SEGUIMIENTO EXALUMNOS UTPL 2012-2013

Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
EXALUMNOS UTPL
SEGUIMIENTO
EXALUMNOS UTPL
2012-2013
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Universidad Técnica Particular de Loja
Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
ÍNDICE
Págs.
INTRODUCCIÓN
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1. ANTECEDENTES
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2. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS
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3. ACTIVIDADES
3.1.Internas
3.2.Externas
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4.POLÍTICAS
4.1. Administración y gestión de información sobre exalumnos
4.2. Seguimiento a exalumnos
4.3.Comunicación
4.4. Gestión de ofertas laborales
4.5. Desarrollo personal y profesional
4.6. Pertenencia y vinculación del egresado a la universidad
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5. ORGANIZACIÓN EXALUMNOS UTPL
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6.MECANISMOS DE SEGUIMIENTO A EXALUMNOS UTPL
6.1. Administración y gestión de información
6.2.Seguimiento
6.3.Comunicación
6.4. Gestión de ofertas laborales
6.5. Desarrollo personal y profesional
6.6. Pertenencia y vinculación del egresado
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Universidad Técnica Particular de Loja
INTRODUCCIÓN
LA IMPORTANCIA DEL APRENDIZAJE PARA TODOS Y PARA TODA LA VIDA
La UNESCO, en la Primera Reunión Mundial de Universidades, vislumbra ya en 1998, la
importancia del aprendizaje para todos y para toda la vida. Es ahora indudable el papel que
el conocimiento y el aprendizaje tiene frente al exponencial crecimiento del conocimiento,
de su aplicación, de la ciencia y de la tecnología. La validez de la formación profesional a
la que estábamos acostumbrados ha cambiado tan rápidamente que 5 años después
de graduado, un universitario carecerá de las competencias necesarias para resolver
los múltiples retos que le presenta un cambiante y competitivo entorno internacional.
La globalización, la innegable eficacia y rapidez de las nuevas tecnologías en el
acceso a la información y al conocimiento han modificado las formas de aprender, la
manera de enseñar, los escenarios para el aprendizaje, las necesidades de aprender
más, de resolver problemas y de adquirir las herramientas para mantener un conocimiento
actualizado, pertinente y eficiente.
La Universidad Técnica Particular de Loja prepara escenarios pedagógicos, investigativos,
de emprendimiento, gestión e innovación para los alumnos en todos los ciclos de su
formación. Aún antes de su ingreso a la institución de educación superior ofrece
programas que potencien la educación secundaria en consonancia con las corrientes
de pensamiento y avance científico mundial y con miras a promover el desarrollo de la
sociedad.
En ese contexto, el aprendizaje no debe verse como un producto terminado con la
graduación de lo que el sistema educativo denomina “tercer nivel”. Es indispensable
incorporar a los graduados a espacios aún de mayor especialización profesional o de
investigación, o simplemente de actualización profesional. Ambos como medios de
ayudar al estudiante a mantenerse aprendiendo a pesar de las distancias geográficas,
de las diferencias económicas, raciales, sociales que pueden por momentos dificultar su
acceso al conocimiento.
Es así que en el 2003 nace el Proyecto Exalumnos en el seno de la Dirección General de
Relaciones Interinstitucionales, como una manera de vincular a los egresados y graduados
de la UTPL con la vida universitaria y sus posibilidades de crecimiento académico,
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Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
profesional, de actualización y por otra parte de conectarlos a la gran oferta cultural y
de progreso que ella propugna.
De una sencilla base de datos alimentada por las secretarias de carrera y postgrados,
se ha transformado en una intranet denominada Sistema de Exalumnos, que ha probado
ser eficiente en proporcionar información requerida para acreditaciones nacionales e
internacionales, trabajos investigativos y sobre todo como un instrumento indispensable en
detectar las fortalezas y debilidades de las titulaciones a través de opiniones acreditadas
de empleadores y Exalumnos. Ello ha provocado que las titulaciones propongan y efectúen
cambios positivos en beneficio de la calidad de las mallas académicas, sus contenidos,
metodologías y recursos humanos.
