1. Propósito. 2. Alcance. 3. Políticas de operación

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Procedimiento de Estructura Documental
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3
Código:
OOM-CA-PG-001
Revisión: 0
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1. Propósito.
1.1
2.
2.1
3.
Definir la estructura y la metodología para la elaboración del Manual de Gestión de la Calidad, Manual de
Planeación de la Calidad, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Formatos, Cédulas de Valuación de
Puesto (descripciones de puesto) y los Documentos Técnicos y Generales que integran el Sistema de
Gestión de la Calidad.
Alcance.
Aplica a los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad de las siguientes
Unidades Responsables en la SEP:
• Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación.
• Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto.
• Dirección General de Evaluación.
• Coordinación Nacional de Carrera Magisterial
• Coordinación de Órganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal.
• Coordinación de Proyectos Estratégicos
Políticas de operación
3.1.
Toda la documentación que se genere del Sistema de Gestión de la Calidad deberá seguir los
lineamientos y/o bases generales de formato de acuerdo de la Guía Técnica para la elaboración de
manuales de procedimientos, no obstante que se trate de otro tipo de documentación, para estandarizar
la presentación de forma.
3.2.
Las modificaciones a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad se solicitan a través del
formato Solicitud de Modificaciones a Documentos, que aparece en la Guía Técnica para la elaboración
de manuales de procedimientos.
3.3.
Las modificaciones a la documentación del Sistema de Gestión de la calidad podrán ser sugeridas por
cualquier persona que participe en los procesos identificados.
3.4.
Se documentará una Instrucción de Trabajo cuando su ausencia puede afectar adversamente la calidad
del servicio, del proceso y/o que por la implantación de actividades de mejora ésta se requiera para la
realización y funcionamiento de las actividades de los procesos.
3.5.
Durante la creación del Sistema de Gestión de la Calidad la definición de las Instrucciones de Trabajo
corresponden al responsable de la elaboración del procedimiento de donde se derive dicha instrucción.
La Solicitud de modificaciones a documentos aplica a partir de la oficialización del Sistema de Gestión de
la Calidad.
3.6.
Los formatos emanan de los Procedimientos y las Instrucciones de Trabajo, así como del Manual de
Gestión de la Calidad y mantienen su relación con los mismos a través de su código, el cual se establece
de acuerdo a lo establecido en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos.
3.7.
Los formatos no llevan firma de aprobación, estos son aprobados con el documento del que se derivan;
sin embargo, una vez oficializado el Sistema de Gestión de la Calidad para dar de alta nuevos formatos,
modificar o eliminar los existentes se requiere presentar una “Solicitud de Modificación de Documentos”
establecida en la Guía mencionada.
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4. Diagrama del procedimiento.
Subdirectores de área
Responsable de
Control de Documentos
Representante
de la Dirección
Directores
Responsables
INICIO
2
1
Elabora Manual de
Gestión de la Calidad
3
Captura el Manual de
Gestión de la Calidad y
asegura acceso del
personal a éste
Asegura la
difusión del Manual de
Gestión de la Calidad
4
Asegura la
Elaboración y difusión de
los procedimientos
necesarios en el área
1
Guía Técnica
5
2
Identifica necesidad de
Instrucciones de Trabajo
7
6
Analiza necesidad de la
Instrucción de Trabajo
propuesta y determina si
procede
SI
Captura la Instrucción de
Trabajo y asegura acceso
del personal a ésta
¿Procede?
NO
2
Sugiere modificaciones o
cancela Solicitud de
Modificación
8
Aseguran la difusión de
la Instrucción de Trabajo
9
1
Identifica necesidad
utilizar formatos
(Registros de calidad) y
son anexos al documento
10
1
Asegura el uso de la
documentación del
Manual de Organización
de acuerdo a DGP
1
11
12
13
Elabora Manual de
Planeación de la Calidad
Captura el Manual de
Planeación de la Calidad
y asegura acceso del
personal a éste
Asegura la
Difusión del Manual de
Planeación de la Calidad
FIN
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5. Descripción del procedimiento
Secuencia de
Etapas
Actividad
PRIMER NIVEL DE LA ESTRUCTURA
MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1.0
Elaboración
del Manual de
Gestión
de
la
Calidad.
