Manual de Recursos Humanos CENTROS DE NEGOCIOS
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Manual de Recursos Humanos Manual de Recursos Humanos CENTROS DE NEGOCIOS Reporte para el Instituto Nacional de Ecología Dirección de Investigación en Política y Economía Ambiental Noviembre 2007 Manual de Recursos Humanos Índice INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3 ORGANIGRAMA ................................................................................................................. 4 PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ................................................................................... 6 Coordinador General ............................................................................................................. 7 Coordinador de Servicios Administrativos .......................................................................... 10 Asistente de Dirección General ........................................................................................... 13 Coordinador de Consultoría de las comunidades ............................................................... 19 Consultor de Centro de Negocios ........................................................................................ 22 Consultor Jr. de Centro de Negocios ................................................................................... 25 PROCESOS PARA RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN ÓPTIMOS .............................................. 31 RECLUTAMIENTO. ............................................................................................................. 32 Fuentes de Reclutamiento Internas .................................................................................... 32 Fuentes de Reclutamiento Externas .................................................................................... 32 Selección .............................................................................................................................. 33 Solicitud de Empleo ............................................................................................................. 33 Entrevista ............................................................................................................................. 33 Agradecer a los aspirantes .............................................................................................. 34 CONTRATACIÓN ............................................................................................................... 34 Contrato Laboral. ............................................................................................................. 34 Contrato de Confidencialidad. ......................................................................................... 35 Trámites Laborales. ............................................................................................................. 35 Expediente del personal. ................................................................................................. 35 Capacitación ........................................................................................................................ 37 2 Manual de Recursos Humanos INTRODUCCIÓN El recurso humano es uno de los puntos claves para el éxito de la Incubadora de Negocios, ya que son las personas quienes dan la cara al público y representan el nombre de la incubadora en todo momento, aún fuera de las instalaciones, por lo que el personal debe sentirse contento en el lugar de trabajo y motivado por su desempeño laboral. El trato que se dé a los colaboradores se verá reflejado en el desarrollo y función de las actividades cotidianas, en la relación de trabajo con sus compañeros y en el servicio al incubado, por lo que hay que capacitar y motivar al personal. El presente Manual le proporciona los elementos y herramientas necesarias para cumplir con la legislación laboral vigente, ofreciendo procesos para la contratación efectiva del personal. 