SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

220-000761, 13 de enero de 2004
Ref.: Orden del día de las reuniones del máximo órgano social y exigibilidad de las utilidades.
Se recibió su escrito en referencia a través del cual, luego de exponer algunos hechos ocurridos en la sociedad que
representa, formula las consultas más adelante señaladas, las que se resolverán de manera general y en abstracto,
en el mismo orden en el cual fueron planteadas en su escrito.
"1) Se puede en una sola reunión tratar:
Aprobación de balances de 1997 a 2002?
Acuerdo sobre compensación por utilización del nombre de la empresa en compras realizadas por la gerente para
negocios personales?
Reconocimiento de los salarios al Subgerente desde 1998?
Declaratoria de disolución de la sociedad?"
A este respecto es oportuno advertir, que conforme a lo previsto en el artículo 186 del Código de Comercio "Las
reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los
estatutos en cuanto a convocación y quórum...", lo cual nos permite establecer, que mientras se dé
cumplimiento a los requisitos que la ley señala para que el máximo órgano social pueda deliberar y decidir, para el
caso que nos ocupa, que la convocatoria a la reunión que da origen a la aplicación de la previsión del artículo 429
en concordancia con el artículo 372 del Código de Comercio, así como la de la segunda reunión, se realicen en un
todo ajustadas a tales principios, es posible incluir en el orden del día cualquier tema que haga directa relación al
funcionamiento de la sociedad y desarrollo de la actividad social, incluso su disolución, cuando ella no proviene de
una reforma estatutaria, esto es, que es meramente declarativa, por estar prevista la causal en los estatutos o en la
ley (artículo 220 del Código de Comercio).
Debe tenerse en cuenta así mismo, que cuando la reunión es de carácter extraordinario, la convocatoria debe dar
cuenta de todos y cada uno de los puntos del orden del día a considerar en la reunión, sin perjuicio de que el orden
del día sea modificado al tenor de lo previsto en el artículo 372 del Código de Comercio en concordancia con el
artículo 425 ibidem.
No obstante lo anterior, en lo que respecta a la compensación por la indebida utilización del nombre de la empresa,
es un asunto que debe debatirse entre la sociedad y el socio implicado, ante la justicia ordinaria, sin perjuicio de
hacer uso de los mecanismos legales previstos en la Ley 222 de 1995, en materia de responsabilidad de los
administradores, al tenor de lo estatuido en los artículos 22, 23, 24 y 25 de la citada Ley 222.
Ahora bien, para el caso de la coincidencia en la misma persona del socio implicado y del representante legal de la
sociedad, que es el órgano de representación interna y externa de dicho ente, resulta conveniente que la junta de
socios designe uno nuevo que represente en juicio o en la vía que se adopte, los intereses de la sociedad.
"2) Se puede declarar un cese de actividades y vender los muebles y equipos de oficina, antes de realizar esta
reunión?. Esto con el objeto de notificar a la DIAN, a la Cámara de Comercio y minimizar las pérdidas, ya que ante
la situación la sociedad no está operando. De hecho la oficina ya fue entregada y la línea telefónica cancelada."
Sobre este punto debe tenerse en cuenta que una vez incursa en causal de disolución la sociedad, el deber de los
administradores es convocar la junta de socios para que sea el máximo órgano social el que se encargue de tomar
las medidas a que hubiera lugar.
Así mismo, una vez elevada a escritura pública e inscrita en el registro mercantil la disolución, debe darse inicio al
proceso liquidatorio a cuyo efecto debe ponerse en conocimiento de los terceros tal estado, conforme lo prevé el
artículo 232 del Código de Comercio y elaborar el inventario del patrimonio social, del cual debe correrse traslado a
los acreedores en los términos de los artículos 233 y siguientes de la obra citada.
Es evidente, que la forma de poner en conocimiento de los diferentes organismos del Estado a que hubiera lugar, tal
situación, está determinado por la misma ley, que establece de manera imperativa el procedimiento a seguir, a
partir de los artículos 225 y siguientes del Código de Comercio.
"3) En que temas de los referidos en la pregunta 1 tengo voto teniendo en cuenta los hechos ya narrados?."