Responsable
DOCUMENTAL:
1.1 Elabora un proyecto de Manual de Gestión de la Calidad Representante de la
(borrador) y cuando así lo considere necesario solicita la Dirección
colaboración de los responsables de los departamentos que se
encuentran vinculados al Sistema de Gestión de la Calidad.
El contenido del Manual de Gestión de la Calidad es el siguiente:
• Portada: Título, código de identificación MC seguido de 2
dígitos con la numeración según corresponda y las siglas de la
Dirección o Coordinación de que se trate, referencia al punto
de la Norma ISO 9001:2000, nivel de revisión, paginación.
• Contenido: Relación de todos los capítulos que integran el
manual con referencia a las páginas donde se encuentran.
I. Objetivos del Manual de Gestión de la Calidad.
II. Alcance del Manual de Gestión de la Calidad: Delimita la
extensión del sistema y sus características
III. Lineamientos para la gestión del Manual de Gestión de la
Calidad: Establece las reglas de administración y uso del
Manual de Gestión de la Calidad.
IV. Presentación de la Institución: Breve reseña histórica de la
Organización, giro y principales servicios.
V. Descripción de los requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad en concordancia con la norma aplicable, las
responsabilidades y las referencias a los procedimientos
documentados por elemento.
VI. Glosario.
VII. Anexos.
Control de revisiones: Nivel de actualización del Manual
Control de emisión:
Nombre y firma de los responsables de
elaboración y de la revisión y aprobación.
Elaboró: (Representante de la Dirección)
Revisó: ( Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado
Dondé)
Aprobó: ( Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado
Dondé)
2.0
Captura
Manual
y
asegura acceso
del personal a
éste.
2.1
Captura el proyecto del Manual de Gestión de la Calidad Representante de la
en el formato destinado para dicho documento, lo entrega al Dirección
Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé para su
revisión y autorización.
2.2
Asegura a través de lo establecido en el procedimiento de
Control de Documentos que todo el personal de la Subsecretaría
tiene acceso a la consulta de dicho documento.
Nombre del Documento:
Código:
Procedimiento de Estructura Documental
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3
OOM-CA-PG-001
Revisión: 0
Hoja: 4 de 9
3.0 Difusión del
Manual
de
Gestión de la
Calidad
3.1
Una vez autorizado el Manual de Gestión de la Calidad y Directores /
que éste se encuentra en la red, aseguran la difusión de los Responsables de los
capítulos del Manual de Gestión de la Calidad que les competen procesos
al personal que está bajo su responsabilidad.
SEGUNDO NIVEL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL:
PROCEDIMIENTOS
Director o
4.0 Asegura la 4.1
Considerar lo establecido en la Guía Técnica para la Coordinador
elaboración
y elaboración de manuales de procedimientos.
responsable
difusión de los
Nota: en el caso de los procedimientos gobernadores los
procedimientos
responsables de su elaboración revisión y aprobación son los que
se señalan para el Manual de Gestión de la Calidad.
5.0 Identificación
de la necesidad de
Instrucciones de
Trabajo.
6.0 Análisis de la
necesidad de la
Instrucción
de
Trabajo
TERCER NIVEL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL:
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
5.1 Identifica la necesidad de crear, eliminar y/o modificar una
Instrucción de Trabajo, presenta su propuesta por escrito o mail a
través de la Solicitud de Modificaciones a Documentos establecida
en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de
procedimientos, a su jefe inmediato o al responsable del área a la
que afecte la modificación.
5.2 La estructura de la Instrucción de Trabajo se elabora tomando
como base lo establecido en la Guía Técnica para la elaboración
de manuales de procedimientos. Utilizar la codificación establecida
en el punto “3 tipo de documento” del anexo “9.1” de la Guía
mencionada, utilizando la letra I en lugar de la P y de acuerdo a la
siguiente información:
1. Propósito
2. Alcance
3. Herramientas o materiales
4. Apoyos visuales
5. Descripción de la instrucción
6. Documentos de referencia
7. Registros
8. Anexos
9. Cambios
6.1
Analiza Solicitud de Modificaciones a Documentos y
contenido con base a modificaciones, creaciones y/o
eliminaciones. Determina si procede o no la propuesta:
No: Sugiere las modificaciones pertinentes o cancela la Solicitud
de Modificaciones a Documentos e informa al solicitante los
motivos de la improcedencia.
Si:
Solicita a responsable de control de documentos la
elaboración de la Instrucción de Trabajo.
