34. Manual para la aplicaciónde la evaluación anual del

Manual para la aplicación
de la evaluación anual del
desempeño
para el personal auxiliar
judicial,
administrativo y
técnico del Organismo Judicial
Gerencia de Recursos Humanos
Unidad de Desarrollo Integral
Evaluación del Desempeño
2015
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3
II. FUNDAMENTO LEGAL ............................................................................................... 5
III. OBJETIVOS ................................................................................................................. 6
3.1. Objetivo general ....................................................................................... 6
3.2. Objetivos específicos................................................................................... 6
IV. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN .......................................................................... 8
4.1. Factores ......................................................................................................... 8
V. INSTRUCCIONES PARA EL USUARIO ..................................................................... 13
5.1 Como llenar el instrumento de evaluación del desempeño anual en
línea .......................................................................................................................... 13
5.1.1 Ingreso al Portal de Evaluación de Desempeño para Auxiliares
Judiciales, Personal Técnico y Administrativo ................................................. 13
a.Ingreso por medio de Internet. .................................................................... 13
b.Ingreso por medio de la Red. ...................................................................... 14
c. Página Principal Portal de Oficina Virtual. (Ambos casos) ..................... 15
5.1.2 Portal de Evaluación de Desempeño para Auxiliares Judiciales,
Personal Técnico y Administrativo ..................................................................... 15
a.Estructura del Portal de Evaluación de Desempeño en línea ............... 15
b.Llenar Evaluación de Desempeño en línea .............................................. 16
1.
Seleccionar Empleado a evaluar. .......................................................... 16
2.
Seleccionar la Evaluación a Realizar. .................................................... 17
3.
Pantalla de avance de la evaluación .................................................. 18
4.
Responder Preguntas ................................................................................. 20
c. Revisión de Nota Obtenida con el Empleado Evaluado ....................... 21
d.Compromisos.................................................................................................. 22
e. Cerrar la Evaluación...................................................................................... 22
f. Trámite Final .................................................................................................... 22
g.Quitar empleado ........................................................................................... 23
h. Empleado aparece en el Listado y No está físicamente en mi
Dependencia. ................................................................................................... 24
i. Solicitar empleado ........................................................................................ 24
VI. TOMAR EN CUENTA ................................................................................................ 27
6.1 Factores para tomar en cuenta........................................................... 27
a.
Período a evaluar ....................................................................................... 27
b.
Autoridad que evalúa. .............................................................................. 27
c.
Se exceptúa para la ejecución de la evaluación cuando
concurran los casos de: ...................................................................................... 27
d.
Evaluaciones para itinerantes .................................................................. 28
e.
Causas o razones justificables: ................................................................. 28
VII. PERIODICIDAD......................................................................................................... 28
VIII. RESULTADOS ............................................................................................................. 29
IX. RECEPCIÓN DE LOS RESULTADOS DE EVALUACIÓN ......................................... 30
X. INFORME DE RESULTADOS. .................................................................................... 30
XI. ACCIONES A TOMAR .......................................................................................... 31
XII. GLOSARIO................................................................................................................ 33
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
I. INTRODUCCIÓN
Los programas de la Unidad de Desarrollo Integral de la Gerencia de
Recursos Humanos del Organismo Judicial, visualiza al trabajador
como su capital más importante y por ello tienen por objetivo
incentivar a sus colaboradores en su liderazgo, talento y vocación
institucional a efecto puedan ser promotores de su propia superación
y ser participes del desarrollo de la institución. Para lograrlo, es
necesario crear un contexto laboral en el que:
a. Se permita al trabajador identificarse con el Organismo
Judicial.
b. Se dé participación al trabajador en la solución de problemas
y se le reconozca por sus logros.
c. Se proporcionen al trabajador oportunidades de aprendizaje y
mejora lo que le permitirá desarrollarse en forma integral.
d. Se establezcan las condiciones para que el trabajo en equipo
sea parte de su forma de vida dentro de la Institución.
e. Se atienda y responda a las necesidades del colaborador
individualmente.
f. Se cree un ambiente de confianza y respeto.
g. Se creen las condiciones para que pueda desarrollar una
carrera institucional.
