MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, CONTABILIDAD
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CAPĺTULO II CAPĺTULO II MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, CONTABILIDAD, INFORMACIÓN FINANCIERA, ÁREAS FUNCIONALES Y TOMA DE DECISIONES A. Sistemas de información 1. Generalidades Un sistema implica orden, arreglo y propósito. Además, se enfoca de modo específico a proporcionar información a la administración y no simplemente datos. Su objetivo es que capturar, procesar, almacenar y distribuir un tipo particular de datos, para una utilización más eficiente y segura de la información financiera, que sirva para una adecuada toma de dediciones. 1.1 Concepto de sistema Es un conjunto organizado de partes interactuantes e interdependientes que se relacionan formando un todo unitario y complejo. 1.2 Características de los sistemas Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). 30 CAPĺTULO II Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasis. Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. 1.3 Tipos de sistemas En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos: Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Es el hardware. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. En cuanto a su naturaleza, pueden ser cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea; son herméticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben 31 CAPĺTULO II ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad. 1.4 Parámetros de los sistemas El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Los parámetros de los sistemas son: Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema. 32 CAPĺTULO II Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios. Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza. a) El sistema abierto El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido. La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato): El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado. 33 CAPĺTULO II Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre si: Ingestión: Las empresas hacen o compran materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones. Se le compara a los organismos vivos que obtienen alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades. Reacción al ambiente: La empresa reacciona cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisión de las partes: Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no solo de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad. Se les recompensa a los participantes de la empresa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneración de partes: Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función del personal y del mantenimiento. Organización: De las funciones, es la que requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recursos humanos y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes. 34 CAPĺTULO II b) La organización como un sistema abierto Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad". Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos. c) Características de las organizaciones como sistemas abiertos Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son: 35 CAPĺTULO II Comportamiento probabilística y no-determinístico de las organizaciones: la organización se ve afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era una parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque: La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social. La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática. Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera una sociedad. 36 CAPĺTULO II Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía. 1.5 Sistemas de información Sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación que es un mecanismo de control. En toda empresa conviven varios sistemas o mejor dicho, subsistemas de información, como el de marketing o producción. 1.6 Información estratégica Es necesario modificar los sistemas de información para dar cabida a la información del nivel estratégico que demanda la dirección de la empresa. , los datos clave que se precisan en el nivel estratégico son relativos a: • La competencia • Los clientes • Los proveedores • Las barreras a la entrada de nuevos competidores • Los productos sustitutos B. CONTABILIDAD 1. Generalidades La contabilidad produce información indispensable para la administración y el desarrollo económico. El fenómeno económico es complejo y hasta hoy no se ha 37 CAPĺTULO II podido establecer un método de medición que lo cuantifique completamente. Su complejidad y constante evolución vuelven más difícil su presentación cuantitativa. La historia de la contabilidad nos muestra un incesante progreso en este intento. Todos los participantes en la vida económica tienen intereses que en ocasiones parecen opuestos y la contabilidad les puede permitir basar sus decisiones en información confiable y verás. Al producir información contable que sea útil para los diferentes intereses representados, la contabilidad adopta el criterio de equidad para dichos intereses. La importancia de la información contable involucra a la administración de las empresas, accionistas, inversionistas potenciales, gobierno, trabajadores, instituciones de crédito, proveedores, etc. Se puede decir que si es correctamente determinada, cumplirá con la función de ser imparcial. La evolución constante de la contabilidad debe estar auspiciada por la apertura de diferentes corrientes teóricas, diferentes enfoques y metodologías y criterios sustancialmente distintos. La contabilidad comprende varias ramas, entre ellas: contabilidad financiera, gerencial y contabilidad gubernamental. 1.1 Concepto de contabilidad Contabilidad es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil con el objeto de poder conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados.15 El autor Fernando Boter Mauri define de esta manera el concepto de contabilidad : “Contabilidad es la técnica establecida por los expertos para la registración de las operaciones económicas de las personas-empresas en forma práctica, ordenada y 15 Elías Lara Flores, primer curso de contabilidad p-40 38 CAPĺTULO II suficiente para la determinación detallada de la situación patrimonial de las mismas y la ejecución de los estados respectivos”. Luís Schonfeld nos dice: “Contabilidad es la técnica por la cual se registran todas las transacciones financieras que tienen lugar en toda empresa, ya sea comercial o de otra índole”. Contabilidad Financiera es una rama de la contabilidad que provee una historia continua cuantificada en términos monetarios de los recursos y obligaciones económicas de las empresas y de las actividades económicas que cambian esos recursos y obligaciones. 