BASC Transportador Maritimo

Business Alliance for Secure Commerce (BASC)
Estándares BASC Versión 3-2008
Adopción de Requisitos Mínimos de Seguridad C-TPAT
Transportador Marítimo
Transportadores Marítimos deben conducir una completa evaluación de sus prácticas de seguridad
basadas en los siguientes requisitos BASC.
Cuando un Transportador Marítimo no controla un elemento específico del servicio de transporte de carga
y este se ha contratado para proporcionarlo, como por ejemplo, con un operador de un terminal marítimo o
un navío fletado por un tiempo, con quien esto se ha contratado, el Transportador Marítimo debe trabajar
con estos Asociados de Negocio para procurar asegurar que las medidas de seguridad pertinentes estén
en el lugar e implementadas.
El Transportador Marítimo es responsable de ejercer un cuidado prudente para que toda la carga, subida a
bordo de su navío, este de conformidad con la ley aplicable, regulaciones y los términos (las condiciones)
de este programa.
Estos criterios mínimos de seguridad se presentan como las bases fundamentales a ser utilizadas por los
Transportadores Marítimos para establecer prácticas de seguridad eficaces que optimicen el rendimiento
de la cadena de suministro y mitiguen el riesgo de pérdida, robo y paso de contrabando que pudiese
introducir elementos peligrosos a la cadena de suministro mundial.
BASC reconoce la complejidad de las cadenas de suministro y prácticas de seguridad internacionales, y
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apoya la aplicación e implementación de medidas de seguridad basadas en el riesgo. Por lo tanto, el
Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC brinda flexibilidad y permite adaptar los planes de
seguridad con base en el modelo empresarial de la empresa miembro de BASC.
Los transportadores Marítimos que quieran certificar su Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC,
deben cumplir los requisitos del Código ISPS ( PBIP), por tanto, BASC no pretende duplicar los
requerimientos de seguridad contenidas en el Código y por las regulaciones establecidas por la legislación
de cada uno de los países.
Las medidas de seguridad apropiadas, tal como se indican en este documento, deben ser implementadas
y mantenidas por los Transportadores Marítimos basados en el riesgo.
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Los Transportadores Marítimos deben tener un proceso documentado y verificable para determinar el riesgo en todas sus
operaciones, basado en su modelo empresarial (es decir, volumen, puntos de origen y destino, ruta, certificación BASC, posible
amenaza terrorista mediante información de fuente abierta, que tiene seguridad inadecuada, previos incidentes de seguridad, etc.).
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PARTE “A”
1. Requisitos de los Asociados de Negocio
Transportistas Marítimos tienen que tener procedimientos escritos y verificables para la selección de sus
agentes y de los proveedores de servicios. El Transportador Marítimo debe contar también con
procedimientos de selección para los nuevos clientes, más allá de cuestiones de solvencia financiera e
incluir indicadores de si el cliente parece ser un negocio legítimo y / o poseen un riesgo de seguridad.
El Transportador Marítimo también tiene que tener procedimientos para revisar las solicitudes del cliente
que pudiera afectar a la seguridad del buque o del cargamento o que de otro modo plantean importantes
aspectos de seguridad, incluyendo requerimientos de los clientes inusuales, tales como la colocación
específica de estibas a bordo del buque.
1.a. Procedimientos de Seguridad
Los Transportadores Marítimos tienen que tener procedimientos escritos para la selección de nuevos
clientes, especialmente aquellos que elaboran conocimientos de embarque. La presencia de este
procedimiento desencadenaría mayor escrutinio por el transportador marítimo, incluyendo una detallada
inspección física del exterior del contenedor del cliente sospechoso, prioritariamente antes de cargarlo al
buque.
Estos procedimientos también pueden incluir una información y/o reporte a otras autoridades competentes
para posteriores revisiones.
1.b. Asegurando que los proveedores sigan las recomendaciones BASC
Transportadores Marítimos deberán garantizar que los proveedores de servicios para los buques cumplan
con los requisitos de seguridad de BASC.
Revisiones periódicas de los compromisos de seguridad de los prestadores de servicios, deberían llevarse
a cabo.
2. Seguridad del Contenedor
Para todos los contenedores en custodia de los Transportadores Marítimos, la integridad de los mismos
debe ser mantenida para protegerlos en contra de la introducción de material y/o personas no autorizadas.