El Organismo Judicial pretende, a través de la evaluación del
desempeño fomentar una cultura de retroalimentacion y aprendizaje
continuo. Asi como colaborar con los trabajadores a efecto tengan el
soporte cientifico para conocer, superar e incrementar los niveles de
desempeño y desarrollo personal a través de la capacitación
periódica, de acuerdo a las necesidades detectadas, dando como
resultado un incremento en habilidades y conocimiento asi como un
mejor servicio al usuario.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
Este Manual se refiere específicamente a la evaluación del
desempeño de auxiliares judiciales, trabajadores administrativos y
técnicos del Organismo Judicial.
La evaluación del desempeño pretende dar a conocer a la persona
evaluada, cuáles son sus fortalezas y cuáles son los aspectos que
requieren un plan de mejoramiento o acciones enfocadas hacia el
crecimiento y desarrollo continuo, tanto personal como profesional,
para impactar sus resultados de forma positiva.
Entonces podemos decir que la Evaluación del Desempeño Anual
constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del
empleado, durante el tiempo calendario. Cuando el desempeño es
satisfactorio o excede lo esperado debe ser reconocido. De manera
similar, si el desempeño es deficiente, se tomarán las acciones
necesarias para mejorar el rendimiento del empleado.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
II. FUNDAMENTO LEGAL
El fundamento legal para la aplicación de la evaluación
del desempeño se encuentra en el artículo 23 de la Ley
de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 29 y 34
del Reglamento General de la misma Ley. En donde
literalmente norma:
Articulo 23. Sistema de evaluación del desempeño. Se establece un
sistema obligatorio de evaluación del desempeño de los empleados
judiciales, que consiste en la calificación justa y objetiva de sus
servicios con el objeto de determinar su eficiencia y rendimiento
laboral. Esta evaluación se deberá realizar al menos una vez al año.
Los resultados de la evaluación se tomarán en cuenta para los
ascensos, traslados incrementos salariales, cursos de capacitación y
remociones.
Artículo 29: Carácter y extensión. Quien ocupe un puesto dentro del
servicio de oposición, estará sujeto a un periodo de prueba
ininterrumpido de tres meses, si se trata de primer ingreso y de dos
meses en caso de ascenso, contados a partir de la fecha de toma de
posesión del cargo.
La Gerencia de Recursos Humanos del Organismo Judicial cuenta
con un sistema de Evaluación que se realiza al trabajador al terminar
su período de prueba, el cual puede ser de tres meses en caso de
primer ingreso con nombramiento regular y dos meses en caso de
ascenso.
Además es necesario observar el desempeño del trabajador a través
de una evaluación periódica que permita determinar su rendimiento
y las herramientas que lo ayudarán a superarlas en caso que este no
sea satisfactorio. Así también, afianzar un compromiso con el
empleado para su mejora constante y el servicio prestado al usuario
interno y externo.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
III. OBJETIVOS
3.1. Objetivo general
Fomentar el buen desempeño laboral, a través de la evaluación de
varios aspectos indispensables del puesto de trabajo, propiciando el
desarrollo laboral y profesional de los empleados, estableciendo una
cultura de aprendizaje y mejora continua, que permitan contribuir a
la administración de justicia.
3.2. Objetivos específicos
a. Mostrar los aspectos del rendimiento del trabajador tanto
positivos como los que necesitan superarse y que deben
ser reforzados en cada puesto específico.
b. Afianzar un compromiso con el trabajador que lo incentive
a mejorar su rendimiento y que éste sea constante.
c. Tomar en cuenta los resultados de la evaluación del
desempeño como fuente para la detección de
necesidades de capacitación para la organización de
cursos
de
capacitación,
incrementos
salariales,
promociones, traslados y remociones.
d. Fomentar una cultura de aprendizaje y mejora continua a
través de la capacitación periódica.
e. Incentivar al empleado a continuar desempeñándose de
manera eficiente cuando los resultados son satisfactorios.
f. Cumplir con el Artículo 23 de la Ley de Servicio Civil del
Organismo Judicial.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
A continuación se listan aspectos a considerar para evaluar
correctamente el desempeño de los trabajadores a su cargo, los
cuales son explicados en el Glosario de este manual.
a. Objetividad
b. Validez
c. Transparencia
Los errores que se deben evitar al momento de evaluar el desempeño
de los trabajadores se encuentran detallados en el Glosario.
a. Error del criterio.