Muchos beneficios de los estudiantes matriculados se han hecho extensivos a los Exalumnos:
descuentos, becas, acceso a programas preferenciales, educación continua. Se inicia ya
la incorporación de la “movilidad estudiantil para los Exalumnos” a través de programas
establecidos como los de Erasmus Mundus y pasantías internacionales.
La Nueva Ley de Educación (LOES) encuentra a la UTPL con un sistema ya establecido de
seguimiento a sus egresados y titulados; con servicios ampliados de formación, acceso a
la vida universitaria y profesional a través de una eficiente comunicación, y posibilidades
laborales a través de su bolsa de empleo.
Mg. Fanny Aguirre de Moreira
DIRECTORA GENERAL DE
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
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Universidad Técnica Particular de Loja
1.ANTECEDENTES
Según estudios se conoce que la normatividad en Educación Superior en América Latina
no señala un compromiso de parte de las universidades hacia sus egresados. En términos
legales, no hay elemento vinculante u obligatorio entre la institución y aquellas personas
que libremente acogieron su proyecto educativo para formarse, una vez que cesa
el vínculo legal- comercial de la matrícula y su concreción en el acto de graduación.
Sin embargo, en la actualidad donde las universidades buscan una acreditación a la
calidad de la Educación Superior se ha visto la necesidad de vincular a los Exalumnos a
la vida universitaria, trabajo que responde a una preocupación por su formación postcarrera, que ayuda a la imagen institucional, que refresca la academia y que hasta
puede contribuir a que sus finanzas se mejoren, con el regreso de egresados como
nuevos estudiantes, ellos o sus hijos, y adicionalmente, donaciones que ya se están
dando en algunas universidades de América Latina.
Las instituciones de educación superior asumen que los egresados son integrantes de su
comunidad universitaria, por lo menos así lo expresan en sus proyectos educativos, pero
resulta paradójico que no sepan exactamente qué hacer con ellos.
La universidad debe asumir las consecuencias del pensamiento y afecto o rechazo
de sus egresados. Ellos no se sienten agradecidos o decepcionados sin fundamento
alguno. Vivieron, disfrutaron y padecieron la institución por varios años y solo se sentirán
orgullosamente egresados o estudiantes próximos de posgrado u otro pregrado si
consideran que la universidad les dio, por lo menos, lo que les ofreció desde cuando
ingresaron a primer curso. La condición de egresado no se obtiene con el grado, sino
que se comienza a trabajar desde el mismo proceso de selección al pregrado. De no ser
así, resulta perjudicial para la institución cuando el egresado se siente usado, cuando la
universidad solo lo busca para que se inscriba en programas de educación continuada,
cuando es contactado únicamente para responder extensas preguntas que no le
interesa responder o, peor aún, cuando es elogiado por sus logros profesionales luego que
no fuera bien tratado como estudiante.
Por lo cual es importante recordar: “El egresado sigue siendo Universidad. El hecho de
terminar un vínculo formal y contractual con la institución, no exime a esta de su
compromiso de continuar la formación e interacción con el mismo”. Esto hace necesario
una mayor preocupación de las u niversidades por sus Exalumnos ofreciéndoles servicios
en los cuales ellos se sientan realmente beneficiados e involucrados con la universidad
que los formó como profesionales.
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Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
Hoy en día las universidades están promoviendo una cultura de autoevaluación y mejora
continua, determinando lineamientos y estándares con miras a la acreditación nacional
e internacional. Uno de los aspectos más importantes dentro de los programas de
evaluación institucional es la vinculación y seguimiento a los egresados.
En este sentido y dada la poca relación que existe entre la u niversidad y quienes fueron
parte de ella, a excepción de aquellos cuyos temas de tesis tienen pertenencia en los
centros de investigación y dependencias de la universidad o de aquellos que laboran en
ella, la Dirección General de Relaciones Interinstitucionales creyó conveniente la creación
de un proyecto que permitiera acercar a los egresados y titulados a su universidad, por
tal motivo, en junio del 2003 se plantea la ejecución del “Proyecto Exalumnos UTPL”.