Transportadores marítimos tienen que tener procedimientos para mantener la integridad de los
contenedores embarcados mientras estén en su custodia. Un sello de alta seguridad tiene que ser
colocado a todos los contenedores cargados con destino a las exportaciones. Todos los sellos usados o
distribuidos por el Transportador marítimo tienen que reunir o exceder los estándares actuales ISO PAS
17712 para sellos de alta seguridad.
Transportadores marítimos y/o sus operadores de terminales marítimos tienen que tener procesos para
cumplir con las reglas de verificación de sellos y requerimientos de reportes de anomalías con los sellos.
2.a. Inspección del Contenedor
El requisito de inspeccionar todos los contenedores, antes de ser llenados (incluye la fiabilidad de los
mecanismos de las cerraduras de las puertas) es exigido a los Exportadores a través de los estándares de
BASC. Los Transportadores marítimos tienen que visualmente inspeccionar externamente todos los
contenedores, en el puerto de embarque.
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2.b. Sellos del Contenedor
Procedimientos escritos tienen que estipular como lo sellos que están en posesión de los transportadores
marítimos están siendo controlados. También tienen que existir procedimientos para reconocer y reportar
sellos y/o contenedores comprometidos a una autoridad apropiada.
2.c. Almacenamiento del Contenedor
El Transportador marítimo tiene que almacenar los contenedores en su custodia en un área segura para
prevenir accesos y/o manipulación no autorizados. Procedimientos tienen que estar establecidos para
reportar a las autoridades apropiadas, entradas detectadas y no autorizadas a los contenedores y a las
áreas de almacenamiento de contenedores.
3. Controles de Acceso Físico
El Transportador marítimo tiene que establecer controles de acceso para prevenir entradas no autorizadas
a sus buques y las instalaciones de carga, mantener control de los empleados y visitantes y proteger los
activos de la Compañía.
Los Controles de acceso tienen que incluir la identificación positiva de todos los empleados, visitantes,
proveedores de servicios, a todos los puntos de entrada con acceso restringido. Empleados y proveedores
de servicios solamente tendrán acceso a aquellas áreas del buque donde ellos tienen negocios legítimos.
3.a. Abordaje y Desembarque de Buques
Consistente con el Plan de Seguridad de los buques, toda la tripulación, empleados, proveedores y
visitantes pueden ser objeto de revisión cuando embarcan o desembarcan de los buques.
Un registro de visitantes tiene que ser mantenido y un pase para visitantes temporales tiene que ser
elaborado como requisito por el Plan de Seguridad del buque.
Todos los miembros de la tripulación, empleados, vendedores y visitantes, incluyendo autoridades
gubernamentales, tienen que mostrar una identificación apropiada, como requisito por el plan de seguridad
ISPS o por las regulaciones oficiales.
3.b. Identificación de los Empleados
Tiene que existir un sistema de identificación de empleados con el propósito de controlar el acceso e
identificarlos positivamente.
Los empleados sólo deberían tener acceso a aquellas áreas seguras que necesitan para desempeñar sus
funciones.
La gerencia o el personal de seguridad de la compañía tienen que controlar adecuadamente la entrega y
devolución de carnés de identificación de empleados, visitantes y proveedores.
Se tiene que documentar los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de
acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.).
3.c. Identificación de los Visitantes
Los visitantes tienen que presentar una identificación con foto al momento de ingresar a la instalación.
Todos los visitantes deberían ser acompañados y exhibir en un lugar visible su identificación temporal.
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3.d Procedimientos de Enfrentamiento y Retiro de Personas No Autorizadas
Tienen que existir procedimientos establecidos para identificar, enfrentar y dirigirse a personas no
autorizadas o no identificadas.
3.e. Requerimientos de Accesos controlados para Buques e Instalaciones de Carga.
El Transportador Marítimo tiene que establecer controles de acceso para prevenir entradas no autorizadas
a sus buques y las instalaciones de carga, para mantener control de los empleados y visitantes y proteger
los activos de la Compañía.
Los controles de acceso tienen que incluir la identificación positiva de todos los empleados, visitantes,
proveedores de servicios, y autoridades gubernamentales a todos los puntos de entrada con acceso
restringido.
Los empleados y los proveedores de servicio deberían solo tener acceso a las áreas donde desempeñan
sus funciones. Los buques y sus accesos serán controlados conforme se define en el Código PBIP y las
normas que para el efecto emitan las autoridades donde se encuentre el buque.