b. Error del prejuicio.
c. El efecto del halo.
d. Sobre énfasis en un comportamiento reciente.
e. Evaluación bonancible, rígida y de tendencia central.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
IV. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
a. Instrumento evaluación del desempeño anual para auxiliares
judiciales
b. Instrumento de evaluación del desempeño anual para oficial
intérprete
c. Instrumento de evaluación del desempeño anual a nivel
gerencial
d. Instrumento de evaluación del desempeño anual para
trabajadores operativos, administrativos y técnicos
El método utilizado se basa en un juicio valorativo entre los aspectos
generales de desempeño y comportamiento general requerido para
el correcto y adecuado rendimiento.
4.1. Factores
Los factores a evaluar son diversos y han sido seleccionados,
tomando en consideración la necesidad y naturaleza del servicio de
la institución. Se desglosa cada uno de ellos para describir los
comportamientos del empleado. De tal forma que permitan a los
jefes evaluar en forma objetiva a los trabajadores a su cargo.
a. Factores del instrumento evaluación del desempeño anual
para auxiliares judiciales
I. DESEMPEÑO GENERAL
1. Conocimientos jurídicos específicos en el puesto
2. Cumplimiento de labores
3. Esmero en su desempeño
4. Calidad de ejecución del trabajo
5. Compromiso con el trabajo
6. Nivel de supervisión requerida
7. Seguimiento de instrucciones
8. Iniciativa
9. Responsabilidad
10. Trabajo en equipo
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
II. SERVICIO:
11. Actitud hacia los demás
12. Situaciones difíciles con el usuario
13. Solidaridad
14. Espíritu de servicio
III. NORMAS ÉTICAS
15. Disciplina y Conducta
16. Reserva y discreción
IV. ACTITUDES
17. Puntualidad
18. Asistencia
19. Apariencia personal y vestimenta
20. Orden y Limpieza
V. COMUNICACIÓN
21. Habilidad de transmitir información
22. Habilidad para escuchar a los usuarios
VI. CARGAS DE TRABAJO
23. Eficiencia
24. Responsabilidad
25. Ejecución del trabajo en el tiempo estipulado
VII. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO
26. Función principal 1
27. Función principal 2
28. Función principal 3
b. Factores instrumento de evaluación del desempeño anual
para oficial intérprete
I. DESEMPEÑO GENERAL
1. Conocimientos específicos en el puesto
2. Cumplimiento de labores
3. Esmero en su desempeño
4. Calidad de ejecución del trabajo
5. Compromiso con el trabajo
6. Nivel de supervisión requerida
7. Seguimiento de instrucciones
8. Iniciativa
9. Responsabilidad
10. Trabajo en equipo
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Evaluación del Desempeño
II. SERVICIO:
11. Actitud hacia los demás
12. Situaciones difíciles con el usuario
13. Solidaridad
14. Espíritu de servicio
III. NORMAS ÉTICAS
15. Disciplina y Conducta
16. Reserva y discreción
IV. ACTITUDES
17. Puntualidad
18. Asistencia
19. Apariencia personal y vestimenta
20. Orden y Limpieza
V. COMUNICACIÓN
21. Habilidad de transmitir información
22. Habilidad para escuchar a los usuarios
VI. CARGAS DE TRABAJO
23. Eficiencia
24. Responsabilidad
25. Ejecución del trabajo en el tiempo estipulado
VII. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO
26. Función principal 1
27. Función principal 2
c. Factores instrumento de evaluación del desempeño anual a
nivel gerencial
I. DESEMPEÑO GENERAL
1. Conocimientos generales del trabajo
2. Desempeño especifico en el puesto
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Evaluación del Desempeño
II. HÁBITOS EN EL TRABAJO
3. Planeación Estratégica
4. Liderazgo
5. Toma de decisiones
6. Resolución de problemas
7. Organización del trabajo
8 Dirección de equipos de trabajo
9. Integración de personal
10. Orientación a resultados
11. Control de trabajo
12. Trabajo en equipo
III. NORMAS ÉTICAS
13. Disciplina y conducta
14. Reserva y discreción
15. Actitud hacia los demás
IV. ACTITUDES
16. Puntualidad
17. Asistencia
18. Apariencia personal y vestimenta
d. Factores instrumento de evaluación del desempeño anual