Lograr la vinculación de la u niversidad con sus Exa lumnos, ha tenido un inicio pero de
seguro no tendrá fin, pues el trabajo que se realiza para lograr esta meta es continua y
permanente.
Bajo esta perspectiva la vinculación de la UTPL con sus Exalumnos ha tenido varias fases,
se inició con el levantamiento de información, a través de la creación de una intranet
para registrar información personal y académica de cada uno de los Exalumnos (20032004). Seguidamente se realizaron campañas publicitarias para difundir la existencia del
programa (2005), la segunda fase: “ P osicionamiento de Exalumnos UTPL”, permitió realizar
encuentros de Exa lumnos en diversas ciudades del país como Loja, Quito, Guayaquil,
Cuenca; finalmente la tercera fase: “Crecimiento”, ha posibilitado dar continuidad a los
encuentros de Exa lumnos por ciudades y por carreras, mejorar los servicios y beneficios
destinados a ellos, incrementar los canales de comunicación y trabajo coordinado con
las diferentes dependencias universitarias.
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Universidad Técnica Particular de Loja
Tabla 1: Actividades históricas de Exalumnos UTPL
AÑO
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ACTIVIDAD
2003
Creación del proyecto Exalumnos UTPL.
2004
Creación de la intranet Sistema de Exalumnos UTPL.
2005
Depuración de los datos obtención de primeros reportes.
2006
Desarrollo encuentro Exalumnos en Loja y Quito.
Creación del sitio Web.
Generación de reportes para dependencias UTPL.
2007
Comunicación a Exalumnos a través de correo electrónico y sitio Web.
Encuentro Exalumnos en Cuenca.
Generación de reportes para dependencias UTPL.
2008
Encuentro Exalumnos Ambato , Cariamanga, Guayaquil, Manta, Zamora.
Difusión de ofertas laborales, becas, pasantías, etc.
Generación de reportes para dependencias UTPL.
2009
Encuentro Exalumnos en Riobamba, Latacunga, Machala, Portoviejo.
Generación de reportes para dependencias UTPL.
Estudio de inserción laboral UTPL.
Difusión de ofertas laborales, becas, pasantías, etc.
Comunicación a los Exalumnos a través de correo electrónico y sitio Web.
2010
Campaña de actualización de datos.
Proyecto creación de software para bolsa de empleo.
Generación de reportes para dependencias UTPL.
Encuentro Exalumnos en Tulcán.
Difusión de ofertas laborales, becas, pasantías, etc.
Comunicación a Exalumnos a través de correo electrónico y sitio Web.
2011
Revisión del software de la bolsa de empleo.
Difusión de ofertas laborales, becas, pasantías, etc.
Comunicación a Exalumnos a través de correo electrónico y sitio Web. Generación de
reportes para dependencias UTPL.
Encuentro Exalumnos de las carreras: Geología y Minas, Ingeniería Civil y Arquitectura.
Encuentro Ex alumnos en Santo Domingo, Cariamanga y Zamora.
2012
Encuentro Exalumnos de las carreras: Banca y Finanzas, Administración de Empresas y
Contabilidad y Auditoría.
Difusión de ofertas laborales, becas, pasantías, etc.
Comunicación a Exalumnos a través de correo electrónico y sitio Web.
Generación de reportes para dependencias UTPL.
Mejoramiento de la web para difusión de Exalumnos UTPL.
Comunicación en redes sociales.
Desarrollo del Seminario Internacional de Vinculación con Exalumnos, conjuntamente
con CASE.
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2.
MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS
2.1. Misión
“Lograr una vinculación directa de la universidad con todos quienes se educaron en la
UTPL”.
2.2. Visión
“Permitir a los exalumnos de nuestra universidad participar en los eventos de la universidad
y ser ellos quienes tomen la iniciativa en solicitar a la UTPL nuevos eventos y actividades
que los involucre”.