Los controles de acceso físico al buque tienen que satisfacer los criterios de seguridad establecidos en el
Código PBIP y las regulaciones de las autoridades correspondientes.
4. Seguridad del Personal
De acuerdo con las leyes aplicables y las regulaciones vigentes, procesos escritos y verificables deben
estar establecidos para revisar futuros empleados y para realizar revisiones periódicas a empleados
actuales.
4.a. Verificación para la Pre-contratación
Antes de la contratación se tiene que verificar la información de la solicitud de empleo, tal como los
antecedentes y referencias laborales.
4.b. Verificación y Análisis de Antecedentes
De conformidad con la legislación local se deberían verificar y analizar los antecedentes de los candidatos
con posibilidades de empleo.
Revisiones periódicas se deberían realizar conforme la criticidad del cargo que ocupe el funcionario.
4.c. Procedimientos de Retiro de Personal y Acceso Denegado
El Transportador Marítimo tiene que contar con procedimientos para retirar la identificación y eliminar el
permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados retirados de la empresa.
4.d. Identificación del Riesgo de Desertores o Fuga en la Tripulación.
Los Transportadores Marítimos trabajaran con las Autoridades para identificar los factores específicos que
pueden indicar cuando un tripulante posee un riesgo potencial de deserción y fuga.
Cuando tales factores se identifican, estos deberán proporcionar esta información a los capitanes de los
buques y estos al Transportador Marítimo, por tanto estos buques deberían establecer procedimientos
para abordar el posible riesgo de deserción y fuga.
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4.e. Notificar a las Autoridades de Desertores /Fugados.
Los Capitanes de los Buques tienen que asegurarse que todos los miembros de la tripulación están a
bordo antes de la salida del buque de un puerto.
Si el Capitán del Buque descubre que un tripulante ha desertado o se ha fugado, tiene que reportar este
hallazgo por el medio más práctico a las autoridades sobre el descubrimiento y antes de la salida del
buque.
5. Seguridad de Procesos
Medidas de seguridad se deben establecer para garantizar la integridad y seguridad de los procesos
relevantes al transporte, manejo y almacenaje de carga. Consistente con el Plan de Seguridad del código
ISPS del Transportador Marítimo, procedimientos se tienen que establecer para prevenir que personal no
autorizado logre acceso el buque. En aquellas áreas geográficas donde la evaluación de riesgos indica la
revisión de los contenedores, por ocultamiento de personas, tales procedimientos deben ser diseñados
para direccionar e identificar el riesgo en el puerto o en la instalación portuaria en particular.
Procedimientos documentados también tienen que incluir barridos de seguridad en la pre-salida del buque
por polizones en el puerto de cargue extranjero y durante la normal actividad mientras esta en ruta.
5.a. Pasajeros y Tripulación
Los Transportadores Marítimos tienen que asegurar el cumplimiento del suministro de información relativa
a las llegadas y salidas, como también a la información previa que tienen que remitir a las autoridades,
respecto de pasajeros internacionales y tripulación.
5.b. Exactitud de la Información
5.b.i. Procesamiento de Documentación
Tienen que existir procedimientos establecidos para garantizar que toda la información y documentación
utilizada para despachar mercancías y carga sea legible, completa, exacta y que esté protegida contra los
cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
El control de la documentación tiene que incluir la protección del acceso y de la información en las
computadoras.
5.b.i.i. Procedimientos para Asegurar Manifiestos Oportunos y Exactos
Para ayudar a garantizar la integridad de la carga recibida, tiene que haber procedimientos establecidos
para asegurar que la información recibida de los Asociados de Negocios sea reportada en forma exacta y
oportuna.
5.c. Suministro de Datos electrónicos cuando sea requerido (BAPLIEs)
Por solicitud de las Autoridades los transportadores marítimos proveerán un plan de estiba y/o un
“BAPLIE” requerido, en un formato legible, tales solicitudes serán hechas sobre las bases de un viaje
especifico cuando la autoridad requiera información adicional del viaje y será entregado por el
transportador marítimo oportunamente.
Las Autoridades reconocen que estos documentos no son regulados y los datos incluidos pueden no
coincidir con los manifiestos diligenciados.
5.d. Carga
Las Autoridades tienen que ser notificadas si son detectadas actividades altamente sospechosas o ilegales.
