LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS

LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá - 2016
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS
IRREGULARIDADES
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................. 3
3. REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................................................................ 3
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS .............................................................................................................................................. 4
6. REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES .............................................................................................................. 5
6.1 Reporte de Presuntas Irregularidades que generan suspensión preventiva por no suministro, suministro incompleto o
erróneo de información ...................................................................................................................................................... 6
7. MODELO MEMORANDO DE REMISIÓN DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES FNR ................................................. 7
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1. OBJETIVO
Establecer los requisitos y responsabilidades para el reporte de las presuntas irregularidades en la utilización y ejecución de
recursos de regalías indirectas, detectadas durante la ejecución de actividades de control y vigilancia y de interventoría
administrativa y financiera, de conformidad con las normas vigentes.
2. ALCANCE
Aplica para las actividades ejecutadas en la Subdirección de Proyectos (en adelante SDP)1 adelantadas por la Interventoría
Administrativa (en adelante IAF) y Financiera, la Subdirección de Control (en adelante SDC)2 con el propósito de reportar las
presuntas irregularidades.
Las presuntas irregularidades serán reportadas sobre los hallazgos evidenciados en desarrollo de las labores de control y
vigilancia de aquellas entidades ejecutoras de los proyectos cuyos recursos sean provenientes de las asignaciones del Fondo
Nacional de Regalías hoy en Liquidación, de los recursos del Fondo de ahorro y Estabilización Petrolera (FAEP) y
Escalonamiento.
Para tal efecto, es necesario cumplir los aspectos señalados en este lineamiento.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Constitución Política de Colombia
Ley 80 de 1993
Ley 141 de 1994
Ley 489 de 1998
Ley 610 de 2000
Ley 734 de 2002
Ley 756 de 2002
Ley 1150 de 2007
Ley 1283 de 2009
Ley 1437 de 2011
Ley 1474 de 2011
Ley 1530 de 2012
Ley 1551 de 2012
Ley 1593 de 2012
Ley 1606 de 2012
Ley 1687 de 2013
Ley 1737 de 2014
Ley 1738 de 2014
Ley 1753 de 2015
Ley 1755 de 2015
Ley 1769 de 2015
Decreto 111 de 1996
Decreto 450 de 1996
Decreto 3517 de 2009
Decreto 1283 de 2009
Decreto 851 de 2009
Decreto 2810 de 2010
Decreto 2474 de 2008 y los reglamentos que lo han modificado
Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992
Decreto 4828 de 2008 y los reglamentos que lo han modificado
Decreto 2493 de 2009
Decreto 3517 de 2009
Decreto 4972 de 2011
Decreto 734 de 2012
Decreto 019 de 2012
Decreto 1832 de 2012
Decreto 1912 de 2014
Decreto 1118 de 2014
Decreto 1082 de 2015
Resolución 0690 de 2004
Resolución 1067 de 2004
Resolución 1068 de 2004
Resolución 0698 de 2004
Resolución 1102 de 2006
Resolución 0648 de 2006
Resolución 0038 de 2008
1
Subdirección de Proyectos de regalías de conformidad con el numeral 1.3.1 articulo 5 del decreto 3517 de 2009 y por el numeral 2.4.1 artículo 3 del decreto 1832 de
2012 en donde se encuentra su denominación modificados por el numeral 2.4.1 del artículo 1 del Decreto 1118 de 2014 hoy Subdirección de Proyectos
2
Subdirección de Procedimientos Correctivos de conformidad con el numeral 1.3.3 articulo 5 del decreto 3517 de 2009 y por el numeral 2.4.3 artículo 3 del decreto 1832
de 2012 en donde se encuentra su denominación modificados por el numeral 2.4.3 del artículo 1 del Decreto 1118 de 2014 hoy Subdirección de Control
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Decreto 416 de 2007
Decreto 4814 de 2008
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14
Anexo 1 Tipología de Presuntas Irregularidades en la Ejecución de Recursos de Regalías Indirectas
Formato Acta de Visita F-SCV-84
5. DEFINICIONES
Presunta Irregularidad: Es el hallazgo por la inobservancia de la normatividad sectorial vigente; y la relacionada con la
planeación, el presupuesto, aspectos financieros y de contratación en desarrollo de la ejecución de un proyecto financiado
con Recursos de Regalías y Compensaciones o las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías en liquidación, que da lugar
a una posible acción disciplinaria, fiscal o penal en la utilización y manejo de estos.
Presunta Irregularidad para trámite Preventivo: La generada por inobservancia de la normativa que puede dar lugar a una
acción preventiva, de acuerdo con el artículo 2.2.3.1.3.1. Del decreto 1082 de 2015.
Estados de las Presuntas Irregularidades: Son las etapas de convalidación realizados por la SDP en el sistema de
información INFOPROJECT, antes de su aprobación definitiva.