1.2 Principios de contabilidad a) Entidad Los estados financieros están siempre referenciados a un ente. El ente o la empresa es el que produce estados financieros. El dueño o propietario es considerado como un tercero. El concepto de ente es distinto al de persona ya que una misma persona puede llevar los estados financieros de varios entes de su propiedad. Se considera la personificación de la empresa, es decir la independencia económica de los accionistas, acreedores y deudores. b) Periodo contable La empresa se ve obligada a medir el resultado de su gestión, cada cierto tiempo ya sea por razones administrativas, legales, fiscales o financieras. El tiempo que emplea para realizar esta medición se llama periodo y comprende de doce meses. 39 CAPĺTULO II c) Principio del valor histórico original Este principio establece que los activos de la empresa deben ser valuados al costo de adquisición o producción como concepto básico de valuación. Así mismo las fluctuaciones de las monedas de común denominador no deben incidir en las alteraciones al principio expresado, si no que, se deberán hacer los ajustes necesarios. d) Dualidad económica Este principio establece, que cualquier operación o hecho tiene una doble afectación en la situación financiera de la entidad, y que se altera. e) Realización La observancia de este principio de contabilidad lleva a procesar todas las operaciones suscitadas en una entidad, en el momento de su realización. Este principio de contabilidad también conlleva a uniformar la información y otorgarle un elemento más: la confiabilidad que depositarán los interesados en su contenido para tomar decisiones.16 Por lo tanto este principio postula que las operaciones se registran en el momento en que se realizan o suscitan. f) Revelación suficiente La información contable en los estados financieros debe estar expuesta en forma clara para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren. 16 Colegio De Contadores Mexicanos, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados p-110 40 CAPĺTULO II g) Negocio en marcha Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el mercado no debiendo interrumpir las actividades sino por el contrario seguir operando de forma indefinida. h) Importancia relativa En la aplicación de los principios contables y normas particulares se debe actuar necesariamente con sentido práctico. Esto quiere decir, que ante el hecho de que se den situaciones de mínima importancia, estas se dejaran pasar por alto. No existe acuerdo que determine la línea exacta que separe los hechos de importancia de los que no la tienen, dejando de esta manera decisión del juicio y sentido común del profesional contable. i) Principio de consistencia Este principio guía el criterio en el sentido de considerar los procedimientos para cuantificar ciertas operaciones, en forma constante.17 1.3 Ecuación contable Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Se definen como sigue : 1. Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, de que la empresa espera obtener en el futuro beneficios económicos. 41 CAPĺTULO II 2. Un pasivo es una obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa debe de desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. 3. Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Las definiciones de activo, pasivo y patrimonio neto identifican sus características esenciales pero no pretenden especificar las condiciones a cumplir para que tales elementos se reconozcan en el balance de situación general. Por lo tanto, ciertas partidas pueden caber en las definiciones, pero no reconocerán como activos y pasivos en el balance de situación general porque no cumplen las condiciones para su reconocimiento. a) Activos Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo consisten en el potencial del mismo para contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de otros equivalentes al efectivo de la empresa. Este potencial puede ser de tipo productivo, constituyendo parte de las actividades de operación de la empresa. Puede también tomar la forma de convertibilidad del efectivo u otras partidas equivalentes o bien de capacidad para reducir pagos en el futuro tal como cuando un proceso alternativo de manufactura reduce los costos de producción. Usualmente, una empresa emplea sus activos para producir bienes y servicios capaces de satisfacer deseos o necesidades de los clientes. Puesto que estos bienes o servicios satisfacen deseos y necesidades, los clientes están dispuesto a pagar por ellos y por lo tanto a contribuir a los flujos de efectivo de la empresa. El efectivo en si mismo rinde a la empresa la posibilidad de obtener, mediante su utilización, otros recursos. 42 CAPĺTULO II Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo pueden llegar a la empresa por diferentes vías. Por ejemplo un activo puede ser: 1. La producción de bienes y servicios a vender por la empresa. H. Un activo puede ser intercambiado por otros activos I. Un activo puede ser utilizado para satisfacer un pasivo. J. Un activo puede ser distribuido a los propietarios de la empresa. Muchos activos, como por ejemplo las propiedades, planta y equipo son elementos tangibles sin embargo la tangibilidad no es esencial para la existencia del activo. Por ejemplo, las patentes y los derechos de autor tienen la cualidad de activos si se espera que tienen beneficios económicos futuros para la empresa y son además, controlados por ellas. Algunos activos, como por ejemplo las cuentas por cobrar y los terrenos, están asociados con derechos legales, incluido el derecho de propiedad. Al determinar la existencia o no de un activo, el derecho de propiedad es esencial así por ejemplo los terrenos que se disfrutan por régimen de arrendamiento financiero son activos si la empresa controla los beneficios económicos que se espera obtener de ellos. Aunque la capacidad de una empresa para controlar estos beneficios sea, normalmente el resultado de determinados derechos legales, una partida determinada podría incluso cumplir la definición de activo cuando no se tenga control legal sobre ella. Los activos de una empresa proceden de transacciones u otros sucesos ocurridos en el pasado. Las empresas obtienen los activos mediante su compra o producción pero también puede generarse activos mediante otro tipo