Manual de Usuario del Procedimiento de Propuesta

Manual de Usuario del Procedimiento de Propuesta
En este documento se va a hacer un pequeño manual de como crear un expediente de Propuesta
1.- Se seleccionará la opción 'Iniciar Expediente'
2.- Escoger la propuesta que corresponda al departamento que pertenezca.
3.- Aparecerá una ventana, avisando que se va a iniciar un nuevo procedimiento, seleccionaremos la opción
'Aceptar'.
4.- La ventana que va a aparecer es la siguiente:
5.- En la solapa Expediente es necesario modificar el campo Asunto para identificar la propuesta
cómodamente a la hora de realizar búsquedas y pinchar sobre 'Guardar'
6.- La entidad Participantes está configurada en forma de lista en la cual podemos añadir aquellos
interesados a los que haya que enviar Notificaciones o a los que vayamos a trasladar los acuerdos
adoptados para esta propuesta. El rol del participante se declara en el campo Relación. Se debe seleccionar
el valor TRASLADADO cuando ese sea su rol, o bien INTERESADO, además si la relación que se escoge
es interesado se deberá especificar el recurso que le corresponde.
Permite la opción de 'Importar Participante'
El funcionamiento es el siguiente; se especifica el número del expediente que se quiere importar, por ultimo
se pincha sobre el botón 'Importar Participante' y automáticamente importará todos los participantes que
tiene el expediente seleccionado.
7.- El contenido de la solapa Documentos varía dependiendo del origen de la propuesta. En el caso de
propuestas presentadas desde Registro Telemático encontraremos el justificante de registro, un fichero con
toda la información presentada y los anexos incluidos que serán el contenido de la propuesta y
opcionalmente un fichero ZIP con otra información relevante para la propuesta. Sin embargo, para
propuestas creadas por la Secretaría directamente desde el Escritorio de Tramitación, esta solapa estará
vacía inicialmente.
8.- Finalmente la solapa Propuesta contiene los datos de la misma. Se deberá rellenar todos los campos
que existen en el formulario:
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Origen. Departamento que origino la propuesta.
Órgano competente. Órgano que origino la propuesta.
Prioridad.
Motivo de la prioridad.
Cargo: Cargo de la persona que va a firmar la propuesta.
Persona: Nombre de la persona que va a firmar la propuesta.
Fecha de Emisión: Fecha de la creación de la propuesta.
Fecha de Aprobación: Este campo se actualizará automáticamente cuando la propuesta sea
aprobada.
Extracto: Es el que será utilizado a la hora de redactar el Orden del Día de las sesiones, tanto en
las convocatorias como en actas, el texto será el mismo que se ha introducido en la solapa
'Expediente' en el campo Asunto.
Cuando se hayan insertado todos los campos se seleccionará el botón 'Guardar'
9.- Cuando ya han sido insertado todos los datos, comenzamos con la inserción de la propuesta e informes.
Para ello seleccionamos la opción 'Nuevo tramite'
escogemos 'Contenido de la propuesta'
aparecerá esta ventana y seleccionaremos 'Anexar Fichero'
cuando es seleccionado se mostrará una ventana con las opciones 'Contenido de la propuesta' y
'Documentación'
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'Contenido de la propuesta': Va a ir la propuesta en formato .odt, esta propuesta no va a ser firmada.
'Documentación': Se va a insertar el Informe en formato .odt que lo firmará el Jefe de Servicio
correspondiente y la Propuesta en formato .odt que lo firmará el Vicepresidente/a correspondiente.
10.- Por ultimo se relacionará este expediente con el procedimiento que le corresponda, por ejemplo,
Comisiones, Junta de Gobierno, …, en la parte de la izquierda se selecciona 'Relacionar expedientes'
Una vez seleccionado se tendrá que rellenar los campos
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Expediente: Se pincha en la lupa y aparecerá la siguiente ventana:
Se rellenan los datos con el expediente que estamos buscando para relacionar.
Una vez seleccionado el botón 'Buscar', aparecerá un listado con todos los expedientes que cumplan las
condiciones de búsqueda
pinchando sobre uno de ellos aparecerá en la ventana inicial en el campo Expediente.
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Tipo de Relación: Se debe seleccionar la opción 'Sesión/Propuesta'
Por ultimo pinchando sobre 'Aceptar', automáticamente se habrá relacionado la propuesta con su
expediente correspondiente.