Recepcion y almacenamiento de materias primas

Revista Digital:
Reflexiones y Experiencias Innovadoras en el Aula.
ISSN 1989-2152
DEP. LEGAL: GR 2327/2008 Nº-14 – NOVIEMBRE DE 2009
“RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAS
PRIMAS”
AUTORIA
JOSE MARIA RODRIGUEZ ARES
TEMÁTICA
DIDÁCTICA DE LAS ÁREAS
ETAPA
FORMACIÓN PROFESIONAL
RESUMEN
DESCRIBIR LOS PASOS A SEGUIR PARA UNA CORRECTA RECEPCIÓN DE LAS MATERIAS
PRIMAS Y ACEPTACIÓN DE LAS MISMAS PREVIO CONTROL DE CONFORMIDAD, ASÍ
COMO ESTABLECER UN SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE LA ZONA DESTINADA A
ALMACENAMIENTO, QUE NOS PERMITA UNA LOCALIZACIÓN RÁPIDA Y FÁCIL, ASÍ COMO
UN MÁXIMO APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO RESPETANDO LAS CONDICIONES DE
CONSERVACIÓN.
Palabras clave: materias primas-almacenamiento- espacio
Texto
RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS
1.- INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS
2.- CARACTERÍSTICAS FISICAS DE LOS DEPARTAMENTOS
2.1.- Ubicación
2.2.- Construcción y equipamiento
2.3.- Factores ambientales
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3.- FUNCIONES
3.1.- Funciones específicas
3.2.- Funciones del personal que interviene
4.- RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS
5.- ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Y CONTROL
5.1.- Tipos de productos almacenables
5.2.- Clasificación
5.3.- Normas básicas para el almacenaje de productos
5.4.- Normas para el almacenaje de productos congelados
6.- INSTRUMENTOS DE CONTROL
6.1.- Documentos externos
6.2.- Documentos internos
6.3.- Documentos de cocina
6.4.- Documentos de restaurante y bar
1.- INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS
Debido a las características de los establecimientos hoteleros: acoger y hospedar clientes, ofrecer servicios de
desayunos, almuerzos, meriendas y cenas, ofrecer eventos especiales para gran cantidad de comensales,
etc., están obligados a realizar una serie de previsiones y adquisición de géneros perecederos y no
perecederos. Esta previsión de mercancías se realizará en función del tipo de establecimiento, ya sea hotel de
tipo medio, gran hotel, restaurante, etc.
Para la actividad de alojamiento, las materias que se tienen que adquirir son no perecederas, por lo
que su almacenamiento se realizará en almacén, debidamente ordenadas y clasificadas. Para la actividad de
restaurante, las materias que se van a adquirir pueden ser perecederas y no perecederas; la manipulación de
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estas mercancías se debe de realizar con sumo cuidado desde su recepción hasta el momento de su
transformación por los diferentes métodos de cocinado.
Los departamentos implicados en estas funciones son: economato y bodega.
•
Economato: Es el departamento encargado de almacenar, conservar, controlar y distribuir las materias
primas recibidas en el establecimiento, que han sido suministrada por los distintos proveedores, en
función de una serie de previsiones realizadas por diferentes departamentos (cocina, bar, restaurante,
room-service, etc.). Las mercancías están en un stock permanente y se repondrán a medida que se van
consumiendo.
•
Bodega: Se puede considerar como un subdepartamento destinado al almacenamiento, conservación,
control y distribución de vinos, aguas, licores, etc.
2.- CARACTERÍSTICAS FISICAS DE LOS DEPARTAMENTOS
Estos departamentos deben de tener una serie de características para que el trabajo se realice de una forma
correcta, sencilla y sin riesgos de ningún tipo.
2.1.- Ubicación
Debe de tener fácil acceso a los proveedores, con rampas o montacargas, pasillos con espacios
suficientes para la circulación de carros, recipientes de gran tamaño, etc. Estará a continuación de la zona de
recepción de mercancías, cercana y bien comunicada con las zonas de producción, y contigua a la zona de
almacenamiento por frío.
Estará alejada de lencería, cuarto de basuras y posibles zonas que puedan ser posibles focos de
contaminación.
2.2.- Construcción y equipamiento
Deben de estar construidas con materiales que permitan una fácil limpieza. Los suelos serán antideslizantes,
paredes alicatadas hasta el techo y la pintura de techos debe proteger contra humedad, mohos, etc. Las
puertas deben de ser lo suficientemente anchas para el paso de carros.