para trabajadores operativos, administrativos y técnicos
I. DESEMPEÑO GENERAL
1. Conocimientos jurídicos específicos en el puesto
2. Cumplimiento de labores
3. Esmero en su desempeño
4. Calidad de ejecución del trabajo
5. Compromiso con el trabajo
6. Nivel de supervisión requerida
7. Seguimiento de instrucciones
8. Iniciativa
9. Responsabilidad
10. Trabajo en equipo
~ 11 ~
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Evaluación del Desempeño
II. SERVICIO:
11. Actitud hacia los demás
12. Situaciones difíciles con el usuario
13. Solidaridad
14. Espíritu de servicio
III. NORMAS ÉTICAS
15. Disciplina y Conducta
16. Reserva y discreción
IV. ACTITUDES
17. Puntualidad
18. Asistencia
19. Apariencia personal y vestimenta
20. Orden y Limpieza
V. COMUNICACIÓN
21. Habilidad de transmitir información
22. Habilidad para escuchar a los usuarios
VI. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO
23. Función principal 1
24. Función principal 2
25. Función principal 3
4.2. Rango de ponderación
a. Rango de Ponderación
EXCELENTE
10 puntos
BUENO
de 7 a 9 puntos
REGULAR
de 4 a 6 puntos
DEFICIENTE
de 1 a 3 puntos
b. Rango de Ponderación Punteo Final del Instrumento de
Evaluación del Desempeño Anual
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
90-100 puntos
De 80 a 89.9 puntos
De 0 a 69.9 puntos
Cumple en forma
eficiente con los
requerimiento del puesto
Cumple con los requerimientos
que el puesto necesita cubrir.
De 70 a 79.9 puntos
Cumple con los
requerimientos mínimos para
el desempeño del puesto y
puede mejorar en los
factores que necesita.
~ 12 ~
No cumple con los
requerimientos mínimos
para el desempeño del
puesto.
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Evaluación del Desempeño
V. INSTRUCCIONES PARA EL USUARIO
5.1
Como llenar el instrumento de evaluación del desempeño
anual en línea
5.1.1 Ingreso al Portal de Evaluación de Desempeño para
Auxiliares Judiciales, Personal Técnico y Administrativo
a.
Ingreso por medio de Internet.
Esta opción aplica únicamente para dependencias que
tiene conexión de internet por medio de Modem
inalámbrico.
• Ingresar a la página del Organismo Judicial
(www.oj.gob.gt).
• En la esquina superior derecha hacer click en
“Identificarse”.
• Al dar click aparece una ventana en la que debe
ingresar el usuario y contraseña OJ, seguido hacer click
en “Iniciar sesión”.
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Evaluación del Desempeño
• En el lado derecho de la página busque la imagen de
Oficina Virtual.
• Al dar click aparece una ventana en la que debe
ingresar el usuario y contraseña OJ.
Ejemplo: OJ\usuario, SANTAROSA\usuario.
b.
Ingreso por medio de la Red.
Esta opción aplica únicamente para dependencias que
tienen conexión de Red.
• Ingresar
a
la
siguiente
dirección:
http://sharepointprod/Formularios/OficinaVirtual/Site
Pages/Oficina.aspx
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Evaluación del Desempeño
c.
Página Principal Portal de Oficina Virtual. (Ambos
casos)
Habiendo ingresado al portal de formularios utilizando los
criterios de la sección anterior, tendrá acceso a la
siguiente pantalla:
5.1.2 Portal de Evaluación de Desempeño para Auxiliares Judiciales,
Personal Técnico y Administrativo
a. Estructura del Portal de Evaluación de Desempeño en
línea
~ 15 ~
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Evaluación del Desempeño
b. Llenar Evaluación de Desempeño en línea
• Inicia haciendo click en Agregar Nuevo Elemento y
podrá ver:
• Al haber dado click, podrá observar la pantalla
donde de manera automática muestra sus datos
nominales, tales como su nombre, puesto,
dependencia funcional, departamento y municipio.
5.1.3 Seleccionar Empleado a evaluar.
• Cabe mencionar que en esta pantalla le mostrará el
listado de empleados de la dependencia funcional a la
que presta sus servicios y que no han sido evaluados en
el período de evaluación vigente. Haga click sobre la
lista de opciones (Nombre Completo del Empleado a
Evaluar) y seleccione el que necesita.