A este respecto sólo encontramos en el artículo 185 del Código de Comercio una expresa prohibición para los
administradores que estén en el ejercicio del cargo, quienes no "podrán votar los balances y cuentas de fin de
ejercicio ni las de liquidación".
4) Podría el representante del socio fallecido, si aparece en un futuro después de celebrada la reunión de segunda
convocatoria desaprobar las decisiones tomadas en aquellos puntos donde solo mi socia estaría habilitada para
votar, teniendo en cuenta que el artículo 429 del C. de Comercio establece que la reunión de segunda convocatoria
sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios?"
En cuanto a esta pregunta, sírvase tener en cuenta la respuesta al numeral 1) que antecede, además de lo
establecido por el artículo 191 del Código de Comercio que habilita a los administradores, los revisores fiscales y los
socios ausentes o disidentes para impugnar las decisiones de la junta de socios "cuando no se ajusten a las
prescripciones legales o a los estatutos", en las condiciones allí previstas. Es decir, que cuando las decisiones
se toman conforme a las previsiones legales y/o estatutarias, aún siendo impugnadas, no es posible su ineficacia o
invalidez, según fuera el caso (artículo 190 ibidem).
De igual manera, debe estarse a lo consagrado en el artículo 45 de la Ley 222 cit., en cuanto a que la aprobación de
las cuentas no exonera de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos,
empleados, asesores o revisores fiscales" .
Por lo demás, efectivamente el artículo 429 del Código de Comercio establece que tanto el quórum deliberativo
como las mayorías decisorias deben integrarse, para los efectos de esta norma, con un número plural de
personas, salvo que se trate de sociedades que negocien sus acciones en el mercado público de valores (artículo
69 de la Ley 222 de 1995).
"5) Podría el representante del socio fallecido reclamar utilidades de los años en que las hubo, teniendo en cuenta
que el resultado del último ejercicio, el cual viene acumulado de los años anteriores, arrojó pérdidas?
En materia de utilidades debe tenerse en cuenta que su distribución debe ajustarse en un todo a las previsiones de
los artículos 151 y siguientes del Código de Comercio en concordancia con los artículos 371 y 451 y siguientes
ibidem, esto es, con base en estados financieros reales y fidedignos, aprobados por el máximo órgano social y luego
de hechas las apropiaciones que manda la ley, las que en materia de pérdidas están expresamente reguladas por el
artículo 456 ibidem que en forma imperativa señala la forma de absorberlas.
Así mismo, las utilidades pertenecen a los asociados y se hacen exigibles, una vez distribuidas conforme a la ley, lo
cual debe constar en el acta correspondiente a la reunión que de cuenta de su aprobación, documento que en tales
circunstancias presta mérito ejecutivo para el efecto, junto con el balance base de la decisión.
En consecuencia, el asociado puede reclamar las utilidades decretadas y distribuidas entre los asociados, las cuales
por formar parte del pasivo externo de la sociedad, son exigibles en cualquier momento, independientemente de
que la sociedad con posterioridad a su distribución, haya tenido pérdidas (artículo 156 ibidem).
6) Al cuanto tiempo prescribe cualquier reclamación del socio fallecido para saber por cuanto tiempo debemos
guardar las actas, los libros contables y sus respectivos soportes?.
A este respecto es necesario tener en cuenta, de una parte, que conforme al artículo 256 del Código de Comercio
"Las acciones de los asociados entre si, por razón de la sociedad y las de los liquidadores contra los asociados,
prescribirán en cinco años a partir de la fecha de disolución de la sociedad".
En el mismo tiempo prescriben las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores, sólo que el
término empieza a contarse a partir de la fecha de aprobación de la cuenta final de liquidación, artículo 256 idem.
No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que los libros y papeles del comerciante deben ser conservados
cuando menos diez años, "contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante". Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio
técnico se garantice su reproducción exacta", artículo 60 del Código de Comercio en concordancia con el artículo
134 del Decreto 2649 de 1993.
En los anteriores términos ha sido resulta su consulta, la cual surte los efectos previstos en el artículo 25 del Código
Contencioso Administrativo.