de transacciones. Son ejemplo de ellos los terrenos recibidos por la empresa mediante el gobierno, dentro de un programa de fomento de desarrollo económico en el área geográfica, o el descubrimiento de yacimientos minerales. Las transacciones son sucesos que se esperan que ocurran en el futuro, no dan lugar por si mismos a activos; así como por 43 CAPĺTULO II ejemplo, la intención de comprar inventarios no cumple, por si misma la definición de activo. Existe una relación muy estrecha entre la realización de un determinado desembolso y la generación de un activo aunque uno y otro no tienen que coincidir necesariamente. Por tanto si la empresa realiza un desembolso, este hecho puede demostrar evidencia de que pueden obtenerse beneficios económicos, pero no es una prueba concluyente de que se este ante una partida que satisfaga la definición de activo. De igual manera, la ausencia de un desembolso, no impide que se este ante una partida que satisfaga la definición de activo y que se convierta por tanto en un candidato para reconocimiento como tal en el balance de la situación financiera. Las partidas que han sido donadas a la empresa pueden satisfacer la definición de activos. b) Pasivos Una característica esencial de todo pasivo es que la empresa tiene contraída una obligación en el momento presente. Un pasivo es un compromiso o responsabilidad de actuar de una determinada manera. Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución de un contrato o de una obligación de tipo legal. Este es normalmente el caso por ejemplo, de las cuentas por pagar por bienes o servicios recibidos. No obstante las obligaciones aparecen también por la actividad normal de la empresa, por las costumbres y por el deseo de mantener buenas relaciones o actuar de una forma equitativa. Si por lo menos la empresa decide, como medida política, atender a la rectificación de fallos en sus productos incluso cuando estos aparecen después del periodo normal de garantía. Los importes que se espera desembolsar respecto a los bienes ya vendidos son también pasivos para la empresa. 44 CAPĺTULO II Es necesario distinguir entre una obligación actual y un encargo o compromiso para el futuro. La decisión de adquirir activos en el futuro no da lugar, por si misma, al nacimiento de un pasivo. Normalmente, el pasivo surge solo cuando se ha recibido el activo o la empresa entra en acuerdo irrevocable para adquirir el bien o servicio. En este último caso, la naturaleza irrevocable del acuerdo significa que las consecuencias económicas del incumplimiento de la obligación, por ejemplo a causa de la existencia de una sanción importante, dejan a la empresa con poca o con ninguna discrecionalidad para evitar la salida de los recursos hacia la otra parte implicada en el acuerdo. Usualmente, la cancelación de una obligación actual implica que la empresa obtenga unos recursos, que llevan incorporados beneficios económicos, para dar cumplimiento a la reclamación de la otra parte. La cancelación de un pasivo actual puede llevarse a cabo de varias maneras, por ejemplo a través de: 1. Pago de dinero 2. Transferencia de fondos 3. Prestación de servicios 4. Sustitución de ese pasivo por otra deuda. 5. Conversión del pasivo en patrimonio neto. Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos ocurridos en el pasado. Así por ejemplo la adquisición de bienes y el uso de servicios dan lugar a las cuentas por pagar ( a menos que el pago se haya anticipado o hecho al contado ), y la recepción de un préstamo bancario da lugar a una obligación de rembolsar la cantidad prestada. La empresa también puede conocer como pasivos las rebajas y descuentos futuros, en función de las compras que hagan los clientes , en cuyo caso es la venta de bienes en el pasado que da lugar al nacimiento de la obligación. 45 CAPĺTULO II Ciertos pasivos pueden evaluarse únicamente utilizando un alto grado de estimación. Algunas empresas describen tales pasivos como provisiones. En ciertos países las provisiones no son consideradas como deudas, porque en ellas el concepto de pasivo esta tan unido estrechamente, que solo permite incluir las partidas que pueden determinarse sin necesidad de realizar estimaciones. c) Patrimonio neto Aunque el patrimonio neto ha quedado definido, como un residuo o resto puede subdividirse a efectos de presentación en el balance de situación general. Por ejemplo, en una sociedad por acciones pueden mostrarse por separado los fondos aportados por los accionistas, las ganancias pendientes de distribución, las reservas específicas procedentes de beneficios y las reservas para ajustes de mantenimiento del capital. Tal clasificación puede ser relevante para las necesidades de la toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros, en especial cuando indican restricciones, sean legales o de otro tipo, a la capacidad de la empresa para distribuir de forma diferente su patrimonio neto. También puede servir para reflejar el hecho de que las partes con intereses en la propiedad de la empresa, tienen diferentes derechos en relación con la recepción de dividendos o el reembolso del capital. En ocasiones, la creación de reservas viene obligada por leyes y reglamentos con el fin de dar a la empresa y sus acreedores una protección adicional contra los efectos de las perdidas. Otros tipos de reservas pueden haber sido dotadas porque las leyes fiscales del país conceden exenciones o reducciones impositivas o reducciones impositivas, cuando se produce su creación o dotación. La existencia y cuantía de las reservas de tipo legal, reglamentario o fiscal, es una información que puede ser relevante para las necesidades de la toma de decisiones por parte de los usuarios. La dotación de estas reservas se deriva de la distribución de ganancias y por lo tanto no constituye un gasto para la empresa. 46 CAPĺTULO II El importe por el cual se muestra el patrimonio, en el balance de situación general, depende de la evaluación de que se haya hecho de los activos y los pasivos. Normalmente solo por mera casualidad coincidirá el importe acumulado en el patrimonio neto con el valor de mercado de las acciones de la empresa, ni tampoco con la cantidad de dinero que se obtendría vendiendo uno por uno de los activos netos de la empresa, ni con el precio de venta de todo el negocio en marcha. 