~ 16 ~
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5.1.4 Seleccionar la Evaluación a Realizar.
• Cuando selecciona el empleado que necesita evaluar,
al lado derecho se muestra la lista de opciones
(Evaluación a Practicar), tome en cuenta que
dependiendo del puesto del empleado a evaluar, le
muestra la evaluación a realizar.
~ 17 ~
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Evaluación del Desempeño
• En este momento podrá observar el botón “Generar”
5.1.5 Pantalla de avance de la evaluación
• Ahora seleccione el factor a evaluar.
~ 18 ~
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Evaluación del Desempeño
• Seguido seleccione el instrumento a llenar.
• De manera automática observará las preguntas que
debe responder.
~ 19 ~
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5.1.6 Responder Preguntas
• Haga click a la pregunta que necesita responder.
• En la parte de abajo aparece la pregunta, así como
una guía de lo que debe evaluar en la misma.
• A la derecha se tienen las opciones de respuesta,
seleccione la que considera justa.
**Esta acción debe repetirla hasta terminar de contestar
todas las preguntas de cada factor.
~ 20 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
• Habiendo seleccionado la respuesta, la pantalla de
manera automática muestra la respuesta que
seleccionó. Así como el avance de la evaluación y el
avance de cada factor.
5.1.7 Revisión de Nota Obtenida con el Empleado Evaluado
• Al momento de terminar de responder todas las
preguntas, la pantalla mostrará el porcentaje de
avance al 100%, de manera automática mostrará la
nota obtenida resumida por factor.
~ 21 ~
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Evaluación del Desempeño
• Al revisar la información con el empleado evaluado la
información, es posible que sea necesario realizar un
cambio a alguna respuesta, de ser así debe seleccionar
la pregunta que necesita cambiar realizando el mismo
procedimiento que utilizó para llenarla por primera vez y
seleccionar la respuesta que necesita.
5.1.8 Compromisos
• Al finalizar la evaluación, se habilita el cuadro donde
debe ingresar plazo de compromisos y mejora de los
factores o preguntas donde se obtuvo baja
ponderación.
** Recuerde que esto debe
ser consensuado con el trabajador evaluado.
• Se selecciona la pregunta a la que vamos a ingresarle
el plazo medido en meses. Seguido haga click en el
botón “G”. Esta actividad debe realizarla hasta finalizar
de poner plazo a las preguntas con baja ponderación.
Al terminar, se activa el botón de “Cerrar Evaluación”
5.1.9 Cerrar la Evaluación.
• Después de revisar las notas con el evaluado y al estar
de acuerdo con ella, se procede a presionar el botón
“Cerrar Evaluación”. Recuerde al presionar “Cerrar
Evaluación” no se pueden realizar cambios a la misma.
5.1.10
Trámite Final
• Debe imprimir el certificado de evaluación, el cual
debe ser firmado por el evaluador como por el
evaluado, así como debe contener el visto bueno del
Jefe de la Dependencia, sellarla y enviar la original a la
Unidad de Desarrollo Integral.
~ 22 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
5.1.11
i.
Quitar empleado
Haga clic en “agregar nuevo elemento” y busque al
empleado que no evaluará.
ii.
Al seleccionarlo en la pantalla se habilita el botón “Quitar
Empleado”, presiónelo.
iii.
Seguido escoja el motivo por el cual no se le practicará la
evaluación y presione nuevamente “Quitar Empleado”
~ 23 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
iv.
6
Al revisar el listado de empleados ya no aparecerá como
pendiente.
Empleado aparece en el Listado y No está físicamente en mi
Dependencia.
• La acción que debe realizar dentro del sistema es “Quitar
Empleado”, para ello debe seleccionar al empleado y
presionar el botón quitar empleado.
• Seguido debe categorizar el motivo por el cual está
quitando el empleado de su dependencia y presionar
quitar empleado.
7
Solicitar empleado
• Haga clic en “agregar nuevo elemento”
**Para buscar a un empleado que no aparece en el listado y si debo
evaluarlo.
~ 24 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
• Debe presionar el botón “solicitar empleado” e ingresar los
nombres y apellidos para buscar al empleado.