Subdirector
responsable y/o
personal involucrado
en los procesos
Directores
responsables de los
procesos
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OOM-CA-PG-001
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7.0
Captura
Instrucción
de
Trabajo
y
asegura
que
personal pueda
consultarlo
8.0 Difusión de la
Instrucción
de
Trabajo
7.1 Captura la Instrucción de Trabajo en el formato destinado para Responsable de
dicho documento al Coordinador de ISO y al Director y/o control de
Coordinador de la Unidad Responsable para su revisión y documentos
aprobación.
7.2 Asegura a través de lo establecido en el procedimiento de
Control de Documentos que todo el personal de la Subsecretaría
tiene acceso a la consulta de dicho documento.
8.1 Una vez autorizada la Instrucción de Trabajo y que éste se Directores
encuentra en la red, aseguran la difusión de ésta al personal que responsables de los
está bajo su responsabilidad.
procesos
CUARTO NIVEL
FORMATOS
9. Utilización de
los formatos.
DE
LA
ESTRUCTURA
DOCUMENTAL:
9.1 Identifican la necesidad de crear los formatos que permitan Subdirectores y/o
organizar y estandarizar la información del Sistema de Gestión de personal involucrado
la Calidad (Registros), estos son anexos al documento del cual en los procesos
emanan.
Nombre del Documento:
Código:
Procedimiento de Estructura Documental
OOM-CA-PG-001
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3
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DESCRIPCIÓN DE CÉDULAS DE VALUACIÓN DE PUESTO
(FUNCIONES Y PERFIL DE PUESTOS)
11. Asegura la
utilización de la
Se aplicará formato el establecido como Cédula de Valuación de
documentación del Puestos, identificando éste con su propio nombre y de acuerdo al
Manual de
siguiente contenido:
Organización
9 Nombre de la Dirección o Coordinación.
9 Denominación del puesto.
9 Objetivo del puesto.
9 Grupo, rama y ubicación del puesto.
9 Cadena de mando.
9 Funciones (genéricas y específicas).
9 Relaciones de trabajo (internas y externas).
9 Conocimiento y aptitud (escolaridad, sexo, estado civil,
habilidad,
conocimientos,
formación,
características,
experiencia).
9 Responsabilidad:
a) Puesto clave en el proceso, o proceso de soporte.
b) Coordinación y supervisión.
c) Económica.
d) Por seguridad de otros.
e) Por información confidencial.
9 Esfuerzo (mental, físico, presión de tiempo).
9 Condiciones (riesgo, ambiente, disponibilidad de tiempo,
competitividad en el mercado).
9 Cambios (número de revisión, fecha y descripción).
9 Control de emisión (elaboró, revisó, autorizó).
Nota: Se tomarán en
establecidos por la DGP.
cuenta
también
los
lineamientos
Directores o
Coordinadores
responsables de los
procesos
Nombre del Documento:
Código:
Procedimiento de Estructura Documental
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3
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MANUAL DE PLANEACIÓN DE LA CALIDAD
12. Asegura la
elaboración del
Manual de
Planeación de la
Calidad
12.1 Elabora un proyecto de Manual de Planeación de la Calidad Directores de área/
(borrador) y cuando así lo considere necesario solicita la Responsables del
colaboración de los responsables de los departamentos que se Proceso
encuentran vinculados al Sistema de Gestión de la Calidad.
El contenido del Manual de Planeación de la Calidad es el
siguiente:
•
Portada: Título, código de identificación MP01, referencia a
punto de
la Norma ISO 9001:2000, nivel de revisión,
paginación.
•
Control de Revisiones: Nivel de actualización del Manual.
•
Contenido: Relación de todos los capítulos que integran el
manual con referencia a las páginas donde se encuentran.
I.
Introducción: Descripción genérica del contenido del
Manual.
II.
Objetivo: La finalidad o razón de existencia del Manual.
III.
Alcance: Delimita la extensión del sistema y sus
características.
IV.
Procesos: Diagramas de operación de los procesos su
descripción y el Plan de Calidad aplicable a cada proceso.
V.
Interacción de los procesos: Señala la interrelación de la
documentación del Sistema.
VI.
Correlación de los indicadores con el Sistema de Gestión
de la Calidad.
Control de revisiones: Nivel de actualización del Manual
Control de emisión:
puesto, nombre y firma de los responsables
de elaboración, revisión y aprobación.