2.4 Normas Internacionales De Contabilidad a) Concepto de Normas Internacionales de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad son regulaciones de alta calidad, que exigen seguir prácticas contables apropiadas para cada circunstancia económica en particular. Este procedimiento también garantiza, mediante las consultas realizadas al Grupo Consultivo, a las organizaciones miembros del IASC, a los organismos reguladores contables y a otros grupos e individuos interesados, que las Normas Internacionales de Contabilidad son aceptables para los usuarios y elaboradores de los estados financieros.18 C. Información financiera 1. Generalidades Las finanzas producen información indispensable para la administración gerencial y es un punto de partida para la toma de decisiones económicas. El fenómeno económico es complejo y hasta hoy no se ha podido establecer un método de medición que lo cuantifique completamente. Su complejidad y constante evolución vuelven más difícil su presentación cuantitativa. Las finanzas actuales nos muestra 18 Juan Carlos Torres, Introducción a la contabilidad, p.35 47 CAPĺTULO II un incesante progreso, puesto que se ha apoyado en herramientas como es el computador para la mejora continua. Todos los participantes en la vida económica tienen intereses que en ocasiones parecen opuestos y las finanzas pueden permitirles basar sus decisiones en información confiable y verás unificando un solo resultado. Al producir información financiera que sea útil para los diferentes intereses representados, éste adopta el criterio de equidad para dichos intereses. Dada la importancia de la información para la administración de las empresas, accionistas, inversionistas potenciales, gobierno, trabajadores, instituciones de crédito y proveedores se puede decir que si es correctamente determinada, cumplirá con la función de ser imparcial. La evolución constante de la administración debe estar por la apertura de diferentes corrientes, teorías, diferentes enfoques y metodologías y criterios sustancialmente distintos. 1.1 Concepto de finanzas Operación de las empresas con un máximo de utilidades, mediante el uso de información proporcionadas por la contabilidad y la economía (macroeconomía y microeconomía). También se le describe a las finanzas como la disciplina que proporciona los conocimientos básicos para determinar las necesidades monetarias de una empresa y su satisfacción. 48 CAPĺTULO II 1.2 Funciones de las finanzas Las funciones de las finanzas son: a) Análisis y planeación de actividades financieras. Transformación de datos de finanzas de modo que sirvan para vigilar la posición financiera de la empresa. Esto es, evaluar la necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se requiera. b) Determina la estructura de activos de la empresa que incluye la composición y tipos de activos óptimos para la empresa. 1.3 Manejo de estructura financiera Manejo de la estructura financiera se describe como: a) Rendimiento realizable para el propietario en forma de pagos periódicos de utilidades en efectivo, como aumentos en el precio de las acciones. b) Perspectivas a largo plazo; maximización de la riqueza a largo plazo c) Ordenación de los rendimientos en el tiempo d) Manejo de riesgo e) Distribución de los rendimientos 1.4 Estados financieros a) Generalidades Un medio o una forma de plasmar la información que se produce mediante la aplicación de la técnica contable, son los estados financieros. Estos son preparados por los contadores y son resúmenes básicos de los registros contables y sirven como controles financieros de las entidades económicas. Ofrecen un medio de controlar tres aspectos principales de una organización: su capacidad de convertir los activos 49 CAPĺTULO II en efectivo a fin de cumplir con las obligaciones y necesidades financieras actuales (su liquidez); su situación financiera general y su rentabilidad. Los estados financieros se preparan para indicar los acontecimientos financieros que han tenido lugar después del último estado. Los estados financieros que se emplean en forma regular en las organizaciones son: El balance general, estado de resultados, estados de flujos de efectivos y estado de cambio en el patrimonio neto. b) Concepto de estados financieros Los estados financieros forman parte del proceso de información financiera. Normalmente, un conjunto completo de estados financieros comprende un balance de situación general, un estado de resultados, un estado de cambios en la posición financiera (que puede ser presentado en varias formas, por ejemplo como un estado de flujos de efectivo o un cuadro de financiación), así como unas notas, estados complementarios y otro material explicativo que forma parte integrante de los estados financieros. 19 En ellos pueden tener también cabida cuadros suplementarios y otra información basada en, o derivada de, tales estados financieros, que se espera sea leída junto con ellos. Los cuadros suplementarios y la información aludida pueden, por ejemplo, referirse a la información financiera sobre los segmentos de negocios o geográficos, o bien presentar el efecto de los cambios en los precios. Sin embargo, los estados financieros no incluyen informaciones tales como las contenidas en los informes de la gerencia, los discursos del presidente de la compañía, las discusiones o análisis por parte de la administración o gerencia, u otras similares que pueden estar incluidas en los informes anuales o en la información financiera. 19 Juan Carlos Torres, Introducción a la contabilidad p-130 50 CAPĺTULO II El Marco Conceptual es de aplicación a los estados financieros de todas las empresas industriales, comerciales o de negocios, ya sea en el sector público o en el privado. Una empresa que informa es toda organización para la cual existen usuarios, que confían en los estados financieros como su principal fuente de información acerca de la entidad. c) Objetivos de los estados financieros El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros preparados con este propósito cubren las necesidades comunes de muchos usuarios. Sin embargo, los estados financieros no suministran toda la información que estos usuarios pueden necesitar para tomar decisiones económicas, puesto que tales estados reflejan principalmente los efectos financieros de sucesos pasados, y no contienen necesariamente información distinta de la financiera.20 Los estados financieros también muestran los resultados de la administración llevada a cabo por la gerencia, o dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la misma. Aquellos usuarios que desean evaluar la administración o responsabilidad de la gerencia, lo hacen para tomar decisiones económicas como pueden ser, por ejemplo, si mantener o vender su inversión en la empresa, o si continuar o reemplazar a los administradores encargados de la gestión de la entidad. 