• Realizadas esta acción verá un listado de empleados que
coinciden con el nombre ingresado, escoja el que
necesita y presione solicitar empleado y ahora aparecerá
en el listado de empleados a evaluar.
** En este momento no queda más que esperar a que la Unidad de
Desarrollo Integral le de la pronta respuesta.
• Al recibir la notificación que su solicitud ha sido tramitada,
debe iniciar nuevamente dándole clic al botón “agregar
nuevo elemento” y proceder a evaluar.
~ 25 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
Recuerde que el trabajador y el jefe inmediato tienen la obligación
de llenar, revisar y firmar los datos presentados para mantener una
buena comunicación y retroalimentación. Así como el juez o jefe de
la dependencia deben de firmar con el visto bueno.
Luego de analizar sus resultados,
necesito que ambas, firmemos su
evaluación del desempeño por
favor….
~ 26 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
6.1
VI. TOMAR EN CUENTA
Factores para tomar en cuenta
a. Período a evaluar
El período por el cual se evaluará al empleado (a) será
como mínimo de los últimos tres meses a la fecha en que
se está aplicando la ponderación.
b. Autoridad que evalúa.
• los secretarios de juzgados, tribunales y salas de la
corte de apelaciones y tribunales de igual
categoría, evaluarán a los oficiales, notificadores,
comisarios,
auxiliares
de
mantenimiento,
taquígrafas, trabajadores sociales y psicólogos que
presten sus servicios en las dependencias.
• los jueces y los magistrados presidentes de las salas
de la corte de apelaciones y tribunales de igual
categoría, evaluarán a los secretarios;
• los jefes inmediatos (secretarios de Corte Suprema
de Justicia y de Presidencia del Organismo Judicial,
subsecretarios, gerentes, subgerentes, delegados
regionales, coordinadores, jefes de departamento o
jefes con personal a su cargo) al personal a cargo
de su dependencia.
c. Se exceptúa para la ejecución de la evaluación
cuando concurran los casos de:
• Ausencia de secretario titular, no haya secretario
interino nombrado, el tiempo de funciones del
secretario interino sea menor a tres meses será el
juez o magistrado presidente quien evaluará al
personal.
• Ausencia del jefe inmediato titular, no haya jefe
interino nombrado, el tiempo de funciones del jefe
interino sea menor a tres meses, será la persona cuyo
cargo es el inmediato superior al del jefe ausente,
quien evaluará al personal.
~ 27 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
d. Evaluaciones para itinerantes
Los empleados(as) itinerantes serán evaluados(as) por
la dependencia en la que se están desempeñando;
siempre y cuando tengan cumplidos tres meses como
mínimo en esa dependencia.
e. Causas o razones justificables:
Las causas o razones por las cuales, no pueda ser
evaluado algún trabajador o trabajadora del
Organismo Judicial, en el momento requerido
conforme lo planificado y ordenado a través del
cronograma para la aplicación de la evaluación del
desempeño, establecido por la Unidad de Desarrollo
Integral, son las siguientes:
• Personal de primer ingreso: quién se encuentre
dentro del período de prueba.
• Personal con ascenso laboral reciente: quién se
encuentre dentro del período de prueba.
• Personal que se encuentre con goce de: permiso,
algún tipo de licencia, período vacacional,
suspendido por el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social o por la Unidad de Régimen
Disciplinario.
Las
personas
que
queden
contempladas dentro de estas categorías o dentro
del
inciso
“c”,
deberán
ser
evaluadas
inmediatamente a su retorno.
VII. PERIODICIDAD
La Gerencia de Recursos Humanos, a través de la Unidad
de Desarrollo Integral, programará las fechas de
evaluación y hará del conocimiento de cada Jefe inmediato la fecha
que corresponde a su dependencia y el plazo para evaluar al
personal. De no acatar esta instrucción, esta Unidad informará a la
autoridad correspondiente para que tome las medidas administrativa
que considere pertinente.
~ 28 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
VIII. RESULTADOS
De conformidad con el Artículo 37 de la Ley de
Servicio Civil inciso f), es derecho de los empleados y
funcionarios del Organismo Judicial, conocer el
resultado de las evaluaciones periódicas de su
desempeño, orientadas a la mejora de su eficiencia y
eficacia en el puesto.