2.3. Objetivos:
Objetivo general
Vincular a los egresados y titulados de la Universidad Técnica Particular de Loja con la
comunidad universitaria.
Objetivos específicos
- Difundir los programas de postgrados (diplomados, especialidades y maestrías) y
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educación a nuestros Exalumnos.
Brindar información sobre congresos, cursos on line y presenciales, jornadas académicas,
pasantías, proyectos de graduación, publicaciones, seminarios y otros eventos que
sean de interés del profesional en las Áreas Administrativa, Técnica, Socio humanística
y Biológica.
Lograr la participación de los Exa lumnos en la vida de la universidad, a través de
foros, investigaciones, encuentros, etc.
Crear un espacio para los Exalumnos de conocimiento y discusión de asuntos universitarios
y profesionales a través de la página Web, redes sociales, correo electrónico.
Realizar estudios de seguimiento a nuestros Exalumnos.
Ofrecer oportunidades laborales con la creación de la bolsa de empleo Exalumnos
UTPL.
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Universidad Técnica Particular de Loja
3. ACTIVIDADES
3.1. Internas
- Brinda apoyo a la conformación de comités consultivos con los Exalumnos para
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apoyo a temas académicos.
Administra el sistema de gestión a través de una base de datos actualizada de
titulados y egresados.
Revisa la actualización de la base de datos, sobre información personal y académica
de los Exalumnos de manera que se alimente los procesos de acreditación
institucional y por carreras.
Genera reportes estadísticos y de información sobre Exalumnos UTPL, para diferentes
dependencias universitarias.
Presta colaboración a las diferentes áreas de la universidad para proyectos conjuntos,
para la vinculación con Exalumnos.
Gestiona, desarrolla y efectiviza relaciones de cooperación académica,
profesional y administrativa con oficinas de egresados de otras universidades,
autoridades universitarias, empresas, y otras organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales.
Elabora proyectos para materializar alianzas con el sector productivo y académico
para obtener descuentos especiales a favor de los Exalumnos.
Crea espacios para el análisis académico con la participación de Exalumnos y
estudiantes.
Lleva a cabo las gestiones necesarias para ofertas laborales entre las empresas y
Exalumnos.
Mantiene actualizados los espacios de difusión para la publicidad de la Unidad de
Exalumnos: el link de Exalumnos de la página Web, blog de noticas y redes sociales
Elabora un POA que integra todas las exigencias de orden jurídico, académico e
institucional que debe cumplir la Oficina de Seguimiento a los Exalumnos.
Construye indicadores de la gestión realizada para medir y controlar el POA.
3.2. Externas
- Mantiene un contacto permanente con los Exalumnos entregándoles la posibilidad
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de participar y colaborar en los eventos y actividades para su actualización y
crecimiento profesional.
- Atiende y brinda toda la información pertinente a los Exalumnos acerca de los diferentes
proyectos desarrollados por la dependencia y demás información de las actividades
académicas, administrativas, culturales y sociales que se llevan a cabo en la universidad.
Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
- Informa a los Exalumnos periódicamente sobre la realización de actividades
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académicas, culturales y sociales; así como oferta de postgrados y educación
continua para lograr su participación e inserción.
Informa de noticias de importancia para Exalumnos a través del envío de correos
electrónicos, boletines y publicaciones en redes sociales.
Propicia la integración entre Exalumnos y universidad, a través de reencuentros,
actividades académicas, culturales, sociales en Loja y en centros universitarios.
Difunde entre los titulados, egresados y comunidad universitaria los servicios,
beneficios y eventos organizados por la universidad en beneficio de los Exalumnos.
Indaga y publica casos de éxitos de los Exalumnos.
Otorga estímulos, exaltaciones a excelentes graduados y reconocimientos
profesionales y personales a los Exalumnos.