20 Leopoldo A. Bernstein, Análisis de estados financieros, p-150 51 CAPĺTULO II d) Clasificación de los estados financieros 1- Balance general Es el documento contable que presenta la situación financiera del negocio en una fecha determinada. Presenta la situación financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, así como el valor del capital.21 La situación financiera de un negocio se advierte por medio de la relación que haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las obligaciones y deudas que forman su pasivo. 2- Estado de resultados Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio. 3- Estado de flujos de efectivo Es el documento por medio del cual refleja el ingreso y salida de dinero en efectivo durante cierto periodo de tiempo. 4- Estado de cambios en el Patrimonio Neto . 5- Notas a los Estados financieros . e) Importancia de los estados financieros La relevancia de la información está afectada por su naturaleza e importancia relativa. En algunos casos la naturaleza de la información, por sí misma, es capaz de determinar su relevancia. Por ejemplo, la presentación de información sobre un nuevo segmento, puede afectar a la evaluación de los riesgos y oportunidades a los 21 Elías Lara Flores, primer curso de contabilidad, p-85 52 CAPĺTULO II que se enfrenta la empresa, con independencia de la importancia relativa de los resultados alcanzados por ese nuevo segmento en el periodo contable. En otros casos, tanto la naturaleza como la importancia relativa son significativas. Por ejemplo los saldos de inventarios, mantenidos en cada una de las categorías principales, que son apropiados para la actividad empresarial son significativos para la empresa. La información tiene importancia relativa, o es material, cuando su omisión o presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas de los usuarios, tomadas a partir de los estados financieros. La materialidad depende de la cuantía de la partida omitida, o del error de evaluación en su caso, juzgados siempre dentro de las circunstancias particulares de la omisión o el error. De esta manera, el papel de la importancia relativa es suministrar un umbral o punto de corte, más que ser una característica cualitativa primordial que la información ha de tener para ser útil. 1 - Fiabilidad Para ser útil, la información debe también ser fiable. La información posee la cualidad de fiabilidad cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. 2- Representación fiel Para ser confiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. Así, por ejemplo, un balance de situación general debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que han dado como resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en la fecha de la información, siempre que cumplan los requisitos para su reconocimiento. 53 CAPĺTULO II 3- La esencia sobre la forma Si la información sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no meramente según su forma legal. La esencia de las transacciones y demás sucesos no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal o trama externa. Por ejemplo, una empresa puede vender un activo a un tercero de tal manera que la documentación aportada de a entender que la propiedad ha pasado a este tercero. Sin embargo, pueden existir simultáneamente acuerdos que aseguren a la empresa el continuar disfrutando de los beneficios económicos incorporados al activo en cuestión. En tales circunstancias, presentar información sobre la existencia de una venta, podría no representar fielmente la transacción efectuada (en el caso de que verdaderamente haya habido tal transacción). 4- Neutralidad Para ser fiable, la información contenida en los estados financieros debe ser neutral, es decir, libre de sesgo o prejuicio. Los estados financieros no son neutrales si, por la manera de captar o presentar la información, influyen en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, a fin de conseguir un resultado o desenlace predeterminado. 5- Prudencia No obstante, los elaboradores de estados financieros tienen que enfrentarse con las incertidumbres que, inevitablemente, rodean muchos acontecimientos y circunstancias. Entre algunos ejemplos están: la recuperabilidad de los saldos dudosos, la vida útil probable de las propiedades, planta y equipo o el número de reclamaciones por garantía post-venta que pueda recibir la empresa. 54 CAPĺTULO II Tales incertidumbres son reconocidas mediante la presentación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre. De tal manera se logra que los activos o los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o los gastos no se infravaloren. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no permite, por ejemplo, la creación de reservas ocultas o provisiones excesivas, la valoración deliberada de activos o ingresos ni la sobre valoración consciente de obligaciones o gastos, porque de lo contrario los estados financieros no resultarían neutrales y, por tanto, no tendrían la cualidad de fiabilidad. 6- Integridad Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia. 7-Comparabilidad Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una empresa a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera y del desempeño. También deben ser capaces los usuarios de comparar los estados financieros de empresas diferentes, con el fin de evaluar su posición financiera, desempeño y cambios en la posición financiera en términos relativos. Por tanto, la medida y presentación del efecto financiero de similares transacciones y otros sucesos, deben ser llevadas a cabo de una manera coherente por toda la empresa y también de una manera coherente para diferentes empresas. 