auditoría interna

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Manual de Procedimiento de
MPSGC-002-09
AUDITORÍA INTERNA
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
Versión 20.08.2013
INDICE
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1
OBJETIVO .......................................................................................................................... 1
ALCANCE Y APLICACIÓN ................................................................................................ 1
NORMATIVA ...................................................................................................................... 1
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .................................................................................. 1
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................ 3
PROCEDIMIENTO .............................................................................................................. 4
MATERIALES ..................................................................................................................... 6
DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................................................... 6
I. INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene la intención de servir de guía para el proceso de auditoría interna
que se debe realizar en la AUPSA.
II. OBJETIVO
Este procedimiento establece la forma en que se llevan a la práctica las auditorias para el sistema
de gestión de la calidad de AUPSA, para que cuando se determine la realización de las mismas,
se encuentren de acuerdo a las siguientes fases o etapas:
-
Programación
Planificación
Ejecución
Documentación
Seguimiento
III. ALCANCE Y APLICACIÓN
Aplica a los responsables por el programa de auditorías internas de la AUPSA y los auditores
que participan en las distintas fases de este proceso.
IV. NORMATIVA
Norma ISO 9001:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Norma ISO
19011:2002 - Directrices para realizar auditorías internas de Sistemas de Gestión de la Calidad.
V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Para los efectos del presente manual los términos presentados implicarán lo siguiente:
a. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
b. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
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c. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.
d. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la
auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios
de auditoría como oportunidades de mejora.
e. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría.
f. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
g. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con
el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
h. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
i. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de
una auditoría.
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VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Inicio
Elaborar Programa anual de
auditoría Internas
Confeccionar Plan de
auditoría
Ejecución de la Auditoría
Interna
Documentación de la
Auditoría
Seguimiento de la Auditoría
Inicio
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VII. PROCEDIMIENTO
1. PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍA
Para programar las auditorías el auditor líder designado analiza los resultados de auditorías
previas, y de acuerdo al estado e importancia de los procesos auditados, confecciona el
Programa de Auditorías (FSGC-007-09), el cual recoge las fechas de las distintas auditorias
que se realizarán durante un periodo de un año.
El auditor líder dejará indicado en el Programa Anual de Auditorías lo siguiente:
- Periodos en los cuales se deben llevar a cabo las auditorías internas.
- La frecuencia de ejecución de auditoría, para lo cual la mínima será anual y se cubrirán todos
los procesos del sistema de gestión de la calidad, por lo menos en una auditora interna
programa.
El Programa Anual de Auditorías es presentado por el Encargado del sistema de gestión de la
calidad a la Administración General de la AUPSA para aprobación. En este programa se señalan
los periodos en los que se efectuarán las auditorías internas programadas a los diferentes
procesos; si por algún motivo, es necesario modificar el programa ya aprobado, el Encargado del
Sistema de Calidad informa al Administrador General de la AUPSA para que este apruebe el
cambio propuesto y procede a informar al personal involucrado.
2. PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS
Para cada una de las auditorias que se realicen (sean programadas o no) el auditor líder
confecciona el Plan de Auditoría (FSGC-008-09), el cual contiene los siguientes aspectos.
- Objetivo.
- Alcance.
- Composición del Equipo Auditor.
- Fecha y lugar de comienzo.
- Programación de reuniones con la Alta Gerencia.
- Documentos de referencia.
Al planear las auditorías el Auditor líder y/o los Auditores internos elaboraran las Lista de
verificación (FSGC-009-09), con el objetivo de apoyarse en el monitoreo de los procesos y dejar
evidencia de la ejecución de la auditoría. Este documento lo prepara el auditor asignado, y en el
se colocan los aspectos a ser evaluados en el proceso del sistema de calidad de la AUPSA.
Nota: Por razones de conveniencia, la AUPSA, podrá sub - contratar los servicios de auditorías
internas.
3. EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS
Después de cumplida la fase de planeación, comienza la de ejecución de la auditoría. El auditor
líder realiza una reunión de apertura para informar al personal involucrado sobre los planes de la
auditoria, y aclara cualquier duda o consulta del proceso a ejecutar.
Durante la reunión se pasará Lista de Asistencia (FSG-S015-09)
El o los auditores, verifican la ejecución de los procesos, a través de los indicadores, los
procedimientos y los registros que se dejan como evidencia de cumplimiento.
