día con información relevante para los empleados.
Desplegar a todos los empleados de manera general, lo relacionado a proyectos y
programas de interés para todas las áreas.
Alcanzar el 100% en despliegue de información, a todas las personas que laboran
para la CCC, vinculadas, contratistas y servicios generales
3. DEFINICIONES:
Carteleras informativas: Medio alternativo de comunicación, que facilita visualizar los hechos
relevantes de la Cámara en un periodo determinado. Referente espacial pues permitirá que las
personas acudan a este espacio para informarse.
4. RESPONSABILIDADES:
a. Practicante de comunicación: Persona encargada de recopilar y organizar la
información por áreas y secciones. Hará las veces de corresponsal de área, y
redactará y publicará cada sección.
b. Coordinador de comunicaciones: Responsable de autorizar los contenidos a
publicar en la cartelera institucional escogidos por el practicante de
comunicaciones.
c. Informante por área: El director de cada área deberá designar a una persona
quien será la fuente permanente de información. Así se garantizará que los hechos
más relevantes sean difundidos
5. ANTECEDENTES:
Existen los parámetros de implementación de las carteleras informativas en el sistema de
comunicación interna de la Cámara de Comercio de Cartagena, sin embargo no se están llevando a
cabo con fidelidad, por lo que se ha pedido valor el uso de las mismas entre los empleados.
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Además dichos parámetros no son aplicados en todas las áreas de manejan cartelera, por lo que se
hace necesario el diseño de un formato único.
Fuente: SIC – Carteleras informativas edición #2, aprobado en diciembre de 2011
Hasta Junio de 2012 en la CCC únicamente se encontraban cuatro carteleras institucionales (La
primera en el Centro de Atención Empresarial, la segunda en Cajas, la tercera en la recepción de la
CCC y la cuarta al interior de la CCC). Estas eran nutridas con la información semanal relacionadas
con actividades recientes, programación de las sedes centro y ternera siguientes semana a la que
estuviese en curso, capacitaciones de desarrollo empresarial, cumpleaños, tiempo de servicio
entre otro tipo de informaciones.
6. PROCEDIMIENTO
a.
b.
c.
d.
Periodo de actualización*: Quincenal
Periodo de realización y búsqueda de información: Lunes a Jueves
Periodo de publicación: Viernes a las 5:30 pm
Jerarquía: Noticias importantes (las 3 primeras) noticias semanales (las tres
últimas)
* El coordinador de comunicaciones tiene la potestad de decidir si se debe realizar un cambio
semanal de las carteleras.
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Descripción:
Durante julio de 2012 la División de Comunicaciones y Mercadeo, invirtió en la compra de 15
carteleras las cuales garantizaran mayor presencia de comunicaciones en espacios físicos, y por
supuesto mayor información frente a temas de actualidad a los clientes externos e internos de la
CCC.
CARTELERAS
DESCRIPCIÓN
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Tipo: Mega Carteleras
Medidas del área disponible para
publicar contenido: 1.50 Mts por 90
cm
Número de Carteleras adquiridas: 4
Ubicación:
• 3 Megacarteleras CCC sede
Centro
• 1 Megartelera CCC sede
Ronda
SEDE CENTRO
SEDE RONDA REAL
Tipo: Carteleras
Medidas del área disponible para
publicar contenido: 92cm por 44cm
Número de Carteleras
Adquiridas: 10
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Ubicación:
• 9 Carteleras CCC sede
Centro distribuídas de la
siguiente forma:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
•
Comunicaciones
Administrativa
Financiera
Planeación
Registros
Competitividad
Cafetería
Cocina
Arbitraje y Conciliación
1 Cartelera CCC sede Ronda
La información deberá tener las siguientes fuentes:
•
Últimas Noticias: Esta información está relacionada con las actividades o eventos
importantes desarrollados por la CCC o en asocio con otras entidades que valga la pena
resaltar a nivel interno.
•
Capacitaciones Desarrollo Empresarial: En esta sección incluye las iniciativas,
cursos, seminarios, talleres entre otras actividades del Departamento de
Desarrollo Empresarial, información útil para sus clientes internos y externos.
•
Programación Cámara: Este espacio contendrá información sobre los detalles
logísticos de la programación de los salones de la CCC sede centro y sede Ronda
Real, relacionada con eventos, capacitaciones, seminarios, diplomados entre
otros.
•
Celebraciones: Un espacio establecido para divulgar los cumpleaños de la semana,
años de servicio, entre otros motivos de felicitaciones a los empleados de la
Cámara.
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•
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Información de institucional o de otras dependencias: Esta sección contiene
información relacionada con contenido institucional (mapa de procesos, misión,
visión, etc.) o avisos importantes para los funcionarios de la CCC proveniente de
las diferentes dependencias que la conforman.
El proceso de gestión, administración y publicación de los contenidos en la Cartelera Informativa
debe tener en cuenta lo siguiente:
•
Rastreo de información: En esta etapa se recopila la información para las diferentes
secciones, teniendo en cuenta la información más relevante para los funcionarios de la
CCC.
•
Redacción: Redactar las notas para cada sección. Las características que deben primar en
ella es brevedad, concisión, coherencia y dinamismo.
•
Impresión de la información: El practicante de comunicaciones de la Sede Centro deberá
imprimir 11 copias de cada cartel. Las carteleras solo pueden ser publicadas si son
impresas a color.
•
Montaje: Quincenalmente actualizar los carteles de la cartelera acudiendo a la estética del
diseño pre-concebido. .
7. CONSIDERACIONES
Presentación de la Cartelera
El diseño de página deberá tener una orientación horizontal. Se podrán utilizar únicamente las
siguientes plantillas para el diseño de la cartelera:
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