55 CAPĺTULO II La necesidad de comparabilidad no debe ser confundida con la mera uniformidad y tampoco debe permitirse que llegue a ser un impedimento para la introducción de normas contables mejoradas. No es apropiado, para una empresa, continuar contabilizando de la misma forma una transacción u otro suceso si el método adoptado no guarda las características cualitativas de relevancia y fiabilidad. También es inapropiado para una empresa conservar sin cambios sus políticas contables cuando existan otras más relevantes o fiables. Puesto que los usuarios desean comparar la situación financiera, desempeño y flujos de fondos de una empresa a lo largo del tiempo, es importante que los estados financieros muestren la información correspondiente a los periodos precedentes. f) Usuarios de los estados financieros Entre los usuarios de los estados financieros se encuentran los inversores presentes y potenciales, los empleados, los prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales, los clientes, los gobiernos y sus organismos públicos, así como el público en general. Éstos usan los estados financieros para satisfacer algunas de sus variadas necesidades de información. Entre las citadas necesidades se encuentran las siguientes: 1- Inversionistas: Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores están preocupados por el riesgo inherente y por el rendimiento que van a proporcionar sus inversiones. Necesitan información que les ayude a determinar si deben comprar, mantener o vender las participaciones. Los accionistas están también interesados en la información que les permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos. 2- Empleados: Los empleados y los sindicatos están interesados en la información acerca de la estabilidad y rendimiento de sus empleadores. También están interesados en la información que les permita evaluar la 56 CAPĺTULO II capacidad de la empresa para afrontar las remuneraciones, los beneficios tras el retiro y otras ventajas obtenidas de la empresa. 3- Prestamistas: Los proveedores de fondos ajenos están interesados en la información que les permita determinar si sus préstamos, así como el interés asociado a los mismos, serán pagados al vencimiento. 4- Proveedores y otros acreedores comerciales: Los proveedores y los demás acreedores comerciales, están interesados en la información que les permita determinar si las cantidades que se les adeudan serán pagadas cuando llegue su vencimiento. Probablemente, los acreedores comerciales están interesados en la empresa, por periodos más cortos que los prestamistas, a menos que dependan de la continuidad de la empresa por ser éste un cliente importante. 5- Clientes: Los clientes están interesados en la información acerca de a continuidad de la empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo, o dependen comercialmente de ella. 6- El gobierno y sus organismos públicos: El gobierno y sus organismos públicos están interesados en la distribución de los recursos y, por tanto, en la actuación de las empresas. También recaban información para regular la actividad de las empresas, fijar políticas fiscales y utilizarla como base para la construcción de las estadísticas de la renta nacional y otras similares. 7- Público en general: Cada ciudadano está afectado de muchas formas por la existencia y actividad de las empresas. Por ejemplo, las empresas pueden contribuir al desarrollo de la economía local de varias maneras, entre las que pueden mencionarse el número de personas que emplean o sus compras como clientes de proveedores locales. Los estados financieros pueden ayudar al público suministrando información acerca de los desarrollos recientes y la 57 CAPĺTULO II tendencia que sigue la prosperidad de la empresa, así como sobre el alcance de sus actividades. g) Elementos de los estados financieros Los estados financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y otros sucesos, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus características económicas. Estas grandes categorías son los elementos de los estados financieros. Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera en el balance de situación general son los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Los elementos directamente relacionados con la medida del desempeño en el estado de resultados son los ingresos y los gastos. Puesto que el estado de cambios en la posición financiera utiliza, generalmente, elementos del estado de resultados y cambios en los elementos del balance de situación general, este Marco Conceptual no identifica ningún elemento exclusivo de tal estado financiero.22 La presentación de los elementos precedentes, tanto en el balance de situación general como en el estado de resultados implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los activos y pasivos pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con su función en la actividad empresarial, a fin de presentar la información de la forma más útil a los usuarios para los propósitos de toma de decisiones económicas. Al evaluar si una partida cumple la definición de activo, pasivo o patrimonio neto, debe prestarse atención a las condiciones esenciales y a la realidad económica que subyacen en la misma, y no meramente a su forma legal. Así, por ejemplo, en el caso de arrendamientos financieros, la esencia y realidad económica es que el arrendatario adquiere los beneficios económicos futuros por el uso del activo 22 Juan Carlos Torres Tovar, Introducción a la contabilidad, p-211. 58 CAPĺTULO II alquilado, durante la mayor parte de su vida útil, aceptando como contrapartida de tal derecho una obligación de pago por un importe aproximado al valor razonable del activo más una carga financiera, correspondiente a los aplazamientos en el pago. Por lo tanto, el arrendamiento financiero da lugar a partidas que satisfacen la definición de un activo y un pasivo, y se reconocerán como tales en el balance de situación general del arrendatario. Los balances de situación general elaborados de acuerdo con las actuales Normas Internacionales de Contabilidad, pueden incluir partidas que no satisfagan las definiciones de activo o de pasivo, y que no se muestren tampoco en el patrimonio neto.23 1- Activo Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo consisten en el potencial del mismo para contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de otros equivalentes al efectivo de la empresa. Este potencial puede ser de tipo productivo, constituyendo parte de las actividades de operación de la empresa. 2- Pasivo Una característica esencial de todo pasivo es que la empresa tiene contraída una obligación en el momento presente. Este es normalmente el caso, por ejemplo, de las cuentas por pagar por bienes o servicios recibidos. 