13. Captura del
Manual de
Planeación de la
calidad y asegura
acceso al personal
13.1 Captura el proyecto del Manual de Planeación de la Calidad Responsable de
en el formato destinado para dicho documento y lo entrega al control de
Coordinador de ISO y al Director y/o Coordinador de la Unidad documentos
Responsable para su revisión y aprobación.
13.2 Asegura a través de lo establecido en el procedimiento de
Control de Documentos que todo el personal de la Subsecretaría
tiene acceso a la consulta de dicho documento.
14. Difusión del 14.1 Una vez autorizado el Manual de Planeación de la Calidad y Directores y
Manual
de que éste se encuentra en la red, aseguran la difusión de su Coordinadores
Planeación de la contenido en el personal que participa en los procesos.
responsables de los
Calidad.
procesos.
Nombre del Documento:
Código:
Procedimiento de Estructura Documental
OOM-CA-PG-001
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3
Revisión: 0
Hoja: 8 de 9
6.
Documentos de referencia
Documentos
Código (cuando aplique)
Manual de Gestión de la Calidad
MC01
Norma (ISO 9001:2000) NMX-CC-9001:2000 IMNC Sistema de
Gestión de la Calidad, requisitos.
Procedimiento Gobernador de Control de Documentos
7.
Sin código
OOM-CA-PG-002
Registros
Registros
Tiempo de
conservación
Responsable de conservarlo
Código de registro o
identificación única
Manual de Gestión de la
Calidad
Mientras no
haya
modificación
Responsable del control de
los documentos
F01 PG01
Manual de Planeación de
la Calidad
Mientras no
haya
modificación
Responsable del control de
los documentos
F05 PG01
Procedimiento
Mientras no
haya
modificación
Responsable del control de
los documentos
N/A
Instrucción de Trabajo
Mientras no
haya
modificación
Responsable del control de
los documentos
N/A
Cédula de Valuación de
Puestos
Mientras no
haya
modificación
Responsable del control de
los documentos
711-RC-PO-002-001 (A)
Organigrama
Mientras no
haya
modificación
Responsable del control de
los documentos
N/A
8.
Glosario
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y
los recursos necesarios para implantar la administración de la calidad.
DOCUMENTOS: Es la información escrita que proporciona los conocimientos y/o las directrices necesarias
para interpretar y/o ejecutar una función, actividad o decisión.
MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Es el documento que establece la Política de Calidad y describe el
Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. Representa el primer nivel de la estructura documental del
Sistema de Gestión de la Calidad.
Nombre del Documento:
Código:
Procedimiento de Estructura Documental
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3
OOM-CA-PG-001
Revisión: 0
Hoja: 9 de 9
GUÍA TÉCNICA: Es la Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos.
PROCEDIMIENTO: Indica la forma de desarrollar una actividad o serie de actividades. Los procedimientos
están documentados y representan el segundo nivel de la estructura documental del Sistema de Gestión de la
Calidad.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO: Es un documento que especifica y detalla la forma de realizar una actividad
determinada. Una instrucción es un documento más detallado que un procedimiento y representa al tercer nivel
de la estructura documental del sistema. Las Instrucciones de Trabajo son de dos tipos:
INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA: Éstas son complementarias a los procedimientos
debido a que proporcionan información detallada que se deriva de estos.
DOCUMENTOS TÉCNICOS: Éstos traducen los requisitos especificados de manera interna o en un contrato
para un producto o proceso determinado en documentos de operación.
REGISTRO: Es información que provee evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados
obtenidos.
Los registros constituyen el cuarto nivel de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad.
FORMATO: Es un esquema predeterminado en papel u otros medios que permite organizar la información
de la misma forma en documentos y registros.
9.
Anexos
9.1
Formato del Manual de Gestión de la Calidad.
9.2
Formato del Manual de Planeación de la Calidad.
9.3
Formato de Procedimiento.
9.4
Formato de Instrucción de trabajo.
9.5
Cédula de Valuación de Puestos 711-RC-PO-002-001 (A).
9.6
Organigrama.
10.0
Cambios a esta versión
Número de
Revisión
Fecha de la actualización
0
Enero de 2004
Descripción del cambio
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró :
Revisó :
Autorizó:
Lorena Díaz Loyola
Alejandro Tejado Dondé
Alejandro Tejado Dondé
Enero / 2004
Enero / 2004
Enero / 2004
Firma
Fecha