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SIIGO CONTADOR
Administración de Tareas
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
Presentación
¿Qué es Administración de Tareas?
¿Cuál es la Ruta para Definir o Crear Tareas?
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al momento de Definir una
Tarea?
5. ¿Cuál es la Ruta Para Generar Informes de la Administración de Tareas?
6. ¿Qué Datos Solicita y Cual es la Funcionalidad de Cada uno de los Informes
de Administración de Tareas?
7. ¿Qué son Tareas Predefinidas?
8. ¿Cuál es la Ruta Para verificar las Tareas Predefinidas que tiene el Software?
9. ¿Cómo se incluye el uso de las Tareas Predefinidas?
10. ¿Qué se Debe Tener en Cuenta para Realizar el Envió de Notificaciones de
las Tareas Realizadas o Atrasadas?
11. Recomendaciones Generales
Presentación
El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad, objetivo y
listados que permite generar SIIGO de acuerdo a la Administración de tareas.
ADMINISTRACION DE TAREAS
¿Qué es Administración de Tareas?
La administración de tareas es una funcionalidad de SIIGO, la cual permite a los
usuarios crear y administrar una serie de labores a realizar concernientes no
solamente a los procesos y actividades a desarrollar en el sistema, sino también a
las labores diarias a realizar por cada uno de los integrantes de la empresa, es decir
se detalla quien debe realizar la actividad y la fecha límite con que cuenta para
ejecutarla
Esta opción permite incluir en el sistema una actividad para el mismo usuario
creador de la tarea o para otros usuarios, realiza notificaciones o recordación de
fechas de ejecución de las actividades para asegurar la ejecución de las mismas.
¿Cuál es la Ruta para Definir o Crear Tareas?
Para realizar la creación de tareas existen dos rutas, las cuales son:
1. Administración de Tareas – Creación de Tareas
2. Estando ubicados en la pantalla principal – en la parte inferior izquierda – se
habilita la opción “Nueva Tarea”
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
una Tarea?
Al momento de ingresar a crear una tarea se habilita la siguiente ventana:
En ella se deben diligenciar los siguientes campos:
•
Descripción: En este campo se debe ingresar el nombre con el cual se
identificara la Tarea. El campo es obligatorio.
•
Es tarea repetitiva: Esta opción permite definir una Tarea para ser
ejecutada durante varios periodos. Al momento de seleccionar este campo
se habilitaran las siguientes opciones:

Recurrencia: Corresponde al periodo o cada cuando se debe ejecutar la
tarea (Ejemplo. Diaria, Semanal, Quincenal, etc.)

Fecha Inicial: Corresponde a la fecha de inicio en la cual se requiere que el
sistema comience a crear las tareas de forma repetitiva, el sistema por
defecto trae la fecha de la maquina
Importante:
El sistema lee la fecha de la maquina y no permite incluir fechas
anteriores a ella

Numero de Ocurrencias: Cuantas veces o durante cuantos periodos se debe
ejecutar la tarea
•
Fecha final: El sistema sugiere la fecha en la que se encuentra la máquina,
es un campo obligatorio cuando no se marca “Tarea Repetitiva”, allí se debe
digitar la fecha máxima en que se debe ejecutar la tarea.
•
Usuario: Este campo corresponde al Usuario (clave) a la cual se le está
creando la tarea y será el responsable de la ejecución de la misma. El
sistema sugiere el Usuario creador, pero es susceptible de modificar
mediante el buscador.
Importante:
El sistema trae la clave de administrador que es la creadora de la
tarea, esta puede ser modificada solo en caso de manejar claves de
usuario
•
Prioridad: Campo que permite seleccionar lo importen o urgente con que se
debe ejecutar la tarea.
•
Notificarme vía e-mail cuando esta tarea sea realizada: Este campo
debe ser marcado para generar una notificación al creador de la tarea
informando que ya ha sido ejecutada. No es obligatorio
•
Asociar a comprobantes predefinidos: Campo que permite asociar un
comprobante en el cual se realizara la contabilización, solamente si se han
definido comprobantes predefinidos; para ello se debe utilizar el icono de
búsqueda
•
Asociar a opción de menú: Al seleccionar el campo se habilita una
ventana en donde se visualiza el menú de SIIGO, permitiendo seleccionar
una opción y asociarla a la tarea; para ello se debe utilizar el icono de
búsqueda
•
Sección Observaciones: En este campo se deben registrar todos y cada
uno de los comentarios importantes para la ejecución de la tarea, de igual
forma permite adicionar más observaciones.