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Universidad Técnica Particular de Loja
4. POLÍTICAS
4.1. Administración y gestión de información sobre Exalumnos
- El Área de Exalumnos cuenta con una intranet de datos denominada “Sistema de
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Exalumnos UTPL”, la cual cuenta con información personal, laboral y académica de
los Exalumnos.
La administración de sistema es de responsabilidad del Área de Exalumnos en la
DGRI.
Es responsabilidad de cada titulación y postgrado ingresar la información de cada
ex alumno al sistema.
Cada secretaria de titulación por modalidad y postgrado contarán con un usuario y
clave de ingreso al sistema
Es responsabilidad del Área de Exalumnos crear usuario y clave a las secretarias
responsables de ingreso de información, así como de otros administradores de dicho
sistema.
Cada titulación es responsable de hacer llenar a los futuros Exalumnos, ya sea en
la fecha de grado oral o en las incorporaciones, la ficha de datos para recoger
información importante y actualizada de los Exalumnos.
Toda información requerida por las dependencias de la UTPL sobre reportes con
datos del sistema de Exalumnos, debe ser entregada por el Área de Exalumnos,
previa autorización de la Dirección General de Relaciones Interinstitucionales.
El Área de Exalumnos es responsable de realizar monitoreo y seguimiento de
actualización de datos de nuestros Exalumnos por parte de las secretarias de las
titulaciones y postgrados.
Es responsabilidad del Área de Exalumnos la elaboración de informes estadísticos de
la información del sistema de Exalumnos.
Toda actividad que involucre a los Exalumnos se coordinará con la Unidad de
Exalumnos.
4.2. Seguimiento a Exalumnos
- Trabajar conjuntamente con las carreras, titulaciones, postgrados en el seguimiento a
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Exalumnos, a través de la aplicación de encuestas y otros instrumentos de medición.
- Cada carrera debe entregar al Área de Exalumnos un informe del seguimiento a
Exalumnos.
- El Área de Exalumnos deberá elaborar un sistema de seguimiento a egresados
institucional que favorezca una correcta evaluación de nuestros Exalumnos para
fines académicos.
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4.3. Comunicación
- Es responsabilidad del Área de Exalumnos, difundir a los Exalumnos UTPL , la
información sobre eventos sociales, culturales, académicos, organizados por las
dependencias internas de la UTPL como por organismos externos, que solicitan su
transmisión a través de correos electrónicos, redes sociales, página Web.
- La redacción y contenidos de la información a comunicarse es responsabilidad
absoluta de los interesados en transmitir dicha información.
- Es responsabilidad de las dependencias internas y externas enviar al Área de
Exalumnos un listado de Exalumnos que han participado en los eventos difundidos.
- Desde el Área de Exalumnos se transmitirá todos aquellos eventos institucionales que
se organicen para nuestros Exalumnos.
4.4. Gestión de ofertas laborales
- La Unidad de Exalumnos, gestiona la publicidad de ofertas laborales a los Exalumnos,
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a través de la cuenta de correo electrónico, hasta el momento que se habilite el
sistema de bolsa de empleo.
Las hojas de vida remitidas serán enviadas a las empresas ofertantes, desde la cuenta
de correo Exalumnos UTPL.
Es responsabilidad de la Unidad de Exalumnos, mantener estadísticas sobre la
inserción laboral difundida.
Es responsabilidad de las empresas indicar al Área de Exalumnos el listado de los
Exalumnos contratados en sus empresas.
Es responsabilidad de la Unidad de Exalumnos contar con una base de datos
actualizada de las empresas con quien se trabaja las ofertas laborales.
4.5. Desarrollo personal y profesional
- Es responsabilidad de la Unidad de Exalumnos generar y gestionar servicios
académicos, culturales, sociales y deportivos en bien de los Exalumnos.
- Es responsabilidad del Área de Exalumnos promover espacios de integración en la
vida universitaria, a través de reuniones, conferencias reencuentros.
- Propiciar la participación de los Exalumnos en programas de postgrados, educación
continua, modalidad abierta y a distancia.