3 Manual de Recursos Humanos ORGANIGRAMA El organigrama muestra la forma de trabajar de la Incubadora, así como el lugar en que se encuentran los colaboradores en la estructura de la misma y la relación de puestos y funciones. Consejo Administrativo Asistente de dirección Coordinador general Servicios profesionales Coordinador de consultoría de comunidades Coordinador de consultoría Mexicali Coordinador de servicios administrativos Comité de selección Puerto Peñasco San Felipe Consultor PPP Asistente administrativo Golfo de Santa Clara Consultor SF Consultor GSC Asistente administrativo Asistente administrativo 4 Manual de Recursos Humanos El organigrama para los Centros de Negocios de las Comunidades es el siguiente: A partir de 10 Consultor de Comunidad Asistente administrativo De 30 a 40 proyectos Consultor junior De 11 a 40 proyectos Consultor senior Consultor junior De 16 a 40 proyectos Consultor junior De 22 a 40 proyectos 5 Manual de Recursos Humanos PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS La descripción y perfil de puestos es el conjunto de características, objetivos, responsabilidades y funciones de cada puesto involucrado la Matriz y en los Centros de Negocios. Al contar con la descripción de puestos, se apoyan los siguientes puntos: a. Encauzar adecuadamente el reclutamiento y selección de personal, de acuerdo al perfil de cada puesto. b. Fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo, en base a las funciones de cada puesto. c. Evaluación del desempeño, en base a las obligaciones y responsabilidades preestablecidas. d. Efectos de planeación de Recursos Humanos en cuanto a promociones y sistemas de incentivos. e. Supervisión y asesoría de personal. El Trabajo de toda persona constituye la realización de sus potencialidades e intereses, por lo que es necesario determinar sus responsabilidades y la manera en que debe llevarlas a cabo; de esta manera se sentirá útil e importante al laborar en la Incubadora de Negocios. 6 Manual de Recursos Humanos Coordinador General Perfil de puesto Coordinador General o Sexo. o Indistinto. o Edad. o 35 en adelante. o Estado Civil. o Indistinto. o Escolaridad. o Idioma o Carrera terminada en Administración de Empresas o similar o Maestría en Administración de Empresas deseable o Inglés 80% o Conocimiento de métodos de financiamiento y desarrollo de emprendedores. o Amplia experiencia en industrias y sectores de negocios responsables. o Gusto por el desarrollo social y el cuidado del medio ambiente. o Alta dirección y gerencia. o Experto en desarrollo de Planes de Negocio o Conocimientos y habilidades específicas o Liderazgo enfocado a resultados y a personas. o Visión de negocio. o Capacidad para identificar áreas de oportunidad. o Trabajo en equipo. o Excelentes habilidades de comunicación y negociación. o Ética e integridad o Conocimiento de la región 7 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Coordinador General de la Incubadora de Negocios. Descripción El Coordinador General de la Incubadora de Negocios, es el responsable del funcionamiento integral de la misma. El supervisará los proyectos de consultoría de Mexicali y de los Centros de Negocios Regionales. Será el encargado de conseguir fuentes de financiamiento, llevar a cabo la vinculación y definir la estrategia integral de los Centros. Reporta a: o Consejo Administrativo Supervisa Directamente a: o Coordinador de Consultoría de Mexicali o Consultor de las Comunidades o Coordinador de Servicios Administrativos o Asistente de Dirección Relaciones Internas: o Incubados. o Coordinador de Consultoría o Coordinador de Servicios o Asistente o Personal temporal y “outsourcing”. Relaciones Externas: o Inversionistas o Mentores o Empresarios Locales o Consultores o Medios de comunicación o Líderes locales e industriales o Autoridades de gobiernos locales y federales 8 Manual de Recursos Humanos Funciones Específicas del Puesto: o Realizar la planeación estratégica de la incubadora. o Tomar decisiones con respecto al funcionamiento de la Incubadora y resolver problemas específicos que se presenten dentro y fuera de la organización. o Promover los servicios de la Incubadora. o Promover el desarrollo de nuevos proyectos afines a la Incubación de empresas. o Coordinar el proceso de identificación, reclutamiento y selección de empresas. o Crear y mantener una amplia red de colaboradores. o Promover acciones directas y establecer convenios de negocios con diversas instituciones, tanto en el país como en el extranjero con el objeto de facilitar la penetración de los incubados a diferentes mercados. o Coordinar el presupuesto de operación de la Incubadora. o Apoyar la gestión ante terceros de los diversos apoyos técnicos para los proyectos. o Promover y establecer convenios con instituciones públicas y privadas con el objetivo de apoyar los servicios que ofrece la incubadora. o Supervisar la calidad de servicios ofrecidos a los incubados. o Convocar y coordinar las reuniones del Consejo Administrativo. o Reportar mensualmente el estado general de los proyectos en incubación, así como aquellos reportes o informes que les sean requeridos. o Promover y establecer convenios con instituciones educativas y de investigación para la utilización de laboratorios, instalaciones y posibles asesorías en áreas estratégicas. o Identificar y reclutar consultores de alta calidad. o Identificar y firmar los convenios necesarios con consultores en diversas áreas estratégicas. o Desarrollo y actualización de la infraestructura física para el otorgamiento de los servicios. o Realización de eventos como congresos, talleres y demás actividades que contribuyan al desarrollo de los incubados. o Promoción de actividades de coordinación con otras instituciones afines. o Promoción de la cultura emprendedora de manera local. 