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6. Entrenamiento de Seguridad y Conciencia de Amenazas
6.a. Establecer un Programa de Concientización contra Amenazas
Tiene que haber un programa de concientización sobre amenazas establecido y mantenido por el
Transportador Marítimo para reconocer y crear conciencia de las vulnerabilidades de seguridad para los
buques y la carga marítima. Los empleados tienen que ser concientizados de los procedimientos que el
Transportador Marítimo ha establecido para reportar un hecho de seguridad o incidente.
6.b. Entrenamiento para los Empleados sobre Seguridad de la Cadena de Suministros
Se tiene que ofrecer capacitación específica para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la
carga, reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de acceso.
Estos programas deberán ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados.
7. Seguridad Física
Los Transportadores Marítimos tienen que establecer procedimientos escritos y verificables para prevenir
que personal no autorizado ganen acceso a sus buques, incluyendo ocultamiento en contenedores y para
prevenir intentos de movimientos de carga mientras ellos estén en custodia del transportador. Tales
medidas tienen que estar cubiertas por un Plan de Seguridad ISPS de las instalaciones portuarias y del
buque.
7.a. Cercado
Una cerca perimétrica deberá encerrar las áreas alrededor de las instalaciones de manejo y almacenaje y
manejo de carga, patios de contenedores y terminales.
Todas las cercas tienen que ser inspeccionadas regularmente para verificar su integridad e identificar
daños.
7.b. Puertas y Casetas
Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o personal tienen que ser atendidas, monitoreadas y/o
supervisadas, de igual manera aseguradas cuando no estén en uso.
7.c. Estacionamientos de Vehículos no comerciales
Se debería prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes, proveedores, y contratistas) se
estacionen dentro de las áreas de manejo y almacenaje de carga y buques.
7.d. Estructura de los Edificios
Los edificios deben construirse con materiales que resistan la entrada ilegal. Se deben realizar
inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las estructuras.
7.e. Control de Cerraduras y Llaves
Todas las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores tienen que asegurarse con cerraduras.
La gerencia o el personal de seguridad tienen que controlar la entrega de todas las cerraduras y llaves.
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7.f. Iluminación
Tiene que haber iluminación adecuada dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas:
entradas y salidas, áreas de manejo y almacenaje de carga, barreras perimetrales y áreas de
estacionamiento. Mientras permanezca el buque en el puerto, el muelle y el lado al agua del buque tienen
que estar adecuadamente iluminados.
7.g. Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia
Se tienen que utilizar sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia para supervisar y monitorear las
instalaciones e impedir el acceso no autorizado a buques y a las áreas de manejo y almacenaje de carga.
8. Seguridad de Tecnología de información
8.a. Protección con Contraseña
Para los sistemas automatizados se tienen que asignar cuentas individuales que exijan un cambio
periódico de la contraseña.
Tiene que haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de informática las cuales tienen que ser
comunicadas a los empleados mediante capacitación.
8.b. Tecnología de Informática
Tiene que haber un sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de computación y de
tecnología de informática y detectar el acceso inapropiado y la manipulación indebida o alteración de los
datos comerciales y del negocio.
Se tienen que aplicar medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores de los sistemas de
información.
9. Evaluación de Seguridad, Respuesta y Mejora
Los Transportadores y BASC tienen un interés mutuo en las evaluaciones de seguridad y mejoras, y
reconocen que procedimientos específicos de seguridad implementados pueden ser encontrados en el
futuro con debilidades o ser objeto de elusión. Cuando un incidente de seguridad es identificado, el
Transportador y BASC se reunirán en un esfuerzo para determinar que permitió la falla y formular
mutuamente las medidas remédiales.
Si BASC determina que el incidente de seguridad aumenta una preocupación substancial o una debilidad
de seguridad y requiere remedios substanciales, BASC se reunirá con la Gerencia del Transportador para
discutir tales preocupaciones e identificar medidas remédiales apropiadas para ser tomadas.
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PARTE “B”
ESTÁNDARES ADICIONALES A LOS REQUISITOS MINIMOS DE C-TPAT
1.
Estudio Legal
1.1 Se tiene que tener un listado de los requisitos legales que le son aplicables a la Empresa para su
operación y estos tienen que encontrarse actualizados y disponibles
2.
Sistema de Gestión
2.1
Tiene que existir un diagnostico o revisión inicial al estado de la organización que permita medir
el avance en la implementación y en el mantenimiento del sistema de Gestión.
2.2
La Empresa tiene que elaborar, publicar y difundir la política de Seguridad que incluya la
prevención contra actividades ilícitas (prácticas de narcotráfico, terrorismo y otros.)