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4.6. Pertenencia y vinculación del egresado a la universidad
- Es responsabilidad de la Unidad de Exalumnos promover la vinculación con sus
egresados y titulados en la actividad académica de la universidad.
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Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
5. ORGANIZACIÓN EXALUMNOS UTPL
La coordinación de Exa lumnos es parte de la Dirección General de Relaciones
Interinstitucionales y tiene a su cargo la bolsa de empleo y administración del Sistema de
Exalumnos UTPL y comunicación y seguimiento a Exalumnos.
Las funciones de la coordinación de Exalumnos son:
- Brindar apoyo a la conformación de comités consultivos con los Exalumnos para
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apoyo en temas académicos.
Elaborar un POA anual que integra todas las exigencias de orden jurídico, académico
e institucional que debe cumplir el Área de Exalumnos.
Construir indicadores de la gestión realizada para medir y controlar el POA anual.
Prestar colaboración a las diferentes áreas de la universidad en proyectos conjuntos,
para la vinculación con Exalumnos.
Gestionar, desarrollar y efectivizar relaciones de cooperación académica,
profesional y administrativa con oficinas de egresados de otras universidades,
autoridades universitarias, empresas, y otras organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales.
Elaborar proyectos para materializar alianzas con el sector productivo y académico
para obtener descuentos especiales a favor de los Exalumnos.
Mantener un contacto permanente con los Exalumnos entregándoles la posibilidad
de participar y colaborar en los eventos y actividades para su actualización y
crecimiento profesional.
Administrar el sistema informático de gestión a través de una base de datos
actualizada de titulados y egresados.
Generar reportes estadísticos y de información sobre la vinculación con Exalumnos
para las diferentes dependencias de la UTPL.
Propiciar la integración entre Exalumnos y universidad a través de reencuentros,
actividades académicas, culturales y sociales, locales y nacionales.
Crear espacios de integración en la vida universitaria, a través de reuniones,
conferencias y demás eventos sociales, culturales y académicos.
Las funciones de bolsa de empleo y Administración Sistema Exa lumnos son:
- Llevar a cabo gestiones necesarias para ofertas laborales entre empresas y Exalumnos,
manualmente y con el software de bolsa de empleo.
- Enviar por correo electrónico las hojas de vida de Exalumnos conforme las
postulaciones de ofertas laborales a las empresas solicitantes.
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Universidad Técnica Particular de Loja
- Mantener un registro actualizado de las empresas con las cuales se trabaja las ofertas
laborales.
- Mantener un registro actualizado de los Exalumnos participantes y colocados en las
ofertas laborales.
- Monitorear el ingreso de datos de Exalumnos al sistema informático por parte de las
titulaciones y postgrados.
- Crear claves de ingreso al sistema informático para usuarios internos (administrador,
titulaciones, postgrados).
- Solicitar informes de participación de Exalumnos interna y externamente cuando la
actividad se ha realizado con la colaboración de Exalumnos UTPL.
Las funciones de Atención, comunicación y seguimiento a Exalumnos son:
- Revisar permanentemente la actualización de datos de los Exalumnos en el sistema
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informático de Exalumnos.
Realizar llamadas periódicas a los Exalumnos para la actualización de datos en el
sistema informático.
Ejecutar conjuntamente con las titulaciones y postgrados el seguimiento a Exalumnos,
a través de aplicación de encuestas y otros instrumentos de medición.
Solicitar a cada titulación y postgrado el informe respectivo de seguimiento a
Exalumnos.
Elaborar informes periódicos de seguimiento a Exalumnos.
Mantener actualizado los espacios de difusión para la publicidad de Exalumnos:
página Web, blog de noticias y redes sociales.
Informar a los Exalumnos periódicamente sobre la realización de actividades
académicas, culturales, sociales como ofertas de postgrado, pregrado, educación
continua.
Difundir a los Exalumnos los diferentes servicios y beneficios a los que pueden acceder.
Indagar y publicar casos de éxito de los Exalumnos.
Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
6. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO A Exalumnos UTPL
6.1. Administración y gestión de información sobre Exalumnos
La administración y gestión de la información de los Exalumnos (egresados y titulados) de
la UTPL, se la realiza a través de la intranet denominada: Sistema de Exalumnos UTPL, que
recibe información a través de los siguientes usuarios:
- Usuario administrador.
- Usuario secretaria pregrado/postgrado.
- Usuario ex alumno.
Usuario administrador. El administrador desempeña un papel muy importante para
el buen funcionamiento de esta intranet, porque es quien la gestiona, por tal razón en
el Manual del Administrador se ofrecen los instrumentos para resolver inquietudes
puntuales en las funciones que tiene a su cargo.
Usuario secretarias pregrado/postgrados. La secretaria de pregrado y postgrado,
desempeña un papel muy importante para el buen funcionamiento de esta Intranet,
porque es quien se encarga de retroalimentar el sistema de Exalumnos ingresando los
datos de los egresados y titulados de la UTPL.
Para iniciar este proceso se debe cumplir con lo siguiente:
- Solicitar a los Exalumnos llenar el tríptico con información personal, académica y
laboral de cada uno.
Gráfico 1: Tríptico de información Exalumnos UTPL
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- Colocar en el porta títulos la tarjeta de presentación de Exalumnos, el cual es
entregado en el día de la incorporación.
Gráfico 2: Tarjeta de presentación Exalumnos UTPL
- Ingresar la información al sistema, considerando la guía práctica del Manual de la
Secretaria de Pregrado, y, el Manual de la Secretaria de Postgrado.
Usuario ex alumno. El ex alumno también da retroalimentación al sistema y proporciona
información actualizada de sus datos personales y laborales; de acuerdo al Manual del
exalumno.
6.2. Seguimiento a Exalumnos
El seguimiento a Exalumnos se lleva a cabo conjuntamente con las titulaciones, mismas
que tienen la finalidad de conocer y evaluar las necesidades de formación que tienen
los Exalumnos respecto de su carrera y elaborar planes de mejora.
En este sentido el proceso se lo realiza de la siguiente manera:
- Coordinar la realización del estudio de egresados y empleadores.
- Establecer estrategias para la realización de los estudios.
- Seleccionar en el sistema los correos electrónicos conforme el perfil de Exalumnos
que se necesita aplicar el estudio.
- Enviar las encuestas.
- Solicitar el informe de resultados de tal manera que se pueda contar con información
confiable sobre el desempeño profesional de los egresados en relación con su
formación.
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Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
- Comparar la congruencia entre los resultados obtenidos en el proceso formativo y
las necesidades y exigencias del campo ocupacional.
- Elaboración de planes de mejora.
- Ejecutar los planes conjuntamente con las dependencias universitarias involucradas.
- Archivar los documentos.
6.3. Comunicación
La finalidad de la comunicación es generar un diálogo permanente con los Exalumnos
a través de la emisión y recepción de información e inquietudes en temas académicos,
social y en general, que permitan incrementar la participación activa en la vida
universitaria, así como informar a la comunidad universitaria y a la sociedad cada una de
las actividades que se realizan para vincular a los Exalumnos de la UTPL a su alma máter.
Para cumplir con esta finalidad se utiliza los siguientes medios de comunicación
como:
- Publicar información en el sitio Web (www.utpl.edu.ec/exalumnos)
Gráfico 3: Sitio web de Exalumnos UTPL
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- Publicar temas relacionados con Exalumnos en el blog de noticas del portal Web de
la UTPL, para lo cual se sigue el siguiente proceso:
o Buscar noticias de ex alumnos o temas relacionados a la vinculación
con egresados.
o Elaborar la noticia.
o Difundir la noticia en la wWb institucional, Sección de ComunicaciónDivulgación-Exalumnos.
Gráfico 4: Blog de Noticias UTPL
- Publicar en redes sociales: Facebook, aplicando el siguiente proceso:
o Publicar una frase motivadora diariamente.
o Publicar eventos académicos (becas, pasantías, investigación, conferencias),
sociales, culturales de interés de los Exalumnos, organizados y ofertados por la
UTPL.