9 Manual de Recursos Humanos Coordinador de Servicios Administrativos Perfil de puesto Coordinador de Servicios Administrativos o Sexo. o Indistinto. o Edad. o 27 en adelante. o Estado Civil. o Indistinto. o Escolaridad. o Carrera terminada en Administración de Empresas o similar o Idioma o Inglés 80% o Experiencia en el área administrativa. o Experiencia en alta dirección y gerencia. o Conocimientos y habilidades específicas o Visión de negocio. o Trabajo en equipo. o Excelentes habilidades de comunicación y negociación. o Ética e integridad 10 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Coordinador de Servicios Administrativos Descripción Llevará a cabo la administración de los recursos económicos y humanos de los Centros de Negocios y La Matriz. Efectuará los pagos a los incubandos en base a las metas mostradas por el consultor. Se encargará, con el apoyo del Coordinador General, del reclutamiento y selección de los Consultores. Le dará seguimiento a los procesos de contabilidad, contratados de manera externa. Reporta a: o Coordinador Incubadora Supervisa Directamente a: o Asistentes de Comunidades Relaciones Internas: o Coordinador General o Coordinador de Consultoría de Mexicali o Consultor de los Centros de Negocios de las comunidades o Asistentes Comunidades o Asistente Dirección General Relaciones Externas: o Inversionistas. o Autoridades de gobiernos locales y federales. o Servicios de contabilidad (oursourcing) Funciones Específicas del Puesto: o Administrar los recursos económicos que genere la Incubadora, como es el caso del cobro por servicios. o Administrar los recursos económicos provenientes del gobierno, cuyo objetivo es el de financiar los proyectos de los Centros de Negocios de las Comunidades. 11 Manual de Recursos Humanos o Administrar recursos provenientes de inversionistas o de cualquier fuente de financiamiento. o Llevar un control del personal que labora dentro de la Incubadora. o Solicitar personal en caso de que exista alguna vacante en la Incubadora. o Tomar decisiones con respecto al funcionamiento de la Incubadora, en cuanto al área administrativa se refiere, y resolver problemas específicos que se presenten dentro y fuera de la organización. o Promover acciones directas y establecer relaciones con inversionistas e instituciones de donde se pueda obtener financiamiento. o Coordinar, junto con el Coordinador General, que el presupuesto de operación de la Incubadora. o Reportar mensualmente los estados financieros de la Incubadora. 12 Manual de Recursos Humanos Asistente de Dirección General Perfil de puesto Asistente Dirección General o Sexo. o Indistinto o Edad. o 20 en adelante o Estado Civil. o Indistinto. o Escolaridad. o Idiomas o Conocimientos y Habilidades o Secretaria Ejecutiva Bilingüe o Bachillerato terminado o Inglés 70% o Administración básica de inmuebles o Excelente uso y manejo de herramientas de oficina o Honestidad o Actitud de servicio o Multidisciplinario o Excelente presentación y buen trato o Administración de agendas 13 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Asistente de Dirección General Descripción Tendrá las funciones de un recepcionista: abrir y cerrar las instalaciones, atender la puerta, contestar llamadas. Será el administrador de las instalaciones de la incubadora. Es la persona responsable de que los incubandos del centro de negocios de Mexicali reciban oportunamente todos los servicios administrativos necesarios para su buen funcionamiento. Será también la persona encargada de la administración de los recursos del centro de negocios. Se encargará del cobro a los incubandos en la Matriz. Reporta a: o Coordinador General. Supervisa Directamente a: o Nadie. Relaciones Internas: o Coordinador General o Coordinador Administrativo o Coordinador de Consultoría de Mexicali o Consultores de Comunidades o Asistentes Administrativos comunidades Relaciones Externas: o Personal de Outsourcing o Incubados o Público en general o Proveedores de servicios Funciones Específicas del Puesto: o Apertura y cierre del inmueble. o Contratación y supervisión del personal de limpieza. 