Artículo 23 de la Ley de Servicio Civil, Los resultados de la evaluación
se tomarán en cuenta para los ascensos, traslados incrementos
salariales, cursos de capacitación y remociones.
Es deber del jefe inmediato revisar, no discutir, junto al empleado los
resultados obtenidos en cada aspecto y firmar ambos de
conformidad el punteo final de cada factor. De la misma forma, el
trabajador tiene la obligación de comprometerse a mejorar su
desempeño en un lapso de tiempo determinado por ambas partes
(empleado-jefe inmediato) los aspectos calificados con baja
ponderación.
Lo he mandado a llamar para
que revisemos su evaluación
del desempeño.
~ 29 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
IX. RECEPCIÓN DE LOS RESULTADOS DE EVALUACIÓN
a. El Jefe de cada dependencia tendrá un plazo para evaluar a
su personal. Los resultados serán enviados automáticamente a
la Unidad de Desarrollo Integral al
momento que haga click en el botón
“CERRAR EVALUACIÓN”. El Jefe de la
Dependencia es responsable de
evaluar a su personal en las fechas
indicadas y enviar a la Unidad de Desarrollo Integral la hoja
resumen de la evaluación con las firmas correspondientes. Así
como con el sello de la dependencia; y Vo.Bo. del Juez en el
caso de las dependencias judiciales.
X. INFORME DE RESULTADOS.
La Unidad de Desarrollo Integral remitirá a la Gerencia
de Recursos Humanos, los resultados de la evaluación
del desempeño de todos los empleados (as) judiciales
y administrativos que hayan sido evaluados de
acuerdo a la programación establecida. A su vez, la
Gerencia de Recursos Humanos lo remitirá a la Autoridad Superior y a
la Unidad de Capacitación Institucional, para utilizarse de
herramienta para la calendarización de capacitaciones, y que
puedan elaborar Diagnósticos de Necesidades de Capacitación
específicas por puesto, por ramo y por área, así como para la
planificación de los cursos que sirvan para reforzar los conocimientos
de cada trabajador (a). Así mismo la Unidad de Desarrollo Integral
enviará por correo electrónico o de manera física al evaluador, el un
informe en el cual se indica el resultado promedio que obtuvo la
dependencia, así como las cartas de felicitación o exhortación de
cada evaluado.
~ 30 ~
Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
XI. ACCIONES A TOMAR
La Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 23 indica que
los resultados de la evaluación del desempeño serán tomados en
cuenta para ascensos, traslados, incrementos salariales, cursos de
capacitación y remociones. Las acciones a tomar en los diferentes
casos serán:
a. En caso de un desempeño “Excelente” 90-100
puntos: Carta de felicitación de la Gerencia de
Recursos Humanos. Servirá como insumo en los
proceso de ascensos, traslados y permutas.
Además, se enviará listado de los trabajadores
que obtengan un Desempeño Excelente a la
Comisión que integra el Sistema de Integridad Institucional
(SIIOJ), en donde se definirá la forma de reconocer la
excelencia a los trabajadores.
b. En caso de un desempeño “Bueno” 80 a 89:
Carta exhortando al trabajador a no bajar su
rendimiento sino a mejorarlo y la posibilidad
de ser tomado en cuenta para ascensos,
traslados y permutas.
c. En caso de un desempeño “Regular” 70 a 79:
Carta de aviso para mejorar su rendimiento en
un plazo de un año, fecha en que se aplicará la
nueva evaluación. La Escuela de Estudios
Judiciales se encargará de programar los cursos
a los cuales debe de asistir.
d. En caso de un desempeño “Deficiente” 0 a 69.
Se enviará carta exhortándolo a asistir con
prontitud y seriedad a las capacitaciones que
programará la Escuela de Estudios Judiciales
para mejorar su desempeño y las áreas con
oportunidad de mejora. Asimismo, la Unidad de Desarrollo
Integral realizará seguimiento personalizado a cada empleado.
En caso que el trabajador; por tercera vez no apruebe la
evaluación procederá a informar a la unidad competente.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
Recuerde que…
La evaluación del desempeño anual
pretende fomentar el buen rendimiento
laboral, con dedicación y espíritu de
servicio en el trabajador, a través de
reconocer el trabajo bien hecho y reforzar
el desempeño susceptible de mejora.