La maquinaria y mobiliario debe de estar construidos e instalado de forma que se realice la limpieza y
desinfección de forma rápida y efectiva. Las estanterías no deberán de sobrepasar de los 2 m, y tendrán
ranuras para una buena circulación del aire. La maquinaria y mobiliario necesario podría ser: Estanterías,
carros, básculas, mesas, cámaras de conservación y congelación, terminal informático, etc.
La limpieza se realizará de forma que no levante polvo, ni produzca contaminación. Se desinfectará y
desratizará según normativa vigente.
2.3.- Factores ambientales
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La temperatura y el grado de humedad deberán de ser los correctos, evitando la desecación,
humedades y reproducción de gérmenes. Estas condiciones se conseguirán regulando la calefacción o aire
acondicionado. Es importante que tenga ventilación natural, con barreras para insectos y roedores.
Deberá tener iluminación natural y artificial. Esta última deberá ser blanca, nítida y con la potencia
suficiente que garantice una perfecta visión
3.- FUNCIONES
3.1.- Funciones específicas
Una vez que se recepciona la mercancía, empieza el trabajo específico de este departamento.
•
•
•
•
•
•
•
Almacena géneros
Distribuye y coloca la mercancía en función de su naturaleza, formato, tamaño, etc.
Establece las salidas cronológicas.
Conservar cada género según sus condiciones y características.
Controlar los máximos y mínimos en los stocks.
Archivar todos los documentos de entradas y salidas de géneros.
Abastecer a los diferentes departamentos según sus necesidades.
3.2.- Funciones del personal que interviene
Los profesionales de este departamento se encuentran agrupados en el grupo profesional de cocina y
repostería.
•
Encargado de economato: Se encarga de la recepción y control de los pedidos, reflejándolo en el
documento de control. Prepara los pedidos de los diferentes departamentos, previa entrega de los vales
de pedido. Anota en el documento de salida toda la mercancía que sale. Ayuda al jefe de economato en
algunas tareas, como inventarios, control de stock, etc. Su horario de trabajo coincide con el servicio.
•
Encargado de bodega: Realiza las mismas funciones que el encargado de economato, pero referida a las
diferentes bebidas.
•
Ayudante de economato y bodega: Realiza los trabajos físicos que le encomienda el encargado:
distribución de mercancías, traslado de géneros, limpieza, etc.
•
Jefe de economato y bodega: Este puesto de trabajo es propio de los grandes establecimientos; depende
del director de alimentación y bebidas o del jefe de compras, o actuando como jefe de compraseconomato, según política de la empresa. Sus funciones son:
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Es el responsable de todo lo relacionado con recepción, almacenamiento y distribución de
mercancías.
- Negociará precios con los proveedores.
- Realiza los pedidos en base a stocks máximos y mínimos.
- Controla toda la documentación, tanto interna como externa.
- Realiza inventarios.
- Planifica el trabajo, días libres, vacaciones, etc. del personal de su Dpto.
4.- RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS
-
La recepción de materias primas es el primer paso para lograr una buena gestión del establecimiento.
El proveedor es la persona o empresa que suministra al establecimiento de mercancías o géneros. Es
muy importante conocer a fondo a los proveedores, su sistema de control en el almacenamiento, transporte de
mercancías y calidad de los productos que ofrecen.
Para el control de los proveedores, en la recepción deberán de disponer de un formulario en el que
hagan constar los siguientes apartados: horario de entrega, vehículo adecuado, calidad del producto,
temperatura, caducidad, etiquetado y embalaje. Es importante comparar la petición de pedido con el albaran
de entrega, para comprobar si existe algún cambio o anomalía. Se debe establecer una ficha de compra de
cada producto para conseguir los siguientes objetivos: facilitar la compra, conseguir una calidad constante,
control económico, etc. Es importante contar con varios proveedores para cualquier género, con el fin de crear
dependencias, abusos, etc.
A la hora de elegir un proveedor, tendremos en cuenta los siguientes puntos:
- Artículos que nos puedan facilitar.
El departamento de compras, cocina, economato, bodega, gobernanta, etc., contaran con un
archivo de proveedores, donde constará el tipo de artículo, precio, etc., con el fin de facilitar los
pedidos.
- Tiempo de entrega.
Los días y horarios de entrega de mercancías serán respetados por los proveedores, con el fin de
no interferir en el trabajo de la empresa receptora.
- Cantidad mínima o máxima de pedido.
Los pedidos se deben de realizar con una cantidad máxima o mínima predeterminada, ya que
influirá en el stock, en los metros necesarios de almacén, precio, etc.
- Precio y forma de pago.
Este punto es primordial para la economía de una empresa, ya que este influye en el coste y
repercute en el precio de venta al cliente. Es importante que la relación precio-calidad sea la más
adecuada para el negocio. La gran mayoría de los precios de compras se pueden negociar con
los proveedores, ya que a compras mayores, el proveedor hará descuentos.