3- Capital 23 Instituto de contadores públicos, segunda edición, mayo, 1994. P-230 59 CAPĺTULO II Aunque el patrimonio neto ha quedado definido, como un residuo o resto, puede subdividirse a efectos de su presentación en el balance de situación general. Por ejemplo, en una sociedad por acciones pueden mostrarse por separado los fondos aportados por los accionistas, las ganancias pendientes de distribución, las reservas específicas procedentes de beneficios y las reservas por ajustes para mantenimiento del capital. Tal clasificación puede ser relevante para las necesidades de toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros, en especial cuando indican restricciones, sean legales o de otro tipo, a la capacidad de la empresa para distribuir o aplicar de forma diferente su patrimonio neto.24 4- Costos Son todas aquellas erogaciones que se efectúan ya sea para comprar o fabricar bienes o para prestar servicios. En el sector comercial los costos serán el valor de las mercancías compradas más el valor de las erogaciones realizadas para el traslado de la mercadería a la bodega o la empresa. En las empresas industriales los costos estarán compuestos por erogaciones en las compras de materias primas, pago de mano de obra, y erogaciones por gastos indirectos a la producción. 24 James C. Vanjorrne, op. Cit p-690 60 CAPĺTULO II 5- Gastos La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la empresa. Entre los gastos de la actividad ordinaria se encuentran, por ejemplo, el costo de las ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente, los gastos toman la forma de una salida o depreciación de activos, tales como efectivo y otras partidas equivalentes al efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo. Son pérdidas otras partidas que, cumpliendo la definición de gastos, pueden o no surgir de las actividades ordinarias de la empresa. Las pérdidas representan decrementos en los beneficios económicos y, como tales, no son diferentes en su naturaleza de cualquier otro gasto. Por tanto, en este Marco Conceptual no se considera que constituyan un elemento diferente. Entre las pérdidas se encuentran, por ejemplo, las que resultan de siniestros tales como el fuego o las inundaciones, así como las obtenidas por la venta de activos no corrientes. La definición de gastos también incluye a las pérdidas no realizadas. Por ejemplo aquéllas que surgen por el efecto que los incrementos en la tasa de cambio de una determinada divisa tienen, sobre los préstamos tomados por la empresa en esa moneda. Si las pérdidas se reconocen en los estados de resultados, es usual presentarlas por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para los propósitos de toma de decisiones económicas. Las pérdidas suelen presentarse netas de los ingresos relacionados con ellas. 61 CAPĺTULO II 6- Ingresos La definición de ingresos incluye tanto a los ingresos ordinarios como las ganancias. Los ingresos ordinarios surgen en el curso de las actividades ordinarias de la empresa, y corresponden a una variada gama de denominaciones, tales como ventas, honorarios, intereses, dividendos, alquileres y regalías. Son ganancias otras partidas que, cumpliendo la definición de ingresos, pueden o no surgir de las actividades ordinarias llevadas a cabo por la empresa. Las ganancias suponen incrementos en los beneficios económicos y, como tales, no son diferentes en su naturaleza de los ingresos ordinarios. Por tanto, en este Marco Conceptual no se considera que constituyan un elemento diferente.25 Entre las ganancias se encuentran, por ejemplo, las obtenidas por la venta de activos no corrientes. La definición de ingresos incluye también las ganancias no realizadas; por ejemplo aquéllas que surgen por la revalorización de los títulos cotizados o los incrementos de valor en libros de los activos a largo plazo. Si las ganancias se reconocen en los estados de resultados, es usual presentarlas por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para los propósitos de toma de decisiones económicas. Las ganancias suelen presentarse netas de los gastos relacionados con ellas. 7- Otros productos Son las utilidades que provengan de operaciones que no constituyan la utilidad 25 o giro principal del negocio. También se puede decir que son International Accounting Standard Committee, Normas Internacionales de contabilidad, Mexico, ED.1999.p- 62 CAPĺTULO II utilidades que provienen de operaciones eventuales que no son de la naturaleza del giro principal del negocio. h) Características cualitativas de los estados financieros Las características cualitativas son los atributos que hacen útil, para los usuarios, la información suministrada en los estados financieros. Las principales características cualitativas son comprensibilidad, relevancia, fiabilidad, neutralidad, prudencia, integridad, comparabilidad y oportunidad. D. Áreas funcionales 1. Generalidades El concepto de "área funcional" surgió como una necesidad de poder dirigir y cuantificar las cargas de entrenamiento. Este es uno de los aspectos más difíciles en lo que a planificación se refiere. Siempre está presente la duda de sí la carga es la adecuada en cantidad, duración, densidad, etc.-, por miedo a quedarnos cortos con el estimulo ó lo que puede ser peor a pasarnos y sobrecargar el trabajo al empleado. Gracias a los avances, en las investigaciones en sobre manejo de personal, se han establecido ciertos parámetros de correspondencia entre intensidad y volumen de las cargas y los resultados eficientes que estas causan en las organizaciones. 1.1 Concepto de áreas funcionales Son aquellas que al lograr interrelacionarse entre si logran el buen funcionamiento de la empresa, tanto en el terreno laboral, económico y productivo. Así mismo ayudan a mantener control operativo y administrativo que sirven para la conducción gerencial de la empresa para lo cual también permiten identificar los problemas que se dan en una empresa así como estudiarlos de manera individual. 63 CAPĺTULO II 1.2 Áreas funcionales más importares Las actividades más importantes en la empresa, por medio de las cuales se alcanzan las metas y objetivos, son las siguientes. a) Área de finanzas Es el área que se encarga del óptimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa. Esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales. Al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables. b) Área de mercadeo Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción. c) Área de producción Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción están: el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad. 64 CAPĺTULO II d) Área de personal o recursos humanos Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa; la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades. La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es el quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y desarrollo empresarial. 1.3 Objetivos por áreas funcionales Mantener la contribución de los departamentos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad absoluta. Cuando la administración de personal no se adecua a las necesidades de la organización se desperdician recursos de todo tipo. La compañía puede determinar, por ejemplo, el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes por departamento y el total del personal necesario para cumplir los objetivos. 