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Organismo Judicial
Evaluación del Desempeño
XII.
GLOSARIO
a. Desempeño: Se refiere al grado o medida en que un
trabajador alcanza los objetivos encomendados con la debida
eficiencia y eficacia.
b. Desempeñarse: Significa cumplir con las responsabilidades y
funciones encomendadas. Esto implica hacer aquello que se
está obligado a hacer en el puesto de trabajo e involucra
actitudes, valores, saberes y habilidades que se encuentran
interiorizados en cada persona e influyen en su manera de
actuar. Puesto que las actitudes, valores, conocimientos y
habilidades se construyen, se asimilan y desarrollan, cada
persona puede proponerse el mejoramiento de su rendimiento
y el logro de niveles cada vez más altos.
c. Evaluación del desempeño: Se puede definir como: “Un
sistema que permite apreciar y ponderar el grado o medida en
que una persona desarrolla su trabajo”.
Evaluar el desempeño de una persona significa apreciar el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, así como el
rendimiento y los logros obtenidos, de acuerdo con el cargo
que ejerce, durante un tiempo determinado y de conformidad
con los resultados esperados por la institución.
d. Objetividad: Significa que un criterio de desempeño debe ser
independiente de los gustos, prejuicios e interés de la persona
que evalúa.
Se debe Identificar diferentes fuentes (vivenciales y
documentales) para generar la información y las evidencias,
sobre las cuales se basa el juicio de valor acerca del
desempeño del personal a evaluar.
Prescindir de criterios subjetivos en las valorizaciones asignadas.
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Evaluación del Desempeño
e. Validez: La evaluación hecha debe retratar lo más fielmente
posible la efectividad o inefectividad en el desempeño del
trabajador evaluado.
Se debe evaluar, de acuerdo
responsabilidades del evaluado.
con
las
funciones
y
Distribuir razonablemente las valorizaciones en diferentes
criterios que permita distinguir adecuadamente, mediante su
calificación de desempeños: Excelente, Bueno, Regular,
Deficiente.
f. Transparencia: Debe darse a conocer al personal, los criterios,
instrumento y procedimientos de evaluación contenidos en
este manual.
Debe establecer claramente el período que se va a evaluar. Y
procurar una comunicación abierta y de confianza entre el
evaluado y su jefe inmediato. El jefe inmediato debe jugar un
rol de apoyo a fin de ayudar a los evaluados a pasar de una
situación actual a otra de mejor desempeño, y lograr que el
evaluado adopte una actitud positiva a las sugerencias que
surjan de la evaluación.
g. Error del criterio: Se da cuando el evaluador le asigna mayor
ponderación e importancia a un estándar o expectativa,
dependiendo de la propia percepción de la persona que
están evaluando. Por lo que se recomienda que las
evaluaciones se basen en criterios uniformes y justos
previamente establecidos.
h. Error del prejuicio: Se da cuando el evaluador toma en cuenta
sus propios conceptos, opiniones, creencias acerca de la
persona por evaluar, pero que carece de fundamento. Ej.:
Prejuicios respecto al sexo, color, raza, religión, edad, estilo del
vestuario etc.
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i. El efecto del halo: Se da cuando se pone una calificación alta
o baja a la persona evaluada, basándose en una de sus
características personales o de otras personas del mismo
grupo, es decir, en algo que a él le gusta o le disgusta.
j. Sobre énfasis en un comportamiento reciente: Se da cuando el
jefe inmediato del trabajador califica la actitud positiva o
negativa que se ha generado en el momento o días antes de
realizar la evaluación, sin tomar en cuenta todo el período al
cual corresponde la evaluación. Ejemplo: evaluar solamente lo
ocurrido el último mes o la última semana. Si la persona
evaluada cometió un error en esa semana, es mal evaluado
aunque todo el año haya sido eficiente.
k. Evaluación bonancible: Cuando la evaluación se hace de una
manera proteccionista, paternalista y demasiado empática,
por lo tanto, todos los factores por evaluar los ve positivos.
l. Evaluación Rígida: Cuando el evaluador no ve nada positivo
en la persona a evaluar y cree que solo su criterio cuenta.
m. Evaluación de Tendencia central: Cuando el evaluador
adopta una posición de término medio a la hora de calificar,
con el propósito de no complicarse ni meterse en problemas.
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