14 Manual de Recursos Humanos o Contestar y filtrar llamadas telefónicas. o Proveer y cobrar servicios extras a incubados como copias y faxes. o Contratar en su caso, servicios de mensajería. o Realizar las compras correspondientes a los insumos del inmueble. o Custodiar y manejar la caja chica. o Realizar pagos correspondientes a proveedores. o Realizar el cobro por servicios a los emprendedores. o Recepción y filtrado de correspondencia. o Mantenimiento del Inmueble. o Custodia del botiquín de primeros auxilios. o Recepción de facturas. 15 Manual de Recursos Humanos Coordinador de Consultoría de Mexicali Perfil de puesto del Coordinador de Consultoría de Mexicali o Sexo. o Indistinto o Edad. o 27 en adelante o Estado Civil. o Indistinto. o Administración de Empresas o afín. o Escolaridad. o Especialidad o Maestría en Administración de Empresas deseable o Idioma o Inglés 80% o Amplios conocimientos en elaboración de Planes de Negocio. o Visión global de negocios. o Habilidades analíticas. o Conocimientos y Habilidades o Gusto y conocimiento de sectores e industrias responsables. o Responsabilidad. o Amabilidad. o Excelentes habilidades orales y escritas. o Negociación. o Trabajo en equipo. o Creatividad. 16 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Coordinador de Consultoría de Mexicali Descripción Será el responsable de atender a los emprendedores del centro de negocios ubicado en Mexicali en cuestiones de consultoría y desarrollo de proyectos. Así mismo, será la persona encargada de llevar a buenos términos el acompañamiento general de los incubados. Dará consultoría a los 15 proyectos con mayor probabilidad de éxito. . Reporta a: o Coordinador General de Incubadora. Supervisa Directamente a: o Otros consultores en caso de ser requerido por el número de incubandos. Relaciones Internas: o Coordinador General. o Asistente Administrativo. o Otros asesores en su caso. Relaciones Externas: o Incubados del Centro de Negocios de Mexicali. o Consultores. o Personas encargadas de impartir los talleres. o Inversionistas. o Autoridades de gobiernos locales y federales Funciones Específicas del Puesto: o Disponer el tiempo necesario para asesorar a los incubados en temas generales de desarrollo de negocios. o Monitorear de manera intensiva los avances de los incubados a su cargo. o Colaborar en el proceso de identificación, reclutamiento y selección de empresas. 17 Manual de Recursos Humanos o Contribuir en la creación y mantenimiento de una amplia red de colaboradores. o Supervisar la tramitación de todos los permisos y registros oficiales asociados a los proyectos. o Supervisar la calidad de servicios ofrecidos a los incubados. o Reportar mensualmente el estado general de los proyectos en incubación, así como aquellos reportes o informes que les sean requeridos. o Identificar áreas de oportunidad en los incubados y utilizar los medios necesarios para cubrirla. o Coordinar la realización de eventos como congresos, talleres y demás actividades que contribuyan al desarrollo de los incubados. o Contribuir a la promoción de la cultura emprendedora de manera local. 18 Manual de Recursos Humanos Coordinador de Consultoría de las comunidades Perfil de puesto del Coordinador de Consultoría de las comunidades o Sexo. o Indistinto o Edad. o 27 en adelante o Estado Civil. o Indistinto. o Administración de Empresas o afín. o Escolaridad. o Especialidad o Maestría en Administración de Empresas deseable o Idioma o Inglés 80% o Amplios conocimientos en elaboración de Planes de Negocio. o Visión global de negocios. o Habilidades analíticas. o Conocimientos y Habilidades o Gusto y conocimiento de sectores e industrias responsables. o Responsabilidad. o Amabilidad. o Excelentes habilidades orales y escritas. o Negociación. o Trabajo en equipo. o Creatividad. 19 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Coordinador de Consultoría de la Comunidad Descripción El Coordinador de Consultoría de la Comunidad será responsable de atender a los incubandos en cuestiones de consultoría y desarrollo. Así mismo, será la persona encargada de llevar a buenos términos el acompañamiento general de los incubados de los 3 Centros de Negocios (San Felipe, Golfo de Santa Clara y Puerto Peñasco). A partir de 10 proyectos por comunidad, existirá un Consultor por cada una de las Comunidades. Reporta a: o Coordinador General de Incubadora. Supervisa Directamente a: o Otros consultores en caso de ser requerido por el número de incubados. o Asistente administrativo. Relaciones Internas: o Coordinador General. o Coordinador Administrativo o Asistente Administrativo. o Otros consultores en su caso. Relaciones Externas: o Incubandos de los Centros de Negocios de las comunidades. o Consultores. o Personas encargadas de impartir los talleres. o Inversionistas. o Autoridades de gobiernos locales y federales 20 Manual de Recursos Humanos Funciones Específicas