La SDP tramitaran las presuntas irregularidades en el sistema de información Infoproject, las cuales pasaran para que la SDC
reporte a los Órganos de Control.
●
Edición: indica que la presunta irregularidad ha ingresado al sistema de información generando un código de
identificación. La conducta presuntamente irregular identificada por la persona encargada del proyecto debe estar
soportada documentalmente en el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14.
●
Legal IAF: indica que la presunta irregularidad está siendo objeto de revisión en los hechos descritos y aportados
en el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, se actualizan las disposiciones normativas
vulneradas y se elabora el concepto jurídico; para su aprobación. De ser procedente se descartará la presunta
irregularidad por no tener sustento normativo, documental o haber operado la prescripción de la conducta en materia
disciplinaria o fiscal.
●
SDC pendiente revisión: indica que la presunta irregularidad se encuentra en la última instancia de revisión. En
este estado se convalida el trámite de la presunta irregularidad desde el punto de vista jurídico, normativo, fáctico y
se verifica si está debidamente soportada, caso en el cual se solicita el envío del físico. Cuando la presunta
irregularidad no cumpla con la convalidación que se realiza, se descartará.
●
Legal IAF Pendiente físico: indica que la presunta irregularidad creada en el sistema de información, fue aprobada
en el estado “SDC pendiente revisión” y por lo tanto se deberán remitir mediante memorando a la SDC para que
realice el trámite ante los Órganos de Control.
●
Remitido SDC: indica que la presunta irregularidad creada y aprobada fue enviada con memorando a la SDC para
que continúe el trámite a los Órganos de Control.
●
SDC terminado/Aprobada: indica que el trámite de la presunta irregularidad en los sistemas de información ha
finalizado y se ha efectuado el reporte a los Órganos de Control.
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Perfiles: Es la calidad que se le otorga en los sistemas de información a los profesionales jurídicos responsables de avalar la
información reportada con el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14 por los consultores
encargados de un contrato o proyecto y la documentación que soporta las presuntas irregularidades. La cual les permite
operar los sistemas de información con permisos específicos así:
●
Edición/Legal IAF: Es el perfil que manejan los profesionales jurídicos para crear presuntas irregularidades según
el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14 reportado por los consultores encargados del
proyecto. Permite cargar, modificar, aprobar y descartar y pasar al estado SDC la presunta irregularidad.
●
SDC: Perfil que manejan los profesionales jurídicos de la SDP y de la Subdirección de Control, quienes tienen la
posibilidad de modificar la presunta irregularidad en caso que la misma requiera pequeños ajustes de forma o
descartarla en caso de considerar que no es procedente.
INFOPROJECT: Sistema de Información de Proyectos, es el Sistema de Información de los proyectos financiados con
recursos del Fondo Nacional de Regalías o administrados por este, que permite registrar la gestión, el seguimiento y el control
de cada uno de los proyectos.
6. REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES
Cuando el hallazgo sea evidenciado por parte de un ciudadano, entidad privada o una entidad pública diferente al
Departamento Nacional de Planeación y se informe mediante comunicación escrita de la ocurrencia de los hechos
presuntamente irregulares, la verificación de la procedencia de la situación y la documentación del reporte será analizada y
documentada por la SDP.
El consultor del equipo que evidencie el posible hallazgo, deberá comunicarlo al profesional de soporte y análisis jurídico para
que diligencie el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, teniendo en cuenta el Anexo 1.
Tipología de Presuntas Irregularidades en la Ejecución de Recursos de Regalías Indirectas, así como los soportes, los
hechos descritos en el mismo.
El profesional de soporte y análisis jurídico revisará y verificará si la presunta irregularidad, es consistente y está debidamente
soportada, caso en el cual procederá con el cargue de la misma en el sistema de información INFOPROJECT.
Posteriormente, la aprobará al estado SDC, contando con un término no mayor a diez (10) días hábiles desde que se creó
en los sistemas de información.
En caso de ser necesario, una vez enviado el físico por la SDP excepcionalmente la SDC puede optar por:
●
Modificar, ajustar o complementar la presunta irregularidad de considerarlo necesario.
●
Devolver la presunta irregularidad al estado edición en caso de que no cumpla con los parámetros establecidos.
●
Descartar la presunta irregularidad, por considerar que la misma no es procedente por no tener sustento normativo,
documental o haber operado la prescripción de la conducta en materia disciplinaria o fiscal.
El consultor jurídico encargado preparará memorando con las presuntas irregularidades aprobadas en el cual deberá
identificar claramente: Departamento, entidad, código de la irregularidad, número del proyecto y vigencia para firma del
Subdirector de Proyectos se le designa un número de radicado en el Orfeo; y se remite a la Subdirección de Control para el
trámite correspondiente; (Ver pág. 7 Modelo Memorando de Remisión de Presuntas Irregularidades FNR).