1.4 Control por áreas funcionales Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de determinar la acción. 65 CAPĺTULO II El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento. E. LA TOMA DE DECISIONES 1. Generalidades La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjeturación secundaria. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en sí y por sí, una decisión. Pasos en el proceso de toma de decisiones. a) Reconocer un problema – Existe un problema, necesita hacerse una elección, o hay un obstáculo para alcanzar una meta empresarial. b) Identificar alternativas - Se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones disponibles. Por lo general, existe un número limitado de alternativas, restringidas, además, por el tiempo y los recursos monetarios. c) Especificar las fuentes de incertidumbre – Se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles sucesos que pueden ocurrir. Hasta donde es posible, quizá existan probabilidades o posibilidades asociadas con estos sucesos. 66 CAPĺTULO II d) Escoger un criterio – Se elige el criterio conforme al cual se evaluarán las alternativas. Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen global de contribución, la tasa de rendimiento o el valor actual neto. e) Considerar preferencias de riesgo – Se toma en consideración el punto hasta el cual la dirección está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la dirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento. ¿Qué mayor rendimiento es necesario que brinde una alternativa riesgosa para que pueda justificar su riesgo inherente? f) Evaluar alternativas- A la luz del menú de opciones en el literal b), las fuentes de incertidumbre identificadas en el literal c), el criterio establecido en el literal d) y las preferencias del riesgo precisadas en el literal e) determinan el resultado final asociado con la alternativa. g) Elegir la mejor alternativa – La evaluación de alternativas , junto con una cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una alternativa. h) Implantar el curso de acción seleccionado – Se implantan las acciones aprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad. 1.1 Concepto la toma de decisiones Se define la toma de decisiones como la selección de un curso de acción entre alternativas. La toma de decisiones solo es un paso a la planeación incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción solo durante unos cuantos minutos. También forma parte de la vida diaria de todos. 67 CAPĺTULO II 1.2 La importancia y las limitaciones de la toma de decisiones La toma de decisiones se considera como una parte importante de la misma. De hecho cuando ya se conoce una oportunidad y una meta, el núcleo de la planeación es realmente el proceso de la planeación por lo tanto en este contexto el principio de la toma de una decisión puede concebirse como: 1- Elaboración de premisas 2- Identificación de alternativas 3- Evaluación de alternativas en términos de la meta deseada 4- Elección de una alternativa, es decir tomar una decisión 1.3 Racionalidad en la toma de decisiones Con frecuencia se dice que la toma eficaz de decisiones tiene que ser racional. Las personas que actúan o deciden racionalmente intentan alcanzar alguna meta que no pueda lograrse sin acción. Deben comprender claramente los cursos alternativos mediante los cuales se puede alcanzar una meta en las circunstancias y con las limitaciones existentes. También tiene que contar con la información y la capacidad para analizar y evaluar alternativas a la luz de la meta deseada. Por último deben tener el deseo de llegar a la mejor solución mediante la selección de la alternativa más eficaz para el cumplimiento de la meta. Es raro que las persona logren una racionalidad completa, en particular en la administración en primer lugar porque estas decisiones deben operar para el futuro, el cual casi siempre conlleva incertidumbre. En segundo lugar, es difícil reconocer todas las alternativas que se podrían seguir para llegar a una alternativa; esto es cierto en particular cuando la toma de decisiones implica oportunidades para hacer algo que no se había hecho antes. 68 CAPĺTULO II 1.4 Racionalidad limitada o " acotada" El administrador debe conformarse con la racionalidad limitada o acotada. En otras palabras las limitaciones de información, tiempo y certeza restringen la racionalidad a pesar que el administrador propone deliberadamente ser absolutamente racional. Puesto que en la practica no pueden ser completamente racionales los gerentes en ocasiones permiten el rechazo que sienten por el riesgo. La mayoría de los administradores intentan tomar las mejores decisiones que puedan dentro de los limites de la racionalidad y de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de los riesgos implícitos. 1.5 Toma de decisiones en condiciones de certeza, incertidumbre ccy riesgo Prácticamente todas las decisiones se toman en un ambiente de cierta incertidumbre. Sin embargo el grado de incertidumbre varía de una certeza relativa a una gran incertidumbre. En la toma de decisiones existen ciertos riesgos implícitos. En una situación en que existe certeza las personas están razonablemente seguras sobre lo que ocurrirá cuando tomen una decisión. Cuentan con información que se considera confiable y se reconocen las relaciones de causa y efecto. Por otra parte, en una situación de incertidumbre, las personas solo tienen una base de datos muy deficiente. No saben si estos datos son o no confiables y tienen mucha inseguridad sobre los posibles cambios que puede sufrir la situación. Más aun no pueden evaluar las interacciones de las diferentes variables. Por ejemplo, una empresa que decide ampliar sus operaciones a otro país quizás sepa poco sobre la cultura, las leyes, el ambiente económico y las políticas de esa nación. La situación 69 CAPĺTULO II política puede ser tan volátil que ni siquiera los expertos puedan predecir un posible cambio en la misma. En una situación de riesgos quizás se cuente con información basada en hechos pero la misma puede resultar incompleta. Para mejorar la toma de decisiones se pueden estimar las posibilidades objetivas de un resultado, al utilizar, por ejemplo, modelos matemáticos. Por otra parte, se puede usar la probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la experiencia. 70