del Puesto: o Disponer el tiempo necesario para asesorar a los incubandos en temas generales de desarrollo de negocios. o Monitorear de manera intensiva los avances de los incubandos a su cargo. o Será el encargado de otorgar los recursos económicos correspondientes a cada emprendedor en base al reporte del consultor. o Colaborar en el proceso de identificación, reclutamiento y selección de empresas. o Contribuir en la creación y mantenimiento de una amplia red de colaboradores. o Supervisar la tramitación de todos los permisos y registros oficiales asociados a los proyectos. o Supervisar la calidad de servicios ofrecidos a los incubandos. o Reportar mensualmente el estado general de los proyectos en incubación, así como aquellos reportes o informes que les sean requeridos. o Identificar áreas de oportunidad en los incubados y utilizar los medios necesarios para cubrirla. o Coordinar la realización de eventos como congresos, talleres y demás actividades que contribuyan al desarrollo de los incubados. o Contribuir a la promoción de la cultura emprendedora de manera local. 21 Manual de Recursos Humanos Consultor de Centro de Negocios Perfil de puesto del Consultor Sr. de Centro de Negocios o Sexo. o Indistinto o 30 en adelante o Edad. o Especialidad o Maestría en Administración de Empresas deseable o Estado Civil. o Indistinto. o Escolaridad. o Administración de Empresas o afín. o Idioma o Inglés 80% o Amplios conocimientos en elaboración de Planes de Negocio. o Visión global de negocios. o Habilidades analíticas. o Conocimientos y Habilidades o Gusto y conocimiento de sectores e industrias responsables. o Responsabilidad. o Amabilidad. o Excelentes habilidades orales y escritas. o Negociación. o Trabajo en equipo. o Creatividad. 22 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Consultor Sr. de Centro de Negocios Descripción El Consultor Sr de Centro de Negocios será responsable de atender a los Incubados en cuestiones de consultoría y desarrollo. Dará seguimiento personal a los proyectos, y supervisará a los demás consultores contratados temporalmente en su caso. Reporta a: o Coordinador de Consultoría de las Comunidades. Supervisa Directamente a: o Otros consultores en caso de ser requerido por el número de incubados. Relaciones Internas: o Coordinador de Consultoría de las Comunidades o Asistente Administrativo. o Otros consultores en su caso. Relaciones Externas: o Incubandos de los Centros de Negocios de las comunidades. o Consultores. o Personas encargadas de impartir los talleres. o Inversionistas. o Autoridades de gobiernos locales y federales Funciones Específicas del Puesto: o Disponer del tiempo necesario para asesorar personalmente a los incubandos en temas generales de desarrollo de negocios. o Monitorear de manera intensiva los avances de los incubandos a su cargo. o Tendrá la responsabilidad de dar consultoría estratégica semanal 1 hora y veinte minutos por semana a los incubandos a su cargo. 23 Manual de Recursos Humanos o Reportará la evolución de los proyectos y el desempeño de los incubados en una bitácora, en la cual reportará las metas que debe alcanzar el emprendedor y su realización. o Dará un informe al Consultor de la Comunidad acerca del desempeño de los emprendedores, específicamente reportará el cumplimiento de sus metas. o Colaborar en el proceso de identificación, reclutamiento y selección de empresas. o Contribuir en la creación y mantenimiento de una amplia red de colaboradores. o Supervisar la tramitación de todos los permisos y registros oficiales asociados a los proyectos. o Supervisar la calidad de servicios ofrecidos a los incubandos. o Reportar mensualmente el estado general de los proyectos en incubación, así como aquellos reportes o informes que les sean requeridos. o Identificar áreas de oportunidad en los incubados y utilizar los medios necesarios para cubrirla. o Coordinar la realización de eventos como congresos, talleres y demás actividades que contribuyan al desarrollo de los incubados. o Contribuir a la promoción de la cultura emprendedora de manera local. 24 Manual de Recursos Humanos Consultor Jr. de Centro de Negocios Perfil de puesto del Consultor Jr. de Centro de Negocios o Sexo o Indistinto o Edad o 25 en adelante o Estado Civil o Indistinto. o Escolaridad o Administración de Empresas o afín. o Idioma o Inglés 80% o Amplios conocimientos en elaboración de Planes de Negocio. o Visión global de negocios. o Habilidades analíticas. o Conocimientos y Habilidades o Gusto y conocimiento de sectores e industrias responsables. o Responsabilidad. o Amabilidad. o Excelentes habilidades orales y escritas. o Negociación. o Trabajo en equipo. o Creatividad. 