Al terminar de diligenciar todos los campos el usuario debe dar clic en el botón
GUARDAR, que se encuentra en la parte inferior derecha, con ello el sistema
guardará solamente los comentarios digitados sin cerrar la tarea.
Una vez diligenciados todos los campos la tarea se debe guardar con la tecla de
función F1 o el icono de la bandera, al realizar este proceso la tarea queda en
estado “En trámite”.
¿Cuál es la Ruta Para Generar Informes de la Administración
de Tareas?
La ruta para generar los informes de la Administración de Tareas es: Administración
de Tareas y allí se habilitan cada uno de los listados que se pueden generar
¿Qué Datos Solicita y Cual es la Funcionalidad de Cada uno de
los Informes de Administración de Tareas?
La administración de Tareas maneja los siguientes informes:
•
•
•
•
Informe
Informe
Informe
Informe
de
de
de
de
Tareas
Tareas
Tareas
Tareas
Creadas
Pendientes
Terminadas
Creadas y Terminadas
A continuación se describen cada uno de ellos:
1. Informe de Tareas Creadas
Este informe refleja el listado de tareas que el usuario con el cual se ingreso al
sistema ha creado hasta la fecha
Este listado detalla la descripción de la tarea, quien es el responsable se ejecutarla,
la prioridad, la fecha en la cual se finalizara su ejecución, y el estado en que se
encuentra (En trámite o Terminada)
Al dar doble clic sobre cada una de las tareas, el sistema ingresa a la definición de
la tarea, la cual permite ser repasada y modificar algunos campos solo si se es el
creador de la misma.
formac
Importante:
La información de la Tarea solo puede ser modificada por el usuario
creador de la tarea o por la clave de usuario a la cual se le asigno la
ejecución de la misma
Al ser asignado un comprobante diferido o una opción de menú al momento de
repasar la tarea y llegar a estas opciones se habilita el botón
se despliega la opción asociada
; con él
Después de guardar las observaciones y ejecutar la labor que solicita la tarea se
puede dar por terminada
2. Informe de Tareas Pendientes
Desde este listado se pueden ver las tareas que se encuentran en trámite para el
usuario (clave) con la que se está trabajando, agrupadas de acuerdo a la fecha
final, la discriminación se realiza en grupos de la siguiente forma:
•
Tareas Atrasadas: Lista las tareas cuya fecha final de ejecución es anterior
a la fecha de la maquina
•
Tareas para Hoy: Lista las tareas cuya fecha final es igual a la fecha de la
maquina
•
Tareas para esta Semana: Lista las tareas cuya fecha final está contenida
entre el lunes y el domingo de la semana en la cual se encuentra la fecha
actual de la maquina
•
Tareas para este Mes: Lista las tareas cuya fecha final está contenida
entre el primer y último día del mes en el cual se encuentra la fecha actual
de la maquina
•
Tareas Futuras: Lista las tareas cuya fecha final sea superior al último día
del mes en que se encuentra la fecha de la maquina
Esta misma información también se puede consultar estando en la pantalla principal
en la columna que se encuentra al lado izquierdo.
Una vez seleccionado algunos de estos rangos de tareas, el sistema lista las tareas
que allí se encuentren, detallando su descripción, autor, prioridad y fecha final. Las
tareas que se encuentren en rojo serán atrasadas:
Las tareas que se encuentren en negro serán las pendientes por ejecutar pero aun
tienen fecha vigente
Importante:
Al dar doble clic sobre una tarea el sistema permite repasarla y
modificarle algunos datos o incluir observaciones solo si el usuario
(clave) con el cual se está trabajando es el creador de la tarea
3. Informe de Tareas Terminadas
Como su nombre lo indica en este listado se reflejan las tareas que han sido
ejecutadas y se marcaron como terminadas, tanto del usuario (clave) con el cual se
está trabajando como de otros usuarios (claves)
Este listado describe el nombre de la tarea, el autor, la prioridad, la fecha final de
ejecución y la fecha en que se dio por terminada la tarea. Al dar doble clic el
sistema permite consultar las observaciones o comentarios registrados
4. Informe de Tareas Creadas y Terminadas
Listado que genera un resumen de las tareas creadas para cada uno de los usuarios
existentes
Importante:
Para visualizar el detalle de cada una de estas tareas, se debe dar
doble clic derecho para consultar las tareas creadas, y doble clic
izquierdo para consultar las tareas terminadas
¿Qué son Tareas Predefinidas?