2.3
Tienen que determinarse los objetivos de seguridad que garanticen el cumplimiento de la
política de seguridad
Tienen que definirse y documentarse las responsabilidades y autoridades de todo el personal
que afecta la seguridad
2.4
2.5
La Alta Dirección de la Empresa tiene que realizar mínimo, una revisión anual del sistema de
Gestión en Control y Seguridad BASC, para asegurarse de su cumplimiento.
2.6
Tiene que existir un representante de la dirección claramente identificado con autoridad y
responsabilidad para asegurar el cumplimiento del sistema de gestión en control y seguridad
BASC.
2.7
El manual de seguridad BASC tiene que describir el cumplimiento de los requerimientos
descritos en los Estándares de Seguridad y en los elementos del sistema de gestión en control y
seguridad.
2.8
Tiene que realizarse cuando menos, un ciclo de auditorías internas anualmente, para establecer
que las políticas, procedimientos y demás normas de control y seguridad se estén cumpliendo.
2.9
Tiene que disponerse de un equipo de auditores internos, competente en el Sistema de Gestión
en Control y Seguridad BASC.
2.10
Tienen que identificarse los procesos que realiza la organización, utilizando la metodología del
mapa de procesos
2.11
Tienen que caracterizarse los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de
medición, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso.
2.12
Tiene que documentarse y aplicarse un procedimiento de acción correctiva y preventiva.
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3
Administración y selección de Personal propio, subcontratado y-o suministrado
3.1
Tiene que realizarse una visita al domicilio del personal que ocupa las posiciones críticas o que
afecta a la seguridad.
3.2
Tienen que realizarse y mantenerse actualizados, registros de afiliación a instituciones de
seguridad social y demás registros legales de orden laboral
3.3
Tiene que realizarse pruebas al personal de áreas críticas, para detectar consumo de drogas
ilícitas y alcohol, antes de la contratación, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables.
3.4
Tiene que contar con un programa de concientización sobre consumo de alcohol y drogas, que
incluya avisos visibles y material de lectura.
3.5
Tiene que disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un registro de
huellas dactilares y firma, conforme a la legislación local.
3.6
Tiene que controlar el suministro (entrega y devolución) de uniformes de trabajo de la empresa.
4
Sistema de Seguridad
4.1
La Empresa tiene que tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente
documentadas.
4.2
Tiene que disponerse de un plano con la ubicación de las áreas sensibles de la instalación.
4.3
Las áreas de lockers de empleados tienen que estar controladas y separadas de las áreas de
almacenamiento u operación de carga.
4.4
La Empresa tiene que tener un servicio de seguridad propio o contratado con una empresa
competente.
4.5
Tiene que disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación con los supervisores
y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras.
4.6
Tiene que garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de
Seguridad durante 24 horas al día.
4.7
Tiene que tener procedimientos y dispositivos de alerta para la evacuación en caso de amenaza
o falla en las medidas de protección.
4.8
Tienen que documentarse y aplicarse procedimientos para la realización de ejercicios prácticos
y simulacros de los planes de protección y de procedimientos de contingencia y emergencia.
5
Logística de Recibo y despacho de carga
5.1
Tiene que disponerse de un registro actualizado de los movimientos realizados por los equipos
que movilizan las unidades de transporte al interior de las instalaciones
5.2
Tienen que existir sistemas que permitan la verificación de equipajes y efectos personales;
adicionalmente de un proceso de control sobre estos
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6
Control de materias primas y material de empaque
6.1
El material de empaque de exportación tiene que observar diferencias al del producto nacional y
Tiene que estar controlado.
6.2
El material de empaque y embalaje tiene que ser revisado antes de su uso. Se tiene que
disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de empaque Cintas adhesivas / corrugados
6.3
Si utiliza sustancias precursoras para la fabricación de los productos, estas tienen que estar
controladas conforme a las regulaciones legales.
7
Control de documentos y de información
7.1
Tiene que disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que
incluyan listados maestros de documentos y de registros.
7.2
Tienen que existir procedimientos sobre entrega y archivo de la información
7.3
La Empresa tiene que disponer de un lugar adecuado y seguro para el archivo de los
documentos.
7.4
Tiene que existir una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos.
7.5
Tiene que observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la
propiedad intelectual.
7.6
Tiene que disponer de copias de respaldo con la información sensible de la organización. Una
copia tiene que estar fuera de las instalaciones.
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