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Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
o Publicar eventos, becas, pasantías académicas publicadas por organismos
externos de educación.
Gráfico 5: Facebook Exalumnos UTPL
- Enviar información a través de la cuenta electrónica [email protected], a
los correos personales de los Exalumnos, cumpliendo el siguiente proceso:
o Receptar la información de las diferentes dependencias universitarias y/o
generar información al interno de Exalumnos UTPL.
o Obtener del sistema de Exalumnos, los correos conforme los perfiles
requeridos.
o Enviar la información oportunamente.
Gráfico 6: Cuenta correo electrónico Exalumnos UTPL
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6.4. Gestión de ofertas laborales
La finalidad es proporcionar una herramienta eficaz de reclutamiento y selección de
personal a empleadores, locales, nacionales e internacionales y ponerla al servicio de
nuestros Exalumnos, aplicando el siguiente proceso:
- Receptar las ofertas laborales desde la empresa interesada en la cuenta exalumnos_
[email protected].
- Verificar la existencia de la empresa.
- Revisar y verificar que la oferta laboral cumpla con la información necesaria para
conocimiento de los Exalumnos como: perfil profesional, fecha máximo de envío de
hoja de vida, y datos de contacto del representante de la empresa.
- Elaborar la publicación conforme el formato establecido.
Gráfico 7: Modelo de oferta laboral
- Generar en el sistema de Exalumnos los correos electrónicos conforme el perfil
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requerido.
Enviar la oferta laboral a los correos electrónicos personales de los Exalumnos.
Receptar las hojas de vida de los postulantes a las ofertas laborales.
Enviar al contacto de la empresa las hojas de vida postulantes.
Archivar digitalmente y actualizar los datos de Exalumnos a partir de las hoja de vida.
Registra los datos de la empresa ofertante en la base de datos para el efecto.
Registra los datos de Exalumnos postulantes en la base de datos para el efecto.
Seguimiento exalumnos UTPL 2012-2013
- Solicita el informe de seleccionados y contratados a las empresas que han ofertado
vacantes.
Adicional a este proceso, se está trabajando en la puesta en marcha del software de
bolsa de empleo cuya finalidad es:
• Proporcionar una herramienta eficaz de reclutamiento y selección de personal a
empleadores, locales, nacionales e internacionales.
• Posicionar este servicio en la sociedad y comunidad universitaria como un recurso
de alto nivel.
Este espacio cuenta con la sección para acceder como ex alumno, el cual contará con
una clave y usuario personal para interactuar en la postulación de las diferentes ofertas
publicadas por las empresas.
Por otra parte existe la sección para que las empresas previa aprobación y firma de
convenio con la UTPL pueda publicar sus ofertas laborales gratuitamente.
Gráfico 8. Sitio Web de bolsa de empleo
6.5. Desarrollo personal y profesional
La finalidad es promover espacios de integración en la vida universitaria, a través de
reuniones, conferencias, becas, pasantías, proyectos de investigación, participación de
los Exa lumnos en programas de postgrados, educación continua, modalidad abierta y
a distancia y reencuentros. Para el efecto se realiza el siguiente proceso:
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- Coordinar con las dependencias académicas eventos que generen la participación
de Exalumnos.
- Informar a los Exalumnos sobre eventos externos a la UTPL que generen su desarrollo
personal y profesional.
- Aplicar los procesos de comunicación.
- Solicitar informes de participación de los Exalumnos en los diferentes eventos
publicados.
6.6. Pertenencia y vinculación del egresado a la universidad
Su finalidad es promover la vinculación con sus egresados y titulados en la actividad
diaria de la universidad.
Para cumplir con este enfoque se cumple algunos procesos:
- Entregar trípticos con información sobre el Área de Exalumnos en las incorporaciones,
disertaciones de grados orales, encuentros de Exalumnos.
- Realizar campañas de actualización de datos para lograr un registro lo más
actualizado posible de los Exalumnos.
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