¿Cómo crear un balance general básico?

¿Cómo crear un
balance general básico?
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1.
En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que
consultará posteriormente, de la siguiente forma:
2.
En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar
la información empresarial. Ej: Vision. (Figura 2)
3.
En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. Ej: 2009. (Figura 2)
4.
En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. (Figura 2)
FIGURA 1.
Cree los títulos
para los datos a
consultar
FIGURA 2.
Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito, anteceda el cero (0) del
código de mes, asi:
01 (Enero)
02 (Febrero)
03 (Marzo)
04 (Abril)
05 (Mayo)
06 (Junio)
07 (Julio)
08 (Agosto)
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09 (Septiembre)
Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto, ya que Excel
no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número.
Existen varias formas de hacerlo:
a) Digite una comilla simple (‘), digite el cero (0) y por último el número del mes. Ej:
’04. Termine con Enter.
b) En una celda digite el código de mes a consultar. En la ventana “Formato de
celdas”, en la pestaña “Número” seleccione la categoría “Texto” y termine
haciendo clic en “Aceptar”.
Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato
texto.
FIGURA 2.
5.
Columna Cuenta:
A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el
balance general. (Figura 3)
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FIGURA 3.
6.
Columna Nombre Cuenta:
Función NOMBRECUENTA
DEFINICIÓN
Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica.
SINTAXIS
=NombreCuenta(Cia;Cuenta)
PARÁMETROS
Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de
configuración de conexiones.
Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar.
-
Ubíquese en la celda B8 e inserte la función “NombreCuenta” ubicada dentro del grupo de
funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”:
-
En la nueva ventana, seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría.
-
En la sección “Seleccionar una función”, busque en la lista la función “NombreCuenta”.
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-
Haga clic en el botón “Aceptar”.
-
La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar la celda donde se encuentra la “Cia”
(conexión o compañía) y la “Cuenta”.
-
En el campo “Cia” diríjase a la celda donde ha digitado el nombre de la conexión y
seleccione dicha celda. Para el ejemplo será A1. Puede fijar la celda con la tecla F4.
-
En el campo “Cuenta” diríjase a la celda donde ha digitado el código de la Cuenta y
seleccione dicha celda. Para el ejemplo será B8. Para este caso, fije sólo la columna con F4
hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. (De esta forma está
fijando sólo la columna)
-
Termine haciendo clic en el botón “Aceptar”
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-
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Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. Para el ejemplo serán
las celdas B9 y B10.
Como puede notar, BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás
celdas.
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7.
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Columna Saldo Inicial:
BIABLE posee las funciones particulares para Débitos, Créditos, Movimiento, Saldo Inicial y Saldo Final, pero también
tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable
Función DATOCONTABLE
DEFINICIÓN
Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado.
SINTAXIS
=DatoContable(Operación;Cia;CuentaInicial;CuentaFinal;MesInicial;MesFinal;Tercero;CCostoIni;CCostoFin;S
ucursalIni;SucursalFin;Mon)
PARÁMETROS
Operación: Digite, seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la
función: Débito, Crédito, Movimiento, Saldo Inicial, Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para
su sistema de información).
Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de
configuración de conexiones.
CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. Este parámetro es
obligatorio.
CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar. Este
parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Este parámetro es opcional, si se deja en blanco
se asume la inicial como la agrupadora.
MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar. Este parámetro es obligatorio.
MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. Este parámetro es usado si
desea consultar entre rangos de meses. Diligenciarlo es opcional, si se deja vacío, se asume el periodo inicial
como período de consulta.
Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar. Si la cuenta
seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional.
CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. Si la cuenta
seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema
contable no maneja centros de costos.
CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. Este
parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El diligenciamiento es opcional.
SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro
es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales.
SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar. Este
parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales.
Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones (1000000), dólares (TRM del día) o
el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.
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-
Ubíquese en la celda C8 e inserte la función “DatoContable” ubicada dentro del grupo de
funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”:
-
En la nueva ventana, seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría.
-
En la sección “Seleccionar una función”, busque en la lista la función “DatoContable”.
-
Haga clic en el botón “Aceptar”.
-
La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar los parámetros de consulta
mencionados en el recuadro para la función DatoContable
-
En el campo “Operación” referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a
consultar (Débitos, Créditos, Saldo Inicial, Saldo Final o Movimiento). Para nuestro
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ejemplo, será C7. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el
número. (De esta forma estará fijando sólo la fila)
-
En el campo “Cia” referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexión o
compañía. Para nuestro ejemplo, será A1. Fije la celda con la tecla F4
-
En el campo “CuentaInicial” referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta
a consultar. Para nuestro ejemplo, será A8. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo
pesos ($) anteceda la letra de la celda.
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-
El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las
cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta
1110, deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la
cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van
desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110.
Este campo puede dejarlo en blanco.
-
En el campo “MesInicial” existen 2 formas de agregar este parámetro:
 Referencie la celda donde se encuentre el año y concatene con el símbolo
Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes.
De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO.

-
Digite en una celda en blanco el periodo completo, por ejemplo: 200904. 2009
corresponde al año y 04 corresponde al mes.
En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear
con el parámetro PERIODO.
En el campo “MesFinal” referencie el PERIODO límite a consultar. Por ejemplo: Si va a
consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde 200904 hasta 200906,
indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal.
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Este parámetro es opcional, si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora.
-
En el campo “Tercero” referencie o digite el código del Tercero a consultar. Si la cuenta
seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es opcional.
-
En el campo “CCostoIni” Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. Si la
cuenta seleccionada no maneja centro de costos, se devolverá 0. Este parámetro es
opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos.
-
En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar.
Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. El
diligenciamiento es opcional.
-
En el campo “SucursalIni” digite o referencie el código de una Sucursal a analizar. Este
parámetro es opcional, déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales.
-
En el campo “SucursalFin” digite o referencie el código de una Sucursal límite a analizar.
Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales.
-
El campo “Mon” permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000), Millones
(1000000), dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver
los valores.
Termine haciendo clic en “Aceptar” y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta
seleccionada de esa compañía.
Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas
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Columnas Débitos, Creditos, Saldo Final
Debido a que la función DatoContable es usada para consultar el saldo inicial, los débitos,
créditos, el movimiento y el saldo final; puede copiar y pegar la función creada en la columna
Saldo Inicial en las celdas destinadas para los débitos, créditos y saldo final. Para el ejemplo
serán las celdas D8 hasta F10.
El resultado será el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la función creada
previamente.
Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los
valores arrojados, por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE.
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Termine su informe agregando los títulos correspondientes y dándole un formato para la
presentación:
Para el nombre de la compañía, puede usar la función “NombreConexion” del grupo de
funciones que BIABLE le ofrece.
Para el título de la fecha, es posible concatenar funciones entre sí:
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BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una
fecha.
Para el ejemplo:
1. Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda
A3
2. El signo Ampersand (&) une la palabra “ DE ” y el contenido de la celda A2, que en este
caso es el año 2009.
BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión, el año, el mes o las
cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos
parámetros.
Digite la información a consultar, y automáticamente el valor habrá cambiado.
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