PC001-MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS

Cód:
Versión: 01
Fecha: 08/11/2014
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
Elaborado por:
____________________________
ING. RONEY ARMANDO SUAREZ
Revisado por:
____________________________
DR. CARLOS JULIO ARIZMENDI
Cód:
Versión: 01
Fecha: 08/11/2014
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
Índice de contenido
OBJETIVO .......................................................................................................... 3
ALCANCE .......................................................................................................... 3
BASE LEGAL ...................................................................................................... 3
DEFINICIONES .................................................................................................. 3
FLUJOGRAMA ................................................................................................... 5
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................... 6
REGISTROS…………………………………………………………………………….7
HISTORIA DE LAS VERSIONES……………………………………………………..7
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
OBJETIVO
Indicar el método adecuado para el procedimiento de solicitud, realización y registro de
mantenimientos correctivos para equipos biomédicos través del software SIMEBI.
ALCANCE
Aplica al personal asistencial y administrativo para el procedimiento de solicitud, realización y
registro de mantenimientos correctivos para equipos biomédicos través del software SIMEBI.
BASE LEGAL
−
−
−
−
−
Decreto 1769 (1994): Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios,
permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso
humano.
Decreto 4725 (2005): Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios,
permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso
humano.
Decreto 1011 (2006): Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Resolución 1043 (2006): Por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir
los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus servicios e implementar el
componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención y se dictan
otras disposiciones.
Ley 527 de 1999 (agosto 18): Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
DEFINICIONES
-Equipo Biomédico: Dispositivo médico para uso humano: Se entiende por dispositivo médico
para uso humano, cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro
artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes,
partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación,
propuesta por el fabricante para su uso en:
a) Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad;
b) Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento, alivio o compensación de una
lesión o de una deficiencia;
c) Investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un
proceso fisiológico;
d) Diagnóstico del embarazo y control de la concepción;
e) Cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el
cuidado del recién nacido;
f) Productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.1
1
http://www.minsalud.gov.co/salud/Paginas/Dispositivos-Medicos-y-Equipos-Biomedicos.aspx
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
-Mantenimiento Hospitalario: Proceso que integra un conjunto de procedimientos técnicos y
administrativos diseñados para prevenir averías, mantener, mejorar y restablecer la
infraestructura y la dotación hospitalaria a su estado normal de funcionamiento.2
-Mantenimiento Correctivo: Es el trabajo realizado sobre un equipo o una parte de este para
restaurar su estado operacional. No es planificado, se lleva a cabo a partir del reporte que hace
el usuario (su operador) o personal que realiza el mantenimiento programado.
-Software: Programas de computador que apoyan el procesamiento de la información.
-SIMEBI: Sistema de Información Mantenimiento Equipo Biomédico.
-Firma electrónica: Es el conjunto de datos almacenados en un soporte de hardware e
identifica al firmante, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.
2
MINISTERIO DE SALUD COLOMBIANO. Decreto 1769. 1994. Artículo VII. Pág.
1
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
FLUJOGRAMA
SERVICIO SOLICITANTE
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
INCIO
1. DETERMINAR
DAÑO EN EQUIPO
BIOMEDICO
2. ELABORAR EN SIMEBI
REQUERIMIENTO DE
SERVICIO
3. VERIFICAR EN SIMEBI
SOLICITUD Y CONFIRMAR
CON EL RESPONSABLE
4. REALIZAR EVALUACION
DEL EQUIPO EN BASE A
REQUERIMIENTO
Si
No
¿EQUIPO EN
GARANTIA?
5. PROCEDIMIENTO
APLICACIÓN DE
GARANTIAS
Si
¿EQUIPO
REPARABLE?
6. INFORMAR AL JEFE
DEL SERVICIO PARA
ACTIVAR PLAN DE
CONTINGENCIA
No
8. INFORMAR AL JEFE
DEL SERVICIO PARA
ACTIVAR PLAN DE
CONTINGENCIA
FIN
7. REALIZAR
REPARACIÓN Y
REGISTRO DEL SERVICIO
EN SIMEBI
Si
9. SOLICITAR LOS
SERVICIOS Y
REPUESTOS
NECESARIOS PARA LA
REPARACIÓN
¿EQUIPO
REPARABLE?
10. REALIZAR
REPARACION Y
REGISTRO DEL SERVICIO
EN SIMEBI
No
11. INFORMAR AL
JEFE DEL SERVICIO
PARA INICIAR
PROCESO DE BAJA
12. REALIZAR
REGISTRO DEL
SERVICIO EN SIMEBI
11. CERTIFICAR
REALIZACION DEL
SERVICIO EN SIMEBI
FIN
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Determinar daño El personal responsable del equipo determina que -Personal
en equipo
existe un mal funcionamiento y no tiene las responsable del
biomédico
competencias para su reparación.
equipo.