25 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Consultor Jr. del Centro de Negocios Descripción El Consultor del Centro de Negocios será responsable de atender a los Incubados en cuestiones de consultoría y desarrollo. Dará seguimiento personal a los proyectos, y supervisará a los demás consultores contratados temporalmente en su caso. Así mismo, será la persona encargada de llevar a buenos términos el acompañamiento general de los incubados de los 3 Centros de Negocios (San Felipe, Golfo de Santa Clara y Puerto Peñasco). Reporta a: o Consultor de las Comunidades. o Consultor Sr. de Centro de Negocios Supervisa Directamente a: o Nadie Relaciones Internas: o Coordinador de Consultoría de las Comunidades o Asistente Administrativo. o Otros consultores en su caso. Relaciones Externas: o Incubandos de los Centros de Negocios de las comunidades. o Consultores. o Personas encargadas de impartir los talleres. o Inversionistas. o Autoridades de gobiernos locales y federales 26 Manual de Recursos Humanos Funciones Específicas del Puesto: o Disponer el tiempo necesario para asesorar personalmente a los incubados en temas generales de desarrollo de negocios. o Monitorear de manera intensiva los avances de los incubados a su cargo. o Tendrá la responsabilidad de dar consultoría estratégica semanal 1 hora y veinte minutos por semana a los incubados a su cargo. o Reportará la evolución de los proyectos y el desempeño de los incubados en una bitácora, en la cual reportará las metas que debe alcanzar el emprendedor y su realización. o Dará un informe al Coordinador de la de Consultoría acerca del desempeño de los emprendedores, específicamente reportará el cumplimiento de sus metas. o Colaborar en el proceso de identificación, reclutamiento y selección de empresas. o Contribuir en la creación y mantenimiento de una amplia red de colaboradores. o Supervisar la tramitación de todos los permisos y registros oficiales asociados a los proyectos. o Supervisar la calidad de servicios ofrecidos a los incubados. o Reportar mensualmente el estado general de los proyectos en incubación, así como aquellos reportes o informes que les sean requeridos. o Identificar áreas de oportunidad en los incubados y utilizar los medios necesarios para cubrirla. o Coordinar la realización de eventos como congresos, talleres y demás actividades que contribuyan al desarrollo de los incubados. o Contribuir a la promoción de la cultura emprendedora de manera local. 27 Manual de Recursos Humanos Asistente Administrativo o Perfil de puesto Asistente Administrativo o Sexo. o Indistinto o Edad. o 18 en adelante o Estado Civil. o Indistinto. o Bachillerato terminado o Escolaridad. o Preferencia en Secretaria Ejecutiva o carrera técnica o Idiomas o Conocimientos y Habilidades o Inglés 50% o Administración básica de inmuebles o Excelente uso y manejo de herramientas de oficina o Honestidad o Actitud de servicio o Multidisciplinario o Excelente presentación y buen trato o Administración de agendas 28 Manual de Recursos Humanos Título del Puesto: Asistente Descripción Es la persona encargada de la administración de las instalaciones de las instalaciones de los Centros de Negocios de las comunidades, por lo que estará encargada de que los incubados reciban oportunamente todos los servicios administrativos necesarios para su buen funcionamiento. Se encargará de atender la recepción de las oficinas. Reporta a: o Coordinador General o Coordinador Administrativo o Consultor de las comunidades Supervisa Directamente a: o Nadie. Reaciones Internas: o Coordinador General o Coordinador Administrativo o Consultor de las comunidades o Consultores Relaciones Externas: o Personal de Outsourcing o Incubandos o Público en general o Proveedores de servicios Funciones Específicas del Puesto: o Apertura y cierre del inmueble. o Contratación y supervisión del personal de limpieza. 29 Manual de Recursos Humanos o Contestar y filtrar llamadas telefónicas. o Proveer y cobrar servicios extras a incubados como copias y faxes. o Contratar en su caso, servicios de mensajería. o Realizar las compras correspondientes a los insumos del inmueble. o Custodiar y manejar la caja chica. o Realizar pagos correspondientes a proveedores. o Realizar pagos correspondientes a los incubandos. o Recepción y filtrado de correspondencia. o Mantenimiento del Inmueble. o Custodia del botiquín de primeros auxilios. o Recepción de facturas. 