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El estado de estas presuntas irregularidades deberá modificarse en el sistema de información por parte del consultor jurídico
de la SDP, con el nombre “físico enviado”, lo que determina que el estado en que se encuentra es “SDC pendiente físico”,
para su envío a la Subdirección de Control para su respectivo reporte a los Órganos de Control
Una vez llega el memorando de las presuntas irregularidades a la Subdirección de Control es recibido por el consultor del
grupo de reportes que lo registra en la base de datos, este se someterá a reparto entre los profesionales jurídicos del grupo
y estos evaluarán la pertinencia o no de reportarla, para lo cual cuentan con un término máximo de quince (15) días hábiles
desde que se radica el memorando en la Subdirección de Control para su respectiva evaluación y reporte a los Órganos de
Control.
Si se trata de una irregularidad por ausencia en los procedimientos de contratación, incumplimiento de procedimientos
presupuestales o de contabilidad pública, el consultor responsable de la presunta irregularidad proyecta y asigna los números
a los reportes de las presuntas irregularidades con destino a los Organismos de Control a la Fiscalía General de la Nación
cuando fuera necesario, los serán revisados y firmados por la Subdirectora de Control
¿Los profesionales jurídicos del grupo de reportes tienen la responsabilidad de cambiar las Irregularidades en el Sistema de
Información al estado (SDC FÍSICO RECIBIDO) y deben terminar el proceso de creación de la presunta irregularidad
modificando en el sistema de información el estado (SDC Terminado) una vez la presunta irregularidad sea reportada a los
Órganos de Control
6.1 Reporte de Presuntas Irregularidades que generan suspensión preventiva por no suministro, suministro
incompleto o erróneo de información
De conformidad con el artículo 2.2.3.1.2.5. del Decreto 1082 de 2015, el artículo 1 de la Resolución 038 de 2008, para las
asignaciones del Fondo Nacional de Regalías en liquidación, del Fondo de Estabilización Petrolera (FAEP) y Escalonamiento
se establece la obligación que tienen las entidades territoriales de suministrar información de forma oportuna y completa para
realizar un correcto seguimiento, control y vigilancia en el manejo, utilización y ejecución de los recursos de regalías. La
Dirección de Vigilancia de las Regalías procederá de la siguiente forma:
a) El consultor de la SDP solicitará mediante acta de visita F-SCV-84 firmada por él u oficio suscrito por la SDP, la
información general o particular requerida para su labor, estableciendo un plazo para su entrega de hasta de diez (10)
días hábiles.
b) Si vencido el término inicialmente establecido, la entidad territorial no entrega la información solicitada, el consultor
de la SDP elaborará un nuevo oficio que deberá contener la misma información solicitada en el primer oficio y solicitará
las explicaciones sobre el no envío de la información o el envío incompleto o erróneo. Para la respuesta a la nueva
solicitud se dará un plazo de hasta (10) días hábiles.
Vencido el plazo establecido en el oficio de solicitud de explicaciones, sin haber obtenido respuesta por parte de la Entidad
Territorial, o si se obtuvo respuesta incompleta o errónea, el consultor de la SDP debe diligenciar el formato solicitud de
reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, bajo la tipología deficiencias en la documentación y soportarla con los anexos
correspondientes. Dentro de los soportes de la irregularidad, deberán incluirse los documentos que demuestren que la Entidad
territorial recibió los oficios de solicitud de información.
Una vez diligenciado el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, se procederá conforme a lo
dispuesto en el numeral 6 del presente documento.
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7. MODELO MEMORANDO DE REMISIÓN DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES FNR
MEMORANDO
Bogotá D.C., *F_HOY*
**RAD_S**
Al responder cite este Nro.
*DEP_SIGLA*
*RAD_S*
PARA: XXXX
Subdirección a la que se remite Subdirección de Control
DE:
XXXXX
Instancia que remite: Subdirección de Proyectos
ASUNTO:
Remisión presuntas irregularidades
Respetado doctor (a) XXXX:
De manera atenta me permito efectuar el reporte de xxxxxx (xx) presuntas irregularidades en el manejo de recursos de
regalías, las cuales fueron previamente revisadas y aprobadas en SDP (INFOPROJECT), así:
Consecutivo Departamento
Ente ejecutor
Consecutiva
irregularidad
FNR
1
2
3
Cordialmente,
xxxxx
Subdirección de Proyectos
Proyectó: xxxxx
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Vigencia
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PAGINA: 8 de 8 VERSIÓN: 1
Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2016
Revisó:
_________________________
Miguel Andrés Sánchez Prada
Subdirector de Proyectos
__________________________
Mónica Isabel Posso del Castillo
Subdirectora de Control
Aprobó:
____________________
Amparo García Montaña
Directora de Vigilancia de las Regalías
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