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Para recoger la información del proceso de auditoría los auditores utilizan el formato de la Lista
de verificación (FSGC-009-09), en esta lista se deja evidencia de auditoría del monitoreo a los
procesos, los hallazgos encontrados y la ejecución de la auditoría.
4. CIERRE DE LAS AUDITORIAS
Después de cumplida la fase de ejecución. El auditor líder realiza una reunión de cierre para
informar al personal involucrado sobre los hallazgos de la auditoria. Durante la reunión se pasará
Lista de Asistencia (FSGS-015-09)
5. DOCUMENTACIÓN DE LAS AUDITORIAS
Después de concluida la fase de ejecución, inicia el proceso de documentación donde los
auditores analizan los hallazgos encontrados, y si procede a crear los registros que se dejarán de
evidencia de los procesos auditados.
Entre los documentos que deben ser dejados están:
- Lista de verificación utilizadas por los auditores.
- Informe de Auditoría (FSGC-010-09), el cual debe ser entregado a la Gerencia de la
AUPSA.
- Lista de Asistencia (FSGS-015-09) (Reunión de Apertura/Reunión de Cierre)
- Plan de Auditoria (FSGC-008-09)
-Evaluación de Auditorias y Auditores (FSCC-025-13)
Por otro lado, una vez se entregue el informe de la auditoría, los responsables de los procesos
auditados deberán trabajar en los siguientes documentos, del Manual de Procedimiento de
Acciones correctivas y Preventivas (MPSGC-003-09):
- Cuadro de Seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas (FSGC-011-09)
- Control de Solicitudes de Acciones Correctivas (FSGC-012-09)
- Reporte De Oportunidad De Mejora (FSGC-013-09)
6. SEGUIMIENTO DE LAS AUDITORIAS
Cuando surja del proceso de auditoría interna algún Reporte de oportunidad de mejora (FSGC013-09), los auditores verificarán la implantación de las mismas a través del seguimiento en los
reportes emitidos.
Al concluir esta verificación los auditores dejan evidencia del seguimiento en la Acciones
Correctivas. Esta etapa se repite hasta que se cumplan la totalidad de las acciones correctivas
propuestas. En caso necesario se utilizará el dorso del formato. Se debe mantener la
independencia del área auditada para que el o los auditores no cierren sus propias no
conformidades.
Para el seguimiento de la efectividad de las acciones correctivas de las auditorías internas y
externas, se procederá conforme al Manual de Procedimiento Acciones Correctivas y
Preventivas (MPSGC-003-09).
7. CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS
Las auditorías internas serán realizadas por personal calificado perteneciente a la organización o
personal sub-contratado que reúna los siguientes requisitos de competencia.
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Parámetro
Educación
Experiencia laboral
Formación como auditor
interno
Experiencia en auditorias
Experiencia en el proceso
Auditor
Educación universitaria
4 años de experiencia laboral
16 horas de formación como mínimo
en un curso de formación de
auditores internos, con evidencia de
aprobación del examen del curso
2 auditorías completas con un
mínimo total de 8 días de experiencia
en auditoria como auditor en
formación, bajo la dirección y
observación de un auditor
competente como líder del equipo
auditor.
Experiencia en el campo laboral
comprobado relacionado a los
procesos que maneja la organización
Auditor Líder
Igual a la del auditor
Igual a la del auditor
Igual a la del auditor
2 auditorías completas con un total
de al menos 10 días de experiencia
en auditoria actuando como auditor
líder, bajo la dirección y observación
de un auditor competente como líder
del equipo auditor.
Igual a la del auditor
8. EVALUACIÓN A LA AUDITORIA Y A LOS AUDITORES
Una vez concluido el proceso de auditoría, el representante de la dirección o quien se
asigne enviará el formulario Evaluación de Auditorias y Auditores (FSCC-025-13), a
todos los participantes de la auditoria para que sea completado y devuelto.
Una vez concluya el tiempo de encuesta, se analizarán los resultados y se presentaran
en la revisión por la dirección.
VIII. MATERIALES
No se requieren
IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato de Programa de Auditoría (FSGC-007-09)
Formato de Plan de Auditoría (FSGC-008-09)
Formato de Lista de Verificación (FSGC-009-09)
Formato de Informe de Auditoría (FSGC-010-09)
Evaluación de Auditorias y Auditores (FSCC-025-13)
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