El sistema de pago a proveedores, es un punto negociable entre la empresa y dichos
proveedores. El pago se puede realizar al contado, por lo que es común algún tipo de descuento.
Otra forma de pago puede ser a 30,60 ó 90 días, por lo que los pagos se realizan una vez que se
han vendido los productos. Existen lo que se denomina rappels, que son unos porcentajes que
entrega el proveedor si las compras superan unas cantidades predeterminadas.
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- Calidad.
Este punto es muy importante, ya que influye en el resultado final de la elaboración o utilización de
dicho producto. Al recepcionar la mercancía, la persona responsable tendrá que comprobar
ciertos puntos:
• Peso: Si coincide con la propuesta de pedido.
• Embalado: Si es correcto y no presenta algún tipo de anomalía.
• Etiquetado: Si está debidamente cumplimentado según normativa.
• Transporte: Si dicho transporte se ha realizado en el vehículo adecuado.
• Temperatura: En caso de ser mercancía perecedera, es importante controlar a la
temperatura que llega el producto, comprobando si es la correcta. Esta
temperatura se deberá anotar en el control de puntos críticos.
• Grado de frescor: En ciertos productos frescos es importante observar si las
características son las propias marcadas por el grado de frescor.
5.- ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Y CONTROL
Son el conjunto de locales anexos a la zona de producción, donde se almacena todos los productos
necesarios. La temperatura interior tiene que ser la correcta para una buena conservación,
independientemente de la temperatura exterior.
5.1.- Tipos de productos almacenables
Los productos que se utilizan en los establecimientos de hostelería se clasifican según su naturaleza, y en
función de sus necesidades de conservación. Se clasifican en perecederos y no perecederos. Los productos
de limpieza no se incluyen en este apartado, ya que se almacenan en otra zona.
•
Productos perecederos: Necesitan frío para su conservación, y se puede distinguir entre:
- Frescos: Son aquellos que se presentan en el mercado sin ningún tratamiento previo de
conservación y se tienen que consumir en un periodo corto de tiempo. Lo constituyen frutas,
hortalizas, verduras, carnes, pescados, productos lácteos no esterilizados (quesos, yogures,
mantequilla, etc.).
-
•
Congelados: Son productos que han sido sometidos a temperaturas bajo cero para prolongar su
vida útil. Se comercializan productos muy diferentes: pescados, mariscos, carnes, verduras, etc.
Semi-conservas: Son aquellos productos que vienen envasados y preparados, que necesitan frío
para su mantenimiento, como anchoas, ahumados, etc.
Productos no perecederos: No necesitan frío para su conservación, aunque sí unas condiciones mínimas
de almacenaje.
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Conservas: Son productos enlatados o en tarros de cristal: conservas de pescado (atún, bonito,
mejillones, sardinas, etc.), vegetales (espárragos, alcachofas, guisantes, judías verdes, etc.), otros
preparados (mermeladas, frutas en almíbar, salsas embotelladas, mostazas, etc).
Otros: Especias, harinas, vinos, licores, leche en polvo, productos lácteos esterilizados, etc.
5.2.- Clasificación
Dependiendo del tipo de producto y de la temperatura de conservación el producto se va a almacenar
en determinadas zonas.
•
•
Almacenes no refrigerados: Son dependencias que deben de estar secas, bien ventiladas para evitar la
humedad y olores, con una temperatura media de 15º C. Deberán tener estanterías para colocar los
géneros. En algunos establecimientos suele ser compartido por diferentes departamentos. Suele
denominarse economato.
Almacenes refrigerados: Se dividen en zona de conservación y congelación. La zona de conservación
está provista de cámaras frigoríficas. El tamaño y número van a depender de la cantidad de género que
tenga que conservar y del volumen de trabajo de la cocina. Las cámaras de congelación dependerán su
tamaño de la cantidad de genero a congelar.
5.3.- Normas básicas para el almacenaje de productos
Existen una serie de normas básicas para la colocación de los productos en los almacenes:
•
•
•
•
•
•
Los productos nunca deberán colocarse sobre el suelo, deberán estar sobre estanterías o cajas sobre
palé.
Debe existir la suficiente separación entre los productos para que haya una buena circulación de aire.
Nunca deben colocarse las mercancías recién recibidas sobre las que llevan más tiempo.
Asegurar la rotación de los productos por el sistema FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale)
Se debe de separar los productos por su naturaleza.
Los productos de limpieza se almacenarán por separado.