30 Manual de Recursos Humanos PROCESOS PARA RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN ÓPTIMOS Seleccionar fuentes de reclutamiento a utilizar Reunir solicitudes de empleo y CVs Estudiar y analizar características de los aspirantes Elegir solicitudes y aplicarles entrevista o examen Aprobar candidato Contratar candidato 31 Manual de Recursos Humanos RECLUTAMIENTO. En el momento que Consejo Administrativo necesite solicitar personal para cubrir una vacante en la Incubadora, deberá comenzar por el reclutamiento del mismo, lo que significa hacer que los candidatos más aptos para ocupar un puesto sean enterados de dicha vacante y acudan al lugar anunciado. Dicho reclutamiento se divide en dos principales fuentes; las fuentes de reclutamiento internas y fuentes de reclutamiento externas. Fuentes de Reclutamiento Internas Estas fuentes reclutan a los posibles candidatos a través de los asistentes o coordinadores que laboran dentro de la Incubadora; dichas fuentes son las más utilizadas y recomendadas, las cuales son: Ascensos o Promociones: Existen empleados que tienen una gran habilidad, capacidad y dedicación para realizar su labor, por lo que es recomendable el ascenso de los mismos de un nivel inferior a otro superior, independientemente de su antigüedad en la empresa. Dicho ascenso deberá ser informado al personal desde el momento de su contratación, con el propósito de motivarlos y hacer que se superen dentro de la organización. Fuentes de Reclutamiento Externas Recluta posibles candidatos fuera de la empresa, transmitiendo información de la vacante a través de las fuentes: Periódicos: La información de la vacante deberá estar explícita en los diarios de mayor circulación de la localidad, de los cuales, se deberá verificar que sean dirigidos al perfil del puesto solicitado. Candidatos Espontáneos: Se refiere a las personas que se presentan a pedir trabajo de manera espontánea en la Incubadora, a pesar de ésta NO tener la necesidad de solicitar personal; y dichas personas son atraídas por el prestigio de la empresa quienes en caso de cubrir con el perfil deseado, deberán ser igualmente considerados para el futuro. 32 Manual de Recursos Humanos Selección Una vez que se han utilizado los diferentes tipos de reclutamiento, dichos candidatos se presentarán al lugar indicado y será necesario comenzar con la selección de los mismos realizando los siguientes procedimientos: o Entregar Solicitud de Empleo de la Incubadora. o Entrevistar a los candidatos al puesto. a. Designar un lugar apropiado para la realización de las entrevistas (cómodo, privado y sin distracciones). o Agradecer a los aspirantes. Solicitud de Empleo El registro del personal se hace a través de una Solicitud de Empleo, que deberá llenar el candidato antes de la entrevista inicial, y es recomendable para seleccionar a las personas que por sus características generales ya se identifican algunos de los requisitos del puesto a ocupar. Recepción de Solicitudes de Empleo: Se recopilan las solicitudes de empleo. El Coordinador de Servicios Administrativos deberá verificar que los datos expresados en la solicitud y las recomendaciones expedidas sean ciertas, procediendo a separarlas de acuerdo a las características y requisitos del puesto. Entrevista A través de la entrevista se determina si el candidato cuenta con las características y requisitos que demanda el puesto a ocupar, deberá realizarse por la persona designada por el Consejo de Administración verificando que el candidato cubra satisfactoriamente los requisitos del perfil del puesto y deberá tener presente los siguientes puntos al momento de realizar la entrevista: Condiciones de la Entrevista: Debe ser privada, evitando interrupciones y en un ambiente físico que permita al candidato un tranquilo desenvolvimiento. Organización de la Entrevista: Es importante que el entrevistador se presente puntualmente, preparado con el material que utilizará durante la entrevista, la solicitud de empleo del candidato 33 Manual de Recursos Humanos previamente estudiada adecuadamente por el Coordinador de Consultoría y recibirlo cordialmente. La Entrevista: La entrevista deberá estar dirigida hacia los conocimientos, aptitudes y habilidades que el prospecto manifestó tener. Los resultados y conclusiones de la entrevista deberán ser escritos inmediatamente después de la entrevista para NO olvidar ningún punto o información importante. Una vez que se han analizado los resultados del candidato, se toma la decisión de rechazar al candidato o aceptarlo. Agradecer a los aspirantes Una vez que se identificó al candidato idóneo para ocupar dicho puesto es necesario agradecer a los otros aspirantes el haberse interesado en querer ser parte de la Incubadora de Negocios New Ventures, y se les deberá tomar en cuenta en caso de existir otra vacante. Es conveniente que, con previa autorización de este, se investiguen sus empleos anteriores, para corroborar la veracidad de la información. CONTRATACIÓN La persona seleccionada a ocupar el puesto, ahora