Son tareas que el programa tiene preestablecidas por defecto y están listas para
usarse, no necesitan ser creadas solamente el usuario debe validar y verificar si se
ajustan a sus necesidades especificas y hacer uso de ellas modificando algún tipo
de información en caso de ser necesario.
¿Cuál es la Ruta Para verificar las Tareas Predefinidas que
tiene el Software?
Las rutas para conocer las tareas predefinidas por el software son dos y se
describen a continuación:
1. Ingresando a SIIGO después de digitar usuario, clave, año, mes y días se
habilita la siguiente ventana:
2. Estando en el programa ingresando por la ruta: Administración de Tareas –
Configuración Tareas Predefinidas
¿Cómo se incluye el uso de las Tareas Predefinidas?
Al ingresar al menú de tareas predefinidas se habilita la siguiente ventana, la cual
mostrará un listado con las tareas predefinidas y que se encuentran listas para
asignar:
Para poder activar estas tareas, basta con dar doble clic a la descripción que se
requiera utilizar, luego el sistema permitirá la modificación de algunos datos en la
definición de la tarea; en especial se siguiere confirmar el usuario que debe ejecutar la
tarea y la fecha inicial
¿Qué se Debe Tener en Cuenta para Realizar el Envió de
Notificaciones de las Tareas Realizadas o Atrasadas?
Los aspectos a tener en cuenta para el correcto funcionamiento del envió de
notificaciones de las tareas realizadas o atrasadas son:
1. Al momento de crear las claves de usuario por la Ruta: Parámetros –
Registro de Claves - Parámetros, se debe diligenciar el campo denominado
e-mail, esta información permitirá el envió de notificaciones referentes a las
tareas creadas, pendientes o ejecutadas.
2. Se debe realizar la configuración del servidor de correos, para que el envió
de notificaciones se realice de manera correcta, para ello se debe ingresar
por la ruta: Parámetros – Configuración del servidor de correo
Esta información la debe confirmar el administrador de redes de la empresa
Recomendaciones Generales
1. Si existe un Usuario (clave) que posee tareas ejecutadas relacionadas, este
no podrá eliminarse.
2. Si existe un Usuario que posee tareas pendientes por ejecutar, y no ha
tramitado ninguna tarea, si se podrá eliminar y a su vez las tareas
relacionadas.
3. El usuario creador y ejecutor podrán modificar todos los datos definidos en
una tarea que esté pendiente por ejecutar, es decir el sistema habilitará los
botones de ejecución y además debe permitir modificar cualquier dato
incluyendo el comprobante predefinido o la opción del menú.
4. Lo único que el usuario creador o ejecutor no puede modificar son los
comentarios realizados en la tarea.
5. El sistema permitirá enviar notificaciones al correo electrónico asociado a la
clave del usuario creador o responsable de la(s) tarea(s) que se encuentran
atrasadas o que hayan sido terminadas, un mensaje de recordación vía correo
electrónico. El comportamiento será el siguiente:
•
Para aquellas tareas que poseen marcado el check ¨Notificar vía email cuando la haya sido realizada”, el sistema enviara un correo
electrónico al usuario autor de la misma.
•
Al ingresar a SIIGO el sistema valida la fecha de la maquina, luego
realiza la verificación de las tareas programadas, realizando de forma
automática el envío de los correos electrónicos.
•
Cuando la fecha de la maquina sea un día posterior a la fecha final de
la tarea, el sistema de forma automática procede a enviar el correo
electrónico.
•
Todos los días se enviara un correo de las tareas atrasadas que
tengan la marca de notificar cuando este atrasada
•
El sistema por defecto siempre notificará al creador y al responsable
un día después de la fecha final de la tarea, para aquellas tareas que
no están en estado terminadas.
•
Cuando se presente el caso en el que el creador y responsable son el
mismo usuario, el sistema solo enviará una notificación.