5.4.- Normas para el almacenaje de productos congelados
•
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•
•
•
Comprobar en la zona de recepción si han sido transportados de manera correcta.
Comprobar los envases y verificar si son los adecuados.
Poner la fecha de recepción.
Pasarlos rápidamente al congelador.
Asegurar la rotación de los productos congelados (método FIFO).
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Abrir las puertas del congelador solo el tiempo necesario para introducir o sacar géneros, para evitar
pérdidas de temperatura.
6.- INSTRUMENTOS DE CONTROL
Son aquellos documentos internos que ayudan a controlar y verificar los gastos producidos por los diferentes
departamentos. Existen algunos documentos externos que ayudan y facilitan el control, como es el caso de los
albaranes.
6.1.- Documentos externos
•
Albarán: Es el documento que nos entrega el proveedor donde se refleja la relación de artículos que nos
suministra, con su precio por unidad, precio final, IVA, peso, datos de la empresa proveedora, etc. El
albaran nos sirve para comprobar si el pedido coincide con los géneros suministrados, y en caso de que
esté todo correcto, se firma por la persona encargada de recepcionar la mercancía, quedándose con una
copia.
6.2.- Documentos internos
•
Reporte de compras diarias: Este documento refleja el total de compras que han realizado los diferentes
departamentos en un día. Este documento se remite al departamento de compras para que lo compruebe
con los albaranes y nos ayuda a controlar el gasto de los diferentes departamentos.
•
Ficha de inventario permanente: Con este documento sabemos la cantidad de existencias que tenemos de
un producto en stock, principalmente de géneros no perecederos. Sirve como referencia para controlar el
stock máximos y mínimos.
•
Vale de pedidos: Este documento sirve como moneda de cambio en los establecimientos. En él se anota
las mercancías necesarias para el departamento, y se entregara a economato, almacén o bodega, según
proceda. Deberá ir debidamente cumplimentado, indicando artículo, cantidad, fecha, departamento de
procedencia y Dpto. de destino, firmado por el responsable del Dpto.
•
Parte de consumo diario: Sirve para controlar todas las salidas que se han producido en el área de
economato, realizadas por los vales de los diferentes dptos.
•
Medios informáticos: La informática ha ido desplazando poco a poco a los anteriores documentos,
agilizando el trabajo, y trabajando de forma simultánea con conexión directa con los Dpto. de gestión y
administración, incluso con otros dptos. Existen diferentes programas informáticos que incluirán las
siguientes prestaciones:
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Altas / bajas
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Consultas de existencias
Entradas / salidas
Emisión de documentos
Todas las anotaciones diarias pedidas
Trabaja con ficha en la pantalla
Proporciona datos estadísticos
Proporciona datos contables
Valoraciones de stock…..
6.3.- Documentos de cocina
•
Hoja de pedido a proveedores: Con este documento el jefe de cocina hace la petición de las mercancías y
géneros que necesita. Este documento se remite al Dpto. de compras y este lo centraliza y realiza la
petición a proveedores.
•
Ficha técnica del alimento: Es un documento donde se refleja las características del alimento, tales como
precio, formato, tipo, etc. Este documento es muy válido para calcular los costes de un plato determinado.
•
Escandallo: Este documento refleja el rendimiento de un producto perecedero y su precio.
•
Relevé: Es el parte de consumo de cocina, que partiendo del inventario inicial, más las entradas, se le
resta el stock final, nos da el consumo diario.
•
Comanda: Es el vale por triplicado de la petición del cliente a cocina y bodega. En la cocina se queda la
original para que el jefe realice el relevé diario, y pueda realizar el pedido del día siguiente.
•
Vales y transfer: Los vales son las peticiones de pedidos a economato, y el transfer es la petición de
géneros entre las diferentes partidas.
6.4.- Documentos de restaurante y bar
•
Hoja de pedidos a mercado o proveedores: Se realiza de la misma forma que la hoja de cocina.
•
Vales de pedido: Se reflejan los géneros que le son necesarios, y puede ir destinados a bodega,
economato, cocina, pastelería, lencería, etc.
•
Comandas: Además de ser la petición del cliente, sirve para controlar salidas y reponer mercancías,
realizar la factura a clientes o cargar la cuenta a la habitación, en caso de hotel.
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Fundamentación Bibliográfica:
Recepción y selección de materias primas y productos auxiliares
Preparación del Puesto de trabajo, Seguridad, Higiene y Salud lab oral y Condiciones Medioambientales; Guía de
Prevención de riesgos y medio ambiente para el Elaborador de Poroductos Cárnicos.
vv.aa.
Autoría
· Jose Maria Rodriguez Ares
· Cádiz,(Cádiz)
· E-MAIL: [email protected]
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