formará parte de la Incubadora, por lo que se deberá formalizar dicha relación de trabajo con apego a la Ley, garantizando los intereses, derechos y obligaciones tanto de la Franquicia como del trabajador. Contrato Laboral. Al firmar el Contrato Laboral, se formaliza la relación de trabajo con sus colaboradores, garantizando los intereses, obligaciones y derechos tanto de ellos, como de la Incubadora. En un principio se acuerda un Contrato por Tiempo Determinado de 60 días, con el sueldo pactado, ya que aunque se haya tenido un proceso de reclutamiento y selección viable, siempre es bueno analizar, dentro del área de trabajo, a los nuevos integrantes de la empresa. Cumplido el tiempo establecido, se tomará la decisión de recontratarlo por Tiempo definido más amplio si persisten las dudas de su capacidad o Indefinido si se considera capaz, conocido como "para los trabajadores de planta", que realizan un trabajo permanente, sin fecha de finalización, para la Incubadora. 34 Manual de Recursos Humanos Este tipo de contrato debe aplicarse en general para todo el personal, salvo que se presenten circunstancias que justifiquen la aplicación de contratos por obra o por tiempo determinado. Sin embargo, no se debe perder de vista que: o Debe ser firmado a tiempo y al margen de todas las hojas y al calce de la última, tanto por el trabajador como por el representante de la Incubadora de Negocios. o Es necesario transcribirlo debidamente requisitado. Contrato de Confidencialidad. Tiene como objetivo mantener en secreto el “Know How” de la Incubadora de Negocios que se le otorga al personal para la operación de la Franquicia. Debe ser firmado en original y copia, junto con el contrato laboral, por cada uno de los colaboradores. Por ningún motivo, deberá entregarse copia al empleado. (Ver Anexo “Contrato de Confidencialidad”). Trámites Laborales. El contador, debe dar de alta, en las siguientes dependencias, a cualquier nuevo colaborador de la unidad en el Seguro Social, Infonavit y Afore. Expediente del personal. Una vez que el candidato idóneo para ocupar un puesto dentro de Incubadora de Negocios pasado por todos los procesos explicados anteriormente, ha firmado su contrato y se han tramitado sus papeles, es indispensable abrir un expediente con su nombre, con el fin de tener archivadas las referencias de cada uno de los colaboradores y en caso de necesitar algún dato, contar con esta información de inmediato. Aquellos candidatos que no concluyeron con el proceso, pero que pueden ser relevantes en un futuro, el Coordinador Administrativo deberá elaborar u expediente de igual manera, con los datos que se tengan. 35 Manual de Recursos Humanos A continuación se presenta una tabla, con la documentación necesaria, que le facilita la elaboración de los expedientes, cerciorándose de cada uno de los requisitos : Documentación o Solicitud de Empleo debidamente requisitada, con una fotografía del colaborador. o Comprobante de domicilio. o Copias de : (en su caso) a. Acta de Nacimiento del trabajador y de sus dependientes. b. Cartilla del Servicio Militar. c. Copia de una Identificación Oficial. d. Constancia de Trabajos Anteriores. e. Constancia del último grado de Estudios. o Curriculum Vitae (en su caso). o Copia del primer aviso de inscripción ante el IMSS (Hoja rosa). o CURP o Carta de Confidencialidad. o Reglamento Interno firmado. (en caso de existir) o Carta de Renuncia Voluntaria (en su momento). o Recibo de Liquidación (en su momento). o Formato de Finiquito firmado. (en su momento). Estos expedientes deberán ser recopilados por el Coordinador Administrativo y archivados en la Incubadora en un sitio preestablecido. 36 Manual de Recursos Humanos Capacitación La razón fundamental de capacitar, tanto a nuevos colaboradores, como a los existentes, es darles los conocimientos y habilidades que necesitan para tener un desempeño y desarrollo productivo y eficaz. Una capacitación con resultados beneficiosos requiere seguir de ciertos pasos: o Estudiar y detectar deficiencias en cada una de las áreas. (detección de necesidades de capacitación). o Fijar objetivos a alcanzar. o Determinar el tema a impartir/ programar fechas, horarios y ubicación. o Especificar el personal que ingresara al curso. o Asignar a la persona que impartirá el curso. o Preparar el programa y cuestionario del curso. o Establecer el lugar apropiado para que se lleve a cabo dicho curso. o Convocar al personal a asistir al curso. o Impartir el curso. o Repartir cuestionarios. o Obtener resultados y dar seguimiento. Si la Incubadora de Negocios no quiere organizar y preparar los cursos de capacitación necesarios dentro de su unidad, puede contratar servicios externos especializados. 37