2.
Elaborar
SIMEBI
requerimiento
servicio.
en Se ingresa al módulo de Solicitud de servicios - Jefe del Servicio
técnicos en SIMEBI y se realiza la solicitud de
de servicios técnicos diligenciando los campos del
formulario para por último guardar los datos.
3.
Verificar
en
SIMEBI solicitud y
confirmar con el
responsable
Se ingresa al módulo de Solicitud de servicios
técnicos en SIMEBI para revisión completa de la
solicitud a partir del mensaje de alarma recibido, y
se confirma con el responsable del equipo la
disponibilidad de su asistencia.
- Coordinador de
Mantenimiento /
Personal de
mantenimiento
4.
Realizar
evaluación
del
equipo en base a
requerimiento
Desplazarse hasta el servicio de ubicación del -Personal de
equipo y realizar revisión técnica en base al mantenimiento
requerimiento recibido y a los protocolos de
evaluación definidos para el equipo.
5.
Procedimiento En el caso de que el equipo aún se encuentre en - Coordinador de
aplicación
de período de garantía, iniciar el proceso de Mantenimiento
garantías
comunicación con el proveedor para el desarrollo
del respectivo trámite.
6. Informar al jefe
del servicio para
activar plan de
contingencia
En el caso de traslado del equipo para efectos de - Coordinador de
garantía se debe informar al jefe del servicio, para Mantenimiento
conjuntamente activar el plan de contingencia para
el reemplazo provisional del equipo.
7.
Realizar
reparación
y
registro del servicio
en SIMEBI
Si el equipo no está en garantía y es viable su -Personal de
pronta reparación, realizarla de acuerdo a los mantenimiento
protocolos técnicos del equipo y enseñarle al jefe
del
servicio
su
correcto
funcionamiento;
posteriormente en el módulo de Servicios Técnicos
en
SIMEBI se registra el servicio técnico
diligenciando los campos del formulario y por último
guardar los datos.
8. Informar al jefe
del servicio para
activar plan de
contingencia
En el caso de no ser viable realizar la reparación - Coordinador de
pronta del equipo se debe informar al jefe del Mantenimiento
servicio, para conjuntamente activar el plan de
contingencia para el reemplazo provisional del
equipo mientras se pueda y trasladar el equipo al
área de talleres de mantenimiento.
9. Solicitar los
servicios y
Solicitar al área de compras la adquisición de los - Coordinador de
repuestos necesarios y/o solicitar al proveedor Mantenimiento
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Fecha: 08/11/2014
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
repuestos
correspondiente
necesarios para la reparación.
reparación
su
apoyo
técnico
RESPONSABLE
para
la
10. Realizar
reparación y
registro del servicio
en SIMEBI
En el caso de ser viable realizar la reparación del
equipo y enseñarle al jefe del servicio el correcto
funcionamiento del elemento; posteriormente en el
módulo de Servicios Técnicos en
SIMEBI se
registra el servicio técnico diligenciando los campos
del formulario y por último guardar los datos.
11. Informar al jefe
del servicio para
iniciar proceso de
baja
En el caso de no ser viable realizar la reparación del - Coordinador de
equipo, en el módulo de BAJAS en SIMEBI se Mantenimiento
registra el servicio técnico diligenciando los campos
del formulario y por último guardar datos.
-Personal de
mantenimiento /
Proveedor técnico
externo.
12. Realizar
En el módulo de Servicios Técnicos en SIMEBI se -Personal de
registro del servicio registra el servicio técnico diligenciando los campos mantenimiento
en SIMEBI
del formulario y por último guardar los datos.
1.7 REGISTROS
Código
Nombre
Almacenamiento Responsable
del archivo
Criterios de
recuperación
Tiempo de
retención
PC001
Solicitud de
Servicio
Técnico
Electrónico
Administrador
SIMEBI
Fecha
5 años
PC002
Servicio
Técnico
Electrónico
Administrador
SIMEBI
Fecha
5 años
PC003
Concepto de
Baja
Electrónico
Administrador
SIMEBI
Fecha
5 años
1.8 HISTORIA DE LAS VERSIONES
Versión #
01
Descripción del
cambio
Elaboración
Aprobado
Fecha
2014-11-24
Cód:
Versión: 01
Fecha: 08/11/2014
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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y REALIZACION DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA EQUIPO BIOMEDICO
1.9 INDICADORES
Nombre
Velocidad de
respuesta a
requerimientos
Tasa de
Mantenimientos
Correctivos
Fórmula
Promedio(Fecha
Requerimiento – Fecha del
servicio)
Número servicios técnicos
correctivos/Número de
equipos biomédicos
Frecuencia
Evaluación
Semestral
Estándar
1
Semestral
<1